ВНУТРІШНІЙ КОНТРОЛЬ: значення та приклади

Стратегічні бізнес-рішення та дії приватної фірми абсолютно вимагають точних і достовірних фактів. Є кроки, які ви можете вжити, щоб підвищити свою впевненість у тому, що інформація, що надходить із різних частин вашої фірми, є актуальною, точною та надійною. Тут на допомогу приходить система внутрішнього контролю. У цій статті ми допоможемо вам зрозуміти, що таке внутрішній контроль для бухгалтерського обліку, процедури, а також приклади. Читати далі…

Що таке внутрішній контроль?

Внутрішній контроль компанії – це процеси, правила та процедури, які вона впроваджує для боротьби з шахрайством, сприяння підзвітності та забезпечення точності фінансової та бухгалтерської інформації.

Іншими словами, внутрішній контроль — це процес, який гарантує, що організація досягає своїх цілей щодо операційної ефективності та результативності, а також надає точну фінансову звітність і дотримується чинних законів, політики та нормативних актів. Внутрішній контроль — це широке поняття, яке охоплює все, що робить організація для контролю ризиків, з якими вона стикається.

Це метод, за допомогою якого можна здійснювати розподіл, управління та оцінку ресурсів організації. Це відіграє важливу роль у виявленні шахрайської діяльності та її припиненні. Так само це допомагає охороняти ресурси організації, як матеріальні (наприклад, майно та обладнання), так і нематеріальні (наприклад, інтелектуальна власність).

На організаційному рівні цілі внутрішнього контролю пов'язані з надійністю фінансової звітності, забезпеченням своєчасного зворотного зв'язку щодо досягнення операційних або стратегічних цілей, а також дотриманням законів і нормативних актів. На рівні окремої транзакції це стосується заходів, які вживаються для досягнення певної мети.

Як працює внутрішній контроль?

Процедури системи внутрішнього контролю обмежують кількість варіацій у процесі, що призводить до результатів, які легше передбачити. Після бухгалтерських скандалів на початку 2000-х років наявність сильного внутрішнього контролю стала важливою бізнес-функцією кожної окремої корпорації в Сполучених Штатах. У результаті в 2002 році Конгрес прийняв закон Сарбейнса-Окслі з метою захистити інвесторів від оманливої ​​бухгалтерської практики. Це також підвищує точність і надійність будь-якої інформації, яку розкривають корпорації.

Той факт, що менеджери тепер відповідають за підготовку фінансових звітів і журналів аудиту в результаті цього розвитку, має значний вплив на управління корпораціями. Таким чином, керівники, винні в неналежній розробці та управлінні внутрішнім контролем, підлягають суворому кримінальному покаранню.

Перевірка процесів і документації, які використовувалися для підготовки фінансової звітності, формує основу для висновку аудитора. Оцінка процедур бухгалтерського обліку та внутрішнього контролю компанії та формування думки щодо адекватності цих процедур та засобів контролю є метою аудиту.

Внутрішній контроль організації, а також її корпоративне управління та процедури бухгалтерського обліку підлягають перевірці під час внутрішнього аудиту. Вони забезпечують дотримання законів і нормативних актів, точну та своєчасну фінансову звітність і збір даних. Вони також допомагають підтримувати ефективність роботи, виявляючи проблеми та виправляючи недоліки до того, як вони будуть виявлені під час зовнішнього аудиту.

Не існує системи внутрішнього контролю, схожої на іншу. Проте багато фундаментальних принципів, що стосуються фінансової чесності та стандартів бухгалтерського обліку, перетворилися на стандартну практику управління. Внутрішній контроль може бути дорогим, але якщо його ефективно впровадити, він може допомогти оптимізувати операції та підвищити операційну ефективність, а також зменшити шахрайство.

Види внутрішнього контролю

Внутрішній контроль поділяється на дві основні категорії: запобіжні заходи та заходи виявлення. В основному обидва типи необхідні для ефективної системи внутрішнього контролю, оскільки кожен з них виконує певну функцію в системі в цілому. Тим не менш, є певні запитання, які вам потрібно поставити, щоб допомогти визначити належний контроль під час виконання звичайних процедур або коли ви думаєте про впровадження нової процедури чи процесу. Контроль необхідний, щоб визначити, чи потрібен контроль. Запитайте себе;

• Що тут може піти не так?
• Які профілактичні заходи ви використовуєте, щоб нічого не пішло не так?
• Яким чином можна перевірити, чи нічого не сталося?

