O QUE É UM RELATÓRIO DE DESPESAS? Tipos, importância e como criar um

Como gerente financeiro de uma empresa em crescimento, você pode se encontrar em uma situação desafiadora no que diz respeito ao controle de suas despesas. Um relatório de despesas é um documento vital que considero essencial para discriminar e categorizar as despesas incorridas pelos funcionários em nome da organização. É uma ferramenta valiosa para rastrear gastos empresariais, buscar reembolso e facilitar processos relacionados a impostos. Compreender a importância dos relatórios de despesas e como criá-los é crucial para uma gestão financeira eficiente dentro de uma empresa. Tenho certeza que você deseja mais informações sobre os relatórios de despesas, seus exemplos, formato e modelo de relatório de despesas, que você pode conferir. Isso pode ajudá-lo a controlar os gastos do seu negócio e do projeto e a se organizar para a época do imposto.

Pontos chave

Um relatório de despesas é um documento vital para discriminar e categorizar as despesas incorridas pelos funcionários em nome da organização. É uma ferramenta valiosa para rastrear gastos empresariais, buscar reembolso e facilitar processos relacionados a impostos.

Um modelo de relatório de despesas é um formato pré-concebido que ajuda os funcionários a organizar e apresentar suas despesas de forma clara e consistente. Normalmente inclui seções para data, descrição de despesas, categoria, valor e quaisquer notas adicionais.

Um exemplo de relatório de despesas poderia ser um documento detalhando todas as despesas incorridas durante uma viagem de negócios, incluindo viagens, acomodação, refeições e outras despesas relacionadas. O relatório normalmente incluiria datas, descrições de custos, valores e recibos para verificação.

O formato do relatório de despesas organiza detalhes, incluindo data, tipo, descrição e valor. Também inclui seções para informações de funcionários, período de relatório, despesas totais e assinaturas de aprovação. Os espaços reservados podem ser ajustados para atender a requisitos específicos.

Os relatórios de despesas ajudam a monitorar os gastos da empresa e geralmente são gerados mensalmente, trimestralmente ou anualmente. Os relatórios de despesas mensais e trimestrais são essenciais para monitorar todas as compras da empresa nesse período.

O que é um relatório de despesas

Um relatório de despesas é quando um funcionário solicita o reembolso de uma despesa da empresa que pagou com seu próprio dinheiro. Essas despesas são registradas em papel ou relatório formal. Eles são organizados por categorias, como material de escritório, refeições ou quilometragem. Esses funcionários devem ser discriminados para que várias entidades sejam listadas junto com seus custos. Isso ajuda a fornecer mais detalhes no processo de auditoria para facilitar a aprovação do que listar as despesas incorridas. Normalmente, também é apresentado um relatório de despesas com os recibos correspondentes a cada compra discriminada.

Modelo de relatório de despesas

Um modelo de relatório de despesas é uma maneira fácil de controlar os gastos. Mas à medida que as despesas da sua organização aumentam, você desejará atualizar para um software de controle de despesas que economize tempo.

Um modelo gratuito de conta de despesas do Excel está disponível no Microsoft Office.
Este registro de milhagem para Excel pode ajudá-lo a rastrear e reembolsar sua milhagem.
Suas despesas de viagem são rastreadas e somadas usando este modelo de conta de despesas simples e imprimível.
Um modelo de conta de despesas em Word e PDF fácil de usar

Modelo de relatório de despesas Baixar

Baixe o modelo de relatório de despesas

Baixe agora

Exemplo de relatório de despesas

Um relatório de despesas é um documento que detalha todas as despesas incorridas durante uma viagem de negócios, incluindo viagens, hospedagem, refeições e outras despesas relacionadas. O relatório normalmente incluiria datas, descrições de despesas, valores e recibos para verificação.

Relatório de Despesas

Nome do funcionário: Johnson
Departamento: vendas
Período do relatório: janeiro de 2024

Data	Tipo de despesa	Descrição	Valor
01/05/24	Viagem	Voo de ida e volta para Nova York	$350.00
01/06/24	Alojamento	Estadia em hotel para reunião com cliente	$200.00
01/10/24	Refeições	Jantar com clientes	$75.00
01/15/24	Transporte	Tarifa de táxi para o aeroporto	$30.00
01/20/24	Abastecimento	Material de escritório para apresentação	$50.00
01/25/24	Gerais	Taxas de estacionamento	$20.00

Despesas totais: $ 725.00

Aprovação:

Certifico que as despesas acima foram precisas e incorridas durante os negócios da empresa.

