Електронна пошта є одним із найефективніших, потужних і доступних інструментів маркетингу та комунікації. Перше враження, яке на людину справить ваша електронна пошта, – це привітання. Привітання електронною поштою важливі, оскільки вони відображають вашу професійну поведінку по відношенню до одержувача. Ваші стосунки з одержувачем визначатимуть відповідні кінцеві та початкові привітання електронної пошти для вашого бізнесу. У всьому світі використовуються різні типи привітань, але лише деякі з них підходять для електронної пошти, і ми розглянемо це тут.
Привітання електронною поштою
Привітання електронною поштою – це привітання, які з’являються на початку вашого електронного листа. Пишучи привітання, ви звертаєтеся до адресата конкретно і, найчастіше, по імені. Ваші варіанти привітань у ділових листах обмежуються такими виразами, як «Шановний», «Привіт» і «З найкращими побажаннями».
Привітання електронною поштою для бізнесу
Ви можете запобігти ляпам, використовуючи найкращі привітання для різних зв'язків і подій. Наприклад, ви не можете звертатися до клієнта вашої компанії зі списку A зі словами «привіт». Це не підходить, і лист може потрапити у спам. Привітання електронною поштою є одним із показників, які підтверджують дійсність електронної пошти для бізнесу. І з цієї причини потрібно докласти зусиль, щоб зробити це професійним. Є багато різних привітань електронною поштою, які ви можете використовувати для свого бізнесу, і всі вони будуть розглянуті тут.
#1. При зверненні до постійного клієнта
Це має бути на першому місці списку, тому що до нього завжди ставляться з великою обережністю. Звичайним привітанням для цього типу ділової електронної пошти є Шановний, за яким іде ім’я одержувача та, іноді, заголовок, після якого стоїть двокрапка.
Адресуючи супровідний лист, використовуйте Шановний. Ви також можете використовувати інші назви, наприклад:
- Привіт, пані читачка
- Розі:
- З повагою, пане Йосиф
#2. Стандартний соціальний лист
Шановний, після якого йде ім’я одержувача та, іноді, титул, є типовим привітанням для більш невимушеного ділового чи особистого листа.
- Доброго дня, пані президенте
- Привіт, Джозеф
- Вітаю, пастор Амор
(Соціально-ділові листи виражають вдячність, сум, привітання та інші почуття, не пов’язані з бізнесом.
#3. При зверненні до невідомого адресата
Ви можете знати про них мало або нічого. Тому важливо стежити за своїм професіоналізмом. Завжди краще схилятися до офіційного привітання, якщо ви встановлюєте перший контакт з кимось або погано його знаєте. Для офіційного листа використовуйте прізвище та професійну назву.
- Шановний пане Аміре,
- Шановний докторе Джозефе,
Ви можете використовувати ім’я одержувача, лише якщо добре його знаєте.
- Шановна Карен!
Що робити, якщо ви пишете невідомому адресату? Спробуйте знайти ім’я людини, якщо ви його не знаєте. Використовуйте положення людини як привітання, якщо ви не можете його знайти.
- Шановний директоре!
- Привіт податковий регулювач!
- Шановний батько,
#4. Коли звертаєтеся до кількох осіб або групи
Ви можете адресувати електронний лист кільком особам одночасно або групі. Якщо ви знаєте їхні імена чи титул, це добре. Використовуйте нейтральну назву «Пані», якщо ви не впевнені щодо бажаної назви одержувача. Першим укажіть отримувача з найвищим корпоративним статусом, а якщо вони однакові за корпоративною посадою, розташуйте в алфавітному порядку.
- Більш ніж для однієї жінки: шановна, місіс Сміт, місіс Гейтс і міс Кендіс,
- Жінці та чоловікові: Шановні пане Амір та пані Сандра
- Кільком особам: Привіт, докторе Мелоді, місіс Брейді та містер Метью.
- Групі: Привіт [назва групи]
Ділову електронну пошту дотримуйтеся тих самих стандартів, що й лист (тобто такий, який функціонує як діловий лист, наприклад перша відповідь на запит клієнта, лист про продаж або пропозиція). Скористайтеся наведеною нижче порадою, коли пишете менш офіційні електронні листи.
#5. Під час адресування неофіційної електронної пошти
Закінчуйте привітання комою, а не двокрапкою, і відрегулюйте тон і привітання відповідно до ваших стосунків із одержувачем:
- Йосип,
- Привіт, Джозеф:
- Привіт Рут
- Доброго ранку, Джозефе.