Профілактичний контроль

Принцип розподілу ролей лежить в основі багатьох заходів превентивного контролю. Цей тип системи внутрішнього контролю спрямований на обмеження ймовірності помилок і шахрайства до того, як вони відбудуться. Коли йдеться про якість, превентивний контроль абсолютно необхідний через його проактивний характер і концентрацію на якості.

Нижче наведено кілька прикладів профілактичного контролю:

• Розподіл обов'язків
• Попередній дозвіл діяльності та ділових угод (наприклад, дозвіл на поїздку)
• Контроль доступу (наприклад, автентифікація пароля)
• Фізичний контроль над активами (замки на дверях і сейфи для зберігання готівки та чеків)
• Орієнтація та перевірка співробітників

Детективне управління

Детективний контроль — це перевірка, яку компанія проводить після завершення транзакції. Це, однак, для виявлення будь-яких несправностей або проблем, які могли виникнути. Детективний контроль необхідний, оскільки він надає докази того, що превентивний контроль діє так, як він був розроблений, а також дає можливість виявити відхилення після факту. Це робить детективний контроль життєво важливим компонентом будь-якої системи контролю.

Нижче наведено кілька прикладів детективного контролю:

• Звірка операцій відділу щомісячно
• Огляд транзакцій і діяльності (перегляд ефективності організації) 
• Проведення фактичної інвентаризації, як-от грошовий підрахунок чисельності запасів,

Внутрішній контроль для бухгалтерського обліку

Загалом, коли ми говоримо про внутрішній контроль, ми маємо на увазі облікову політику та процеси аудиту. Це заходи, які гарантують, що фінансова інформація корпорації є точною та достовірною. Компанії зазвичай встановлюють системи внутрішнього контролю для досягнення різноманітних цілей. Рівень стійкості фірми до шахрайства та бухгалтерських зловживань можна зробити висновок за типом внутрішнього контролю, який вона використовує. Це визначає, наскільки компанія відповідатиме надійним стандартам бухгалтерського обліку та аудиторської звітності.

Іншими словами, внутрішній контроль для бухгалтерського обліку – це методи, процедури та політика, які, окрім посилення відповідальності та забезпечення фінансової цілісності, також працюють для запобігання шахрайству. Ці засоби контролю дозволяють корпорації виконувати державні правила, водночас надаючи своєчасну та точну фінансову інформацію своїм клієнтам.

Як ви повинні використовувати свій внутрішній контроль?

Внутрішній контроль не тільки може допомогти бізнесу стати більш надійним і ефективним. Вони також сприяють підвищенню коректності фінансової звітності підприємства. Як правило, коли корпорація дотримується процедур і правил внутрішнього контролю, вона демонструє, що вона відповідає загальноприйнятим принципам бухгалтерського обліку. Тим не менш, це допоможе компанії виявляти та виправляти проблеми у фінансовій звітності, якщо і коли вони виникають.

Водночас за відсутності належного внутрішнього контролю фінансова звітність компанії, ймовірно, буде підготовлена ​​зі значними неточностями. Крім того, перед прийняттям інвестиційного рішення інвестори перевіряють якість внутрішнього контролю компанії. Отже, компанії повинні запроваджувати внутрішній контроль як складову корпоративного управління. Це відповідає Закону Сарбейнса-Окслі 2002 року. Таким чином, ці засоби контролю захищають інвесторів від шахрайських дій.

Принципи внутрішнього контролю

• Встановіть обов'язки
• Ведіть адекватні записи.
• Застрахуйте активи та звільніть ключових співробітників.
• Відокремте облік від зберігання активів
• Рівномірно розподіліть відповідальність за пов’язані операції.

Важливість внутрішнього контролю бухгалтерського обліку аудиторів

Надійність і точність фінансової звітності компанії безпосередньо пов’язані з внутрішнім контролем, процесами бухгалтерського обліку та процедурами, які діють у цьому бізнесі. Так само аудитори перевіряють, чи має фірма достатні системи внутрішнього контролю. Крім того, чи відповідає фінансова звітність компанії загальноприйнятим стандартам. Крім того, аудитори відповідають за оцінку ефективності внутрішнього контролю бухгалтерського обліку компанії та формування висновків на основі своїх висновків у рамках процесу аудиту.

