Топливом, поддерживающим процесс разработки проекта, являются товары, материалы и услуги. Если они плохого качества или в недостаточном количестве, ваш проект может не завершиться успешно. Таким образом, для эффективного выполнения проекта менеджер проекта должны создавать и поддерживать отношения с поставщиками. Здесь проектные закупки управление вступает в игру, помогая менеджеру проекта в выполнении успешного проекта. Это эссе даст вам полное представление о том, как это делается, и о 4 основных процессах управления и планирования закупок проекта. Но сначала давайте посмотрим на определение управления закупками проекта.
Определение управления закупками проекта
Согласно определению Руководства PMBOK® в шестом издании, управление закупками проекта охватывает процессы, необходимые для покупки или приобретения продуктов, услуг или результатов из источников, отличных от Команда проекта.
Одной из десяти областей знаний, которые служат опорой для концепции управления проектами, является управление закупками проекта. Его основной целью является создание и поддержание позитивных отношений с поставщиками, которые предоставляют товары и услуги на протяжении всего жизненного цикла проекта.
Контракты обычно используются для установления и узаконивания соглашений с поставщиками. Это гарантирует, что необходимые товары и услуги поставляются в соответствии с графиком и что критерии качества проекта, указанные закупающей организацией, соблюдены. Это значительно способствует плавному выполнению процесса разработки проекта и гарантирует достижение целей проекта. Управление закупками проекта является важным компонентом система управления цепями поставок.
Вы можете задаться вопросом: «Как именно это работает?» Что ж, управление закупками проекта следует логической процедуре, в которой вы должны сначала определить, что вам нужно заключить и как вы хотите это сделать. После этого вам нужно будет отправить продавцам требования к контракту. Когда ваш контракт распределяется, продавцы начинают подавать заявки. Теперь вы должны выбрать лучшего и заключить с ним контракт. Когда начинается разработка проекта, вы должны постоянно проверять, чтобы убедиться, что контракт соблюдается. Когда проект будет завершен, вы должны заключить проектный контракт и заполнить соответствующие документы.
4 основных процесса управления закупками проекта
Когда вы готовы приобрести товары у поставщика, управление закупками проекта разделено на 4 основных процесса.
№1. План управления закупками проекта
Закупки определяются на этапе планирования проекта. Техническое задание (SOW) требуется для каждого внешнего подрядчика, чтобы служить документом, описывающим задачу, заключаемую по контракту.
Однако до заключения контракта следует запрос предложений, в котором многие подрядчики делают ставки на работу, а руководитель проекта определяет, кто получит контракт на основе их предложений.
Эти запросы хорошо продуманы, потому что они служат руководящими документами проекта. Чем больше их специфика, тем лучше. Это предотвращает дальнейшую путаницу и помогает в разработке более точных планов.
Эта процедура задокументирована в плане управления закупками, который включает в себя документы с требованиями, реестр рисков, требования к ресурсам деятельности, график проекта, оценки затрат на деятельность и другую информацию.
Существуют инструменты и методологии, помогающие принимать эти решения, например анализ «производить или покупать», который определяет, требует ли задача внешнего поставщика или может быть выполнена собственными силами. Консультации специалистов, проведение маркетинговых исследований и встреча с заинтересованными сторонами все помогают принять это решение.
№ 2. Осуществление закупок
После оформления документов на первом этапе на этапе проведения закупок вы изучаете возвращенные заявки и решаете, какую из них принять. Однако, прежде чем принимать решение, необходимо установить критерий, чтобы определить, какая заявка лучше всего подходит для проекта и подходит для вашего управления логистикой. После этого подписываются соглашения и актуализируется план управления проектом.
Определите победителя, посовещавшись с участниками торгов, разработав методы оценки предложений и получив независимые оценки, чтобы гарантировать, что ставки находятся в пределах нормы. Никогда не помешает обратиться за советом к специалистам в тех областях, в которых вы заключаете контракт.
Существуют также аналитические методы, которые можно использовать. Реклама — это хороший способ обеспечить максимально широкую сеть, позволяющую принимать решения на основе всех потенциальных участников торгов. Затем будут проведены переговоры о закупках для уточнения окончательных контрактов, чтобы удовлетворить как ваши потребности, так и потребности подрядчика. Заказ на поставку должен использоваться для документирования цены, количества, окна доставки и условий оплаты товаров/услуг, которые вы заказываете. Это юридически обязывающий контракт, который гарантирует, что вы и ваш поставщик находитесь на одной странице. Наш шаблон заказа на поставку может помочь вам создать тот, который подходит для вашего проекта.
№3. Контроль закупок
После подписания контрактов управление этими подрядчиками должно быть включено в общие управленческие обязанности. Подрядчики могут оказать негативное влияние на бюджеты и сроки, что приведет к тому, что проект пойдет не по плану или еще хуже.
В результате регулярные обновления статуса необходимы для проверки соглашений с подрядчиками, получения обновлений о ходе работы и оценки выполнения работ, чтобы гарантировать, что подрядчики выполняют требования, изложенные в их контрактах. Даже если вы нанимаете подрядчиков, потому что они являются экспертами в своей области, вы все равно должны контролировать и отслеживать их работу, чтобы убедиться, что она идет по плану.