Звертайтеся до Джозефа лише як «Доброго ранку», якщо знаєте, що він прочитає цей електронний лист вранці. Використання Time Salutations у цій публікації. Уважно спостерігайте, щоб дізнатися більше.
Ви також можете використовувати сленгові вітання, коли найближчі колеги. Для привіт, Самсон, або привіт Рут.
Ви можете пропустити привітання у звичайних налаштуваннях, а також ви можете пропустити привітання, але все одно включити ім’я одержувача на початку повідомлення:
- Джозеф, ти правий. Я забув.
Поради: створіть ідеальне привітання.
Використання відповідного привітання під час написання будь-якого виду ділового контакту демонструє ваш ступінь професіоналізму. Незалежно від ділової обстановки, застосуйте необхідний тон, щоб відповідати вашому повідомленню.
Привітання електронною поштою
Існує багато доступних привітань, які можна використовувати для закриття електронного листа. Знову ж таки, вибираючи привітання для закриття електронного листа, ви вибираєте те, що відповідає вашому тексту.
#1. Закриття електронною поштою для офіційних осіб.
привіт
Звичайно, це трохи задушливо, але саме тому воно працює в ділових електронних листах — у ньому немає нічого особливого чи несподіваного.
Справді
У вас є супровідний лист для написання? Відповідний тон офіційного листування — щирий. Пам’ятайте, що це може звучати офіційно в більш неформальних ділових електронних листах.
Найкращі побажання
Цей підпис є безпечним, оскільки він забезпечує пристойний баланс між дружелюбністю та професіоналізмом, але будьте обережні з його відчуттям вітальної листівки та використовуйте його лише тоді, коли воно добре поєднується з тоном вашого електронного листа.
#2. Закриття неофіційних транзакцій електронною поштою
Ваше здоров'я
У нещодавньому опитуванні програми електронної пошти вітання вважалися найвірогіднішим способом підписання (тобто не подяки) для отримання відповіді електронною поштою. Якщо ваша електронна пошта невимушена та розмовна, вона добре працює.
Найкращі побажання
Найкращі побажання висловлюються у веселому, швидкому стилі. Якщо ви отримуєте багато електронних листів, ви знаєте, що цей вихід використовують майже всі. Подібно до того, як побажання проходять гладко в більш офіційному спілкуванні, це знайомство робить це таким. Недоліком є те, що, особливо якщо ви хочете, щоб ваше повідомлення було динамічним і привертало увагу, воно може бути безпечним і нудним.
Як завжди
Для тих, з ким у вас тривалий робочий зв'язок, це хороший варіант. Це запевняє ваш контакт у тому, що спілкування між вами таким міцним, як ніколи.
#3. Закриття електронних листів для запиту
Спасибо заранее.
Згідно з дослідженням Boomerang, електронні листи з вдячністю отримують найбільшу кількість відгуків. Можливо, це тому, що ви висловлюєте, що будете раді, коли (а не якщо) особа, якій ви надсилаєте електронний лист, прийде до вас, коли ви використовуєте цю підписку, яка одночасно демонструє вдячність і створює очікування. Будьте обережні, де ви його використовуєте, оскільки сказати «заздалегідь дякую» може здатися занадто вимогливим у більш професійних умовах.
Дякую
Якщо ви хочете висловити вдячність, гарним варіантом буде просто «дякую». Тим не менш, як і «дякую заздалегідь», це також може означати очікування. Зберігайте це, коли ви натякаєте: «Я очікую, що ви це зробите» зі справжнім наміром.
Я ціную вашу [допомогу, розуміння, відгуки тощо].
Ніколи не буває справді поганого часу, щоб висловити вдячність тому, хто вам допоміг.
Професійні привітання електронною поштою
Є кілька можливостей, якщо ви не зрозуміли, як вибрати офіційне привітання електронною поштою. Дуже важливо знати та розуміти свого одержувача, тому що деякі з них більш формальні, ніж інші. Деякі з найпопулярніших варіантів офіційних привітань перераховані нижче:
#1. «Шановний,»
Вітаючи когось в електронному листі, використання привітання «Шановний» зазвичай є ввічливим і доречним, особливо якщо ви знаєте його ім’я. Додавання їх імені робить розмову більш інтимною та демонструє вашу турботу про підключення клієнта. Замість використання «пан», «міс» або «місіс», використовуйте їх ім’я або повне ім’я для гендерно-нейтрального вибору.
