Quando você não está no trabalho, as mensagens de ausência temporária são entregues automaticamente a colegas, clientes e clientes. Eles notificam as pessoas sobre sua ausência e quando elas podem esperar uma resposta ao e-mail. Aqui, neste blog, temos todas as informações sobre este e-mail ou mensagem de ausência temporária. No final do blog, você poderá escrever seu e-mail de ausência temporária ou usar nossa amostra ou exemplo grátis para enviar o e-mail de ausência temporária antes de sair de férias ou configurar uma mensagem de e-mail de resposta automática . Você também saberá como configurar seu e-mail de ausência temporária com Outlook ou Gmail.
O que é uma mensagem de e-mail fora do escritório?
Uma mensagem de ausência temporária (ou mensagem OOO) é uma resposta automática por e-mail que informa aos funcionários que você estará fora do escritório por um longo período de tempo. Essas notificações ajudam a garantir que a empresa funcione corretamente enquanto você estiver ausente.
Quando você ativa uma mensagem de ausência temporária, qualquer pessoa que enviar um e-mail para você receberá imediatamente sua resposta automática. Eles saberão quanto tempo você ficará fora e quem eles podem contatar nesse meio tempo. Se você trabalha em uma posição em que seus colegas de trabalho exigem respostas rápidas, deixar mensagens de ausência temporária sempre que você sair de sua mesa, mesmo que seja apenas para uma reunião ou compromisso curto, pode ser benéfico.
Se o seu trabalho tiver prazos de entrega mais longos, você não precisa deixar mensagens de ausência quando tiver um compromisso rápido, mas deve deixar uma sempre que estiver de férias, licença médica ou outro tipo de ausência prolongada.
Quando você usa uma mensagem de ausência temporária?
Colegas de trabalho, clientes e assinantes geralmente antecipam respostas e soluções rápidas para suas preocupações, especialmente de atendimento ao cliente, marketing e comunicações. As comunicações fora do escritório informam os clientes sobre sua incapacidade de responder imediatamente de maneira educada, sucinta e profissional. Se você vai se ausentar por um dia, uma semana ou vários meses, pode deixar uma mensagem OOO. Você pode configurar uma mensagem de ausência temporária se estiver planejando:
- tirando férias
- Participar de uma conferência, workshop ou reunião profissional
- Tirar licença maternidade, doença ou licença sabática
- Tirando um dia de férias
- Comparecer a uma consulta médica
O que incluir em uma mensagem de e-mail fora do escritório
- As notificações de ausência temporária podem conter informações críticas, como:
- Por que você se foi?
- Quanto tempo você vai ficar fora?
- O dia em que você pretende voltar
- Para quem ligar em caso de emergência ou para assistência rápida
Dependendo das tarefas de seu trabalho e das informações que você acredita que seus contatos precisarão enquanto você estiver fora, você pode adicionar detalhes extras. A maioria dos aplicativos de e-mail profissionais permite que você configure duas mensagens OOO ao mesmo tempo, uma para colegas internos e outra para contatos comerciais externos.
O que evitar em uma mensagem fora do escritório
As mensagens fora do escritório devem ser profissionais e críveis. Você deve evitar o seguinte:
- Dando muita informação. As respostas automáticas devem ser breves e diretas. Remova qualquer informação supérflua do e-mail.
- Você afirmou que reagiria assim que voltasse. Quando você voltar ao escritório, pode levar algum tempo para colocar os e-mails, telefonemas e projetos em dia. É melhor não antecipar a possibilidade de responder a uma mensagem perdida imediatamente quando você retornar.
- Uso não autorizado da assistência de um colega. É uma boa ideia incluir as informações de contato de um colega caso algo urgente surja enquanto você estiver ausente. No entanto, antes de incluir as informações do seu colega, certifique-se de ter o consentimento dele.
Como você escreve um bom e-mail fora do escritório?
Uma mensagem de ausência do escritório decente deve incluir os três itens listados abaixo:
#1. A data exata em que você retornará
Essas informações são necessárias para que seus colegas saibam quando esperar uma resposta sua.
#2. A razão geral pela qual você está fora do escritório
Você pode especificar se vai tirar férias, um ano sabático ou uma licença pessoal.
#3. Quem contatar na sua ausência
Se você não puder assumir responsabilidades relacionadas ao trabalho enquanto estiver ausente, é uma boa ideia especificar quem o substituirá caso alguém precise de assistência rápida. Inclua o nome completo do seu colega de trabalho, cargo e informações de contato.
Se você opera em uma área onde podem surgir situações críticas sobre as quais você gostaria de ser informado, você pode fornecer um meio alternativo para que outras pessoas possam contatá-lo em caso de emergência. Por exemplo, se você pretende responder a chamadas, mas não a e-mails enquanto estiver ausente, adicione o número do seu celular.
Não se sinta obrigado a divulgar essas informações, a menos que sua área de trabalho precise; afinal, suas férias são suas férias!
