У діловому світі та за його межами електронна пошта є поширеним способом письмового спілкування. Кілька компаній прийняли його як засіб спілкування з людьми на цільовому ринку. Незважаючи на те, що це стратегічний інструмент, який використовується для встановлення контакту з потенційними клієнтами, він має бути дружнім, чітким і лаконічним. Це відмінна риса професійної електронної пошти. Щоб оволодіти мистецтвом написання професійного електронного листа, який відповідає всім цим стандартам, може знадобитися час. У цій статті розглядатиметься важливість знання того, як написати професійний електронний лист, етапи, пов’язані з цим, деякі зразки електронних листів, підписи в листах і деякі відповіді на поширені запитання щодо використання електронної пошти в бізнес-цілях.
Що таке професійна електронна адреса?
Ми всі маємо свої облікові записи електронної пошти та ведемо всі наші справи за допомогою електронної пошти, оскільки Інтернет і хмара зробили це необхідним. Наші електронні адреси також стали центрами, навколо яких обертаються наші інші онлайн-профілі та облікові записи (як особисті, так і професійні). Тому ми повинні мати окремі облікові записи електронної пошти або, принаймні, адреси електронної пошти для приватного та ділового листування. Наша службова адреса електронної пошти має використовуватися виключно для ділового листування та підтримки відповідних професійних відносин.
Під час спілкування з клієнтами, замовниками, постачальниками та іншими діловими контактами найкраще використовувати офіційну «ділову» електронну адресу. Професіоналізму в адресі електронної пошти можна досягти лише шляхом включення зареєстрованого доменного імені компанії. У діловому світі поширеною практикою є використання електронної адреси на основі особистого домену для офіційного листування. Якщо назва вашої компанії є частиною вашої електронної адреси (через доменне ім’я), то у вас є професійна електронна адреса.
Які переваги професійної адреси електронної пошти?
Популярні постачальники послуг електронної пошти часто використовують загальні домени, тому, коли ви реєструєте обліковий запис, ви можете дати своїй електронній адресі привабливу назву або абревіатуру. Однак вам і вашим співробітникам не слід використовувати особисту електронну адресу для офіційного ділового листування. На додаток до адреси електронної пошти, пов’язаної з бізнесом, використання належного етикету електронної пошти може допомогти вам виглядати більш професійно та привернути більше уваги до вашої компанії чи продукту.
Переконайтеся, що ваша електронна адреса є професійною та базується на вашому домені. Переваги використання електронної адреси, пов’язаної з бізнесом, такі:
- Брендінг
- Розвиває довіру
- Справжність
- Надійність
- Простота запам'ятовування
- покращення доставки та стояння
Як написати професійний електронний лист
Хоча легко писати та надсилати довільні електронні листи людям, ми не можемо сказати цього про професійну електронну пошту. Воно повинно відповідати певним правилам або вказівкам, які виражають дружелюбність, ясність і професіоналізм разом узяті. Якщо ви хочете, щоб ваші електронні листи англійською звучали витончено та професійно, ви повинні писати, дотримуючись наступних кроків;
#1. Почніть із привітання
Завжди використовуйте привітання, як-от «Дорога Ліліан», коли починаєте електронний лист. Використовуйте прізвище читача (наприклад, «Шановна місіс Прайс»), якщо ваші стосунки з ним більш офіційні. Ви можете просто сказати: «Привіт, Келлі», якщо ваші стосунки з нею на більш неформальному рівні. Якщо ви не знаєте ім’я одержувача, можете надіслати листа «До кого це може стосуватися» або «Шановний пане/пані».
#2. Подякуйте Отримувачу
Відповіді на запити клієнтів завжди повинні починатися з подяки. Наприклад, «Дякуємо, що звернулися до ABC Business» можна використати у відповідь на запитання про ваш бізнес. Щоразу, коли ви отримуєте відповідь електронною поштою, обов’язково скажіть щось на кшталт «Дякую за вашу швидку відповідь» або «Дякую, що звернулися до мене». Подякувати читачеві не просто ввічливо, це заспокоює читача.
#3. Сформулюйте свою мету
Якщо ви ініціюєте обмін електронними листами, про подяку може бути й мови. Правильний підхід - почати з пояснення, чому ви пишете. Прикладами є такі слова та фрази, як «Я пишу, щоб запитати про…» або «Я пишу про…».
