“Unidos resistimos, divididos caímos”, como diz o ditado, refere-se a mais do que apenas filmes de guerra e séries de TV de super-heróis. Também é uma excelente ilustração de por que a integração de ERP é fundamental para administrar um negócio bem-sucedido. Sua empresa pode agilizar procedimentos e gerar receita combinando vários softwares “melhores da categoria” para construir ou fortalecer uma solução de ERP quase personalizada. Então, o que exatamente é o software ERP e o que implica a integração nesse contexto? Neste artigo, exploraremos essas definições básicas juntamente com a estratégia do sistema ERP e a integração entre os sistemas de software CRM e ERP.
O que é ERP (Enterprise Resource Planning)?
Um sistema ERP é um tipo de software que permite às empresas coletar, armazenar, gerenciar e analisar informações e documentos relevantes para as atividades comerciais.
Essas atividades podem ser classificadas da seguinte forma:
- Gestão da cadeia de abastecimento: o gerenciamento da cadeia de suprimentos envolve acompanhar o status de bens e serviços em toda a cadeia de suprimentos e trabalhar diretamente com vendedores e fornecedores.
- Gerenciamento de pedidos: O gerenciamento de pedidos envolve a conversão de uma cotação em um pedido de venda e, em seguida, o envio de uma fatura gerada pelo sistema para o novo cliente o mais rápido possível.
- Concursos: Crie RFPs rapidamente, transmita-os a fornecedores aprovados, colete respostas e entregue pedidos de compra assim que os fornecedores forem escolhidos.
- Dados: visualize muitas formas de dados por meio de um único painel para melhorar a tomada de decisões em áreas como preços, gerenciamento de estoque, assistência ao cliente e assim por diante.
Existem inúmeras outras maneiras de usar um sistema ERP, mas esses exemplos demonstram o quão versátil e poderoso é o software. Além disso, essa adaptabilidade explica porque a plataforma é utilizada para uma ampla gama de operações corporativas.
Por fim, os sistemas ERP podem ser acessados na nuvem, no local ou como parte de uma implantação híbrida. No entanto, com a crescente necessidade de software baseado em nuvem, os fornecedores de ERP estão migrando rapidamente para a nuvem, se é que ainda não o fizeram.
O que é Integração ERP?
Agora que você entende o que é um ERP e como selecionar o melhor software ERP, você deve investigar a Integração ERP.
Integração ERP é simplesmente o processo de conectar e sincronizar seu software ERP com outros aplicativos de negócios, como eCommerce (front-end), CRM (Customer Relationship Management), EDI (Electronic Data Interchange), ferramentas de marketing, como análises e outros bancos de dados e pontos de dados com os quais sua empresa opera.
Em suma, conectar todos os pontos que uma empresa usa para inserir, gerenciar, rastrear e produzir dados significativos e importantes. Uma vitrine de comércio eletrônico, por exemplo, é onde um visitante envia um lead, solicita uma demonstração e/ou compra um produto.
Em geral, suas melhores soluções ou software de integração de ERP devem fazer interface com todas as outras plataformas e sincronizar dados de omnicanais. É isso que a Integração com ERP oferece.
Exemplos de integração com ERP
A seguir estão cinco processos de negócios típicos que podem se beneficiar da integração de ERP.
#1. Sincronize pedidos entre seu ERP e CRM
Quando um pedido é adicionado à sua plataforma de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM), ele deve ser adicionado à sua solução de integração de ERP o mais rápido possível. Caso contrário, você corre o risco de adiar o restante das fases iniciais do envolvimento do cliente, como entrega de faturas, integração do cliente e assim por diante.
É possível combinar um software ERP com um CRM para evitar atrasos. A partir daí, você pode configurar um fluxo de trabalho que faça um pedido duplicado no sistema de integração do ERP sempre que um novo pedido do cliente for feito no CRM.
