O planejamento estratégico da força de trabalho é uma das ferramentas mais potentes que as empresas podem empregar para atingir suas metas de internacionalização em um mercado cada vez mais competitivo.
A força motriz e o elo fundamental entre a força de trabalho e a gestão de talentos é o planejamento. Uma equipe sólida de gerenciamento de capital humano é construída em torno de um plano de força de trabalho completo.
Embora muitas organizações reconheçam a importância de um melhor planejamento, a maioria carece de ferramentas e recursos para gerenciar e executar com sucesso as iniciativas estratégicas necessárias para criar resultados comerciais significativos.
Vamos começar definindo o planejamento da força de trabalho e por que ele é vital.
O que é Planejamento de Força de Trabalho?
O planejamento da força de trabalho é definido pela Society for Human Resource Management (SHRM) como o processo pelo qual uma organização analisa sua força de trabalho e determina os procedimentos necessários para satisfazer as demandas atuais e futuras de pessoal. Também implica determinar as estratégias mais eficazes e econômicas para atrair e reter talentos.
Qual a importância do planejamento da força de trabalho?
Quando você se comporta com intenção, está construindo seu futuro. A experiência do funcionário é significativamente influenciada pelo planejamento ágil da força de trabalho. Também auxilia as empresas na formação de equipes coesas que fornecem resultados de longo prazo, melhoram as relações com os investidores e fortalecem as capacidades de gestão de talentos.
O planejamento da força de trabalho permite que as empresas:
#1. Cumpra as metas financeiras
Finanças e recursos humanos são parceiros ideais para o planejamento da empresa. A colaboração produtiva dessas duas equipes melhora a colaboração conectando pessoas, processos e tecnologia.
Recursos financeiros e humanos, como qualquer colaboração eficaz, dependem um do outro, porque a força de trabalho é a principal fonte de receita e custo.
Para avaliar como a força de trabalho contribui para a empresa, o departamento financeiro deve examinar os dados das pessoas. Com esses dados, o RH pode gerenciar estrategicamente os recursos, empregar as pessoas certas no momento certo, lançar iniciativas de desenvolvimento de talentos e estabelecer uma combinação de força de trabalho ideal que corresponda às metas financeiras.
#2. Melhore o experiência do empregado
As pessoas estão no centro de um bom planejamento da força de trabalho. Quando uma empresa planeja com seus funcionários em primeiro lugar, ela prioriza e atende ao bem-estar deles, melhorando assim a experiência do funcionário.
O planejamento da força de trabalho pode ajudar sua empresa a obter agilidade nos negócios, alavancando os esforços de pessoas engajadas e suas capacidades distintas e individuais. Isso começa com estratégias de força de trabalho flexíveis adaptadas às suas experiências e requisitos.
Analisar sua força de trabalho permite identificar maneiras de aumentar a produtividade e a lucratividade. Isso garante que seus métodos de contratação estejam alinhados com as necessidades da empresa e que seus planos de força de trabalho estejam alinhados com sua estratégia corporativa.
#3. Incentive a colaboração.
O planejamento da força de trabalho é um processo colaborativo que promove a participação dos membros em toda a organização. Compreender os efeitos de atividades específicas em outras partes da organização requer uma série de percepções multifuncionais que só podem ser adquiridas por meio da colaboração. Além disso, a informação e a colaboração ampliam as perspectivas.
Uma estratégia concentrada é necessária para obter o máximo de sua equipe. Mas por onde você começa? Há quatro fatores principais a serem considerados ao desenvolver seu modelo de planejamento de força de trabalho.
4 princípios básicos de planejamento da força de trabalho
#1. Indivíduos apropriados
Algumas empresas dependem em grande parte da aquisição de novos membros da equipe para cumprir seus objetivos. Nesses casos, eles precisariam aumentar sua força de trabalho para processar suas cargas de trabalho.
