Ви чули про втому електронною поштою?
Це один із побічних продуктів роботи вдома. Відсутність спілкування віч-на-віч змусила кожного замість цього надсилати численні електронні листи та повідомлення. У результаті понад третина працівників кажуть, що можуть звільнитися з роботи через перевантаження.
Електронні листи є невід'ємною частиною вашого щоденного робочого життя. Настав час звернути увагу на те, як ми їх пишемо.
Ви можете допомогти зменшити втому електронної пошти та покращити швидкість відповідей. Перегляньте ці поширені помилки в роботі електронної пошти та дізнайтеся, як їх уникнути.
Перевірте також ЗАХИСТ ЕЛЕКТРОННОЇ ПОШТИ: чому це важливо
№1. Погані рядки теми
Написання тем електронної пошти є проблемою для більшості. Іноді це задумка – ми пишемо все, що здається доцільним, перш ніж натиснути кнопку надсилання.
Ця поширена помилка може назвати вас непрофесійним. Натомість ваші електронні листи можуть потрапляти в папку «Спам», особливо якщо ви додаєте слова-тригери.
Напишіть краще тему, роблячи це перед рештою вашого повідомлення. Будьте короткими, але включайте важливі деталі, такі як кінцевий термін або запитання. Чітко уточнюйте наміри вашої електронної пошти.
№2. Пріоритетні знаки
Ви позначаєте всі свої електронні листи як термінові? Ми знаємо, що вам потрібна швидка відповідь. Уникайте цієї поширеної помилки. Швидше за все, ви можете чекати більшу частину часу.
Коли кожен електронний лист терміновий, нічого немає. Незабаром ваші колеги будуть знати, що ігнорувати всі ваші повідомлення, навіть якщо вам потрібна негайна відповідь цього разу.
№3. Копіювання генерального директора або всіх
Ви можете подумати, що включення вищестоящих служб у вашу електронну пошту змусить одержувача визначати вам пріоритет, але все це дратує всіх. Вашому начальнику чи генеральному директору не потрібно знати про кожну дрібницю.
Ще одна помилка робочої електронної пошти – натискання кнопки "Відповісти всім". Не включайте нікого іншого, коли тільки одна особа має знати.
Щоб уникнути цих помилок, перевірте поля «Кому», «Копія» та «Прихована копія». Уникайте кнопки «Відповісти всім», коли відповідаєте на електронні листи, якщо це не те, що вам потрібно зробити.
№ 4. Відсутні привітання та закриття
Коли ми пишемо робочі електронні листи, ми часто пропускаємо вітальні та заключні слова, поспішаючи відповісти. Однак це звичайна ввічливість, яку ви завжди повинні практикувати. Вони забезпечують відчуття професіоналізму та формальності.
№ 5. Не подвійна перевірка
Ви не згадали прикріпити документ? Ви надсилаєте його потрібній людині?
Навіть поспішаючи, знайдіть час, щоб ще раз перевірити ці деталі. Перевірте граматику, орфографію та майже все інше.
№6. Використання неправильної граматики та тону
Швидкий темп налаштування робить нас більш схильними до граматичних помилок електронної пошти. Один-два вибачте, але постійні помилки змушують вас виглядати непрофесійно. Кожен, хто читає ваші листи, втратить до вас довіру.
Окрім повторної перевірки, ви можете використовувати розширення, яке перевіряє вашу електронну пошту. Прикладом є Grammarly, який допомагає з орфографією, граматикою, пунктуацією тощо. Ви можете бути впевнені, що надсилаєте a професійна відповідь електронною поштою кожного разу.
Уникайте цих поширених помилок електронної пошти зараз
Ви винні в одній чи кількох із цих помилок робочої електронної пошти? Ймовірно, ви вже певною мірою зашкодили своїй репутації чи робочим відносинам. Все-таки ще не пізно це скасувати.
Удосконалення написання електронних листів допоможе вам виглядати професійно та надійно.
Чи знайшов цей посібник корисним? Щоб отримати додаткові поради, перегляньте інші наші сьогоднішні публікації.
Статті по темі
- Навички ділового письма англійською мовою та способи їх покращення
- СПОЖИВЧИЙ РИНОК: Покроковий посібник (все, що ви повинні знати)
- ТЕСТУВАННЯ ВЕБ-САЙТУ: як заробити гроші на тестуванні веб-сайтів
- Помилки підприємця: помилки, яких слід уникати як підприємець-початківець.
- 5 помилок, яких слід уникати як власник малого бізнесу
