Um dos métodos mais populares de comunicação textual, dentro e fora do escritório, é o e-mail. Uma mensagem cortês, clara, sucinta e acionável é entregue ao destinatário de um e-mail profissional bem escrito. Pode ser necessário algum esforço para se tornar proficiente em escrever e-mails que cumpram todos esses padrões. Neste artigo, descobriremos como escrever um endereço de e-mail profissional para um trabalho, quem é um escritor profissional e o que é comunicação por e-mail profissional.
Como escrever um e-mail profissional
Um e-mail escrito em uma situação profissional, como entre colegas de trabalho, um gerente e um funcionário, um aluno e seu professor ou um candidato a emprego e um gerente de contratação, é chamado de e-mail profissional. E-mails profissionais têm uma mensagem distinta e útil.
Um e-mail profissional pode ser escrito de várias maneiras. Pode ser uma carta de agradecimento, uma carta de demissão para sua empresa ou uma carta de apresentação enviada com um currículo para uma vaga de emprego. Seja qual for o motivo do seu e-mail, você deve escrevê-lo profissionalmente para aumentar suas chances de sucesso.
8 dicas para criar um e-mail profissional
Seja qual for o assunto do seu e-mail, ele pode ser dividido nas mesmas partes fundamentais. Você pode nem sempre precisar usar todos esses componentes, mas deve sempre pensar cuidadosamente em cada um deles.
#1. Certifique-se de que a linha de assunto contém o tópico.
A linha de assunto do seu e-mail é a primeira coisa que o destinatário vê quando o abre na caixa de entrada. A linha de assunto de um email de marketing pode determinar se o destinatário o abre ou exclui. Sua linha de assunto deve ser sucinta, atraente e pertinente.
Na linha de assunto do seu e-mail, seja o mais específico possível. O destinatário saberá o que esperar do seu e-mail dessa maneira. O destinatário apreciará uma linha de assunto concisa que facilita a leitura e a resposta ao seu e-mail; não há necessidade de ser imaginativo ou clickbait aqui.
#2. Dirija-se adequadamente ao destinatário
O melhor método para abordar o destinatário de um e-mail comercial é com “Prezado”, seu nome ou sobrenome e o título honorífico apropriado. Se você não tiver certeza, use o primeiro nome ou o nome e o sobrenome como título honorífico.
No lugar de “Olá” ou “Oi”, você pode iniciar o e-mail com o nome do destinatário. Isso geralmente se aplica apenas a pessoas com quem você já tem um relacionamento, como um colega de trabalho ou um gerente.
#3. Permanecer concentrado
Um e-mail comercial deve abordar apenas um assunto. Pode ser uma consulta, uma demanda, uma resposta ou uma explicação. O corpo do e-mail deve se concentrar nesse assunto, seja ele qual for. Mantenha seu e-mail breve, mas não omita detalhes importantes. A abreviação para isso é "apenas o tempo necessário".
#4. Lembre-se de assinar.
Adicione uma assinatura adequada e sua assinatura após redigir a linha de fechamento do e-mail, que deve incluir uma frase de chamariz ou uma tarefa ativa. Todos os detalhes que o destinatário possa exigir para entrar em contato com você adequadamente, como seu cargo, número de telefone e ramal e endereço de e-mail, devem ser incluídos em uma assinatura profissional. Embora estejamos cientes de que alguém pode simplesmente clicar em responder após responder, fornecer seu endereço de e-mail evita qualquer ambiguidade sobre como entrar em contato com você.
# 5 Revisar
Verifique se há erros no seu e-mail antes de enviá-lo. Verifique-o rapidamente para garantir que não haja erros de digitação, erros de ortografia ou erros gramaticais. Erros de e-mail podem arruinar toda a sua mensagem e dar a você uma aparência pouco profissional.
#6. Evite usar um tom casual.
Isso normalmente envolve evitar o uso de emojis.
Um tom profissional deve ser usado ao escrever um e-mail. Fique longe de qualquer linguagem que pareça casual o suficiente para estar em uma mensagem de texto, incluindo gírias e coloquialismos. Da mesma forma, evite usar clichês como “apenas voltando” ao fazer um acompanhamento.