As fronteiras globais derreteram no novo ambiente de negócios remoto, tornando possível encontrar a melhor pessoa, independentemente de onde ela more. Para localizar as melhores pessoas para sua empresa, amplie seu plano de aquisição de talentos além de sua área local.
Considere o seguinte:
- Uma busca global por talentos
- Fatores que influenciam os requisitos de pessoal
- Produtividade aumentada
#2. habilidades apropriadas
Conhecer as habilidades que sua organização exige de seus funcionários é crucial para enfrentar problemas futuros e preencher com eficiência as lacunas de habilidades. É fundamental identificar os níveis de experiência que dão suporte às habilidades estratégicas ao traduzir a contratação em estratégia e transformar modelos de negócios em resultados de longo prazo.
Considere o seguinte:
- Habilidades críticas exigidas em toda a empresa
- Como as habilidades afetam sua estratégia e modelo de empresa
#3. Local certo e momento certo
A expansão contínua exige colocar as pessoas certas nos lugares certos na hora certa, bem como ter as funções adequadas para colocá-las. Para conseguir isso, a equipe deve ser distribuída de maneira otimizada por toda a organização.
Também implica que as empresas devem desenvolver metas de negócios claras para contratar membros da equipe que sejam capazes de ajudar a organização a atingir os objetivos atuais e futuros.
Considere o seguinte:
- A distribuição de talentos e as demandas da empresa devem estar sincronizadas.
- Mudando a abordagem de contratação para atender aos objetivos corporativos
#4. preço correto
Planeje as despesas diretas e indiretas que você pode esperar durante a contratação, como custos de anúncio de emprego, horas gastas em entrevistas com candidatos, salário de novos funcionários, benefícios, seguros e assim por diante.
Entender essas despesas ajudará sua equipe a ficar dentro do orçamento. Isso também garantirá que você otimize as despesas contratando as pessoas certas quando elas são necessárias.
Considere o seguinte:
- Concentre-se em estratégias de corte de custos relacionadas a talentos.
- Orçamento para custos diretos e indiretos de recrutamento
- Orçamento apenas para os conjuntos de talentos e habilidades exigidos pela sua empresa
Esses conceitos devem servir como princípios orientadores para o planejamento estratégico da força de trabalho.
O que implica o planejamento estratégico da força de trabalho?
O planejamento estratégico da força de trabalho é produzido dentro de sua empresa, estabelecendo um processo que antecipa as necessidades atuais e futuras de emprego. Isso garantirá que sua corporação tenha os recursos necessários para atingir seus objetivos de negócios.
Você será capaz de projetar um plano estratégico de força de trabalho que atenda às metas pretendidas de longo prazo e preserve a lucratividade de longo prazo de sua empresa, utilizando análise de negócios, finanças e informações de RH e dados da equipe de compras.
O planejamento estratégico da força de trabalho ajudará você a desenvolver uma organização com níveis estáveis de emprego em todos os departamentos, as habilidades necessárias nas posições certas e um maior retorno sobre o investimento (ROI).
Perguntas e Ações de Planejamento Estratégico da Força de Trabalho
Como resultado, o planejamento estratégico da força de trabalho levanta as seguintes questões:
- Que novo trabalho é necessário para o sucesso futuro e como nosso trabalho atual mudará?
- Quais competências são necessárias para executar a estratégia de negócios?
- Que recursos internos temos?
- Como surge o mercado de trabalho externo?
- Qual é o abismo?
- Como preenchemos os espaços em branco?
- Onde existem os riscos críticos?
- Como avaliaremos a eficácia do plano?
Da mesma forma, as ações resultantes do planejamento estratégico da força de trabalho incluirão:
- Adquirir novos talentos ou desenvolver pipelines de talentos internos e roteiros de aprendizado
- Criar caminhos para as pessoas se requalificarem e se redistribuírem em áreas onde a demanda está diminuindo
- Melhor retenção e engajamento.