Після прийняття Конгресом у 2002 році закону Сарбейнса-Окслі керівники були визнані юридично відповідальними за впровадження внутрішнього контролю. Встановлення внутрішнього контролю в організації, а також ефективне управління цим контролем належать до компетенції менеджерів компанії. Тим не менш, корпорація може опинитися в безладді або бухгалтерській кризі, якщо вона не має достатнього внутрішнього контролю.

Навіщо потрібен внутрішній контроль

Внутрішній контроль має першочергову мету забезпечити дотримання компанією всіх застосовних законів і правил бухгалтерського обліку. Це дозволяє корпорації розпізнавати проблеми з бухгалтерським обліком і вносити в них виправлення ще до початку внутрішнього аудиту. Однак важливо мати на увазі, що внутрішній контроль різних фірм працює по-різному. Через відсутність стандартизованого набору засобів внутрішнього контролю, які мають запроваджувати всі підприємства, існують значні відмінності у видах систем контролю, що використовуються різними підприємствами.

Внутрішній контроль, крім уникнення шахрайських дій, допомагає фірмі підвищити ефективність, тому він такий важливий. Внутрішній контроль пов’язаний з операційною ефективністю в компанії.

Недоліки внутрішнього контролю

Незважаючи на те, що вони надзвичайно важливі для ведення точного фінансового обліку та оптимізації бізнес-операцій, внутрішній контроль має кілька обмежень. Враховуючи, що ефективність або функціональність внутрішнього контролю фірми зазвичай є предметом людських поглядів і суджень, легко обійти ці системи стримувань і противаг, які повинні захистити компанію.

Крім того, аудитори іноді ґрунтують свої висновки на тому, наскільки ефективними є операції фірми, незважаючи на те, що вони не надали процедур і політики внутрішнього контролю системі бухгалтерського обліку компанії їх адекватного або серйозного зобов'язання.

Процедури внутрішнього контролю

Система бухгалтерського обліку повинна мати внутрішній контроль, щоб забезпечити її постійну надійність. Ці засоби контролю складаються в основному з правил і процедур. У сфері бухгалтерського обліку точність і надійність мають величезне значення. Процедури внутрішнього контролю в бухгалтерському обліку поділяються на сім окремих категорій, кожна з яких відіграє важливу роль у виявленні помилок і припиненні шахрайства до того, як вони переростуть у більш серйозні проблеми.

Сім процедур, які складають процедури внутрішнього контролю системи бухгалтерського обліку організації, включають:

#1. Розподіл обов'язків

Розподіл обов'язків тягне за собою розподіл зобов'язання з ведення бухгалтерського обліку, депозити, звітність та аудит між двома або більше особами. Чим чіткіші обов’язки кожної особи, тим менша ймовірність того, що будь-який працівник вчинить шахрайські дії. Розподіл обов’язків між двома або більше людьми в малому бізнесі з невеликою кількістю бухгалтерів може служити тій самій меті, що й вимога до оцінювання ключових видів діяльності колегами. Це особливо корисно для компаній, які тільки починають свою діяльність.

#2. Контроль доступу до системи обліку

За допомогою паролів, блокувань і електронних журналів доступу можна захистити облікову систему від зловмисників і допомогти визначити джерело будь-яких виникаючих помилок або невідповідностей. Крім того, комплексне відстеження доступу може завадити спробам отримати несанкціонований або шахрайський доступ.

#3. Контроль доступу до системи обліку

Під час фізичного аудиту грошові кошти та інші матеріальні активи обліковуються в системі бухгалтерського обліку. Сюди входять інвентар, матеріали та інструменти. Фізичний підрахунок може виявити невідповідності в залишках на рахунках, повністю уникаючи використання електронних записів. Такий, про який ви могли не знати раніше. Перерахунок готівки в торговельних закладах може відбуватися регулярно або, можливо, багато разів на день. Крім того, зрідка, можливо, раз на рік або раз на три місяці, вам слід виконувати найбільш трудомісткі операції, наприклад, перераховувати інвентар вручну.

#4. Стандартизована фінансова документація

Ведення записів може бути більш послідовним з часом, якщо ви стандартизуєте документи, які використовуєте для фінансових операцій, наприклад рахунки-фактури, внутрішні запити на матеріали, квитанції про інвентаризацію та звіти про витрати на відрядження. Це може допомогти зберегти цілісність записів. Крім того, під час пошуку причини невідповідності в системі використання стандартних форматів документів може спростити перевірку попередніх даних і звузити можливі причини. Однак за відсутності узгодженості певні аспекти огляду можуть бути пропущені або неправильно витлумачені.