#7. Cuidado com a linguagem
Lembre-se de que qualquer pessoa pode encaminhar seu e-mail para qualquer outra pessoa. Semelhante a como qualquer pessoa pode imprimir, capturar imagens ou baixar seu e-mail. Se você não quer um registro escrito de uma conversa, não diga isso em um e-mail, porque os e-mails são registros escritos de conversas.
#8. Seja específico em suas instruções
Nunca presuma que o destinatário está ciente da localização de um determinado arquivo ou das referências que você utilizou para apoiar seus argumentos em um ensaio recente. Certifique-se de que seu destinatário entenda tudo o que você diz e ofereça links quando apropriado para que eles possam encontrá-lo rapidamente.
Como escrever um e-mail profissional para um trabalho
Mais de 7 segundos (aproximadamente o mesmo tempo que leva para amarrar os sapatos) digitalizando sua mensagem.
Ser diferenciado é essencial para o sucesso. Ser profissional é a mesma abordagem que você deve empregar em todos os e-mails de acompanhamento para pedidos de emprego; isso não implica tentar ser inteligente ou ultrajante.
O que é necessário para escrever um e-mail profissional para um trabalho?
Vamos definir um e-mail de trabalho primeiro. Serve como um veículo para apresentá-los, em vez de uma carta de apresentação ou currículo.
O recrutador nem se daria ao trabalho de estudar seu currículo ou abrir sua carta de candidatura se você não dedicar muito tempo a ele ou se estiver incorreto. Não deixe que seja você, pois se eles estão lidando com 250 respostas, eles estão buscando ativamente uma justificativa para rejeitar os aplicativos.
Embora cada recrutador tenha um procedimento de candidatura único, deve sempre incluir algumas componentes muito típicas, tais como:
#1. Carta de apresentação
Sua carta de apresentação é um componente formal do processo de candidatura em que você se identifica, descreve suas qualificações, explica por que está se candidatando ao cargo e discute o valor que pode agregar à empresa.
Não o guiaremos pelo processo de redação de uma carta de apresentação. Mas comece com os incríveis recursos online disponíveis.
Sua carta de apresentação pode ser anexada como um arquivo Word ou PDF. Use um arquivo que possa ser baixado, impresso e compartilhado; não use serviços em nuvem como o Google Docs.
#2. CV (currículo)
Seu currículo é uma chance de mostrar suas realizações, contar a história de sua carreira profissional e fornecer uma visão geral rápida de suas habilidades. Novamente, não entraremos em detalhes sobre como escrever um currículo atraente, mas sugerimos a adoção de uma estrutura simples e compreensível.
Crie um documento que possa ser baixado, impresso e compartilhado em vez de tentar usar tipos de arquivo sofisticados.
#3. Amostras de trabalho (opcional)
Mostre, não conte, como aconselham os profissionais. Você pode destacar suas habilidades e realizações anteriores em seu e-mail de inscrição. Em seu e-mail, você pode vincular seu site ou contas de redes sociais, anexar um portfólio ou incluir fotos ou vídeos.
Aqui estão algumas dicas nossas: dê exemplos e descreva o efeito. Quem se importa se o design do seu pôster é bonito? Mas se o mesmo pôster aumentou as vendas em 50%, a situação é diferente.
O segundo conselho é usar um número limitado de exemplos — três é um número fantástico. Muitas pessoas parecem sem esperança.
Em terceiro lugar, distribua apenas conteúdo original. Deixe claro o seu papel em qualquer equipe ou organização com a qual você trabalhou. Nunca passe a criação de outra pessoa como sua.
Endereço de Email Profissional
O aspecto mais básico da sua identidade na Internet é o seu endereço de e-mail. Ele permite que você envie e receba e-mails com qualquer pessoa, configure contas em diferentes sites ou aplicativos móveis, assine boletins informativos por e-mail de fontes fascinantes, aceite notificações importantes, envie pedidos de emprego e muito mais.
