GERENCIAMENTO DE MARCOS DO PROJETO: Guia detalhado com exemplos

marcos do projeto

Quando se trata de concluir qualquer projeto, você deve saber como ir do início ao fim. Embora possa parecer simples ou que seja tudo sobre as tarefas, a verdade é que os marcos são o elemento mais significativo. Sim, você deve executar as responsabilidades atribuídas a você no projeto. E você deve ter o objetivo final em mente. No entanto, se você não definir marcos ao longo do projeto, será difícil manter o ritmo necessário ou determinar se está no caminho certo. É aqui que entram os marcos do projeto. Vamos ver o que significa marco no gerenciamento de projetos e exemplos típicos dos marcos.

O que são marcos do projeto?

Os marcos do projeto são tarefas específicas que devem ser concluídas para o projeto dentro de um determinado prazo. Esses são os pontos na linha do tempo em que você espera ter algum grau mensurável de trabalho concluído que pode ser entregue a um gerente de projeto ou até mesmo a um cliente. Os marcos devem ser mais significativos do que as pequenas tarefas que você completa diariamente. Isso porque eles têm como objetivo informar se você concluirá ou não o projeto no prazo.

‍O que é um marco no gerenciamento de projetos?

Um marco é um momento decisivo no ciclo de vida de um projeto que é usado para acompanhar o progresso em direção ao objetivo final. Um marco no gerenciamento de projetos serve como um marcador para a data de início ou término de um projeto, avaliações externas ou entradas, verificações de orçamento, envio de uma entrega importante e assim por diante. É um ponto de referência que denota um evento significativo ou um ponto de decisão de ramificação dentro de um projeto.

Por que os marcos do projeto são importantes?

Os marcos garantem que sua equipe esteja progredindo na direção certa. Mas isso não é tudo.

Aqui estão algumas coisas adicionais que você pode fazer com marcos:

  • Crie um bom plano de projeto e estrutura.
  • Fique de olho no andamento do projeto.
  • Identifique possíveis gargalos.
  • Determine quando o projeto será feito.

O ponto final é útil quando você precisa responder à pergunta favorita do seu stakeholder: “Você já terminou?” ”

Como definir marcos do projeto

Como você cria os marcos do projeto? Isso exigirá um exame detalhado do objetivo geral do projeto, bem como dos trabalhos que o compõem. O que deve ser feito para que o projeto seja um sucesso? Faça uma lista das entregas finais que você deve produzir, bem como o prazo que foi definido. Você pode querer estabelecer um prazo mais cedo do que o acordado para dar a si mesmo alguma margem de manobra em caso de complicações.

Em seguida, anote todas as tarefas importantes que devem ser concluídas ao longo do caminho para cumprir o prazo. Quais são as principais responsabilidades que indicam que você está no caminho certo? Esses são os marcos do projeto. Você pode ter um a cada mês para um projeto de curto prazo e um a cada trimestre para um projeto de longo prazo. A ideia é ter uma configuração que funcione para o tipo de projeto em que você está trabalhando.

Tenha em mente que um marco não precisa ser uma atividade única. Pode ser um grupo de tarefas, ou pode ser terminar o componente de design do projeto ou finalizar as plantas. Seu marco pode ser uma variedade de coisas. A característica mais crucial é que é fundamental para a conclusão do projeto e indicará se você está no caminho certo ou não.

Quem cria o marco do projeto no gerenciamento de projetos?

Quando se trata de criar marcos do projeto, várias partes interessadas devem estar envolvidas. Primeiro, converse com o cliente sobre o que ele realmente quer do projeto. Eles determinarão a entrega final e vocês dois (e possivelmente um chefe ou gerente) decidirão o prazo para essa entrega final. Isso ajuda você a planejar tudo o que precisa ser feito nesse meio tempo e iniciar o processo de definição de marcos.