O melhor exemplo e amostra de e-mail fora do escritório
Produzimos alguns exemplos de e-mail muito fáceis para respostas automáticas que você pode usar a qualquer momento com base em seu cenário individual, posição dentro da organização e as pessoas que lhe enviam e-mails com frequência. Escolha o que mais lhe convier e personalize-o como desejar. Lembre-se de incluir um toque pessoal em qualquer e-mail fora do escritório que você enviar. Ele irá ajudá-lo a desenvolver melhores relações de trabalho e se comunicar com seus clientes, fornecedores e parceiros de negócios.
Amostra 1: E-mail de férias fora do escritório para colegas
Olá,
Estarei de férias anual de [data] a [data]. [Estarei disponível para emergências em [endereço de e-mail] ou [número de telefone]/ Não estarei disponível durante este período].
Se precisar de assistência imediata, entre em contato com meu colega [nome completo] em [email]/[número de telefone].
Obrigado pelo seu e-mail. Entrarei em contato com você quando voltar.
Os melhores cumprimentos,
[Seu nome]
Amostra 2: E-mail fora do escritório para pessoas fora da sua organização
Olá,
Obrigado pelo seu e-mail. Estarei fora do escritório de [data] a [data]. Se precisar de assistência imediata, entre em contato com meu colega [nome completo] em [email]/[número de telefone].
Entrarei em contato com você quando voltar.
Cumprimentos,
[Sua assinatura]
Amostra 3: exemplo de e-mail geral fora do escritório
Caro remetente,
Estou fora do escritório neste momento e não estou verificando meu e-mail. Não voltarei até [data]. Se este for um assunto urgente, entre em contato com [nome completo] em [email]/[número de telefone] para [razões da categoria] e [nome completo] em [email]/[número de telefone] para [razões da categoria]. Caso contrário, responderei ao seu e-mail o mais rápido possível após meu retorno.
Cumprimentos,
[Sua assinatura]
Amostra 4: Fora do escritório com um e-mail de resposta atrasado
Olá,
Obrigado pelo seu e-mail. Estarei fora do escritório de [data] a [data]. Estarei verificando meu e-mail sempre que possível e tentarei responder a sua mensagem prontamente.
Se precisar de assistência imediata, entre em contato com meu colega [nome completo] em [email]/[número de telefone].
Cumprimentos,
[Sua assinatura]Amostra 5: E-mail de ausência temporária para feriados
Olá,
Obrigado pelo seu e-mail. Devido a [feriado/feriado/feriado bancário/feriado nacional], nosso escritório estará fechado de [data] a [data]. Se você precisar de assistência imediata, entre em contato comigo em [email]/[número de telefone].
Entrarei em contato com você quando voltar.
Cumprimentos,
[Sua assinatura]Amostra 6: Mensagem de e-mail de ausência temporária para um evento da empresa
Olá,
Obrigado pelo seu e-mail. Estarei fora do escritório participando do [nome do evento da empresa] que acontecerá em [adicionar local] de [data] a [data]. Verificarei o e-mail periodicamente, mas se precisar de assistência imediata, entre em contato com meu colega [nome completo] em [email]/[número de telefone].
Se você também estiver em [localização] esses dias, adoraria entrar em contato! Ligue para o meu [número de telefone] e darei os detalhes.
Cumprimentos,
[Sua assinatura]5 dicas para escrever uma mensagem de e-mail fora do escritório
Então, como você pode criar uma mensagem de e-mail eficaz fora do escritório? Aqui estão cinco ideias para tornar seu e-mail eficaz e gentil.
#1. Mantê-lo curto e doce
As melhores comunicações fora do escritório são breves e diretas. Assine depois de fornecer as informações relevantes em algumas frases sucintas. Não há necessidade de incomodar seus colegas de trabalho fornecendo muitos detalhes sobre sua ausência.
#2. Editar sua mensagem
Você nunca deseja enviar um e-mail comercial com um erro gramatical. O calibre de sua escrita pode influenciar a forma como seus colegas e clientes percebem você.
#3. Não faça promessas que não pode cumprir
Fazer promessas que você não poderá cumprir é um erro comum ao enviar e-mails fora do escritório. Não prometa, por exemplo, responder ao e-mail de ausência temporária assim que voltar. Você provavelmente terá muito trabalho a fazer quando voltar, então não pode prometer um retorno rápido.
#4. Mantenha um tom profissional
Quando se prepara para sair de férias, é tentador assumir um tom informal ou amigável. No entanto, lembre-se de que uma mensagem de ausência temporária ainda é um email de trabalho.
#5. Considere todos os canais de comunicação
É melhor redigir e ativar uma mensagem de ausência temporária em todas as principais plataformas por meio das quais você interage com seus parceiros de negócios.
Como configurar sua resposta automática fora do escritório
Você já deve ter sua mensagem de e-mail de ausência do escritório pronta e veja como configurar sua resposta automática de ausência do escritório em várias plataformas de e-mail, incluindo o Microsoft Outlook.
