Когда дело доходит до завершения любого проекта, вы должны знать, как пройти от начала до конца. Хотя это может показаться простым или все дело в рутинной работе, правда в том, что вехи являются наиболее важным элементом. Да, вы должны выполнять возложенные на вас обязанности в проекте. И вы должны иметь в виду конечную цель. Однако, если вы не устанавливаете вехи на протяжении всего проекта, вам будет сложно поддерживать требуемый темп или определять, на правильном ли вы пути. Вот тут-то и появляются вехи проекта. Давайте посмотрим, что означает веха в управлении проектами, и типичные примеры вех.
Что такое вехи проекта?
Вехи проекта — это конкретные задачи, которые должны быть выполнены для проекта в течение определенного временные рамки. Это точки на временной шкале, когда вы ожидаете, что будет завершена некоторая измеримая степень работы, которую можно передать менеджеру проекта или даже клиенту. Вехи должны быть более значительными, чем мелкие дела, которые вы выполняете ежедневно. Это потому, что они стремятся сообщить вам, завершите ли вы проект в срок.
Что такое веха в управлении проектами?
Веха — это определяющий момент в жизненном цикле проекта, который используется для отслеживания прогресса в достижении конечной цели. Веха в управлении проектами служит маркером даты начала или окончания проекта, внешних оценок или входных данных, проверок бюджета, представления основных результатов и т. д. Это точка отсчета, которая обозначает важное событие или точку разветвления решения в рамках проекта.
Почему этапы проекта важны?
Вехи гарантируют, что ваша команда движется в правильном направлении. Но это не все.
Вот несколько дополнительных вещей, которые вы можете сделать с вехами:
- Создайте хороший план проекта и структуру.
- Следите за ходом проекта.
- Определите потенциальные узкие места.
- Определите, когда проект будет завершен.
Последний пункт полезен, когда вам нужно ответить на любимый вопрос вашей заинтересованной стороны: «Вы уже закончили?» ”
Как установить вехи проекта
Как вы относитесь к созданию вех проекта? Это потребует подробного изучения всеобъемлющей цели проекта, а также работ, которые его составляют. Что нужно сделать, чтобы признать проект успешным? Составьте список окончательных результатов, которые вы должны произвести, а также сроки, которые были установлены. Возможно, вы захотите установить более ранний крайний срок, чем согласованный, чтобы дать себе некоторую свободу действий в случае осложнений.
Затем запишите все важные задачи, которые необходимо выполнить по дороге, чтобы уложиться в срок. Каковы основные обязанности, которые указывают на то, что вы на правильном пути? Это вехи проекта. У вас может быть один документ каждый месяц для краткосрочного проекта и один раз в квартал для долгосрочного проекта. Идея состоит в том, чтобы иметь конфигурацию, подходящую для проекта, над которым вы работаете.
Имейте в виду, что веха не обязательно должна быть отдельным действием. Это может быть группа дел, или это может быть завершение дизайнерской составляющей проекта или доработка чертежей. Вашей вехой может быть что угодно. Наиболее важной особенностью является то, что это имеет решающее значение для завершения проекта и покажет, находитесь ли вы на правильном пути или нет.
Кто создает веху проекта в управлении проектами?
Когда дело доходит до создания контрольных точек проекта, необходимо вовлекать различные заинтересованные стороны. Во-первых, поговорите с клиентом о том, чего он действительно хочет от проекта. Они определят конечный результат, а вы двое (и, возможно, босс или менеджер) определите крайний срок для этого окончательного результата. Это поможет вам спланировать все, что нужно сделать за это время, и начать процесс определения вех.
Вы также должны обсудить с клиентом любые промежуточные результаты что они желают. Они могут захотеть, чтобы вы предоставили небольшие обновления во время проекта. У них могут быть другие результаты, которые они хотели бы видеть, пока вы работаете над проектом. В любом из этих сценариев эти типы документов и обновлений будут вехами, которые вы хотите выделить и обеспечить выполнение, чтобы ваш клиент был удовлетворен. У них могут быть сроки, которые вы и клиент или вы и ваше руководство согласовываете заранее.
На что обратить внимание при создании вехи в управлении вашим проектом
Когда дело доходит до вех проекта, нужно помнить несколько вещей. Вы должны следить за каждой из этих вещей, чтобы оставаться на правильном пути и цели. Если вы не учтете все эти факторы при создании диаграммы и временной шкалы, у вас могут возникнуть серьезные проблемы, когда придет время выполнять окончательный проект. Вы можете обнаружить, что не выполняете задачи вовремя, что будет неприемлемо для вашего руководства или клиентов.
№1. Зависимости
Зависимости — это первое, что следует учитывать при установлении сроков и контрольных точек проекта. Везде, где один из членов вашей команды или одна из ваших небольших команд зависит от другого, является потенциальным источником проблем. Это место, где может быть задержка при передаче, в результате чего следующая команда или отдельный человек не смогут выполнить поставленную перед ними задачу. Это то, что нужно иметь в виду при создании вехи.
№ 2. Задержки, которые находятся вне вашего контроля
Когда мы говорим о задержках, не зависящих от вас, мы имеем в виду проблемы с получением материалов или предметов у сторонних продавцов. Эти проблемы могут возникать по разным причинам и в любой момент при настройке и выполнении проекта. Вы можете столкнуться с чем-то неправильным или вообще не получить. Могут быть сложности с поставщиками или даже с доставкой вещей к вам. Вы должны учитывать каждый из этих факторов при разработке вех.
