Er zijn veel verschillende soorten initiatieven, maar ze hebben allemaal iets gemeen. Ze doorlopen allemaal dezelfde cyclus, ook wel de projectlevenscyclus of projectmanagementlevenscyclus genoemd. Hier leggen we de stadia en modellen van de projectlevenscyclus in detail uit.
Wat is de projectlevenscyclus?
De projectlevenscyclus omvat de stappen die projectmanagers nodig hebben om een project van begin tot eind succesvol te beheren. De projectlevenscyclus is onderverdeeld in vijf fasen: projectinitiatie, projectplanning, projectuitvoering, monitoring en controle en projectafsluiting. Elk van deze fasen is nodig om het project tot een goed einde te brengen.
Wat zijn de stadia van een projectlevenscyclus?
#1. De beginfase
Het projecthandvest en de registratie van belanghebbenden zijn twee verschillende activiteiten die de beginfase van de projectlevenscyclus vormen. Deze fase wordt gebruikt om de visie van uw project te definiëren, uw doelen te beschrijven met een businesscase en toestemming te krijgen van een sanctionerende belanghebbende. De volgende zijn de essentiële onderdelen van het projectcharter:
- De businesscase
- De omvang van het project
- Deliverables
- Doelstellingen
- Vereiste middelen
- Tijdlijn en mijlpalenplan
- Geschatte kosten
- Problemen en risico's
- afhankelijkheden
Als u de moeite neemt om uw doelstellingen goed te omschrijven, wordt het project gemakkelijker om aan te werken.
Iedereen die meedoet, mag zijn eigen ideeën of zorgen uiten, en het budget en de prijzen worden vooraf overeengekomen en ondertekend. Deze beginfase is niet alleen van cruciaal belang voor het project, maar ook voor alle betrokken teams om inspraak te hebben in wat nodig is voor het project.
#2. Voorbereidingsfase
De eerste stap in het planningsproces moet zijn om het doel van het project te schetsen en te verduidelijken. U kunt eenvoudig vaststellen wat het project moet bereiken door de volgende vragen te beantwoorden.
- Wat gaan we doen?
- Hoe gaan we het aanpakken?
- Wanneer gaan we aan de slag?
- Wanneer weten we dat we klaar zijn?
Als onderdeel van het planningsproces moet je samenwerken met het team om de volledige infrastructuur op te zetten en specifieke taken te verdelen. Deze strategie moet de volgende elementen bevatten:
- Strategie voor projectmanagement
- De omvang van het project
- Structuur van de uitsplitsing van het werk
- Plan uw middelen
- Budgetprognose
Het kan moeilijk zijn om het plan uit te voeren met deelname van het hele team. Maar door alle afdelingen mee te laten doen aan de strategie, ontstaan er later minder problemen.
#3. De uitvoeringsfase
De volgende kritieke componenten moeten worden opgenomen in de uitvoeringsfase:
- teambuilding
- Participatie van belanghebbenden
- Kwaliteitscontrole
- Communicatie
- Klantenadministratie
Dit is de fase waarin het grootste deel van het budget wordt toegewezen en het merendeel van de projectresultaten wordt gegenereerd. U zet uw projectstrategie om in actie, of het nu weken, maanden of jaren duurt.
Het doel van deze fase is volgens de Villanova University om "teams effectief te managen terwijl de tijdlijnverwachtingen worden georkestreerd en benchmarkdoelen worden gehaald."
Communicatie is in deze tijd van cruciaal belang, aangezien de klant of belanghebbenden om updates en voortgangsrapporten zullen vragen.
Het hebben van een betrouwbaar projectbeheersysteem bespaart u en uw team een hoop gedoe. Het zal gemakkelijk zijn om taken af te bakenen, te begrijpen waar deadlines en deliverables zich bevinden en jou en het team inzicht te geven in wat er nog moet gebeuren.
#4. De monitoring- en controlefase
Tijdens de monitoring- en controlfase zorg je ervoor dat je zowel de algemene ontwikkeling van het project als de afzonderlijke onderdelen goed kunt volgen.
Je moet altijd waakzaam blijven en bijhouden en rapporteren met het team, zodat je op de hoogte bent van mogelijke problemen voordat ze escaleren.
Het is ook nuttig om een ander lid van het projectteam (of een van elke afdeling) als een andere kwaliteitscontroleur of verslaggever te laten werken; ze kunnen u helpen bij het bijhouden van alles in hun team en hebben regelmatig vergaderingen om alle aspecten bij te werken, zodat iedereen op het goede spoor blijft.