#2. Notificar a gerência quando eles precisam aprovar um pedido de compra
Aprovações internas para ordens de compra são necessárias para que sua equipe acesse rapidamente os recursos necessários. Para lidar com esse processo de negócios, conecte seu ERP à sua plataforma de comunicação comercial e crie um fluxo de trabalho que funcione da seguinte maneira: sempre que uma PO é enviada para revisão, os aprovadores apropriados são notificados por meio de um canal na plataforma de comunicação comercial e solicitados a revisar o documento.
#3. Crie uma fatura em seu ERP assim que ela chegar ao seu sistema de gerenciamento de gastos
Para agilizar o processamento de faturas e garantir que nenhum pagamento atrase - ou pior, nunca seja feito - você pode integrar sua solução ERP com uma ferramenta de gerenciamento de gastos e configurar um fluxo de trabalho no qual uma fatura duplicada é emitida no ERP sempre que uma fatura chega no ferramenta de gerenciamento de gastos.
#4. Gerencie documentos importantes em seu ERP sem sair do aplicativo de armazenamento de arquivos
Pode ser difícil acompanhar todos os documentos do seu ERP e fazer alterações em qualquer um deles ao longo do tempo. Você pode encontrar qualquer coisa mais rapidamente integrando a plataforma com um aplicativo de armazenamento que você conhece. Depois de integrado, você pode compartilhar rapidamente documentos do ERP com o aplicativo de armazenamento, bem como fazer com que as alterações feitas em uma plataforma sejam transferidas para a outra.
#5. Simplifique os reembolsos assim que uma solicitação chegar à sua ferramenta ITSM
Oferecer uma experiência de classe mundial ao cliente implica responder rapidamente às demandas do cliente. O reembolso não é exceção. Para agilizar esse processo, conecte seu ERP a um ITSM e faça com que o primeiro inicie imediatamente o processo à medida que o funcionário que lida com o cliente cria a solicitação no último.
Quais são os benefícios da integração com o ERP?
A seguir estão algumas das vantagens da integração do ERP:
#1. Ele permite que você se livre dos silos de dados.
Os silos de dados, que ocorrem quando as informações estão disponíveis apenas em aplicativos específicos, podem ter uma ampla gama de consequências negativas para você e seus colegas.
- Os funcionários podem ignorar a existência de dados específicos, impedindo-os de fazer uso deles.
- Os funcionários podem encontrar atrasos na obtenção dos dados de que precisam, resultando em consequências que afetam os resultados (por exemplo, um tempo de resposta do lead lento).
- Os funcionários podem eventualmente abandonar a busca de acesso aos dados se encontrarem atrasos e gargalos que ocorrem com qualquer solicitação.
Um sistema de integração de ERP bem integrado pode prevenir e dissolver silos de dados com eficiência. Por que? Porque uma vez que o aplicativo está vinculado a outros, os funcionários podem obter os dados de que precisam nos aplicativos que já usam. Isso se aplica a uma ampla gama de equipes, incluindo marketing, finanças, cadeia de suprimentos, recursos humanos e vendas.
#2. Ele permite que você mantenha um sistema ERP legado.
Em muitas circunstâncias, seu sistema legado ainda é importante; ele só tem uma interface de usuário antiquada. Ao integrá-lo com um UI moderno, como um projetado em uma plataforma como OutSystems, você pode manter os benefícios que ele oferece, evitando o incômodo do UI e os altos custos associados à sua substituição.
#3. Ele auxilia sua equipe a evitar erros humanos dispendiosos.
Sua equipe seria forçada a realizar considerável troca de aplicativos e entrada de dados se você não integrasse seu software ERP com o restante de seus aplicativos e permitisse que os dados fluíssem sem esforço entre eles. Esses processos manuais expõem sua equipe a erros dispendiosos, como o preenchimento incorreto de uma ordem de compra, a emissão de um reembolso para o cliente errado e assim por diante.
#4. Aumenta a satisfação dos funcionários
O envolvimento dos funcionários pode ser aumentado, permitindo que eles se concentrem menos em tarefas manuais monótonas e mais em projetos inteligentes e críticos para os negócios.
