Of u nu een particulier bent of een ondernemer met een bedrijf, u kunt niet altijd aanwezig zijn om de telefoon op te nemen als deze overgaat. En het zal ook klinken, zowel bij bestaande klanten als bij potentiële klanten die op zoek zijn naar een zakelijke deal. Daarom moet u voicemailbegroetingen instellen op uw zakelijke lijn, zodat u als proxy kunt fungeren voor interactie met klanten wanneer zij bellen.
Voicemailbegroetingen zijn essentieel voor uw communicatiestrategie. Ze kunnen de betrokkenheid bij uw klanten vergroten, een goede verstandhouding creëren en een goede eerste indruk achterlaten als u niet in de gelegenheid bent om de telefoon op te nemen. Met hen kunt u de frustratie die uw klanten voelen als ze u missen, omzetten in vreugde met een interessante, hoogwaardige voicemailbegroeting. U kunt kort uitleggen waarom u de oproep niet kunt beantwoorden en wat zij vervolgens moeten doen.
Er is echter een duidelijk verschil tussen weten hoe belangrijk voicemailbegroetingen zijn en weten welk bericht u moet achterlaten. Als u het verkeerd doet of helemaal weggooit, loopt u het risico uw zakelijke relaties te beschadigen als u afwezig bent.
Met de juiste woorden kunt u echter de loyaliteit van uw klanten behouden, zelfs als u niet aanwezig bent.
Key afhaalrestaurants
- Een goede voicemailbegroeting is kort en professioneel.
- Het laat mensen weten dat u contact met hen opneemt en nodigt bellers uit om door te gaan met een call-to-action.
- Een professionele voicemailbegroeting kan klanten er niet alleen toe aanzetten een bericht achter te laten, maar kan ook de weg vrijmaken voor een betere klantenservice-ervaring.
Wat is een professionele voicemailbegroeting?
Een professionele voicemailbegroeting is een opname waarmee klanten, collega's en zakenpartners ervan op de hoogte worden gesteld dat u niet beschikbaar bent om hun oproepen te ontvangen. Het is een essentieel onderdeel van elke effectieve zakelijke communicatiestrategie, vooral als u in de verkoop werkt. Het helpt u deals te winnen van potentiële klanten en klanten, zelfs als u niet onmiddellijk met hen kunt spreken.
Als u klanten vertelt dat u ze graag terugbelt als ze hun naam, nummer en bericht vermelden, moedigt u hen aan om u en uw professionaliteit en competentie te vertrouwen.
Een professionele voicemailbegroeting moet vanaf het begin een positieve indruk achterlaten. Een goed gemaakte begroeting kan u helpen een band met de klanten op te bouwen door hen een betere klantenservice te bieden. Tegelijkertijd zorgt het voor een gevoel van professionaliteit en vertrouwen in uw bedrijf.
Zelfs als u op dat moment uw bellers niet kunt spreken, kan uw voicemail een groot verschil maken.
Wat u moet zeggen in een voicemailbegroeting
Dit is wat u moet zeggen in een professionele voicemailbegroeting:
- Een begroeting
- Naam
- Jouw bedrijf
- Een eenvoudige verklaring voor het missen van de oproep (bijvoorbeeld als u niet aan de telefoon bent of op vakantie bent)
- Een ruwe schatting van wanneer u contact opneemt met de persoon
- Een alternatieve persoon waarmee u contact kunt opnemen (als u niet op kantoor bent)
- Een alternatieve manier van communiceren (als u de voorkeur geeft aan e-mail of sms)
- Een call-to-action zoals ‘Laat een bericht achter’ of ‘Stuur mij een e-mail op [e-mail beveiligd]"
Dat is de eenvoudige structuur van een voicemailbegroeting. Over het algemeen moet uw begroeting professioneel zijn, maar de bewoording kan variëren, afhankelijk van de situatie.
Tips voor het maken van een professionele voicemailbegroeting
Een professionele voicemailbegroeting is als uw raam om uw afwezigheid te compenseren om de vraag van uw klant te beantwoorden. Het getuigt van de juiste geest van verkoop en klantenservice. Daarom moet de professionele voicemailbegroeting passend worden ingekaderd.
