Software-integratie: eenvoudige handleiding en best practices uit mijn 10 jaar ervaring

Het ontwikkelen van een applicatie is duur en complex, en het wordt steeds moeilijker naarmate de verwachtingen van gebruikers toenemen. Software-integratiediensten worden steeds populairder omdat ze apps van hoge kwaliteit bieden zonder langdurige ontwikkelingsprocessen. Wat is software-integratie precies en wat zijn de voordelen? In wezen kunnen bedrijven hun gebruikers en personeel extra diensten bieden zonder het budget te overschrijden door gebruik te maken van API's en andere soorten integratie. In dit artikel worden de typen software-integratie, processen, voordelen en voorbeelden besproken. Ik leg ook de best practices uit voor het effectief integreren van uw apps.

Wat is software-integratie?

Software-integratie is het integreren van veel softwarecomponenten of applicaties in één systeem. Het integratieniveau kan variëren van het combineren van relatief kleine componenten tot aanzienlijk grotere en geavanceerdere systemen. Door de integratie kunnen meerdere apps één database delen.

De integratie moet zorgvuldig worden gepland om de vele componenten naadloos met elkaar te verbinden. Wanneer dit vakkundig wordt gedaan, zal de verhoogde efficiëntie de organisatie enorm ten goede komen. Er moeten echter afzonderlijke systemen worden gebruikt als verschillende platforms niet kunnen communiceren, waardoor de efficiëntie afneemt.

De mate waarin componenten (of helemaal niet) kunnen worden geïntegreerd, hangt af van verschillende criteria. Taalverschillen en andere technische zaken, zoals architectuur, kunnen bijvoorbeeld voor problemen zorgen. Als gevolg hiervan kan het proberen van integratie soms een belastende en uitdagende operatie zijn, waarvoor kostbare en tijdrovende arbeid door IT-professionals nodig is. Sommige software is echter ontworpen met het potentieel voor integratie (of zelfs de waarschijnlijkheid daarvan) in gedachten, en bevat programmering en componenten die integratie eenvoudig maken.

Wat zijn de 4 soorten systeemintegratie?

Verschillende mensen zullen verschillende soorten systeemintegratie definiëren. Bepaalde systeemintegratiebenaderingen, zoals webhooks, API's, orkestratie, Integration Services Components en linksystemen, worden gebruikt om systeemintegratie te classificeren.

Maar in zijn meest fundamentele vorm valt systeemintegratie uiteen in vier typen:

#1. Integratie van bedrijfsapplicaties (EAI)

Ten eerste hebben we Enterprise Application Integration (EAI). Zie het als een fraaie, op services gebaseerde integratie waarbij verschillende services communiceren, gegevens verzamelen en vervolgens de juiste actie ondernemen op basis van de gewenste workflow.

#2. Legacy-systeemintegratie

Bij verouderde systeemintegratie gaat het om het verbinden van moderne applicaties met bestaande of verouderde systemen. Vaak gaat het daarbij om het gebruik van API's, webhooks en gedeelde verbindingscomponenten om reeds bestaande investeringen af ​​te stemmen op nieuwe tools. Een bedrijf kan bijvoorbeeld bestaande systeemintegratie gebruiken om een ​​bestaande contactcenteromgeving op één lijn te brengen met de digitale omgeving CRM-software (Customer Relationship Management).

#3. Systeemintegratie van derden

Systeemintegratie van derden heeft tot doel de huidige mogelijkheden van een tool of software te vergroten. Dit is vaak een populaire keuze voor bedrijven die hun technologische vaardigheden willen verbeteren zonder een nieuw platform te kopen. In de samenwerkingsruimte kan systeemintegratie van derden bijvoorbeeld het gebruik van directe routering inhouden om telefoondiensten van een communicatieleverancier op te nemen in een programma als Microsoft Teams.

#4. Business-to-Business-integratie

Met Business-to-business-integratie concentreren bedrijven zich op het automatiseren van transacties en documentuitwisseling tussen meerdere bedrijven. Het doel is om de samenwerking en handel met partners, klanten en leveranciers te verbeteren. Een business-to-business-integratie kan bijvoorbeeld bestaan ​​uit het verbinden van het bestaande inkoopsysteem van een detailhandelaar met dat van een leverancier ERP-technologie om een ​​coherenter netwerk op te bouwen.

Componenten van software-integratie

Software-integratie omvat een vloeiende samenwerking tussen meerdere componenten om een ​​uniform en alomvattend perspectief van de vele systemen van een organisatie te bereiken.