Quando essas circunstâncias forem atendidas, sua força de trabalho estará mais bem posicionada para cumprir as metas de longo prazo de sua empresa.
Dada a importância do planejamento estratégico da força de trabalho para a saúde de longo prazo de uma organização, vejamos as medidas que você pode tomar para estabelecer seu processo de planejamento da força de trabalho.
Etapas do planejamento estratégico da força de trabalho - um modelo faça você mesmo
Nesta seção, examinaremos um modelo de planejamento da força de trabalho e as várias fases envolvidas.
O planejamento da força de trabalho gira em torno de três etapas principais. O primeiro passo é fazer um estudo de força de trabalho. A segunda é uma projeção do futuro. O terceiro componente é uma futura análise da força de trabalho. Vamos examiná-los um por um.
#1. Um exame da atual composição da força de trabalho
O planejamento da força de trabalho começa com a base de funcionários atual. Ele fornece uma resposta à questão de quais pessoas e capacidades uma organização possui atualmente.
Ao avaliar a composição da força de trabalho existente, há dois aspectos a serem considerados. Estes são a qualidade da força de trabalho e a quantidade da força de trabalho.
1. Qualidade da Força de Trabalho
A qualidade da força de trabalho é determinada tanto pelo desempenho atual quanto pelo potencial futuro. Todos nós já ouvimos os termos “alto desempenho” e “alto potencial”. São pessoas que se saem muito bem hoje ou se espera que tenham um desempenho excepcionalmente bom no futuro (próximo).
Avaliar a qualidade da força de trabalho cria a estrutura para uma gestão eficaz de talentos. O objetivo da gestão de talentos é maximizar todo o potencial dos funcionários. As empresas dedicam tempo e dinheiro para permitir que seus funcionários tenham um bom desempenho.
A qualidade da força de trabalho é analisada na primeira etapa da análise da formação atual da força de trabalho. Os funcionários são avaliados com base em seu desempenho atual, bem como em seu potencial futuro.
A estrutura de grade de 9 caixas é uma boa ilustração disso. Auxilia no mapeamento da força de trabalho. Esse mapa é útil, pois permite que o RH gerencie o pessoal com mais eficiência.
Parte da responsabilidade do planejador estratégico da força de trabalho é vislumbrar o futuro, o que envolve levar em consideração as tendências do mercado e as habilidades crescentes. Se uma corporação deseja aprimorar seus recursos de aprendizado de máquina, por exemplo, o desempenho e o potencial atuais podem não equivaler ao desempenho e ao potencial futuros. É muito mais difícil mapear o potencial do funcionário em um caminho divergente.
Diferentes pessoas exigem diferentes políticas de gestão de talentos.
- Coaching e treinamento são necessários para alto potencial.
- Gerentes de alto potencial requerem treinamento em gerenciamento.
- Os grandes empreendedores com pouco potencial não devem receber aumentos ou promoções porque não podem crescer muito mais. Isso resultaria em uma organização de alto peso. Além disso, se os trabalhadores pararem de trabalhar efetivamente, há pouca motivação para eles saírem porque são bem pagos. Esses tipos de problemas são comuns no setor bancário.
- Trabalhadores com baixo potencial não devem receber aumentos ou promoções. Essas são as pessoas que você deve dispensar porque elas serão mais felizes em um trabalho diferente.
Com base nesse simples mapa de qualidade em grade de 9 caixas, poderíamos escrever um livro sobre várias táticas de gestão de talentos. O objetivo deste exemplo é demonstrar a eficácia de um exercício básico de planejamento da força de trabalho na estruturação de um processo complicado, como o gerenciamento de talentos.
2. Tamanho da força de trabalho
A próxima etapa é avaliar o tamanho da força de trabalho usando uma matriz de fluxo de pessoal. Essa matriz leva em consideração novas contratações, rotatividade de funcionários e promoções internas.
Esta matriz divide o pessoal em quatro categorias:
- alta gerência
- Administração média
- equipe de produção
- equipe de suporte.