Você precisa de um endereço de e-mail comercial, esteja procurando emprego, administrando um negócio ou expandindo sua rede.
Um endereço de e-mail profissional sólido dá uma impressão positiva sem se destacar como uma monstruosidade em um currículo ou cartão de visita. Embora não haja proibição legal contra o uso do endereço de e-mail do ensino médio, é quase certo que isso funcionará contra você e o tornará desagradável para recrutadores e gerentes de contratação.
Dicas para criar um endereço de e-mail profissional
Embora não seja difícil criar um endereço de e-mail profissional, há alguns fatores a serem considerados:
- Mantenha-o curto – Evite usar um endereço de e-mail longo para sua correspondência comercial. Use uma versão mais curta e memorável se o seu nome for longo, como é o meu caso.
- Torne-o Pronunciável – Você pode precisar ler seu endereço de e-mail para alguém em algum momento, pessoalmente ou por telefone, então você deve trabalhar para torná-lo o mais fácil possível. Meu sobrenome é impossível para qualquer um entender, então eu o abreviei para “DRK” em uma das minhas contas de e-mail.
- Evite usar acentos ou sinais diacríticos em seu endereço de e-mail, mesmo que seu nome completo esteja escrito com eles em outros lugares.
Formato de endereço de e-mail profissional
Claro que, [email protegido] é o formato mais tradicional e recomendado para um endereço de e-mail comercial. No entanto, existem algumas maneiras adicionais de obter um endereço de e-mail comercial, incluindo:
- [email protegido]
- [email protegido]
- [email protegido]
- [email protegido]
- [email protegido]
- [email protegido]
Embora um ponto agora seja usado com mais frequência, você também pode usar um sublinhado para separar os nomes. Se a ocasião exigir, você pode usar caracteres numéricos em seu endereço de e-mail profissional, embora geralmente seja melhor evitá-los. Em alguns sites, também é recomendável incluir sua cidade, carreira ou conjunto de habilidades em seu endereço de e-mail. Isso não é algo que endossamos e geralmente é desencorajado. Seu conjunto de habilidades se desenvolverá com o tempo e sua carreira profissional pode levá-lo a locais diferentes, portanto, endereços de e-mail como [email protegido] e [email protegido] rapidamente se tornará desinteressante.
Escritor de e-mail profissional
Uma pessoa que se especializa em escrever e-mails polidos e bem-sucedidos para vários objetivos é conhecida como redator de e-mail profissional. Eles são competentes em modificar suas mensagens para atender a públicos e objetivos específicos e têm ótimas habilidades de redação.
Um redator de e-mail profissional é especialista em organizar e-mails profissionalmente e está ciente do valor de uma comunicação breve e clara. Eles entendem como comunicar com sucesso seu ponto de vista por meio do uso de gramática, pontuação e tom adequados.
Os redatores profissionais de e-mail levam em consideração o objetivo do e-mail, o público-alvo e o resultado pretendido ao escrevê-los. Por vários motivos, como pedidos de emprego, consultas da empresa, comunicação com o cliente, vendas e marketing, atendimento ao cliente e muito mais, eles podem escrever e-mails.
Eles visam produzir e-mails atraentes, interessantes e de alto calibre. Além disso, eles podem se encarregar de editar e revisar e-mails para garantir que não contenham erros e reflitam com precisão o conteúdo pretendido.
Em geral, um redator de e-mail profissional auxilia pessoas e empresas a se comunicarem de maneira eficiente por e-mail, fortalecendo sua imagem profissional e aumentando a probabilidade de sucesso em atingir seus objetivos.
Comunicação profissional por e-mail
O ato de escrever e enviar e-mails de maneira respeitosa, sucinta e adequada a um contexto formal ou comercial é conhecido como comunicação por e-mail profissional. Para comunicar adequadamente sua mensagem e manter o profissionalismo, é necessário utilizar gramática, pontuação e linguagem profissional precisas.
A seguir estão alguns atributos essenciais da comunicação por e-mail profissional:
#1. Conciso e claro
Envie e-mails concisos e bem focados. Ao se comunicar, evite ambiguidade e detalhes estranhos usando linguagem simples e inequívoca.
