Подробиці про те, скільки і кому було виплачено кожному працівнику протягом певного платіжного періоду, реєструються в журналі оплати праці. Він містить основні дані про заробітну плату кожного працівника. Записи про заробітну плату, загальна валова заробітна плата, пільги та внески, податки та відрахування, а також сума чистої зарплати кожного працівника є серед цих інформаційних елементів. У цій статті ми пояснили все про реєстр заробітної плати. Ми також додали кілька порад щодо реєстру заробітної плати Quickbooks. Чому б не зануритися зараз?
Що таке реєстр заробітної плати?
Журнал обліку заробітної плати – це книга, яка веде облік того, хто отримує зарплату, скільки і коли за певний період виплати. У більшості випадків реєстр заробітної плати включатиме такі відомості про кожного працівника:
- Повна оплата
- Чиста оплата
- Податки на заробітну плату
- Утримання для працівників (наприклад, медичне страхування)
- Сума для всіх працівників за весь час також часто включається внизу реєстру.
- Історії заробітної плати, звіти з відомостями про заробітну плату тощо – це не те саме, що звіт про реєстр заробітної плати.
Структура реєстру заробітної плати
Протягом певного платіжного періоду реєстри заробітної плати часто організовуються у вигляді серії простих діаграм (по одній для кожного працівника).
- ІМ'Я
- Дати платіжного періоду (початок і кінець)
- Дата оплати
- Працювали години
- Відповідні ставки оплати праці (звичайні або понаднормові)
- Загальна брутто заробітна плата
- Застосовні податки для працівників і роботодавців
- Пільгові відрахування
- Внески роботодавця
- Чиста заробітна плата
- Деталі чистого платежу (паперовий чек, прямий депозит або платіжна картка)
Важливо пам’ятати, що державні та місцеві правила щодо обліку заробітної плати відрізняються. Щоб дотримуватися федеральних, державних і місцевих законів, компанії повинні бути обізнані про правила, які застосовуються до їхніх працівників, і зберігати відповідні записи протягом необхідних періодів часу.
Етапи створення реєстру заробітної плати
Перед початком створення реєстру заробітної плати переконайтеся, що у вас під рукою є такі матеріали:
- Ідентифікаційний номер роботодавця (EIN)
- Державні та місцеві податкові ідентифікаційні номери
- Федеральна форма W-4 і форма штату W-4 (де застосовно)
#1. Дізнайтеся, як часто обробляється заробітна плата
Прийміть рішення щодо того, як часто працівники отримуватимуть зарплату: щотижня, раз на два місяці, півмісяця чи щомісяця. Визначте, що найкраще відповідає ритму вашого бізнесу, і дотримуйтеся цього.
#2. Зберіть усі відповідні дані про персонал
Для розрахунку заробітної плати та інших податків вам знадобляться картки робочого часу, квитанції про оплату праці та листи W-4 кожного працівника. Новим працівникам потрібна не лише заповнена заява, а й заповнена форма I-9.
#3. Заповніть реєстраційну інформацію про співробітника та платіжну інформацію
Введіть дані картки робочого часу в систему нарахування заробітної плати, щоб визначити валову зарплату для кожного працівника.
#4. Розрахунок податків і відрахувань
Щоб дізнатися, скільки грошей відкласти на податки кожного працівника, подивіться на їхні форми W-4. Внески до пенсійних планів та індивідуальних пенсійних рахунків (IRA) також включені до цієї категорії.
#5. Розрахуйте чисту зарплату для кожного працівника
Відніміть загальну суму податків та інших обов’язкових відрахувань із валової винагороди працівника. Ви отримаєте фактичну заробітну плату кожного працівника або чисту заробітну плату.
#6. Перегляньте та збалансуйте бухгалтерську книгу
Перед початком нового періоду нарахування заробітної плати важливо вирішити будь-які невирішені проблеми або спори між працівниками за попередній.