Інший вибір – просто звертатися до них за прізвищем і посадою. Роблячи це, ви можете продемонструвати свою повагу та увагу до деталей. Переконайтеся, що такі титули, як «капітан», «професор», «батько» або «доктор», також записані.
#2. «Привіт» або «Привіт».
Менш формальними альтернативами «Дорогий» є «Привіт» або «Привіт». У більшості випадків ви використовуєте «Привіт» або «Привіт», звертаючись до відділу або надсилаючи електронний лист, не вказуючи свого імені чи іншої особистої інформації.
Час від часу у вас можуть виникати теплі стосунки з клієнтом або постачальником. Ви можете сказати «Привіт» або «Привіт» як вітання в цій ситуації. На знак поваги та щирості важливо включити їх ім’я в це привітання. Наприклад, «Привіт, Джозеф» або «Привіт, Сандра».
#3. «Вітаю,»
Електронне привітання «Greetings» знаходиться посередині між «Dear» і «Hey» або «Hello» з точки зору формальності. Хоча це все ще правильне привітання електронною поштою, воно часто передає дружні стосунки, а не офіційне знайомство.
«Привітання» часто використовується під час холодних повідомлень або холодних електронних листів новому клієнту, щоб виділитися з натовпу. Це завжди мудрий вибір, якщо ваші стосунки з одержувачем напружені.
#4. Всім привіт.
Ця обставина виникає лише тоді, коли ви виступаєте перед натовпом. Порівняно з використанням гендерно-специфічних привітань, як-от «Привіт, хлопці», воно більш формальне та придатне, оскільки включає всіх у електронному листі.
Порада: завжди пам’ятайте про розділові знаки, вони теж важливі.
Як знайти правильну контактну інформацію
Якщо ви вперше надсилаєте електронний лист потенційному роботодавцю чи клієнту, чим більше часу ви витратите на пошук їх імені, тим кращими будуть ваші результати.
На щастя, в Інтернеті отримати цю інформацію стало простіше, ніж будь-коли, але якщо ви не можете знайти контактну інформацію в Інтернеті, є альтернативні способи її пошуку. Ось кілька вказівок щодо пошуку правильного контакту та відповідних деталей.
Більшість веб-сайтів показують імена своїх співробітників або, принаймні, імена високого керівництва та осіб, які приймають рішення. Навіть якщо ви не дізнаєтеся їхньої офіційної назви, знання повного імені допоможе вам написати ідеальне привітання електронною поштою.
Імена контактів також можна знайти на веб-сайтах професійних мереж. Зазвичай ви можете знайти людей, які працюють у певному бізнесі. Нарешті, перегляньте посади кожної особи, доки не знайдете потрібний контакт.
Ви можете знайти відповідний контакт, зателефонувавши в компанію. Якщо ви зателефонуєте в кол-центр або адміністративного помічника, вони, як правило, зможуть відповісти на ваші запитання або вкажуть вам правильний напрямок.
Важливо пам’ятати, що мережа – це вулиця з двостороннім рухом, якщо ви вирішите звернутися до іншої людини, щоб знайти контактну інформацію. Витратьте трохи часу, написавши подяку або подумавши, як відплатити за послугу пізніше.
Найкращі привітання електронною поштою
Це перша точка контакту, радимо використовувати «Привіт» або «Шановний» та ім’я одержувача. Найпоширеніші способи завершити електронний лист на добрій і професійній ноті: «З повагою», «З найкращими побажаннями» та «Щиро». Вибираючи привітання для закриття, враховуйте тон електронного листа.
Початок вашого електронного листа задає тон і може вплинути на сприйняття вас одержувачем. Без привітання ви наражаєтеся на небезпеку того, що електронний лист або його відправник (ви) виглядатимуть несподівано, особливо якщо це ваш перший електронний лист.
Нижче наведено найкращі та найпоширеніші привітання для електронної пошти:
- Привіт, {name or title}
- Шановний {name or title}
- Привіт {name}
- ІМ'Я
- Привіт чи привіт
- Добрий день
- З повагою
- Справді
- Я ціную ваш відгук
- кращий,
- Все краще,
- З повагою,
- Спасибі,
- Велике спасибі,
- З повагою,
Як завершити професійне привітання електронною поштою?