#1. Como definir respostas de ausência temporária no Gmail
Siga estas instruções para configurar sua resposta automática do Gmail se você usar o Google Workspace. Clique em opções > Ver todas as opções no canto superior direito do Gmail. Role até a resposta automática de férias.
- “Resposta de férias ativada” deve ser selecionada.
- Preencha os espaços em branco com as datas, linha de assunto e sua mensagem básica de ausência temporária.
- Clique nas respectivas caixas para enviar uma resposta automática para seus contatos e pessoas em sua organização.
- Clique no botão “Salvar alterações”.
Sua resposta automática de ausência temporária foi configurada. Ao habilitar sua resposta automática de férias, você verá uma barra superior com a opção de encerrar o e-mail de férias dessa forma. Para desativar a resposta automática de férias, clique no botão “Finalizar agora”.
#2. Como definir respostas de e-mail de ausência temporária no Outlook
Se você usa o Microsoft Outlook para seus e-mails, aqui estão as etapas para configurar sua resposta automática de e-mail de ausência temporária.
- Selecione Arquivo > Respostas Automáticas
- Selecione “Enviar respostas automáticas”
- Clique em “Só enviar durante este intervalo de tempo” para editar o intervalo de data e hora
- Digite sua mensagem de resposta automática e clique em OK. Isso ativará a resposta automática para as pessoas que enviarem e-mails para você de dentro da organização
- Para quem está fora da organização, clique na guia "Fora da minha organização" e digite a mesma mensagem ou uma resposta automática diferente
- clique em OK
Você está definido para o seu tempo de folga em seu respondedor de e-mail de ausência temporária no Outlook.
#3. Como definir mensagens de ausência temporária no Slack
Hoje em dia, plataformas de mensagens instantâneas como Slack e Teams são mais populares do que e-mails. Considere publicar seu aviso de ausência temporária também nessas plataformas. Para alterar seu status do Slack para fora do escritório, siga estas etapas:
- No canto superior direito da janela do Slack, clique na foto do seu perfil.
- Clique no botão "Atualizar seu status".
- No pop-up resultante, insira seu status de ausência temporária exclusivo e especifique o horário. Você pode até incluir emoticons em seu status.
O que você diz em um e-mail fora do escritório?
“Obrigado pelo seu e-mail”, você pode dizer. Por [motivo], agora estou ausente do escritório até [data de retorno]. Quando eu voltar, terei prazer em responder a sua mensagem. Enquanto isso, entre em contato com [nome do colega + cargo] em [e-mail, telefone, etc.] se precisar de ajuda.”
O que é um bom exemplo fora do escritório?
Aqui está um exemplo de um bom e-mail de ausência temporária: Estarei fora do escritório de (dia/mês) a (dia/mês), com acesso restrito ao e-mail. Entre em contato com [Nome] em [email] ou [telefone] se tiver alguma dúvida urgente. Responderei ao seu e-mail o mais breve possível. Mas você é capaz de mais.
Quais são os exemplos de mensagens de ausência temporária?
Exemplos de mensagens de ausência temporária incluem:
- “Eu aprecio seu e-mail. Estarei fora do escritório de 8 a 12 de agosto….
- “Estarei ausente de 25 a 29 de julho.” Você pode entrar em contato com minha colega, Marilyn Morales, em [e-mail e número de telefone] para problemas urgentes.”
- “Eu aprecio seu e-mail. Agora estou fora do escritório e não estou monitorando meu e-mail.
O que é uma boa mensagem de resposta automática?
Exemplos de respostas automáticas de e-mail de ausência temporária incluem: Olá, obrigado por entrar em contato com _. Recebemos sua mensagem e responderemos o mais breve possível. Olá, Agradecemos seu interesse em colaborar conosco. Para marcar uma consulta, acesse [link para a página de agendamento].
O que é uma boa resposta automática de e-mail?
Veja a seguir um exemplo de e-mail de resposta automática:
Olá [first_name], muito obrigado por entrar em contato! Esta resposta automática é simplesmente para informá-lo… Recebemos seu e-mail e responderemos o mais rápido possível com uma resposta (humana).
O que é uma mensagem de ausência saudável?
Aqui está um exemplo de um e-mail fora do escritório:
Estou temporariamente fora do escritório [de férias, em uma conferência ou por outro motivo] e não poderei responder até [data]. Se você deseja assistência de emergência, entre em contato com [nome do contato] em [informações de contato]. Eles terão prazer em ajudá-lo enquanto eu estiver fora.
Conclusão
Todo mundo deseja ser necessário. Quando você souber que não poderá verificar sua caixa de entrada, estabeleça uma resposta automática de ausência temporária. Faça uso dos exemplos que fornecemos e faça-o bem; esta é uma excelente abordagem para aumentar a fidelidade e as vendas de comércio eletrônico sem ser muito insistente. Crie uma mensagem bem-humorada ou perspicaz para ajudá-lo a se destacar da multidão!
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Referências