Шаблони реєстру заробітної плати
Шаблони реєстру заробітної плати, як онлайн, так і в таких інструментах, як Excel, надзвичайно прості. Книги, призначені для ведення обліку заробітної плати, також часто доступні в канцелярських магазинах. Багато організацій, великих і малих, використовують цифрові рішення для розрахунку заробітної плати, оскільки їх легко налаштувати та взаємодіяти з іншими додатками компанії.
Як використовувати та вести реєстр заробітної плати
Щоб впоратися з непередбачуваними розбіжностями без плутанини, для роботодавців дуже важливо підтримувати відповідні дані щодо заробітної плати актуальними та зручно доступними. Актуалізація фонду оплати праці повинна відбуватися одночасно з утриманням податків і відрахувань із заробітної плати, оплатою праці працівників, внесенням податкових платежів до державних органів. При суворому дотриманні така практика може допомогти гарантувати достовірні записи про заробітну плату.
Проведення аудитів є важливою складовою ведення реєстру заробітної плати в актуальному стані. Протягом цього часу підприємства гарантують відповідність своїх процедур бухгалтерського обліку та документації шляхом звірки операцій із заробітної плати. Перевірка нарахування заробітної плати повинна проводитися принаймні один раз за платіжний період.
Функції реєстру заробітної плати
Компанії можуть отримати користь від ведення обліку заробітної плати принаймні такими способами:
- Зареєструвати весь оплачений час
- Перегляньте витрати вашої організації або окремих співробітників.
- Ведіть облік податків і платежів, що утримуються працівниками
Але корисність реєстру заробітної плати виходить далеко за рамки цього. Він також використовується компаніями для:
- Витрати на заробітну плату необхідно звірити з головною книгою.
- Підраховуйте, скільки часу працівники зняли з роботи через хворобу, відпустку чи іншу оплачувану відпустку.
- Перевірте законність відрахувань із заробітної плати та внесків роботодавця до 401(k) або іншої форми відстроченої компенсації.
Усі ці завдання можна виконувати вручну, але спеціалізоване програмне забезпечення для розрахунку заробітної плати робить звітування швидким і легким завдяки інформації, доступній одним натисканням миші.
Реєстри заробітної плати: витрати на заробітну плату та податки
Реєстри нарахування заробітної плати детально описують різноманітні витрати, пов’язані з нарахуванням заробітної плати, які підприємства повинні передбачити в бюджеті, наприклад:
- Відрахування із заробітної плати відповідно до Закону про федеральний страховий внесок (FICA)
- Податки FICA з боку роботодавця
- Утримання із заробітної плати федерального прибуткового податку США
- Відрахування із заробітної плати державного та місцевого прибуткового податку (за наявності).
- Федеральний податок на безробіття з боку роботодавця
- Відповідальність роботодавця за державне страхування на випадок безробіття
- Утримання із заробітної плати на державне страхування на випадок безробіття (за потреби)
- Компенсація працівникам, яку виплачує роботодавець відповідно до законодавства штату
- Відрахування із заробітної плати на виплати та інші витрати, затверджені працівником
- Пільги та пенсійні внески роботодавців
- Суми заборгованості щодо стягнення заробітної плати з працівників
Ці записи про витрати на заробітну плату можуть бути неоціненними для полегшення болю аудиту. Коли справа доходить до подання податкових форм із заробітної плати, добре організований облік заробітної плати є безцінним.
- Квартальна федеральна податкова декларація для роботодавців (форма 941)
- Компенсація непрацівникам або форма 1099-NEC
- Форма звіту про заробітну плату та податки W-2
- Форма передачі звіту про заробітну плату та податки W-3
Реєстр заробітної плати проти історії заробітної плати та відомостей про заробітну плату
Заробітну плату кожного працівника за певний період виплати можна знайти у звіті про історію заробітної плати. У зв’язку з тим, що історія оплати праці кожного працівника унікальна, вона не включає інформацію про інших співробітників. Звіти про історію заробітної плати також можуть служити платіжними листами для працівників. Ви можете побачити суму за багато платіжних періодів (наприклад, усі зарплати за перший квартал), якщо ви використовуєте програмне забезпечення для розрахунку заробітної плати, яке дозволяє об’єднувати історію зарплат за певний час.