Відразу поясніть, чому ви пишете електронний лист, а потім перейдіть до суті повідомлення. Зберігайте свої речення короткими та простими, щоб одержувачі електронної пошти могли швидко їх переглянути й отримати потрібну інформацію. Щоб зберегти професійний профіль для себе та свого бізнесу, вам потрібно приділяти пильну увагу таким деталям, як мова, правопис і пунктуація.
#4. Додайте своє заключне слово
Було б ввічливо додати кілька заключних приміток і останнє слово подяки до електронного листа перед тим, як його відправити. Я ціную ваш час і зусилля. Будь ласка, зв’яжіться, якщо у вас виникнуть запитання чи проблеми.
#5. Кінець із закриттям
Останнім кроком є підпис із відповідним закінченням і своїм іменем. Вирази «з найкращими побажаннями», «щиро» та «дякую» мають професійний відтінок. Не виписуйтесь фразами на кшталт «З найкращими побажаннями» чи «На здоров’я», якщо ви не дуже близькі з читачем. І перш ніж натиснути кнопку «Надіслати», перегляньте свою електронну пошту востаннє, щоб переконатися, що вона бездоганна.
Професійний електронний підпис
Підписи електронної пошти є цифровими візитними картками, і ними повинні користуватися лише професіонали. Зазвичай додається ваше повне ім’я, інформація про компанію та контактна інформація.
Окрім тексту та посилань, маркетологи та бізнесмени, які надсилають електронні листи, можуть містити фотографії, логотипи та інтерактивні компоненти.
Що повинен містити професійний електронний підпис
Знання, які ви отримаєте в цьому розділі, дозволять вам створити професійний електронний підпис, який вразить ваших колег і виділятиметься з натовпу.
Існує 5 основних частин професійного електронного підпису (і деякі додаткові). Решта есе буде зосереджено на тому, щоб навчити вас правильно виконувати кожен розділ.
#1. Як представити свої особисті та ділові дані
У часи, коли кнопки та банери є звичними, може виникнути спокуса розмістити кожну деталь свого професійного життя в підписі електронної пошти. І все ж стислість є чеснотою, коли прагнете досягти ефекту. Через невеликий простір, доступний для підписів електронної пошти, усе зайве – це лише додатковий шум.
#2. Як надати свою контактну інформацію
Включення контактної інформації полегшить спілкування із зацікавленими сторонами. Що більше способів зв’язатися з вами, то менш очевидним стає найкращий. Як наслідок, люди менш схильні продовжувати.
#3. Зробіть професійний електронний підпис із персональним зображенням і логотипом
Коли люди читають ваші електронні листи, останнім об’єктом, який вони побачать, буде блок вашого підпису.
Коли хтось отримує від вас електронний лист, він, швидше за все, запам’ятає ваше зображення та логотип. Тим не менш, поганих випадків неправильного використання зображень набагато більше, ніж відмінних. Ми не розуміємо, чому так багато людей погоджуються з кепським першим враженням. Додати стильний, функціональний і естетично привабливий підпис до вихідної електронної пошти не так просто, як може здатися.
Додати логотип до підпису електронної пошти може здатися простим, але якщо ви коли-небудь пробували це самостійно, ви знаєте інше. Використання редактора підпису електронної пошти не є постійним рішенням. Все ще вимагає встановлення коду у файл HTML, який використовується клієнтом електронної пошти.
#4. Використовуйте заклик до дії (CTA), щоб перетворити свій електронний підпис на маркетинговий канал
Наше останнє дослідження користувачів показало, що маркетинг електронних підписів (ESM) використовується в 77% підписів ділових електронних листів і 67% підписів особистих електронних листів. Один із поширених способів зробити це – включити заклик до дії (CTA) у підпис електронної пошти.
Як ви визначаєте «заклик до дії»? Простіше кажучи, це відкритий заклик потенційних клієнтів прийняти пропозицію. Насправді вам слід включити заклик до дії в підпис електронної пошти.
5. Рекламуйте свою роботу ширшій аудиторії, додавши кнопки «Поділитися».
У цій статті я говорив вам бути ощадливим з інформацією, яку ви надаєте. Однак, коли справа доходить до кнопок обміну в соціальних мережах, не соромтеся робити все можливе.