O maior envolvimento dos funcionários, por sua vez, provavelmente resultará em uma série de vantagens para sua empresa, como maior produtividade dos funcionários ou menor atrito.
#5 Melhora a experiência do cliente.
É mais provável que sua equipe ofereça experiências de primeira linha ao cliente se os gargalos internos nas atividades relacionadas ao cliente forem removidos.
Além disso, mantendo todos os dados do cliente consistentes e atualizados em tempo real em todos os seus aplicativos, suas equipes podem colaborar de forma mais eficaz para ajudar os clientes e solucionar quaisquer problemas que surjam. Por exemplo, um representante de sucesso do cliente pode ter dificuldade em receber o pagamento inicial da fatura de um cliente. Eles podem notificar um colega financeiro, que pode confirmar isso rapidamente e, posteriormente, estender a data de pagamento do cliente no sistema de integração ERP.
Diferentes tipos de integração de ERP
Embora vários tipos de software de negócios possam ser acoplados ao ERP, é fundamental garantir a conectividade do sistema ERP com os seguintes aplicativos importantes. As integrações de ERP são classificadas com base no objetivo de negócios que atendem, no ponto problemático que abordam e nas plataformas com as quais fazem interface.
#1. Integração de ERP de comércio eletrônico
Em termos de organização, a coleta de dados deve estar sempre vinculada à implementação. A loja de comércio eletrônico – o ponto em que sua empresa se comunica com seus clientes pretendidos – é onde se origina a maioria dos dados do cliente ou aqueles que são externos à organização. No eCommerce, são gerados dados como leads, clientes, pedidos, transações e estatísticas de envio.
#2. CRM Integração ERP
O software de CRM é usado para adquirir e gerenciar dados de prospects e clientes, como informações de contato, detalhes da conta e possibilidades de vendas. A integração de dados entre os sistemas de software CRM e ERP fornece aos usuários de ERP uma melhor visibilidade dos leads do funil de vendas, registros e contas de informações e dados do cliente, além de rastrear e contabilizar os níveis de vendas por conversão pós-venda do cliente. Isso é causado por uma falha na comunicação entre seu programa ERP e o aplicativo CRM. Por isso a integração entre ERP e CRM é fundamental, principalmente para gerar sinergia entre Demanda (CRM) e Suprimento (ERP).
Benefícios comuns da integração CRM ERP:
- As equipes podem trabalhar juntas para atender a um requisito do cliente.
- As conversões e o desempenho do funil de vendas foram aprimorados.
- O prazer do cliente resulta de um atendimento rápido e eficaz.
- Devido aos sistemas ERP CRM vinculados, as informações dos clientes são consistentes em todos os sistemas e departamentos.
#3. Integração de Gerenciamento de Projetos com ERP
O gerenciamento de projetos é outra tarefa essencial para qualquer empresa, especialmente as grandes. Ele contém todas as informações sobre o projeto atual, incluindo quem trabalha em quais tarefas, prazos e outras informações relacionadas à atividade.
#4. Integração de Business Intelligence com ERP
O software de inteligência de negócios pode ajudar sua empresa a alcançar novos patamares. Ele ajuda oferecendo insights em uma variedade de frentes que auxiliam as partes interessadas na tomada de decisões sobre introdução de novos recursos, diversificação de negócios, lançamento de novos produtos, penetração de mercado em novas áreas, previsões e metas para o futuro ano fiscal e assim por diante.
#5. Integração ERP EDI
Electronic Data Interchange (EDI) é uma estrutura que permite trocas eletrônicas de dados em um formato predefinido entre empresas, como parceiros comerciais, fornecedores, distribuidores e outros.
Como desenvolver uma estratégia de integração de ERP?
Trabalhar com as seguintes perguntas em ordem sequencial (e em um ciclo recorrente, como a cada 6 meses) ajudará você a estabelecer uma abordagem poderosa ao longo do tempo:
#1. Quais são os objetivos de negócios da integração do ERP?