Dit zijn de belangrijkste componenten van systeemintegratie:

#1. Gegevens integratie

De basis van systeemintegratie ligt in het garanderen van naadloze gegevensuitwisseling tussen verschillende systemen door middel van data-integratie. Dit houdt in dat ervoor wordt gezorgd dat gegevens accuraat en betrouwbaar zijn en effectief kunnen worden gedeeld en gebruikt tussen verschillende systemen.

De belangrijkste stappen van data-integratie zijn onder meer:

• Gegevensnormalisatie: het standaardiseren en afstemmen van gegevensformaten om consistentie en compatibiliteit tussen systemen te garanderen.
• Gegevenstransformatie: gegevens converteren van het ene formaat naar het andere om een ​​soepele overdracht tussen systemen te vergemakkelijken.
• Gegevensopschoning: het identificeren en corrigeren van inconsistenties en fouten om de gegevensintegriteit te garanderen.

Lees ook: GEGEVENSINTEGRATIE: definitie, toepassingen en hulpmiddelen.

#2. Infrastructuurintegratie

Een essentieel software-integratiecomponent is het verbinden en onderhouden van de netwerkinfrastructuur en de onderliggende hardware. Een deel van het proces is ervoor te zorgen dat de infrastructuur betrouwbaar en schaalbaar is en in staat is om te voldoen aan de prestatie- en uitbreidingsbehoeften van het geïntegreerde systeem.

De belangrijkste elementen van infrastructuurintegratie bestaan ​​uit het volgende:

• Netwerkconnectiviteit: Het tot stand brengen van veilige en betrouwbare netwerkverbindingen tussen systemen om gegevensuitwisseling te vergemakkelijken.
• Resource Management: Zorgen voor een efficiënte toewijzing en gebruik van hardwarebronnen om de systeemprestaties te optimaliseren.
• Monitoring en waarschuwingen: Implementatie van monitoringtools om potentiële problemen op te sporen en tijdige waarschuwingen te geven voor proactieve probleemoplossing.

#3. Applicatie-integratie

Systeemintegratie vereist het verbinden van verschillende apps om samen te werken en gegevens uit te wisselen. Dit wordt gedaan door één enkele interface te creëren die ononderbroken programma-interactie mogelijk maakt.

Belangrijke componenten van integratie met applicaties zijn:

• Applicatie-interoperabiliteit: het vaststellen van protocollen en standaarden waarmee applicaties gegevens kunnen uitwisselen en effectief kunnen communiceren.
• Message Queuing: gebruik maken van berichtenwachtrijen om gegevens asynchroon op te slaan en te verzenden tussen applicaties.
• Middleware: gebruik van middleware-componenten om interacties tussen applicaties te verbinden en te beheren.

#4. Procesintegratie

Operationele efficiëntie hangt af van de afstemming en automatisering van procedures tussen verschillende systemen. Het verhogen van de productiviteit betekent het stroomlijnen van processen, het elimineren van duplicaten en het automatiseren van klusjes.

Belangrijke elementen van procesintegratie bestaan ​​uit:

• Procesidentificatie: het in kaart brengen en documenteren van bestaande processen om integratiepunten en potentiële redundanties te identificeren.
• Procesautomatisering: Implementatie van automatiseringstools om workflows te stroomlijnen, handmatige tussenkomst te verminderen en de procesefficiëntie te verbeteren.
• Procesoptimalisatie: Continu evalueren en optimaliseren van processen om afstemming op bedrijfsdoelstellingen te garanderen en fouten te minimaliseren.

#5. Integratie van gebruikerservaring

Om gebruikers tevreden en productief te laten zijn, is een consistente en gebruiksvriendelijke interface tussen verschillende systemen noodzakelijk. Het moet ervoor zorgen dat er geen storingen of afwijkingen zijn om een ​​naadloze navigatie en interactie tussen gebruikers en het geïntegreerde systeem te garanderen.

Belangrijke elementen van de integratie van gebruikerservaring zijn onder meer:

• User Interface (UI) Design: Zorgen voor consistente lay-out, navigatie en visuele elementen tussen systemen voor een naadloze gebruikerservaring.
• Bij User Experience (UX) Design wordt rekening gehouden met de behoeften, voorkeuren en het gedrag van gebruikers om de algehele gebruikerservaring te optimaliseren.
• Single Sign-on (SSO): Implementatie van SSO om gebruikers een uniforme inlogervaring op meerdere systemen te bieden.