Оскільки піктограми соціальних мереж такі малі та компактні, ви можете піти ва-банк і використовувати їх усі, і вони виглядатимуть гарнішими та повнішими (на відміну від попередніх, цього разу «більше — це більше»).
Якщо вони важливі для вашої кар’єри, вам слід розмістити активні посилання на сайти соціальних мереж у підписі електронної пошти.
Ви не повинні додавати профілі в соціальних мережах, які старі, неактивні або іншим чином не допомагають вашій справі.
Як завершити професійну електронну пошту
Те, як ви завершуєте професійну електронну пошту, так само важливо, як і те, як ви починаєте. Так, ви правильно почули. Ви повинні закінчити свою електронну пошту в професійній, але дружній манері. Залежно від контексту, ви можете додати більше або іншу інформацію до свого електронного підпису. Але чим більше ви не знаєте одержувача, тим більше інформації вам слід надати у своєму електронному листі. У будь-якому випадку, стандартні компоненти підпису бізнес-електронної пошти такі:
#1. Лінія закриття
Читаючи електронний лист, може бути неприємно переходити від основної теми до підписання. Це особливо вірно, якщо електронний лист довгий. Останнє речення подяки чи побажання може допомогти згладити цей перехід. За словами Гірсона, останній рядок електронного листа зазвичай читається, навіть якщо читач лише переглядає його, тому скористайтеся цією можливістю, щоб включити заклик до дії або нагадати читачеві про те, що вам від нього потрібно.
#2. Закриття (або підписання)
Те, що ви тут вказали, передує вашому імені та виділяється жирним шрифтом. Спробуйте використовувати такі вирази, як «З повагою», «З повагою», «Дякую» або «Вам фантастичні вихідні!» Вам слід використовувати офіційне закриття електронної пошти, якщо ви не близькі до одержувача або вже обмінялися з ним багатьма електронними листами за короткий проміжок часу.
#3. Ім'я
Найкраще використовувати своє повне ім’я (ім’я та прізвище або будь-яке інше, яке ви зазвичай використовуєте) або ваше ім’я та підпис електронної пошти за умовчанням, який містить ваше повне ім’я, якщо це перший електронний лист, який ви комусь надсилаєте. Зазвичай достатньо імені людини, коли ви розмовляєте з уже знайомою людиною.
#4. Займенники
Це повністю залежить від вас і вашого рівня комфорту, особливо якщо ви належите до ЛГБТК. Однак союзники повинні пам’ятати, що використання ними займенників сприяє нормалізації практики та створенню безпечного простору для транс- та небінарних людей.
#5. Назва та компанія
Залежно від того, кому ви пишете та про що говорите, будь-який із них може бути хорошим способом завершити вашу електронну пошту. Якщо ви надсилаєте електронні листи особі за межами вашої організації, відправник повідомляє, що ви робите та де працюєте. Факт, що ви працюєте в певній компанії, передбачається, коли ви надсилаєте електронний лист колезі (особливо з адреси електронної пошти компанії), тому ви можете не згадувати це; однак, якщо ви раніше не працювали з цією особою, згадка про вашу посаду може бути корисною. У більшості випадків вам не варто говорити про те, де ви зараз працюєте, коли ви шукаєте нову роботу. Оскільки ви намагаєтеся залишити свою поточну посаду, одержувач вашого електронного листа може подумати, що ви спілкуєтесь у робочий час, навіть якщо це не так.
#6. Контактна інформація
Хоча одержувач вашого електронного листа вже має вашу адресу, ви можете надати додаткову контактну інформацію, наприклад номер робочого або мобільного телефону, на випадок, якщо йому знадобиться зв’язатися з вами. Щоб було зрозуміло, вказуйте контактну інформацію, лише якщо ви бажаєте зв’язатися з вами через цей канал.
- Як підписати документ в електронному вигляді: покрокова інструкція
- РІЧНА КОМІСІЯ ЗА КРЕДИТНУ КАРТКУ: пояснення річної комісії за найкращу туристичну кредитну картку
- Найкраще програмне забезпечення для електронного маркетингу: найкращі вибори для малого бізнесу
- МАРКЕТИНГ З УСТ В УСТА: найкращі стратегії 2023 року, приклади, значення
посилання