Se o objetivo é melhorar a eficiência dos processos existentes, você pode contar com sua equipe de integração interna para criar e gerenciar a solução. Se, por outro lado, você deseja inovar um processo financeiro ou relacionado a vendas, provavelmente deve envolver a equipe de negócios (já que é mais provável que eles entendam o processo e os aplicativos que o acompanham).
#2. Quais são seus casos de uso de integração de ERP?
Responder a essa pergunta pode ajudá-lo a identificar os aplicativos que você precisa vincular ao seu sistema ERP e quais equipes você precisa incluir.
#3. Quais são os requisitos não funcionais para suas integrações de ERP?
Em outras palavras, você deve especificar como espera que seus conectores de ERP se comportem em termos de disponibilidade, segurança e escalabilidade, entre outras métricas.
#4. Que tipo de plataforma você deve adotar?
Com base em seus objetivos de negócios e requisitos não funcionais, você deve ser capaz de identificar as soluções de integração que melhor atendem às suas necessidades.
Desafios na Integração ERP
A seguir estão alguns dos desafios de integração de ERP mais significativos:
- Escolhendo a Melhor Estratégia de Integração ERP
- Mantendo a Integração do seu ERP
- Especialização em Integração de Sistemas ERP
- Incluindo Personalização
- Padronização de dados entre aplicativos
Quais são as três abordagens para a integração de ERP?
Existem vários métodos de implantação de ERP, mas os três mais comuns são integrações ponto a ponto (P2P), barramento de serviço corporativo (ESB) e plataforma de integração como serviço (iPaaS).
O que é ERP x CRM?
O ERP auxilia as empresas na execução de operações bem-sucedidas, integrando seus sistemas financeiros e operacionais em um banco de dados centralizado, enquanto o CRM auxilia as empresas no gerenciamento de como os clientes se envolvem com suas organizações. Ambos servem como instalações de armazenamento de dados cruciais.
Como o ERP se integra a uma organização?
A integração do ERP é o processo de vincular seu sistema ERP a outro software em sua empresa. A integração permite que seus sistemas comuniquem dados e informações vitais para várias atividades de negócios. É um método de automatizar processos regulares e aumentar a produtividade corporativa geral.
Quais são as 4 principais fases da implementação do ERP?
Quatro estratégias de implementação de ERP são as seguintes:
- big bang
- Implementação em fases
- Adoção paralela
- HÍBRIDO
Quais são os 4 tipos de arquitetura de ERP?
Os quatro tipos de arquitetura de ERP são os seguintes:
- A arquitetura monolítica do ERP
- A arquitetura pós-moderna do sistema ERP
- Software ERP baseado em nuvem
- ERP no local
SAP é CRM ou ERP?
Salesforce e SAP são ambos CRMs estabelecidos que fornecem a funcionalidade de CRM padrão, como automação da força de vendas, gerenciamento de pipeline e SaaS ou acesso à nuvem. Eles ajudam os representantes de vendas e gerentes a simplificar fluxos de trabalho e rastrear leads para otimizar as operações de vendas.
O SAP é um sistema ERP?
A SAP é considerada líder de mercado em ERP operacional baseado em nuvem. Descubra os benefícios do ERP em nuvem para suas operações de negócios e por que a SAP foi nomeada líder em software ERP habilitado para nuvem.
O Salesforce é um CRM ou ERP?
Embora a Salesforce seja a plataforma de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM) líder mundial, ela não é uma solução de Planejamento de Recursos Empresariais (ERP).
Conclusão
A integração do sistema ERP deve mudar e se desenvolver junto com a tecnologia. Isso abrange as ferramentas disponíveis para a integração do ERP, bem como as próprias metodologias de implementação. Devido à estratégia de ERP pós-moderna, a integração de ERP está aumentando atualmente. Se você esteve conosco até aqui, aprendeu tudo o que há para saber sobre integração de ERP.
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Referências