Om je te helpen heb ik een aantal zakelijke voicemail begroetingstips op een rij gezet:
- Het is belangrijk om de interesse van uw klant te valideren om eerst contact met u op te nemen. Dit kunt u doen door te beginnen met 'Bedankt dat u contact met ons heeft opgenomen' en vervolgens uw spijt te betuigen voor het ongemak dat u voor hen heeft veroorzaakt.
- Het kort en eenvoudig houden werkt het beste bij het geven van klantenondersteuning. Bij reeds uitgestelde hulp helpt een lange professionele voicemailbegroeting helemaal niet. Idealiter zou een professionele voicemailbegroeting die gebruikers beluisteren en waarop ze reageren bij de klantenservice ongeveer 10 tot 30 seconden lang moeten zijn.
- Als de klant meer informatie wil, kunt u altijd opties aanbieden in professionele voicemailbegroetingen, zoals de eerstvolgende beschikbaarheid van uw vertegenwoordiger.
- Om tegemoet te komen aan de zorgen van de klant, moet u ervoor zorgen dat uw professionele voicemailbegroeting om zoveel mogelijk details vraagt wanneer de voicemail wordt opgenomen. De details moeten ook een geschikt tijdstip bevatten om contact op te nemen met de klant.
Aanvullende tips voor voicemailbegroetingen
Houd ook rekening met deze tips om u te helpen een goede voicemailbegroeting te maken:
- Wees specifiek. Voeg precieze details toe aan uw voicemailbericht om een positieve indruk te creëren en de beller te helpen begrijpen wat hij van u kan verwachten. U kunt bijvoorbeeld uw tijdzone, werktijden of de beste tijden om te telefoneren vermelden.
- Maak tijdelijke begroetingen. Neem nieuwe begroetingen op die u tijdelijk kunt gebruiken, bijvoorbeeld als u op vakantie bent of met ouderschapsverlof. Vermeld wanneer u verwacht weer aan het werk te gaan en met wie zij in de tussentijd contact kunnen opnemen. Dit helpt bij het creëren van een goede communicatie-ervaring voor klanten en voorkomt hiaten.
- Leid met uw informatie. Begin uw bericht met uw naam om aan de beller te bevestigen dat hij of zij de juiste persoon heeft gebeld. Volg dit door te vragen naar de benodigde informatie om terug te kunnen bellen, zoals hun telefoonnummer en werktijden.
- Houd het professioneel. Gebruik geen humor en wees niet te nonchalant in uw begroeting. Hoewel het belangrijk is om een beleefde boodschap over te brengen, kan het vertellen van grappen in uw begroeting de verkeerde indruk wekken, onprofessioneel overkomen of de beller beledigen.
- Oefen je boodschap. Probeer uw begroeting op verschillende tijdstippen achter te laten, en neem de versies op en beluister ze. Dit kan u helpen zich op uw gemak te voelen met een meer natuurlijke toon en manieren te identificeren om uw boodschap te verbeteren en een geweldige voicemailbegroeting te creëren.
- Onthoud wie er luistert. Bedenk wie uw publiek is wanneer u uw voicemailbericht inspreekt, en gebruik dit om te beïnvloeden wat u in uw bericht zegt en hoe u het zegt. Hoewel dit afhankelijk is van uw functie, is het waarschijnlijk dat collega's, managers, potentiële klanten en meer uw begroeting allemaal zullen horen. Het is dus van essentieel belang dat deze voor alle mensen geschikt is.
- Gebruik een script. Maak een script of overzicht van alle benodigde informatie die u in uw bericht wilt opnemen. Gebruik dit als leidraad om uw begroeting op te nemen, zodat u ervoor zorgt dat u geen essentiële punten mist.
Sjablonen voor voicemailbegroeting
Hieronder vindt u een sjabloon met twintig prompts waarmee u een nuttige, korte en bruikbare verkoopvoicemail of begroeting kunt achterlaten. Hoewel de woorden in elk gebied uw doel dienen, raad ik u aan de kopie aan te passen zodat deze beter aansluit bij uw levering en bedrijf.