Файл реєстру заробітної плати підсумовує всі виплати заробітної плати, здійснені працівникам протягом певного періоду виплати. У звіті подано загальну кількість окремих працівників, а також загальну кількість працівників. На завершення реєстровий звіт часто збирає дані з окремих звітів із детальною інформацією про минулі періоди виплати.
Реєстровий звіт і звіт із відомостями про заробітну плату практично ідентичні. Інформація про зарплату відображається в обох. Обидва можна використовувати для відображення відомостей про платіжний період у чеку заробітної плати. Проте деякі звіти з відомостями про заробітну плату дозволяють додатково класифікувати виплати (наприклад, за місцем розташування). Частка податків роботодавця на заробітну плату часто включається до звіту з відомостями про заробітну плату, але не до звіту з реєстру заробітної плати.
Поради щодо ведення реєстру заробітної плати
Зверніть особливу увагу на наступне, щоб підтримувати відповідний і актуальний реєстр заробітної плати:
#1. Ведіть точні записи
Невідповідностей у реєстрі заробітної плати можна уникнути, регулярно перевіряючи записи та виправляючи будь-які виявлені розбіжності. Нижче наведено приклади частих помилок, які трапляються при нарахуванні заробітної плати:
- Виплата працівникам несправедливо низької або високої заробітної плати
- неправильне визначення багатьох факторів
- Ненадання першої зарплати працівнику
#2. Регулярно переглядайте та оновлюйте інформацію про співробітників
Переконайтеся, що у вашій реєстрі заробітної плати відображені всі нові працівники. Якщо працівник вимагає додаткових відрахувань, наприклад, на страхування, обов’язково врахуйте їх у книзі заробітної плати.
#3. Будьте в курсі податкового законодавства, що змінюється
Якщо ви хочете уникнути штрафів, вам слід негайно оновити систему нарахування заробітної плати, якщо відбудуться зміни у федеральному, державному чи місцевому податковому законодавстві.
#4. Співробітників слід навчати системі нарахування заробітної плати
Працівники будуть з більшим розумінням ставитися до затримок із обробкою заробітної плати або незначних проблем із виплатою, якщо вони розумітимуть, як працює ваш процес нарахування заробітної плати. Ваші співробітники будуть більш готові до співпраці, надаючи групі бухгалтерів необхідні податкові дані та повідомляючи про будь-які зміни у своїх фінансових зобов’язаннях, які можуть вплинути на обробку заробітної плати.
Що таке QuickBooks Payroll Register?
Бухгалтерський відділ може заощадити час і зусилля за допомогою QuickBooks Payroll Register, сервісної програми, яка використовується для ведення заробітної плати. Обробка заробітної плати також включає визначення винагороди працівникам і вирахування будь-яких федеральних податків і податків штату. Від "платіжна відомість”, ми маємо на увазі систему компанії для відстеження та розповсюдження фінансової інформації, що стосується її персоналу.
Типи реєстру заробітної плати QuickBooks
Існує дві версії QuickBooks Online Payroll Register:
#1. Стандартна заробітна плата
Це програма нарахування заробітної плати, розроблена спеціально для компаній із кількістю працівників від 30 до 50 осіб. Ні пільги, ні людські ресурси не уніфіковані. Це може бути неважливим, якщо у вашій компанії лише кілька працівників.
#2. Розширений нарахування заробітної плати
Для людей, чия робота пов'язана з «розрахунок зарплати» від імені багатьох клієнтів, була розроблена ця програма. Це включає професійних бухгалтерів, експертів із заробітної плати в організаціях та інших осіб на подібній посаді.