Voorbeelden van software-integratie

Een paar jaar geleden tijdens mijn softwareontwikkelingstraject heb ik diverse integratie-uitdagingen overwonnen, waarbij ik putte uit professionele en persoonlijke domeinen. Op professioneel vlak hield ik toezicht op de integratie van een CRM-systeem (Customer Relationship Management) met een e-commerceplatform, waardoor de verkoopworkflows werden geoptimaliseerd en de klantbetrokkenheid werd vergroot. Op dit gebied heb ik mij beziggehouden met de integratie van een complexe analysetool in een gezondheidszorgbeheersysteem, waarbij ik data-inzichten heb benut om de resultaten van de patiëntenzorg te verbeteren. Ik heb verschillende productiviteitsapps in mijn dagelijkse routine geïntegreerd, waarbij agenda's en takenlijsten worden gesynchroniseerd voor een naadloze organisatie. Deze ervaringen onderstrepen de transformerende kracht van integratie bij het stroomlijnen van processen, of het nu gaat om zakelijke activiteiten of persoonlijke productiviteit.

Laten we software-integraties onderzoeken met behulp van concrete gebruiksscenario's over afdelingen en applicaties heen. Hier zijn enkele van de meest voorkomende voorbeelden van software-integratie:

#1. Synchroniseer contacten tussen databases

Mogelijk hebt u contactgegevens in meerdere databases. Het is nuttig om deze gegevens te synchroniseren, zodat u snel toegang heeft tot alle klantinformatie die u nodig heeft.

Een integratie tussen HubSpot en Salesforce is hiervan een goed voorbeeld. Al uw Salesforce-contacten kunnen worden gesynchroniseerd met HubSpot-contacten, en omgekeerd, waardoor een centrale database wordt gevormd die HubSpot- en Salesforce-software automatisch bijwerkt wanneer contactinformatie verandert.

#2. Maak taken met behulp van interne berichten

Hoe vaak gebeurt dit?

Je stuurt een collega een bericht en ontwikkelt een uitstekende projectaanpakstrategie. Daarna moet je dat plan omzetten in een document, het opmaken, controleren op fouten, ervoor zorgen dat Todd in de derde alinea wordt getagd en nog 11 processen doorlopen voordat je het met de rest van het team deelt. Al deze moeite om een ​​kort gesprek te herschrijven dat je een kwartier eerder met een collega had.

Dit is wanneer software-integraties zoals die tussen Slack en Trello van pas komen. Deze integraties zetten berichten om in taken of ‘kaarten’ die gemakkelijk van teamlid naar teamgenoot kunnen worden doorgegeven. Teams kunnen samenwerken aan individuele kaarten of er afzonderlijk aan werken, terwijl ze de voortgang van hun collega's bijhouden.

#3. Automatiseer vervelende of repetitieve processen

Als uw gegevens gemakkelijk tussen applicaties stromen, kunt u veel repetitief werk automatiseren.

Wanneer er bijvoorbeeld aan specifieke criteria wordt voldaan, kan Zapier ervoor zorgen dat er acties worden geactiveerd in Google Spreadsheets.

Stel dat u uw Google-spreadsheet wilt bijwerken met een nieuwe rij telkens wanneer er een contact wordt gemaakt in uw CRM. Zapier kan dit proces automatiseren, waarbij elk item voor dat nieuwe contact rij voor rij in het Google-spreadsheet van uw voorkeur wordt herschreven. In vergelijking met het handmatig exporteren van gegevens uit een database kan dit uw team veel tijd besparen.

#4. Integreer marketingsoftware met contactgegevens

Marketing is een van de gemakkelijkste gebruiksscenario's voor software-integratie. Met applicaties als HubSpot, MailChimp en Shopify is het aanpassen van campagnes en berichten voor uw doelgroep nog nooit zo eenvoudig geweest.

Neem bijvoorbeeld de laatste twee. Shopify en MailChimp kunnen worden geïntegreerd voor een naadloze overdracht van klantgegevens tussen de twee programma's. U kunt nu aangepaste e-mails naar uw trouwste klanten sturen op basis van hun eerdere interacties en aankoopgeschiedenis met uw bedrijf.

Wat zijn de voordelen van systeemintegratie?

Hoe helpt applicatieverbinding bedrijven precies groeien? Laten we eens kijken naar de belangrijkste voordelen van het gebruik van integratiesoftware.

#1. Gegevensverschillen

Traditioneel hanteren organisaties per afdeling meerdere applicaties. Een marketingteam maakt bijvoorbeeld gebruik van automatiseringstools, terwijl verkoopmanagers CRM-systemen gebruiken. Het bereiken van nieuwe doelgroepen en het genereren van leads is echter het echte doel van marketinginspanningen. De inspanningen van marketeers zijn tevergeefs als het verkoopteam deze potentiële consumenten niet kan bereiken.