#5. Afrondingsfase
De afsluitingsfase is de laatste fase van de levenscyclus van het project. Het is meer dan simpelweg het project als voltooid markeren en afsluiten. Het is van cruciaal belang om het project formeel af te sluiten en goedkeuring of ondertekening te verkrijgen van de klant, belanghebbenden en/of projectsponsor.
Deze procedure kan de volgende stappen bevatten:
- Voltooiing van het project
- Het organiseren van een post-mortem bijeenkomst
- Projectadministratie bijhouden
- Het vieren of erkennen van de prestatie
- Het team officieel ontbinden of vrijgeven
Het belang van deze laatste fase van de projectlevenscyclus kan niet worden benadrukt, vooral omdat meer bedrijven het Hollywood-werkmodel overnemen, waarin tijdelijke teams rond een bepaald project worden gevormd, vervolgens ontbinden en zich hergroeperen voor een ander. Dit is vooral van cruciaal belang voor projectmanagementteams met freelancers of consultants.
Projectlevenscyclusmodellen
Een project doorloopt een van de vier levenscyclusmodellen tegen de tijd dat het is voltooid, afhankelijk van de aard van het project en de organisatie. De voorspellende, iteratieve, incrementele en agile levenscycli zijn allemaal levensvatbare projectmanagementmethodologieën die meerdere fasen en resultaten omvatten, afhankelijk van de doelstellingen en de complexiteit van de reikwijdte.
#1. De voorspellende levenscyclus
Er zijn vijf fasen in de voorspellende levenscyclus: initiëren, plannen, uitvoeren, controleren en afsluiten. Het projectteam doorloopt deze fasen in een rechte lijn, voltooit elke stap één keer en gaat pas door naar de volgende fase als de vorige is voltooid. De klant ontvangt één product of dienst. Het grootste deel van de planning voor deze levenscyclus wordt vooraf gedaan.
#2. De iteratieve levenscyclus
De iteratieve levenscyclus is op dezelfde manier verdeeld in vijf delen, met als eindresultaat één product of dienst. In plaats van elke stap lineair te doorlopen, worden de fasen in een iteratieve levenscyclus zo vaak als nodig herhaald, waardoor het het meest geschikt is voor projecten met een onbekende reikwijdte en waarbij het primaire doel is om de best mogelijke oplossing voor de klant. Het grootste deel van de planning vindt gedurende het hele proces plaats, aangezien de input van de consument de volgende fase beïnvloedt.
#3. De incrementele levenscyclus
Het projectteam doorloopt elke fase van de incrementele levenscyclus slechts één keer en in volgorde, meerdere keren in één levenscyclus, en creëert aan het einde van elke set een eindproduct. De feedback van elke verhoging zal de volgende beïnvloeden. Deze levenscyclus is ook zeer geschikt voor projecten met grillige scopes, met name projecten waarbij tijdigheid van oplevering van cruciaal belang is.
#4. De Agile-levenscyclus
De Agile levenscyclus combineert iteratieve en incrementele levenscycli. De aanvangsfase vindt eenmalig plaats bij de start van het project, gevolgd door iteraties van de plannings-, uitvoerings- en controlefasen indien nodig. Na elke iteratie wordt het eindproduct aan de consument geleverd. De invoer van dit product wordt vervolgens gebruikt om de volgende verhoging te begeleiden. Dit wordt zo vaak als nodig herhaald totdat de klant helemaal tevreden is, waarna de afsluitende stap zal beginnen.
De Agile-levenscyclus werkt het beste voor projecten met een onzekere reikwijdte en een hoge premie op regelmatige feedback en levering.
Het is van cruciaal belang om te onthouden dat niet alle projecten netjes passen in de typische levenscyclusmodellen. Een combinatie van levenscycli of een hybride is vaak een bruikbare techniek, afhankelijk van de aard van het project of de organisatie.
Projectlevenscyclusbeheer
Het beheer van een project of een portfolio van projecten terwijl ze de normale stadia van de projectlevenscyclus doorlopen, wordt projectlevenscyclusbeheer genoemd. Deze discipline houdt in dat we toezicht houden op alles wat nodig is voor deze fasen. Van voorstellen en prijzen tot uitvoering en projectbeheer tot afsluiting en overdracht, het concept van levenscyclusbeheer van projecten informeert de besluitvorming van Project Business.