Assinatura do empregado: ________________________
Data: _______________

Aprovação pelo Gerente:

Aprovo as despesas listadas acima.

Assinatura do Gerente: ________________________
Data: _______________

Confira nosso artigo sobre DESPESAS DE DÍVIDA RUIM - Definição, Estimativa e Cálculo

Leia agora

Neste exemplo, Johnson, um funcionário de vendas, preencheu o relatório de despesas de janeiro de 2024. Ele listou várias despesas incorridas durante as atividades comerciais, incluindo viagens, acomodação, refeições, transporte, suprimentos e despesas diversas. As despesas totais são de $ 725.00. Johnson assinou o relatório para certificar sua exatidão, e a aprovação de seu gerente também é necessária para o reembolso.

Formato do relatório de despesas

Aqui está um formato básico para um relatório de despesas:

Relatório de Despesas

Informação do empregado:

Nome: [Nome do Funcionário]
Departamento: [Nome do Departamento]
ID do funcionário: [ID do funcionário]
Período do relatório: [Data de início] a [Data de término]

Detalhes da despesa:

Data	Tipo de despesa	Descrição	Valor
[MM/DD/AA]	[Tipo de Despesa 1]	[Descrição da Despesa]	$ XX.XX
[MM/DD/AA]	[Tipo de Despesa 2]	[Descrição da Despesa]	$ XX.XX
[MM/DD/AA]	[Tipo de Despesa 3]	[Descrição da Despesa]	$ XX.XX
[MM/DD/AA]	[Tipo de Despesa 4]	[Descrição da Despesa]	$ XX.XX
[MM/DD/AA]	[Tipo de Despesa 5]	[Descrição da Despesa]	$ XX.XX
[MM/DD/AA]	[Tipo de Despesa 6]	[Descrição da Despesa]	$ XX.XX
[MM/DD/AA]	[Tipo de Despesa 7]	[Descrição da Despesa]	$ XX.XX
[MM/DD/AA]	[Tipo de Despesa 8]	[Descrição da Despesa]	$ XX.XX
[MM/DD/AA]	[Tipo de Despesa 9]	[Descrição da Despesa]	$ XX.XX
[MM/DD/AA]	[Tipo de Despesa 10]	[Descrição da Despesa]	$ XX.XX

Despesas totais: $[Valor total]

Recibos anexados: [Sim/Não]

Aprovação:

Certifico que as despesas listadas acima são precisas e foram incorridas durante o curso dos negócios da empresa.

Assinatura do empregado: ________________________
Data: _______________

Aprovação pelo Gerente:

Aprovo as despesas listadas acima.

Assinatura do Gerente: ________________________
Data: _______________

Este formato permite uma organização clara dos detalhes das despesas, incluindo data, tipo, descrição e valor. Também inclui seções para informações de funcionários, período de relatório, despesas totais e assinaturas de aprovação. Ajuste os espaços reservados conforme necessário para atender às suas necessidades específicas.

Como criar um relatório de despesas

Se você usa software de contabilidade para pequenas empresas, como QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks, provavelmente sabe que não pode criar ou preencher uma conta de despesas nesses e em sistemas semelhantes. Em vez disso, a maioria dos pacotes de software de contabilidade para pequenas empresas se uniu a aplicativos de contas de despesas de terceiros projetados para monitorar gastos e produzir contas de despesas. Você também pode usar um modelo do Microsoft Excel ou modelos online gratuitos.

Dependendo do seu negócio, do software de contabilidade que você usa e de quão automatizado você deseja que o processo seja, existem várias maneiras de preparar ou preencher uma conta de despesas. Independentemente das ferramentas que você usa, o mais importante é que você crie uma.

Como criar um relatório de despesas Baixar

Como criar um relatório de despesas

Baixe agora

Quem prepara um relatório de despesas?

As políticas da empresa e a natureza do negócio determinam a elegibilidade para o envio de contas de despesas. Muitas vezes, é restrito exclusivamente aos gestores; no entanto, em determinados cenários, os indivíduos autorizados a gastar dinheiro em necessidades comerciais aprovadas e a solicitar reembolso também podem enviar relatórios. Ocasionalmente, existe uma disposição em que qualquer pessoa pode enviar um relatório, mas isso exige o endosso de um gerente.

Leia também CONTABILIDADE DE GESTÃO: Um guia completo

Leia agora

Como as despesas devem ser relatadas?

As despesas devem ser relatadas das seguintes maneiras:

A data da transação de despesas.
O destinatário ou fornecedor do pagamento.
Um recibo em papel ou registro digital do pagamento.
Vinculação da despesa a um cliente ou projeto específico.
O valor total do pagamento, incluindo impostos e outros encargos associados.