Het proces van het genereren van datasilo’s tussen verschillende afdelingen staat bekend als ‘datasiloing’. Hoe meer tijd u besteedt aan het gebruik van dit systeem, hoe groter het verschil tussen de apps. Door de integratie van deze softwareprogramma's worden datasets verenigd, wordt een soepele datatransmissie en synchronisatie verzorgd en werken beide afdelingen met de meest recente consumentengegevens. 

# 2. Productiviteit verhogen

Volgens een Workgeist Report uit 2021 verspilt 43% van de deelnemers tijd met het wisselen tussen verschillende zakelijke tools. Dit belemmerde de concentratie van werknemers op taken, waardoor uiteindelijk de productiviteit daalde. Bovendien bedraagt ​​de gemiddelde tijd die een werknemer nodig heeft om weer aan het werk te gaan 9.5 minuten.

Software-integratie verzacht dit probleem en vermindert de vermoeidheid bij het wisselen van context. Uw medewerkers kunnen efficiënter en continu werken door eenvoudige realtime gegevenstoegang. 

#3. Verbeterde tevredenheid onder werknemers

Het toewijzen van bepaalde vervelende klusjes aan een applicatie kan het teammoreel enorm vergroten. Het regelmatig wisselen van software, het verspillen van uren aan het zoeken naar informatie en het opnieuw invoeren van gegevens in verschillende bedrijfstools kunnen leiden tot menselijke fouten, uitputting en een afname van de motivatie. Door gebruik te maken van integratiesystemen kunnen uw medewerkers zich concentreren op strategisch en analytisch werk in plaats van op zinloze toetsaanslagen. 

#4. Optimaal bedrijfsproces

Het gebrek aan consistente gegevensopslag kan de bedrijfsprocessen van een bedrijf verstoren. Het verzamelen van informatie uit verschillende bronnen maakt de voorbereiding van wekelijkse vergaderingen veel tijdrovender. Bovendien maakt deze ongelijksoortige informatie rapportage en analyse moeilijker. Experts moeten verschillende datasets combineren om inzichtelijke kennis te verkrijgen over de activiteiten van bedrijven.

Software-integratie kan geautomatiseerde dashboards, grafieken en rapporten creëren met alle benodigde gegevens. Uw medewerkers kunnen aan de bedrijfsdoelstellingen werken in plaats van tijd te verspillen aan het verzamelen van informatie op verschillende tabbladen. 

#5. Holistisch gegevensoverzicht

Medewerkers kunnen het grote geheel niet zien vanwege gefragmenteerde gegevens. Het verzamelen en evalueren van verschillende datasets zal duidelijke conclusies opleveren die alleen zinvol zijn als ze afzonderlijk worden bekeken. Bedrijfsgegevens moeten contextueel worden geanalyseerd omdat ze met elkaar verbonden zijn. Door dit gebrek aan zichtbaarheid kunnen leidinggevenden geen trends en inzichten identificeren die de besluitvorming beïnvloeden.

Software-integratie biedt een broodnodige samenvatting van relevante informatie in de juiste setting. Bedrijfsleiders kunnen op deze bevindingen vertrouwen om goed geïnformeerde beslissingen te nemen.

Hoe software-integraties te implementeren

Bij het implementeren van software-integraties kunnen meerdere belanghebbenden, technologieën en overwegingen betrokken zijn. Hieronder heb ik een downloadbare, uitgebreide checklist gegeven die verschillende aspecten van het implementeren van software-integraties behandelt:

Wat zijn best practices voor software-integraties?

Om u te helpen het potentieel van uw bestaande software-infrastructuur te maximaliseren zonder enige nadelen, heb ik mijn systeemintegratiepraktijken herzien en vernieuwd. Hier zijn enkele best practices voor IT-software-integratie voor u.

#1. Breng uw processen in kaart

An analyse is cruciaal voor een succesvol integratieproject. Door uw bestaande processen te analyseren, krijgt u een beter inzicht in de integratie en de impact ervan op uw systemen. Dit geeft aan of uw integratieproject gegevensreplicatie met zich meebrengt of cross-overs in uw besturingssystemen veroorzaakt.

Bij het analyseren en definiëren van integratievereisten is het essentieel om te focussen op afwijkingen van standaardprocessen, ook wel ongelukkige paden genoemd. Nauwkeurige gegevensinvoer is cruciaal voor het handhaven van de juiste chronologische volgorde van gebeurtenissen in een proces, wat fouten en mogelijke verstoringen kan helpen voorkomen.