№3. Задержки команды
Задержки в команде — это то, что происходит внутри вашей команды. Например, если кто-то заболел или ваша команда объявила забастовку. Есть множество способов, которыми люди в вашей команде могут намеренно или непреднамеренно замедлить процесс, и вы должны быть готовы к любой возможности. В команде всегда будут определенные вещи, которые вы не можете контролировать, или замедления, которые вы не можете объяснить, но по большей части вы можете создать буферы, чтобы справиться с ними.
№ 4. Изменения в клиенте
Пока вы работаете над проектом, всегда есть вероятность, что ваш клиент внесет изменения по ходу дела. Вы должны убедиться, что вы готовы к любым изменениям, которые они могут запросить, и что ваши вехи обновлены, чтобы отразить это. Если клиент вносит изменения в одну из вех, сообщите им, как это повлияет на другие вехи и общий срок. Лучше стараться как можно дольше оставаться на правильном пути, но это не всегда достижимо. Четко разъясняйте клиентам последствия их корректировок для проекта.
№ 5. Сроки больше, чем ожидалось
Вся ваша команда предоставит вам сроки и оценки того, сколько времени займут различные аспекты проекта. Лучшее, что вы можете сделать, это включить буфер в эти регионы, чтобы быть готовым к любым дальнейшим задержкам. То, что, как вы думали, займет неделю, может занять две недели, а то, что, как вы думали, займет один день, может занять несколько дней или больше. Выделите дополнительное время для каждой работы, чтобы не отстать, если что-то пойдет не так, как планировалось.
№ 6. Непредвиденные потребности
Вы можете начать работу над своим проектом только для того, чтобы узнать, что есть дополнительные требования, которых вы не ожидали. Может быть, вы думали, что сможете обойтись тем планом, который у вас есть, только для того, чтобы узнать, что он не работает. Или, возможно, вы ожидали, что клиент предоставит определенный элемент для проекта, но он этого не сделал. Все эти непредвиденные потребности повлияют на вашу способность выполнять поставленные задачи, что означает освобождение дополнительного пространства.
Каковы некоторые примеры контрольных точек проекта?
Теперь, когда вы знаете, что такое вехи управления проектом, давайте рассмотрим несколько примеров событий, которые обычно используются в качестве вех проекта:
Вот пять типичных примеров контрольных точек проекта:
- Утверждение проекта
- Изучите требования
- Утверждение дизайна
- Вехи для каждого этапа проекта
- Требуется окончательное разрешение.
Давайте рассмотрим каждый пример контрольной точки проекта более подробно:
Пример №1 контрольной точки проекта: утверждение проекта
Обычно это первая важная веха в жизненном цикле проекта.
Когда важная заинтересованная сторона проекта или высшее руководство одобряют проект, это дает команде проекта зеленый свет, чтобы начать работу над ним.
Пример № 2 контрольной точки проекта: обзор требований
Для этой важной вехи вы должны обсудить план проекта со своими клиентами и определить, что потребуется для проекта.
Как только все это будет принято, вы можете начать работу над проектом.
Пример № 3 основных этапов проекта: утверждение проекта
Теперь вы выполнили все требования проекта. Отличная работа.
Однако настало время создать дизайн проекта и показать его заказчику или заинтересованному лицу.
К сожалению, они, скорее всего, предоставят вам много информации и выкрикивают эти три ужасные фразы… «сделай это еще раз»
И когда им это в конце концов понравится и они одобрят его (после миллиона попыток!), вы достигли еще одной важной вехи.
Пример № 4 этапа проекта: этапы этапа проекта
Ваш проект сейчас идет полным ходом, и ваша команда усердно работает над разработкой и реализацией предложенного решения.
С другой стороны, работа над проектом — это не просто одно продолжительное занятие.
Проект обычно делится на этапы, такие как «этап разработки» и «этап тестирования».
Мы используем вехи в датах «начала» и «окончания» каждого этапа, чтобы четко различать эти этапы.
Разве это не удобно?
Пример № 5 этапа проекта: окончательное утверждение
Учти это:
Ваша команда завершила сборку продукта, и после тщательного тестирования и проверки вы, наконец, готовы.
Но пока не слишком волнуйтесь.
Вы все равно должны передать его основные заинтересованные стороны.
Если проект соответствует стандартам, ваши заинтересованные стороны физически предлагают свое одобрение. (Возможно, не буквально.)
Ваша команда может, наконец, поднять бокал за завершение проекта; Вы достигли последнего рубежа!
Эти вехи применимы к любому проекту, независимо от отрасли. Однако, как руководитель проекта, вы можете создавать контрольные точки проекта, которые помогут вам в планировании, выполнении и отслеживании хода выполнения проекта.
Заключение
Когда дело доходит до этого, вехи проекта — это то, что заставляет вас и ваш проект двигаться вперед. Они несут ответственность за помощь вам в достижении ваших целей и предоставлении результатов вашему клиенту. Это элементы, которые дадут вам знать, правильно ли ваши сотрудники выполняют свою работу, и позволят вам уложиться в сроки. Тем не менее, важно быть готовым к проблемам на этом пути. Вы можете следовать примерам вех проекта, чтобы создать веху для своего проекта. Знание того, как настроить этапы и спланировать их, поможет вам и вашей команде лучше подготовиться.
Основные этапы проекта: часто задаваемые вопросы
Какова продолжительность вехи?
Вехи обычно не имеют продолжительности; однако для некоторых этапов может потребоваться один. Например, предположим, что ваш проект имеет веху утверждения после фазы, и вы знаете, что процедура утверждения займет неделю.
Что такое веха проекта в управлении проектами?
Вехи в управлении проектами используются для обозначения даты начала или окончания проекта, внешних оценок или входных данных, проверки бюджета, представления основных результатов и т. д.