A matriz mostra o número de funcionários em cada categoria em 1º de janeiro de 2018. Por exemplo, a alta administração (categoria A) tem 45 funcionários. 28 deles permaneceram até 1º de janeiro de 2019, 15 saíram e dois foram rebaixados para a gerência intermediária.
Este modelo retrata os fatores de risco da organização. Nesse caso, a rotatividade da alta administração é assustadoramente alta. Também retrata a mobilidade interna e externa, bem como uma visão geral dos desenvolvimentos mais significativos da organização.
Este modelo é bastante simples. Informações adicionais (como o número total de substituições internas) podem ser adicionadas, as categorias podem ser movidas para diferentes departamentos e os dados podem ser filtrados com base em indivíduos com determinadas características ou conjuntos de habilidades. Se você comparar este resumo para ambos os sexos, forneceria uma excelente visão geral em termos de diversidade na mobilidade interna.
Os dados também podem ser filtrados com base no tipo de função. Nem todo funcionário da empresa é de missão crítica. Faria sentido, por exemplo, concentrar-se em funções importantes. São os 20% da organização que são responsáveis por 80% dos seus resultados.!
#2. Prever o futuro: Use a análise de cenários para criar futuros potenciais.
É útil saber onde você está agora. Para estar preparado para o futuro, você deve primeiro entender o que pode acontecer.
O futuro é impossível de prever, no entanto, cenários de resultados futuros prováveis podem ser criados. Isso pode ajudá-lo a criar planos de ação com antecedência.
#3. Um exame da futura formação da força de trabalho
A fase final é examinar a futura composição da força de trabalho. Há uma distinção entre as formações esperadas e pretendidas.
1. Formação futura esperada
A formação projetada é a formação em 3-5 anos se a empresa continuar fazendo o que está fazendo agora. A matriz de fluxo de pessoal que apresentamos anteriormente é útil neste caso, pois permite extrapolar essas estatísticas para um período de tempo mais longo.
A questão é se a formação futura esperada corresponde à formação desejada.
2. Formação futura desejada
A indústria de transportes é um exemplo. De acordo com uma avaliação recente do Fórum Internacional de Transportes, a demanda por motoristas nos Estados Unidos e na Europa diminuirá de 50 a 70% até 2030.
Em conversa recente com um amigo que trabalha em uma consultoria de tecnologia ferroviária, ele mencionou que os trens podem dirigir sozinhos e que a função do maquinista foi reduzida a alguém que precisa estar presente em caso de emergência. Dentro de dois a três anos, o operador não será mais necessário.
Esses tipos de mudanças são difíceis para a força de trabalho. A formação prevista indica que a força de trabalho do operador de trem permanecerá significativa por 2 a 3 anos. No entanto, nesse momento, seu trabalho terá sido automatizado, portanto, sua formação pretendida seria substancialmente diferente.
Saber sobre essa lacuna ajudará você a preenchê-la. Levará muito tempo para eliminar esses empregos, principalmente em países sindicalizados. O planejamento inteligente da força de trabalho ajudará você a prever esses desafios e tomar as medidas necessárias no momento apropriado.
Quais são os benefícios do planejamento estratégico da força de trabalho?
Depois de implementar um plano estratégico de força de trabalho e identificar efetivamente todos os trabalhadores presentes e necessários, você poderá contratar os melhores profissionais em seu campo e estar sempre um passo à frente da concorrência.
Desenvolver e implementar um plano estratégico de força de trabalho pode trazer inúmeros benefícios para sua empresa. Alguns dos mais importantes são dados abaixo:
- Abordando as lacunas atuais da força de trabalho – Analisar as competências atuais de seus funcionários pode fornecer informações sobre as lacunas de habilidades ou recursos que sua empresa possui atualmente. Você será capaz de determinar as lacunas entre as competências de seus funcionários existentes e o que será necessário no futuro para atingir suas metas por meio dessa revisão. Usando esses dados, você pode garantir a contratação de funcionários de alto nível com os recursos necessários para o sucesso de sua empresa.