Bepaalde woorden in elke sjabloon staan tussen haakjes; vul deze tijdelijke aanduidingen in met de gegevens van u en uw organisatie om het beste bericht achter te laten.
Vergeet niet om het document open te houden tijdens uw verkoopgesprekken als u een voicemail moet achterlaten.
BusinessYield voicemailsjablonen
Voorbeelden van voicemailbegroeting
Ik heb een aantal van de beste voicemailbegroetingen samengesteld die u voor vrijwel elke situatie kunt gebruiken. Hier zijn enkele voorbeelden om te beoordelen:
Voicemail-begroetingen
- Voorbeeld van een korte voicemailbegroeting: Hallo, dit is [uw naam]. Ik ben aan het bellen of zit niet achter mijn bureau. Laat uw naam, telefoonnummer en een kort bericht achter, dan neem ik contact met u op. Bedankt.
- Voorbeeldwerk Voicemailbegroeting: Hallo, u heeft [uw naam] bereikt bij [uw bedrijf]. Ik ben momenteel niet beschikbaar en help waarschijnlijk [type bedrijf] om [X resultaten te behalen, bijvoorbeeld 'het aantal leads verdubbelen in 60 dagen', 'de beste en slimste technici inhuren', '40% meer klanten converteren'].
- Voorbeeld van een zakelijke voicemailbegroeting: Hallo, u heeft [X bedrijf] bereikt. We kunnen uw oproep momenteel niet beantwoorden, maar laat uw naam, contactgegevens en de reden waarom u contact opneemt achter, zodat een van onze teamleden binnen 24 uur contact met u opneemt.
- Voorbeeld van een grappige voicemailbegroeting: Dit is Spongebob Squarepants. Oké, het is echt [jouw naam]. Ik neem contact met je op zodra ik klaar ben met het maken van Krabby Patties, wat waarschijnlijk uiterlijk morgen zal zijn. Fijne dag.
- Voorbeeld van een voicemailbegroeting voor de feestdagen: Hallo, u heeft [uw naam, het kantoor van bedrijf X] bereikt. Het team is momenteel niet op kantoor, maar we zijn op [date] terug, gevuld met lekker eten en staan te popelen om met je te praten.
- Voorbeeld van een vakantie-voicemailbegroeting: Hallo, u heeft [uw naam] bereikt. Ik ben weg van [date] tot [date]. Als u vóór die tijd hulp nodig heeft met [X], neem dan contact op met [naam] via [telefoonnummer].
Professionele voicemailbegroetingen via mobiele telefoon
Als u voor zakelijke doeleinden een afzonderlijk mobiel telefoonnummer gebruikt, is het instellen van een professionele voicemail voor begroeting essentieel, vooral als u buiten dienst bent. Bekijk enkele voorbeelden van professionele voicemailbegroeting om klanten te begroeten op uw zakelijke mobiele telefoon:
- “Hallo, u heeft (uw naam) bereikt van (afdeling) op (bedrijfsnaam). Het spijt me zeer. Ik kan je telefoontje nu niet beantwoorden. Laat uw naam, telefoonnummer en het doel van het gesprek achter, zodat ik contact met u op kan nemen. Als het te dringend is, stuur me dan een sms op dit nummer voor een snellere reactie”
- “Hallo, u heeft (uw naam) bereikt via (bedrijfsnaam). Momenteel ben ik een klant aan het bedienen. Als u uw naam, contactgegevens en bericht kunt achterlaten, bel ik u graag terug.”
- “Hallo, u heeft de voicemail bereikt van (uw naam) van (bedrijfsnaam). Ik ben momenteel in gesprek of in vergadering. Deel a.u.b. uw gegevens en de reden van uw oproep. Ik bel je zo snel mogelijk terug. Bedankt!"
Grappige voicemailgroeten
Een waarschuwing voordat u een grappige voicemail gebruikt voor een professionele voicemailbegroeting: gebruik deze alleen zolang deze uw doelgroep niet beledigt en overeenkomt met de stem van uw merk. Grappige voicemailbegroetingen zijn luchtig en onderhoudend bedoeld en worden vaak gebruikt om wat persoonlijkheid in uw voicemailbegroeting te brengen.