Як працює реєстр заробітної плати QuickBooks
Першим кроком є вибір варіанту нарахування заробітної плати в настільній програмі QuickBooks. Потім вам знадобляться точні дані про вашу компанію та її співробітників, як-от актуальні імена, вік і номери телефонів. Вам знадобиться копія платіжної відомості працівника, щоб змінити платіжну відомість зі стандартної на розширену або навпаки. Крім того, вам знадобиться інформація про податки та NI (національне страхування) ваших нових працівників.
Особливості QuickBooks Payroll Register
Ось деякі з функцій QuickBooks Payroll:
#1. Прямий депозит для працівників
Незалежно від того, який план обслуговування ви виберете (основний, преміум або елітний платіжний список), ви матимете доступ до безкоштовного прямого депозиту. Роботодавцям буде простіше платити працівникам, які вже ввійшли в систему.
#2. Нарахування заробітної плати необмежено
Обробка заробітної плати в QuickBooks Online необмежена. Немає додаткових комісій, пов’язаних із веденням заробітної плати через QuickBooks Online Payroll.
#3. Автоматичний розрахунок і подання податків
Пошук і подання податкової документації та внесення податкових депозитів стало простіше з QuickBooks Online Payroll.
#4. Автоматизація заробітної плати
Співробітники можуть обробляти заробітну плату за допомогою цього інструменту без необхідності вводити дані вручну. Це необхідно зробити до того, як буде оброблено платіжну відомість. Ще однією корисною функцією є можливість включати зарплати та премії в платіжну відомість.
#5. Робоча сила QuickBooks
Співробітники можуть отримати доступ до своїх найновіших податкових даних, річних доходів, оплачуваних відпусток, платіжних квитанцій, форм W-2 тощо через QuickBooks Payroll.
Переваги наявності реєстру заробітної плати
Зберігати в одному місці все, що пов’язано із заробітною платою — заробітну плату, податки та розподіл — набагато легше за допомогою реєстру заробітної плати.
#1. Робить можливим збереження детальних записів
Бухгалтерські помилки легко зробити з усіма завданнями, які потрібно виконати до закінчення періоду виплати, особливо якщо у вас велика кількість працівників. Бухгалтерський персонал може використовувати реєстр заробітної плати, щоб виявити та виправити прості помилки в книгах, які інакше могли б залишитися непоміченими.
#2. Сприяє законному дотриманню податкового законодавства
Записи про заробітну плату повинні зберігатися принаймні три роки для перевірки та довідкових цілей Службою внутрішніх доходів (IRS), Законом про справедливі стандарти праці (FLSA) і Комісією з рівних можливостей працевлаштування (EEOC). Ведення трудових книжок, передбачених законодавством, є легким за допомогою реєстру заробітної плати. Ви ніколи не будете більше ніж за кілька клацань миші від будь-якої з цих даних.
#3. Допомагає заощадити час
Обробка заробітної плати займає надто багато часу та має надто багато можливостей для помилок, коли виконується вручну. Реєстри нарахування заробітної плати вручну вимагають значного навчання та контролю, щоб правильно використовувати їх для чогось, як-от обчислення вилучених податків або виплат понаднормових за кожен період. Але система оплати праці, яка працює сама, позбавить вас від клопоту та заощадить час. Людина повинна ввести інформацію про нових співробітників або дати звільнення, але решта роботи виконується автоматично. Крім того, реєстр заробітної плати показує квартальну або річну тенденцію витрат вашої компанії, дозволяючи вам швидко та легко підготуватися до пікових і повільних сезонів.
#4. Допомагає з належною винагородою співробітників за допомогою точних даних про заробітну плату
Ведення поточного обліку заробітної плати спрощує звірку заробітної плати та забезпечує правильність розрахунку всіх податків і заробітної плати. Відстеження цих даних заощадить вам багато часу та зусиль. Немає потреби будь-яким контролюючим органам, пов’язаним з податками, проводити перевірку ваших фінансів на пошук помилок у компенсації. Це допомагає працівникам цінувати регулярні своєчасні зарплати. Ведення реєстру заробітної плати є основним, але ефективним способом підвищення морального духу та заохочення працівників.