- Melhorando os principais indicadores de desempenho (KPIs) - O negócio tem tudo a ver com desenvolver e melhorar consistentemente esses indicadores-chave de desempenho (KPIs). Você pode usar os dados de sua estratégia estratégica de força de trabalho para impulsionar sua empresa e garantir que os indicadores de desempenho sejam sempre aprimorados e novas metas sejam alcançadas.
- Prepare-se para o inesperado – Ao desenvolver um plano estratégico que considere as necessidades de negócios presentes e futuras, sua organização evitará problemas potenciais e imprevistos no futuro. A preparação para esses desafios economizará muito tempo e dinheiro para sua empresa a longo prazo.
Como o planejamento da força de trabalho afeta os procedimentos de recursos humanos
#1. Desenvolvimento e recrutamento de funcionários
O planejamento da força de trabalho estabelece a estratégia de recrutamento e desenvolvimento de pessoal da sua empresa.
Com uma compreensão completa de sua força de trabalho atual e dos objetivos futuros, você pode traçar o perfil das habilidades, experiência e conhecimento necessários para atender às suas necessidades e criar processos de contratação e treinamento adequados.
As empresas estão sempre lutando pelos mesmos talentos de primeira linha. Com um planejamento adequado da força de trabalho, você pode identificar melhor os melhores funcionários em potencial para sua empresa e criar táticas de aquisição de talentos para atraí-los.
Além disso, a pesquisa de planejamento da força de trabalho pode ajudar as empresas a desenvolver treinamento adequado e desenvolvimento de pessoal para preencher as lacunas de talentos, além de identificar indivíduos capazes de se destacar com o desenvolvimento profissional adequado.
#2. Planejamento de transição
Isso nos leva ao planejamento de sucessão e à garantia de que você mantenha uma liderança bem-sucedida em toda a organização.
As empresas podem começar a avaliar os funcionários existentes para promoção ou direcionar contratações externas com o equilíbrio adequado de talento e experiência, reconhecendo as posições de liderança que estão abertas no momento ou que estarão disponíveis em breve.
O planejamento da força de trabalho, em conjunto com o planejamento de sucessão, garante uma transição suave para funções importantes em sua organização, permitindo que você forneça um serviço ou produto contínuo e ininterrupto a seus consumidores.
#3. Gestão de desempenho
Gerenciar o desempenho de seus funcionários para aumentar a produtividade e a eficiência é um efeito crucial do planejamento da força de trabalho.
Você pode compreender e criar métodos de planejamento da força de trabalho para obter o máximo de seu pessoal, a fim de aumentar a produtividade e obter um maior retorno sobre o investimento de suas despesas de pessoal.
Conclusão
O propósito do planejamento da força de trabalho é ter as pessoas apropriadas nos cargos apropriados no momento apropriado. Isso é obtido por meio da compreensão das capacidades atuais da força de trabalho, planejamento de cenários futuros, identificação da força de trabalho desejada e esforços para alinhar a força de trabalho futura com a força de trabalho desejada.
O planejamento da força de trabalho não é algo que você possa realizar em seu escritório em uma tarde chuvosa. É uma tarefa difícil que requer coleta de dados e planejamento minuciosos. No entanto, quando feito corretamente, o planejamento da força de trabalho é uma ferramenta excelente e altamente valiosa que pode ajudar sua empresa a desenvolver uma vantagem competitiva.
O futuro é desconhecido. Como resultado, o planejamento estratégico da força de trabalho na prática é muito iterativo. Mais importante, uma vez iniciadas as conversas sobre o planejamento estratégico da força de trabalho, a perspectiva organizacional mudará.
Essas discussões preparam o terreno para que os gerentes pensem cuidadosa e metodicamente sobre a força de trabalho e o que é necessário para levar a organização à frente.
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Referências