Hier zijn enkele grappige en grappige voorbeelden van professionele voicemailbegroeting die u kunt gebruiken:
- "Houston we hebben een probleem! Ik kan uw oproep momenteel niet beantwoorden. Laat uw naam, contactpersoon en de reden van uw oproep achter. Ik neem snel contact met je op!
- “Hallo, je hebt (jouw naam) bereikt. Ik heb een hele drukke dag. Maar maak je geen zorgen. Ik zal je vinden en kil-! OOPS, sorry, ik bedoelde dat ik je moest bellen. Laat uw gegevens en bericht achter!”
- “Hallo, je hebt (jouw naam) bereikt. Ik zit momenteel niet aan mijn bureau. Laat dan uw naam en bericht achter. Ga je gang, maak mijn dag goed. Vertel me wat je wilt zeggen. En vergeet niet een fijne dag te hebben!”
- Hoi! Het is (jouw naam). Wil je een mop horen? Klop klop! Wie is daar? Ik niet, dus laat een bericht achter, dan neem ik zo snel mogelijk contact met je op!”
Voicemailbegroetingen voor klantenondersteuning
De afdeling klantenondersteuning is voor veel bedrijven meestal het eerste en enige aanspreekpunt. Dit maakt het noodzakelijk om een goede professionele VM-begroeting te laten opnemen door gebruik te maken van professionele sms-voorbeelden voor uw klantenondersteuningsafdeling.
Professionele voicemailbegroetingen voor klantenondersteuning zijn een kans om de beller een professionele en behulpzame ervaring te bieden, zelfs als u de oproep niet kunt beantwoorden.
Hier zijn enkele voorbeelden van professionele voicemailbegroeting voor het begroeten van klanten die met hun vragen komen:
- “Hallo, u heeft de afdeling Klantenservice bereikt op (bedrijfsnaam). We kunnen uw oproep momenteel niet beantwoorden. Laat in de tussentijd uw naam, contactnummer en de gewenste tijdstippen achter waarop we contact met u kunnen opnemen.'
- “Hallo, dit is de afdeling Klantenservice van (bedrijfsnaam). We helpen u graag met uw vraag, maar ik kan uw oproep nu niet beantwoorden. Laat uw naam, telefoonnummer en het doel van het gesprek achter. Wij zorgen ervoor dat u zo snel mogelijk teruggebeld wordt.”
Voicemailbegroetingen bij afwezigheid
Wanneer u gedurende een vooraf bepaalde tijd tijdelijk niet beschikbaar bent vanaf uw verbindingspunt, is het een goede gewoonte om een professionele VM-begroeting bij afwezigheid op te laten nemen.
In uw afwezigheidsvoicemailbegroeting is het belangrijk om duidelijk en beknopt te zijn en de beller een manier te bieden om iemand anders te bereiken in geval van een noodgeval of dringende kwestie. Dit is voor degenen die contact met u opnemen, zowel collega's als klanten.
Om u te helpen volgen hier enkele voorbeelden van professionele voicemailbegroetingsvoorbeelden voor als u OOO bent:
- “Hallo, u heeft (uw naam) bereikt. Ik ben afwezig op kantoor tot (datum en tijd). Laat alstublieft een bericht achter, dan bel ik u terug als ik terugkom. Bedankt om te bellen."
- “Hallo, u heeft de voicemailbox van (uw naam) bereikt. Let op: u kunt dit bericht op elk gewenst moment omzeilen door op 0 te drukken. Ik ben afwezig op kantoor tot (datum). Als u direct hulp nodig heeft, drukt u op 1 om uw oproep door te laten schakelen door de receptioniste.”
Voicemailbegroetingen voor vakantie/zakelijke feestdagen
Als u tijdens de feestdagen niet op kantoor bent, moet u uw klanten hiervan op de hoogte stellen. Bovendien kunt u dit gebruiken als gelegenheid om klanten vakantiegroeten te wensen.
Een voicemailbegroeting voor een vakantie/zakelijke vakantie is een manier om de beller te laten weten dat u niet beschikbaar bent en hem de nodige informatie of instructies te geven.