Ten slotte is er een mechanisme aanwezig om de volledige levensduur van het project aan te kunnen. Project Business Automation is een procesgerichte bedrijfsoplossing voor een projectgestuurde activiteit die zowel financiële als operationele delen van uw bedrijfsactiviteiten gedurende de levenscyclus van het project beheert.
Projectlevenscyclusbeheer begrijpen
Effectief Project Lifecycle Management, dat vaak wordt uitgevoerd door het PMO, brengt meerdere afdelingen, disciplines, personeel en informatie die betrokken zijn bij het project samen om hun activiteiten te vereenvoudigen met als uiteindelijk doel een project op tijd en binnen budget op te leveren.
Naast projectmanagement is Project Lifecycle Management een organisatorische activiteit. Het is de algemene discipline van projectlevenscyclusbeheer, niet het project zelf. Het houdt zich bezig met hoe uw organisatie de levenscycli van projecten beheert.
Projectlevenscyclus versus projectlevenscyclusbeheer
De 'projectmanagementlevenscyclus' is niet hetzelfde als de 'projectlevenscyclus'. De projectlevenscyclus verwijst naar de verschillende stadia van ontwikkeling die een project kan doorlopen. Als voorbeeld:
Evalueren – Ontwerpen – Bouwen – Testen – Lanceren
Ontwerp – Coderen – Testen – Training – Distributie
De fasen van een project worden bepaald door de aard van het project. De projectlevenscyclus wordt aangepast aan de eisen van elk project. De levenscyclus van projectmanagement blijft daarentegen consistent in alle initiatieven.
Relatie tussen projectmanagementlevenscyclus en fasen van de projectlevenscyclus
Dit is waar dingen behoorlijk verwarrend worden. Elke stap kan worden gezien als een afzonderlijk project met zijn eigen volledige levenscyclus van projectbeheer. Het volgende diagram toont de stadia van de projectmanagementlevenscyclus voor de ontwerpfase van de projectlevenscyclus. De ontwerpfase is in feite een apart project dat resulteert in een deliverable. Dit resultaat wordt gebruikt als input in de coderingsfase, die vervolgens kan worden gebruikt gedurende de levenscyclus van projectmanagement.
Software voor projectlevenscyclusbeheer
Project Lifecycle Management Software helpt organisaties bij het omgaan met de complexiteit en specifieke problemen van projectoplevering als bedrijf. Deze oplossing combineert de talloze procedures en gegevens die nodig zijn om de projectlevenscyclus te beheren. Projectmanagement en -operaties, projectfinanciën en -boekhouding, projectinzicht en -analyse, en projectportfoliobeheer zijn hier voorbeelden van.
PBA (Project Business Automation) is een oplossing die Project Lifecycle Management omvat. PBA beheert alle onderdelen van de levenscyclus van een project en integreert ze in een alomvattend bedrijfssysteem dat ze integreert in de algehele managementprocedures van de organisatie. Als gevolg hiervan werkt iedereen in de organisatie vanuit één enkele bron van waarheid, wat de efficiëntie, zichtbaarheid en effectiviteit vergroot.
Wat zijn de stadia van een projectlevenscyclus?
De levenscyclus van een project omvat de fasen intake, aanvang, planning, productselectie, uitvoering, monitoring en controle en afsluiting.
Wat zijn de vijf fasen van Agile?
De visualisatiefase, de hypothesefase, de verkenningsfase, de aanpassingsfase en de afsluitingsfase zijn de vijf fasen van het Agile Project Management-systeem.
Wat zijn de 4 cycli van projectmanagement?
De vier projectmanagementcycli zijn planning, opbouw, implementatie en afsluiting.
Wat zijn de zes aspecten van een project?
Tijdigheid, kosten, kwaliteit, reikwijdte, voordelen en risico's zijn de zes aspecten van een project.
Gerelateerde artikelen
- LIFECYCLE MARKETING: Betekenis, Strategie, Model, Canager & Klantenmarketing
- VERMOGENSBEHEERSYSTEEM: Voordelen & Top 5 Software Oplossingen
- Impliciete vluchtigheid (IV): formule en rekenmachine (+gedetailleerde stappen voor het berekenen van IV)
- CONTRACTBEHEER: Wat is het, proces en levenscyclus
Referenties