Bovendien heeft een agile aanpak het voordeel dat deze flexibel genoeg is om zich aan te passen aan nieuw gedefinieerde ongelukkige routes die tijdens het proces zijn ontdekt, in tegenstelling tot het documenteren van alle mogelijke ongelukkige paden als onderdeel van een vooraf bepaalde reikwijdte vóór de aftrap.

#2. Selecteer de juiste hulpmiddelen

Toegankelijk API-tools zijn essentieel voor een integratieproject. Hiermee kunt u gegevens uit andere producten ophalen en daarmee integreren. Zorg ervoor dat u API-mogelijkheden onderzoekt in de context van hun huidige gebruik. Als je bijvoorbeeld wilt integreren met een kant-en-klaar pakket en er is er nog geen, dan moet de softwareleverancier een API maken. Alleen dan zou u toegang krijgen tot hun systeem.

Om problemen te voorkomen, moet u rekening houden met de updatefrequentie, de omvang en de invloed op uw oplossing wanneer u API's van derden gebruikt. Bekijk de updategeschiedenis en het tijdschema van de API en bereid u voor op grote updates waarvoor mogelijk coderingsaanpassingen nodig zijn.

#3. Maak een ingewikkelde integratiekaart

Als u uw integratie intern ontwikkelt, moet u een grondig plan opstellen dat integratiescenario's, gebruikersprocessen en gegevenstoewijzing omvat. Bouwprojecten kunnen bij overhaastheid obstakels tegenkomen, die met een beetje voorbereiding gemakkelijk kunnen worden vermeden. Uiteindelijk wilt u geen integratie configureren waarvan u niet helemaal zeker weet dat deze zal functioneren en de gegevens van uw bedrijf in gevaar zal brengen. 

#4. Bepaal het eigendom van gegevens

Verschillende soorten integratiesoftwaresystemen gaan op een andere manier om met het eigendom van gegevens. Voordat u een beslissing neemt, moet u bepalen wie verantwoordelijk is voor het beschermen van uw gegevens en privacy. Onderzoek bovendien de applicatie waarmee u verbinding wilt maken, om er zeker van te zijn dat deze voldoet aan de wet- en regelgeving met betrekking tot het delen en beheren van gegevens.

#5. Continue bewaking

Door uw integratie voortdurend te monitoren, kunt u eventuele problemen die zich in de loop van de tijd voordoen, identificeren en oplossen. U moet uw integratie regelmatig controleren om er zeker van te zijn dat deze naar verwachting presteert en de nodige aanpassingen doorvoeren om de effectiviteit ervan te behouden.

Software-integratietests

Bedrijven maken vaak gebruik van Software Integration Testing (SIT) om er zeker van te zijn dat een software-integratiestrategie effectief heeft gewerkt. SIT evalueert het algehele gedrag van het systeem in een software- of hardwareomgeving. Het doel van het testen is ervoor te zorgen dat gegevens zonder problemen tussen omgevingen worden verplaatst.

Bedrijven kunnen SIT gebruiken om te verifiëren hoe software en alle systeemcomponenten met elkaar samenwerken analysetools en strategische testen. Stel je een bedrijf voor dat systeemintegratie gebruikt om gegevens van contactcentra en andere door klanten gegenereerde ontmoetingen over te dragen naar een centrale database voor klantrelatiebeheer, oftewel CRM.

Een software-integratietest zou ervoor zorgen dat de juiste informatie automatisch wordt vastgelegd en in de juiste componenten van het systeem wordt gepusht CRM-platform zodat gebruikers er later toegang toe hebben. De tests zouden er ook voor zorgen dat de geldigheid en authenticiteit van de gegevens niet negatief worden beïnvloed door de integratie.

Tot slot

Kortom, softwaresysteemintegratie gaat over het verbinden van de tools die u in uw organisatie gebruikt. Het fungeert als één enkele bron van waarheid, verbetert de productiviteit van medewerkers, versterkt de beveiliging en verbetert de functionaliteit van uw tools. Waarom probeer je het vandaag niet???

Vergelijkbare artikelen

1. De krachtmeting van 2024: onthulling van de beste e-maildiensten voor elke behoefte
2. Beste software voor gegevensbeheer voor uw kleine onderneming in 2023
3. ERP-INTEGRATIE: Betekenis, Strategie, Software & Systeem

Referentie

• em360tech.com
• nix-united.com
• blog.hubspot.com
• contractsafe.com
• workato. com