Hier zijn enkele voorbeelden van professionele voicemailbegroetingen voor vakantiegroeten:
- “Hallo, bedankt voor het bellen (bedrijfsnaam). Ons kantoor is wegens (festival/feestdag) gesloten tot (datum). Laat uw naam en bericht achter en wij nemen contact met u op zodra wij beschikbaar zijn. Fijne (vakantie)!”
- ' Hallo, u heeft (bedrijfsnaam) bereikt. Wegens (feestdag)vieringen zijn wij van (datum) tot (datum) gesloten. Laat uw naam en bericht achter, zodat wij zo snel mogelijk contact met u opnemen. Als het te dringend is, kunt u (naam teamlid) sms'en op (nummer). Bedankt en een fijne week!”
- “Bedankt voor het bellen (bedrijfsnaam). We zijn momenteel niet beschikbaar om uw oproep te beantwoorden. Maar we willen met je praten. Laat uw naam, telefoonnummer, e-mailadres en bericht achter. Zodra we weer open gaan, nemen we contact met u op.”
Alternatief voicemailbericht voor contact
“Hé, dit is [jouw naam]. Als u om [X reden] belt, neem dan [contact op met die en die] of [ga naar onze website, stuur mij een e-mail]. Voor alle overige vragen kunt u uw naam en een kort bericht achterlaten. Ik bel u dan binnen [één, twee, drie] werkdag(en) terug.”
Het kan een enorme tijdverspilling zijn om voortdurend gebeld te worden namens iemand anders, of voor routinevragen. Met dit voicemailscript kunt u de beller alternatieven bieden, vooral als u wordt gebeld om een veelvoorkomende reden waarvoor u niet verantwoordelijk bent.
E-mailoptie voicemail voorbeeld
“Hallo, je hebt [naam] bereikt bij [bedrijf]. Als u snel antwoord nodig heeft, stuur mij dan een e-mail op [voeg e-mailadres in] en ik neem morgen contact met u op via EOD. Als het niet dringend is, kunt u een bericht achterlaten met uw naam en nummer. Een fijne dag verder."
Liever per e-mail contact opnemen? Maak dat duidelijk in uw spraakmemo, zodat luisteraars contact met u opnemen via uw e-mail. Dit specifieke voicemailscript maakt e-mail nog aantrekkelijker omdat het impliceert dat het een snellere manier van communiceren is.
Voorbeeld voicemail verkoopresultaten
“Hallo, u heeft [uw naam] bereikt bij [uw bedrijf]. Ik ben momenteel niet beschikbaar. Ik help waarschijnlijk [type bedrijf] om [X resultaten te behalen, bijvoorbeeld 'hun leads verdubbelen in 60 dagen', 'de beste en slimste technici inhuren', '40% meer klanten converteren.'] Laat uw naam achter en aantal, en we bespreken hoe uw bedrijf vergelijkbare resultaten kan boeken.”
Als u een verkoper bent, kunt u uw lead nurturing-proces voortzetten via uw voicemail. In dit voicemailscript heeft u de mogelijkheid om een korte beschrijving op te nemen van wat u klanten helpt, zodat uw bellers uw waardepropositie niet vergeten. En zelfs als het geen verkoopprospect is, kan het verkeerde bellers helpen begrijpen of ze de juiste persoon hebben bereikt.
Laatste woord over voicemailbegroetingen
Professionele voicemailbegroetingen spelen de rol van een automatische assistent, vooral als er niemand is om het enorme aantal oproepen te beantwoorden. Afhankelijk van de situatie, uw merkstem en ICP, wilt u uw voicemailbegroetingen zo inlijsten dat ze klanten aanspreken.
Aanbevolen artikelen
- VOICEMAILBERICHT: Top 15+ berichten Groeten, wijzigen en opnemen op iPhone en Android
- VOICEMAIL-APP: beste apps voor Verizon, Android, iPhone en T-Mobile
- OPEN VOICEMAIL: Betekenis, hoe het te openen en gids
- Voordelen van het gebruik van voicemails en voicemailberichten voor uw bedrijf
- Visuele voicemail: hoe werkt het en wat zijn de voordelen?
Referenties