Em alguns casos, os funcionários recebem uma certa quantia antecipadamente para cobrir despesas comerciais. Nesses casos, os relatórios de despesas acompanham as despesas efectuadas contra o pagamento antecipado. O departamento financeiro ainda registraria o valor reembolsado como despesa comercial, mas não haveria reembolso. Em vez disso, a equipe financeira deduziria o custo total do adiantamento do funcionário.

Qual é a diferença entre uma fatura e um relatório de despesas?

No grande esquema das negociações comerciais, uma fatura é uma mensagem que uma empresa envia aos seus estimados clientes, incentivando-os educadamente a pagar a conta pelos valiosos serviços ou bens que receberam. Por outro lado, um relatório de despesas é como um apelo humilde de um funcionário aos seus superiores, pedindo gentilmente o reembolso depois de terem arcado com as despesas incorridas enquanto representavam a empresa. Enquanto as faturas se concentram em pedir dinheiro aos clientes, os relatórios de despesas se concentram em pedir dinheiro de volta ao empregador, garantindo que os livros financeiros permaneçam equilibrados e que todos recebam o que lhes é devido.

Com que frequência os relatórios de despesas são feitos?

Os relatórios de despesas ajudam a rastrear os gastos da empresa e geralmente são gerados mensal, trimestral ou anual. Os relatórios mensais e trimestrais de despesas são essenciais para acompanhar todas as compras da empresa nesse período.

Importância do Relatório de Despesas

Crédito: pressfoto

Aqui estão os benefícios dos relatórios de despesas:

#1. Acompanhamento de gastos

Os relatórios de despesas permitem que as empresas monitorem e acompanhem seus gastos com precisão. Ao documentar todas as despesas incorridas pelos funcionários, seja para viagens, fornecimentos ou outros fins comerciais, as empresas podem obter informações sobre os seus padrões de despesas e identificar áreas onde os custos podem ser otimizados ou reduzidos.

#2. Controle de orçamento

Os relatórios de despesas ajudam as empresas a manter o controle sobre seus orçamentos. Ao registar e categorizar as despesas, as empresas podem comparar os gastos reais com os montantes orçamentados, permitindo-lhes identificar discrepâncias e tomar medidas corretivas para garantir que as metas financeiras sejam cumpridas.

#3. Reembolso

Os relatórios de despesas são a base para reembolsar os funcionários pelas despesas comerciais que pagaram do próprio bolso. Ao enviar relatórios de despesas detalhados, os funcionários podem garantir que serão reembolsados com precisão e rapidez, aumentando o moral e a motivação.

#4. Conformidade e Auditoria

Os relatórios de despesas são cruciais para garantir a conformidade com as políticas e requisitos regulamentares da empresa. As empresas podem demonstrar transparência e responsabilidade nas suas operações financeiras, documentando as despesas de forma completa e precisa. Além disso, os relatórios de despesas fornecem um registo de documentação que pode ser utilizado durante as auditorias para verificar a legitimidade das despesas e garantir a conformidade regulamentar.

#5. Razões fiscais

Crédito: rawpixel

Os relatórios de despesas são valiosos para fins fiscais. As empresas podem deduzir certas despesas de seus rendimentos tributáveis, reduzindo a sua responsabilidade fiscal. Ao manter relatórios de despesas detalhados e precisos, as empresas podem apoiar as suas deduções fiscais e minimizar o risco de auditorias ou penalidades por parte das autoridades fiscais.

Qual é o processo para relatórios de despesas?

Como preparar uma conta de despesas para sua pequena empresa

Estabeleça uma política.
Crie um modelo de rastreamento de despesas.
Guarde os recibos em local separado.
Verifique seus gastos duas vezes.
Resuma suas despesas e receitas.
Aprove relatórios rapidamente e lide com reembolsos.
5 melhores práticas para relatórios de despesas em sua empresa.

O que é um relatório de despesas diárias?

Os funcionários podem acompanhar seus gastos no final do dia usando um formulário de conta de despesas diárias. Quer você gerencie uma equipe pequena ou um grande escritório, um formulário de conta de despesas diárias em seu site o ajudará a economizar tempo e dinheiro.

O que você chama de relatório de despesas?

Um relatório de despesas detalha os custos associados ao funcionamento de uma empresa. Uma pequena empresa pode solicitar uma conta de despesas de funcionários para compensá-los por despesas comerciais, como gás ou alimentação.