Чтобы убедиться, что работа выполняется правильно, лучше всего заключить договор с системой контроля изменений и проводить регулярные проверки эффективности закупок, включая проверки и аудиты. Менеджеры также информируются с помощью отчетов об эффективности. Должна существовать платежная система, а также система администрирования требований и управления записями. Чтобы облегчить мониторинг производительности, заказы на работу должны включать все сведения о работе, выполняемой подрядчиками.
№ 4. Закрытие закупок
Точно так же, как существует процесс для начала закупок, должен быть и процесс для его завершения. Что представляет собой завершенная работа, должно быть указано в первоначальном соглашении с подрядчиком, чтобы ни одна из сторон не запуталась в том, когда работа будет завершена.
Обычно для страхования и залога требуется официальное освобождение от ответственности. Это гарантирует отсутствие незавершенных изменений стоимости контракта или даты завершения.
Аудит закупок, а также структурированные переговоры о закупках помогают в этом процессе. Для управления всеми документами, связанными с этим этапом процесса закупок, потребуется система управления записями.
Итак, речь шла о том, как должно осуществляться управление закупками. Но какие элементы он должен включать, чтобы обеспечить правильное направление развития проекта?
Важные элементы плана управления закупками проекта
Ниже я составил шаблон плана управления закупками проекта:
- Полный список результатов, которые будут закуплены по предлагаемым контрактам.
- Должны существовать стратегии управления ресурсами, достаточно успешные для заключения контрактов и управления ими.
- Выбранная техника покупки должна быть четко указана.
- Следует отметить ключевые этапы выбора поставщиков и продавцов.
- Основные этапы процесса выбора поставщика и поставщика.
- Должна быть предусмотрена надлежащая стратегия финансирования закупок.
- Должен быть образец договора купли-продажи.
- Должны быть предоставлены справочные материалы для утверждения и обеспечения качества, а также управления рисками.
Я надеюсь, что теперь вы хорошо понимаете, что влечет за собой управление закупками проекта. Давайте сделаем шаг вперед в этой статье и посмотрим, как она может помочь проекту.
Читайте также: Что такое RFP (запрос предложений): все, что вам нужно знать
Преимущества управления проектными закупками
Проект может извлечь выгоду из знаний об управлении закупками различными способами. Я упомянул несколько из них ниже:
- Он помогает определить товары и услуги, которые необходимо приобрести для успешного завершения проекта.
- Предоставляет полный список заказов на поставку и вопросы для поставщиков.
- В нем указываются согласованные сроки и способы доставки.
- Помогает в оценке и закупке товаров и услуг у поставщиков.
- Он проверяет вехи в контрактах с поставщиками и утверждает их оплату.
- Служит ориентиром для оценки деятельности поставщика в отношении контракта.
- Это помогает в выявлении и решении проблем с производительностью поставщика.
- Он служит каналом связи, информируя высшее руководство о состоянии проекта.
Какова роль менеджера проекта в закупках?
Менеджер проекта участвует в закупках, как и в любом другом компоненте процесса управления проектом, за который он несет ответственность. Однако это процедура, над которой у них может быть не так много власти, как над другими аспектами проекта.
Хотя руководитель проекта имеет право заключать соглашения с подрядчиками от имени организации, руководитель проекта не часто является лицом, которое наблюдает за выполнением контракта после его заключения. Тем не менее, очень важно, чтобы руководитель проекта был информирован.
Это влечет за собой знакомство с шестью процессами и областями знаний по управлению закупками проекта, указанными в Своде знаний по управлению проектами (PMBOK). Первый заключается в планировании покупок и приобретений, что означает оценку того, какие внешние ресурсы требуются для проекта. Поскольку они лучше осведомлены обо всех требованиях проекта, менеджер проекта будет контролировать это.
Планирование контрактов — это процесс разработки требований к любым требуемым товарам или услугам, а также определения организаций, предоставляющих эти продукты или услуги. Затем запросите ответы продавцов, сократив количество компаний до нескольких, а затем выбрав продавцов, которые обычно являются поставщики отдела закупок.
Администрирование контракта — это управление контрактом поставщика. Менеджер проекта будет ежедневно сотрудничать с менеджером по работе с клиентами поставщика. Закрытие контракта происходит, когда контракт завершен. Обычно за это снова отвечает отдел закупок.
Часто задаваемые вопросы по управлению закупками проекта
Что является первым шагом в управлении проектными закупками?
Составление плана является первым шагом в успешном управлении закупками проекта. Это влечет за собой планирование следующего: Какие материалы и услуги вам потребуются для проекта? Он содержит все параметры материалов и услуг, такие как минимальные требования к качеству.
Почему управление проектными закупками важно?
Крайне важно управлять этим процессом, чтобы гарантировать, что все соответствующие услуги и материалы будут выбраны и получены к определенному сроку.
каковы 4 основных процесса управления проектными закупками
4 основных процесса управления закупками проекта: планирование, отбор, администрирование и закрытие закупок.
Статьи по теме