Você também deve discutir com o cliente qualquer entregáveis ​​intermediários que eles desejam. Eles podem querer que você forneça atualizações menores durante o projeto. Eles podem ter outras entregas que gostariam de ver enquanto você trabalha no projeto. Em qualquer um desses cenários, esses tipos de documentos e atualizações serão marcos que você deseja destacar e garantir o cumprimento para manter seu cliente satisfeito. Estes podem ter prazos que você e o cliente, ou você e sua gerência, concordam com antecedência.

O que observar ao criar marcos em seu gerenciamento de projetos

Quando se trata de marcos do projeto, há algumas coisas a serem lembradas. Você deve ficar de olho em cada uma dessas coisas para se manter no caminho e no objetivo. Se você não considerar todos esses fatores ao criar seu gráfico e linha do tempo, poderá ter sérios problemas na hora de executar o projeto final. Você pode descobrir que não está concluindo as tarefas no prazo, o que não será aceitável para sua gerência ou clientes.

#1. Dependências

As dependências são uma das primeiras coisas a serem consideradas ao definir cronogramas e marcos do projeto. Qualquer lugar em que um dos membros de sua equipe ou uma de suas equipes menores dependa de outro é uma fonte potencial de problemas. É um local onde pode haver um atraso na entrega, resultando na incapacidade da equipe ou indivíduo seguinte de executar a tarefa que lhes foi atribuída. Isso é algo a ter em mente ao criar um marco.

#2. Atrasos que estão além do seu controle

Quando falamos de atrasos além do seu controle, estamos nos referindo a problemas com a obtenção de suprimentos ou itens de comerciantes externos. Esses problemas podem ocorrer por diversas causas e a qualquer momento durante a configuração e execução do projeto. Você pode acabar com algo que está incorreto ou não chega. Pode haver complicações com fornecedores ou até mesmo enviar itens para sua localização. Você deve levar em conta cada um desses fatores ao desenvolver seus marcos.

#3. Atrasos da equipe

Atrasos de equipe são coisas que acontecem dentro de sua equipe. São coisas como alguém ficando doente ou sua equipe entrando em greve. Há várias maneiras pelas quais as pessoas em suas equipes podem retardar o processo, intencionalmente ou não, e você quer estar preparado para qualquer possibilidade. Sempre haverá certas coisas além do seu controle dentro da equipe, ou lentidão que você não pode explicar, mas na maioria das vezes, você pode criar buffers para lidar com elas.

#4. Mudanças no cliente

Enquanto você está trabalhando em um projeto, é sempre provável que seu cliente faça alterações ao longo do caminho. Você deve garantir que está preparado para qualquer tipo de modificação que eles possam solicitar e que seus marcos sejam atualizados para refletir isso. Se um cliente fizer uma alteração em um dos marcos, informe como isso afeta os outros marcos e o prazo geral. É melhor tentar manter-se na pista o máximo possível, mas isso nem sempre será possível. Seja claro com os clientes sobre as implicações de seus ajustes para o projeto.

#5. Cronogramas que são mais longos do que o esperado

Toda a sua equipe fornecerá prazos e estimativas de quanto tempo vários aspectos do projeto levarão. A melhor coisa que você pode fazer é incorporar um buffer nessas regiões para garantir que você esteja preparado para mais atrasos. Algo que você acreditava que levaria uma semana pode levar duas semanas, enquanto algo que você pensou que levaria um dia pode levar vários dias ou mais. Reserve algum tempo adicional para cada trabalho para que você não fique para trás se algo não sair conforme o planejado.

#6. Necessidades imprevistas

Você pode começar a trabalhar em seu projeto apenas para saber que existem requisitos adicionais que você não previu. Talvez você tenha pensado que poderia se virar com o projeto que tem, apenas para descobrir que não funcionou. Ou talvez você esperasse que o cliente fornecesse um item específico para o projeto, mas ele não o fez. Todas essas necessidades imprevistas terão um impacto na sua capacidade de cumprir os marcos que você definiu, o que significa criar espaço adicional.

Quais são alguns exemplos de marcos do projeto?