Чи є реєстр заробітної плати робочим аркушем?
Електронні таблиці можна використовувати для створення реєстрів заробітної плати, хоча цей варіант може не підходити для багатьох підприємств. Програмне забезпечення для розрахунку заробітної плати спрощує ведення надійних даних щодо заробітної плати та швидке створення звітів.
Що таке журнал для нарахування заробітної плати?
Облік кожної операції з нарахування заробітної плати ведеться в журналах нарахування заробітної плати. Записи головної книги на підсумковому рівні також представляють ці дані. Журнали нарахування заробітної плати використовуються замість головної книги, коли потрібна детальніша інформація про заробітну плату, наприклад під час аудиту.
Журнал нарахування заробітної плати – це те ж саме, що і реєстр заробітної плати?
Журнали нарахування заробітної плати та реєстри нарахування заробітної плати подібні тим, що обидва реєструють фінансові операції, пов’язані з працівниками, але вони не ідентичні. Порівняно з журналами нарахування заробітної плати, реєстри нарахування заробітної плати часто містять детальнішу інформацію про оплату праці та пільги кожного працівника. Доступ до реєстру заробітної плати часто обмежується особами, яким дозволено працювати у фірмі, як-от менеджер із заробітної плати, через обсяг конфіденційної інформації, який він містить.
Хто готує реєстр заробітної плати?
Реєстр можете створити ви, бухгалтер або відділ кадрів, залежно від того, наскільки велика ваша компанія. Він є обов’язковим для будь-якого власника бізнесу, оскільки він допомагає вам відстежувати один із ваших найбільших витрат: зарплату.
Що таке платіжна відомість?
Платіжна відомість, також відома як Платіжна відомість або просто Платіжна відомість, — це вичерпний облік усіх компенсацій, які працівники мають отримати за послуги, надані протягом певного періоду часу. Це також можна читати як платіжну квитанцію.
Яка різниця між зарплатою та платіжною відомістю?
Заробітна плата працівника – це річна сума, яку він гарантовано отримує від свого роботодавця, тоді як нарахування заробітної плати та інфраструктура нарахування заробітної плати – це системи, які використовуються для відстеження доходів та відрахувань працівників.
Як ви ведете облік заробітної плати?
- Підсумуйте належну заробітну плату.
- Введіть зміни співробітників.
- Розрахувати податки.
- Розрахувати утримання із заробітної плати.
- Відніміть ручні платежі.
- Створити реєстр заробітної плати.
- Роздрукуйте зарплатні.
- Оплата прямим депозитом.
Заключні думки
Реєстр заробітної плати є корисним інструментом для відстеження операцій, пов’язаних із заробітною платою. Всі ваші грошові зобов'язання на термін розбиті дуже детально. Якщо ви використовуєте програмне забезпечення для розрахунку заробітної плати, ви можете вчасно платити своїм працівникам і своєчасно надавати інформацію, необхідну IRS і SSA для дотримання правил оподаткування заробітної плати. Ви не можете належним чином керувати своєю компанією, платити своїм працівникам або дотримуватися федеральних правил без інформації, що міститься в реєстрі заробітної плати. Це корисний інструмент, який є частиною вашого звичайного процесу нарахування заробітної плати, оскільки він дозволяє переглядати свою роботу та переконатися, що все правильно. Подумайте про інвестування в програмне забезпечення для розрахунку заробітної плати, яке спрощує створення звіту про реєстр заробітної плати.
Статті по темі
- QuickBook: як користуватися програмою QuickBook (+безкоштовні поради)
- Які найкращі бухгалтерські програми у 2023 році
- СИСТЕМА ЗАПЛАТИ: визначення, програмне забезпечення та посібник
- УПРАВЛІННЯ ЗАРОБІТНОЮ ПЛАТОЮ: програмне забезпечення та найкращі практики
- Розрахунок заробітної плати малого бізнесу: найкраще програмне забезпечення для нарахування заробітної плати у Великобританії
посилання