#5. Щоденні або щотижневі пробні баланси

Система подвійного бухгалтерського обліку підвищує рівень достовірності, оскільки забезпечує постійний баланс книг. Однак систему подвійного запису все одно можна вивести з рівноваги в будь-який момент через помилки. Тим не менш, розрахунок пробного балансу на щоденній або щотижневій основі може допомогти вам знайти та дослідити будь-які аномалії в системі якнайшвидше.

#6. Періодичні звірки в системах бухгалтерського обліку

Якщо ви періодично виконуєте звірку бухгалтерського обліку, ви можете переконатися, що залишки у вашому обліковому записі система обліку синхронізувати із залишками на рахунках інших організацій, таких як банки, постачальники та клієнти-кредитори. Наприклад, коли ви виступаєте примирення банків, ви порівняєте залишки готівки та записи про депозити та доходи у вашій системі бухгалтерського обліку з даними у своїх банківських виписках. Розбіжності між цими додатковими обліковими записами можуть виявити недоліки чи розбіжності у вашому власному обліку або, можливо, підкреслити, що неточності можуть походити від інших сторін.

№ 7. Вимоги органу затвердження

До цього можна додати ще один рівень відповідальності бухгалтерські записи вимагаючи від окремих менеджерів дозволяти певні види транзакцій. Це продемонструє, що відповідні органи спостерігали, оцінювали та схвалювали відповідні операції.

Як правило, вимога схвалення значних платежів і витрат завадить нечесним працівникам здійснювати значні шахрайські операції за рахунок корпоративних коштів. Знаючи про необхідність схвалення, вони з меншою ймовірністю братимуть участь у такій діяльності.

Висновок

Система внутрішнього контролю компанії може дати справедливу гарантію, хоча і не абсолютну, що така компанія досягне цілей своєї організації. Ідея розумної впевненості вказує на високий рівень впевненості, що бачить межу в результаті витрат і вигод від впровадження прогресивних механізмів контролю.

Якщо організація має потужний внутрішній контроль, це гарантує, що її фінансова звітність є точною. Крім того, він гарантує дотримання більшості правил і норм, які стосуються його галузі. Проте те, чи успішна організація досягне своїх операційних і стратегічних цілей, може залежати від зовнішніх по відношенню до фірми факторів, таких як рівень технологічного прогресу або рівень конкуренції. 

Процедури внутрішнього контролю можуть лише запропонувати своєчасну інформацію або зворотний зв’язок щодо прогресу у досягненні операційних і стратегічних цілей. Отже, він не може забезпечити досягнення цих цілей.

Поширені запитання щодо внутрішнього контролю

Хто відповідає за внутрішній контроль?

У системі внутрішнього контролю CSU кожен має свою роль. Зрештою, саме керівництво CSU має забезпечити наявність достатніх гарантій. Від кожного працівника залежить, щоб ця система внутрішнього контролю працювала.

Що таке внутрішній аудит?

Внутрішній аудит, згідно з IIA; це додаткова вартість, об’єктивна гарантія та консультаційна діяльність, яка допомагає організації працювати ефективніше.

Які чотири цілі внутрішнього контролю?

4 основні цілі внутрішнього контролю та процедур:

1. Охорона активів
2. Достовірність фінансової звітності
3. Оперативна ефективність
4. Виконання вказівок керівництва.

Який найважливіший аспект внутрішнього контролю?

Персонал є найважливішою складовою внутрішнього контролю. Можна знехтувати іншими засобами контролю, коли персонал є компетентним і заслуговує довіри. І, врешті-решт, фінансова звітність, що заслуговує на довіру, все одно з’явиться.

Статті по темі

1. Системи бухгалтерського обліку: визначення та посібник із найкращих бухгалтерських програм
2. Фінансовий аудит: все, що потрібно, спрощено!! (+ Детальний pdf)
3. Стратегії управління ризиками: 5+ стратегій, яких ви можете дотримуватися зараз!!!
4. Оцінка ризику: остаточний посібник із процесу оцінки ризику
5. Що таке БІЗНЕС-ЦИКЛ?- Визначення, внутрішні та зовнішні причини
6. CAPITAL CONTROLS: НАЙКРАЩА ПРАКТИКА З ПРАКТИЧНИМИ ПРИКЛАДАМИ
7. НЕДОРОЖЕНИЙ ДОХОД: визначення, приклади та розрахунок