#2. Formatação adequada
Mantenha um tom de e-mail profissional durante a comunicação usando uma linha de assunto clara, abertura, parágrafos de corpo e fechamento. Torne seu e-mail lógico e fácil de ler, utilizando parágrafos ou marcadores conforme necessário.
#3. Voz discreta e educada
Mantenha o tom do seu e-mail educado e respeitoso em todos os momentos. Para transmitir profissionalismo e respeito, use saudações e saudações formais como “Caro Sr./Sra”. ou “Olá [Nome do Destinatário]”, bem como linguagem educada.
#4. Vocabulário e linguagem adequados
Use uma terminologia adequada aos negócios que seja profissional. Evite usar jargões, gírias ou linguagem muito casual. Esteja ciente das variações culturais e ajuste suas palavras às necessidades do destinatário.
#5. Assinatura e endereço de e-mail profissional
Use um endereço de e-mail formal que contenha seu nome ou uma variação próxima dele. Termine seu e-mail com uma assinatura profissional que contenha seu nome completo, cargo (se aplicável), informações de contato e quaisquer links pertinentes ou informações extras.
#6. Reações rápidas e adequadas
Responda a todos os e-mails o mais rápido possível, confirmando o recebimento e resolvendo quaisquer dúvidas ou preocupações assim que surgirem. Mantenha sua comunicação profissional e evite atrasos desnecessários.
Lembre-se de que seu profissionalismo, atenção aos detalhes e respeito pelas outras pessoas se refletem em sua correspondência de e-mail profissional. Você pode gerar interações de e-mail eficientes e especializadas em uma variedade de cenários de negócios ao aderir a essas regras.
Quais são as cinco regras de etiqueta de e-mail?
- Assim, dirija-se ao seu destinatário. Certifique-se de que o nome do destinatário e o título associado estejam escritos corretamente duas, três vezes.
- Use comentários de abertura e encerramento apropriados.
- Coloque o formato adequado.
- Evite usar TUDO EM MAIÚSCULAS.
- Consolide arquivos enormes.
O que é uma boa frase de abertura para um e-mail?
Bom dia, [Nome do Destinatário] Espero que esteja bem e que esteja lendo meu e-mail. Espero que seu dia esteja indo bem até agora, [Nome do Destinatário] Bom [dia/tarde/noite]. Para me apresentar como [seu cargo] na [nome da sua empresa], meu nome é [seu nome]. Estou enviando um e-mail para você por causa de [assunto do e-mail].
Quais são as quatro partes básicas de um e-mail profissional?
- A linha de assunto, indiscutivelmente a parte mais significativa do e-mail, determina se ele será lido ou excluído.
- O cumprimento
- A seção do meio
- A conclusão
Resumo
Escrever um e-mail vencedor pode ser difícil, mas se você usar os conselhos deste artigo como um guia, estará no caminho certo. Mesmo que nem todos os e-mails sejam respondidos, o acompanhamento de seus clientes em potencial aumentará seu retorno sobre o investimento.
Para se destacar nas caixas de entrada de seus destinatários, lembre-se de verificar cada componente de seus e-mails comerciais, mantê-los breves e adicionar alguns toques pessoais. Antes de enviar seus e-mails, revise-os e aguarde de três a cinco dias antes de enviar qualquer mensagem de acompanhamento.
Artigos Relacionados
- ASSINATURAS DE E-MAILS ENGRAÇADAS: Mais de 27 aprovações de e-mail engraçadas para experimentar
- E-MAIL DE CARTA DE APRESENTAÇÃO: Amostras, formatos e como escrever
- Como Recuperar um E-mail no Outlook (Guia Detalhado)
- MENSAGEM PARA O GERENTE DE CONTRATAÇÃO: exemplos e guia para enviar um e-mail para o gerente de contratação
- E-MAIL FORA DO ESCRITÓRIO: melhores maneiras de escrever uma mensagem de ausência temporária e exemplos
Referências