Agora que você sabe o que é um marco de gerenciamento de projetos, vejamos alguns exemplos dos eventos que são comumente usados ​​como marcos de projeto:

Aqui estão cinco exemplos típicos de marcos de projetos:

  1. Aprovação do projeto
  2. Examine os requisitos
  3. Aprovação do projeto
  4. Marcos para cada fase do projeto
  5. A permissão final é necessária.

Vejamos cada exemplo de marco de projeto com mais detalhes:

Exemplo nº 1 de um marco do projeto: aprovação do projeto

Este é normalmente o primeiro marco significativo no ciclo de vida de um projeto.

Quando uma parte interessada significativa do projeto ou a gerência sênior aprova o projeto, isso dá à equipe do projeto a luz verde para começar a trabalhar nele.

Exemplo nº 2 de um marco do projeto: Revisão de requisitos

Para este marco significativo, você deve revisar um plano de projeto com seus clientes e identificar o que o projeto exigirá.

Uma vez que tudo isso é aceito, você pode começar a trabalhar no projeto.

Exemplo #3 de Marcos do Projeto: Aprovação do Projeto

Agora você completou todos os requisitos do projeto. Excelente trabalho.

Agora, porém, é hora de criar o desenho do projeto e mostrá-lo ao cliente ou stakeholder.

Infelizmente, eles provavelmente fornecerão muitas informações e gritarão essas três frases terríveis… “faça mais uma vez”

E quando eles finalmente gostam e aprovam (depois de um milhão de tentativas!), você alcançou mais um marco importante.

Exemplo nº 4 do marco do projeto: marcos da fase do projeto

Seu projeto está bem encaminhado e sua equipe está trabalhando duro para desenvolver e implementar a solução proposta.

Trabalhar em um projeto, por outro lado, não é apenas uma atividade longa e demorada.

Um projeto é normalmente separado em fases como “fase de desenvolvimento” e “fase de teste”.

Usamos marcos nas datas de 'início' e 'fim' de cada fase para distinguir claramente entre esses estágios.

Não é conveniente?

Exemplo #5 de um marco do projeto: aprovação final

Considere isto:

Sua equipe concluiu a construção do produto e, após extensos testes e inspeções, você finalmente está pronto.

Mas não fique muito animado ainda.

Você ainda deve transmiti-lo ao os principais interessados.

Se o projeto atende aos padrões, seus stakeholders oferecem sua aprovação fisicamente. (Talvez não literalmente.)

Sua equipe pode finalmente fazer um brinde à conclusão do projeto; você alcançou o marco final!

Esses exemplos de marcos se aplicam a qualquer projeto, independentemente do setor. No entanto, como gerente de projeto, você tem permissão para criar os marcos do projeto que o ajudarão a planejar, executar e acompanhar o andamento do projeto.

Conclusão

Quando se trata disso, os marcos do projeto são o que mantém você e seu projeto avançando. Eles são responsáveis ​​por ajudá-lo a alcançar seus objetivos e entregar os resultados ao seu cliente. Eles são os itens que permitem que você saiba se sua equipe está executando seu trabalho corretamente e permitem que você cumpra todos os seus prazos. No entanto, estar preparado para problemas ao longo do caminho também é essencial. Você pode seguir os exemplos de marcos do projeto para criar um marco para seu projeto. Saber como configurar e planejar marcos pode ajudar você e sua equipe a se prepararem melhor em todos os aspectos.

Perguntas frequentes sobre marcos do projeto

Qual é a duração de um marco?

Os marcos geralmente não têm duração; no entanto, alguns marcos podem exigir um. Por exemplo, suponha que seu projeto tenha um marco de aprovação após uma fase e você saiba que o procedimento de aprovação levaria uma semana.

O que é o marco do projeto no gerenciamento de projetos?

Os marcos no gerenciamento de projetos são usados ​​para marcar a data de início ou término de um projeto, avaliações externas ou entradas, verificações de orçamento, envio de uma entrega importante e assim por diante.

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