Закриття електронної пошти – це остання річ, яку читає отримувач. Висновок вашого електронного листа може вплинути на ваших читачів і навіть вплинути на те, як швидко вони дадуть відповідь або вживуть заходів. Нижче наведено найбільш типові та правильні методи укладання ділового електронного листа:
#1. «З повагою,»
Це закриття бізнесу є улюбленим, оскільки воно працює за будь-яких обставин. Він передає читачеві вашу щиру вдячність за те, що ви знайшли час, щоб прочитати електронний лист і відповісти на будь-які заклики до дії, які ви включили.
#2. Сподіваємось, скоро поговоримо.
Використовуючи цей висновок, ви висловлюєте бажання провести подальшу дискусію чи зустріч. Використовуйте це як заключну заяву в супровідних листах, запитах на інформаційні інтерв’ю та електронних листах, надісланих після співбесід.
#3. "Спасибі за ваш час,"
Іншим поширеним завершенням є подяка читачеві за час, приділений читанню електронної пошти. Професіонали часто мають масу електронних листів у своїх папках "Вхідні", щоб прочитати та на них реагувати, тож якщо дати їм зрозуміти, що ви поважаєте їхній час, це допоможе їм почуватися краще про вас у їхніх очах.
Як почати офіційне привітання електронною поштою?
- "Шановний пан чи пані"
- «Кому [вставте назву]»
- «Для кого це може стосуватися»
- «Шановний пане/пані»
- «Шановний [ім’я]»
- «Привіт, [ім’я]»
- «Привіт або привіт, [ім'я]»
- «Вітання»
Що таке хороше відкриття електронної пошти?
Гарне відкриття електронного листа має містити теплий тон, який дозволить читачам розслабитися
- Сподіваюся, у вас все добре.
- Сподіваюся, цей електронний лист знайде вас добре.
- Сподіваюся, у вас чудовий тиждень.
- Сподіваюся, ви чудово провели вихідні.
- Сподіваюся, ви чудово провели канікули.
- Дякую, що повідомив мені.
- Дякуємо за звернення.
- Дякуємо, що зв'язалися.
Що я можу сказати замість вітання?
Є й інші компліментарні слова
- З повагою.
- Сердечно.
- Велике спасибі.
- Піклуватися.
- Надсилаю вам найкраще.
- З повагою.
- Спасибі за читання.
- З вдячністю.
Який найкращий ввічливий спосіб завершити електронний лист?
За словами Камехо Санчеса, якщо я задаю комусь запитання або даю йому вказівки щодо роботи, я завжди кажу «дуже дякую за ваш час» або «заздалегідь дякую». «Висловлювати вдячність і добрі побажання завжди корисно!» Приклади відповідних завершень електронної пошти включають: З повагою.
На закінчення
У довгостроковій перспективі, хоча привітання електронною поштою — це не єдине, що виділяє електронний лист, однак це основний критерій, на який люди можуть звертати увагу, оцінюючи ваш текст, і може бути корисним, якщо ви хочете укласти угоду.
Питання і відповіді
Як почати офіційний електронний лист з першого речення?
- Сподіваюся, у вас все добре.
- Сподіваюся, цей електронний лист знайде вас добре.
- Сподіваюся, у вас чудовий тиждень.
- Сподіваюся, ви чудово провели вихідні.
- Сподіваюся, ви чудово провели канікули.
- Дякую, що повідомив мені.
- Дякуємо за звернення.
- Дякуємо, що зв'язалися.
Як написати вступ?
- Складіть вступний заголовок, який зацікавить і зацікавить читача.
- Базові знання є доречними та необхідними для читача.
- Сформулюйте тезу, в якій викладіть свій ключовий аргумент чи ідею.
Як ви професійно спілкуєтесь електронною поштою?
- Дайте відповідне привітання.
- Визнайте свій намір.
- Опишіть свою мету.
- Будьте прямолінійними
- Зробіть це точним і коротким.
- Розпишіться належним чином.
- Створіть відповідний електронний підпис.
- Коректура.
Статті по темі
- ПРИВІТАННЯ ЕЛЕКТРОННОЮ ПОШТОЮ: найкращий посібник
- КОГО ЦЕ МОЖЕ СТВОРИТИ: Все, що ви повинні знати!!!
- ВІРТУАЛЬНІ ТЕЛЕФОННІ СИСТЕМИ: найкращі віртуальні телефонні системи для будь-якого бізнесу (+ докладний посібник)
- Візуальна голосова пошта: як це працює та які переваги?
- ФОРМАТ ОФІЦІЙНОГО ЛИСТА: які найкращі формати для будь-якого бізнесу
посилання
