Wanneer u meerdere initiatieven beheert en geen mechanisme hebt om uitgaven en middelen bij te houden, wordt het mislukken van projecten onvermijdelijk. Het volgen van projecten is in deze situatie daarentegen handig. Kortom, teams van elke omvang kunnen profiteren van het volgen van projecten door hun middelen beter te beheren en resultaten te produceren die de uitbreiding van hun bedrijf ondersteunen. Daarom leggen we in dit artikel uit waarom het belangrijk is om een projectvolgsysteem in uw bedrijf te implementeren en alle andere dingen die u moet weten.
Wat is projecttracking
Een projectmanagementtechniek, projecttracking genaamd, wordt gebruikt om de status van het werk binnen een project te bewaken. Door uw project bij te houden, kunt u de werkelijke voortgang afzetten tegen wat werd verwacht en eventuele problemen ontdekken die het moeilijker zouden kunnen maken om het project op tijd en binnen het budget af te ronden.
Methoden voor projectbeheer en het gebruik van tools voor het volgen van projecten zijn essentieel voor het volgen van projecten. Een overzicht van activiteiten, werklast en mijlpalen in elke fase van de projectlevenscyclus wordt bijvoorbeeld geleverd door een Gantt-diagram, waarmee managers de projectvoortgang kunnen volgen. Statusrapporten en andere projectrapporten kunnen aanvullende informatie verzamelen die meer licht werpt op te leveren producten, risico's en prestaties. Het projectteam en de stakeholders kunnen deze informatie vervolgens ontvangen om op de hoogte te blijven.
Waarom is het volgen van projecten belangrijk
Een projecttracker is een hulpmiddel dat managers kunnen gebruiken om te controleren hoe hun team presteert en om middelen toe te wijzen. Het is een cruciaal hulpmiddel voor het onderhouden van de budgetten en planningen van projecten.
Sjablonen voor projecttrackers kunnen worden gebruikt als enige bron van informatie voor de ontwikkeling van het project. Het projectteam kan de sjabloon invullen met informatie over de ontwikkeling van het project, die vervolgens kan worden gedeeld met de projectmanager en andere belanghebbenden om hen te laten zien waar het project nu staat.
Het gebruik van projectbeheersoftware om projecten te volgen, is echter de meest betrouwbare keuze. Online tools worden realtime bijgewerkt en de software deelt deze informatie. Daarna kan het rapporten produceren met actuele feiten om u te helpen bij het nemen van beslissingen.
Hoe projectontwikkeling te volgen
Hoewel het volgen van de ontwikkeling van uw project misschien een moeilijke onderneming lijkt, kunt u zich voorbereiden op succes door van tevoren de procedure en planning te schetsen. U kunt meteen de volgende acties ondernemen om weer op het goede spoor te komen:
- Maak mijlpalen en deliverables
- Stel haalbare, meetbare en realistische doelen.
- Gebruik een projectmanagementtool om tijd, uitgaven en taken te bewaken.
- Regelmatige team- en stakeholderbijeenkomsten
- Stel duidelijke deadlines
- Moedig transparantie aan
Deze aanbevelingen zijn structureel en dienen per project uitgevoerd te worden. Om projectmanagers te voorzien van de details die ze nodig hebben om hun teams aan het beoogde schema en budget te houden, kunnen ze werken met software voor het volgen van projecten of een sjabloon voor het volgen van projecten.
Welke methode voor het volgen van projecten werkt het beste
Er bestaan tal van technieken voor het volgen van projecten, van Gantt-diagrammen tot het opstellen van projectoverzichten, zoals we eerder hebben beschreven. Projectmanagers en teamleden kunnen dankzij Gantt-diagrammen de status van een project en de relaties tussen de taken zien. U kunt een Gantt-diagram maken in Excel, maar een platform met mogelijkheden voor het volgen van projecten geeft u een robuustere versie die wijzigingen en updates in realtime weergeeft. We zullen daar meer over praten in de volgende sectie. In de tussentijd zijn hier enkele tips om u te helpen uw weg te vinden in projectmanagement.
#1. Ontwikkel een plan voordat u begint
Een van de belangrijkste oorzaken dat het volgen van projecten een uitdaging wordt, is de neiging om in het project te springen zonder de nodige voorbereiding te treffen. Met plannen en doelen kunt u de ontwikkeling van het project volgen.
#2. Zoek naar rode vlaggen en los problemen op
De elementen die een project kunnen maken of beschadigen, zijn waarschuwingsindicatoren. Uw project zal mislukken als u geen rode vlaggen opmerkt. Er bestaan projectbeheer-apps die kunnen helpen bij het weergeven van waarschuwingsberichten. Ondertussen kan het een goed idee zijn om hulp in te roepen als er talloze taken zijn die nog niet zijn voltooid.
#3. Houd het werkschema in de gaten
Nadat het project is gepland, kunnen de werkzaamheden worden uitgevoerd. Resultaten op hoog niveau kunnen worden opgedeeld in kleinere taken om mensen een beter begrip te geven van wat er van hen wordt verwacht. Dit zal hen helpen zich bewust te worden van wat een goede baan is voordat ze beginnen te werken. Hoe het project vordert, kan worden vastgesteld door de taken en het plan te bekijken. Proactief zijn met het projectwerk zorgt ervoor dat niets door de gaten kan vallen en het project niet kan voltooien.
#4. Markeer taken alleen als voltooid wanneer ze dat ook zijn
Als het langzaam gaat, lijkt het misschien verstandig om taken als voltooid te markeren, ook al zijn ze maar gedeeltelijk voltooid. De werkelijke voortgang van het project wordt moeilijker te volgen als gevolg van deze neprapporten.
Waar moet u op letten bij projectmanagementtools
Elke tool voor projectbeheer heeft een speciale functie te bieden. Als het echter gaat om essentiële functies, nemen software-integraties, mobiele apps en workflowautomatisering de leiding.
#1. Automatisering van workflow
Een van de belangrijkste factoren voor projectefficiëntie is workflowautomatisering, waardoor uw projectteam geen tijdrovende, repetitieve handelingen hoeft uit te voeren, zoals het verplaatsen van taken door de projectpijplijn of het informeren van teamleden zodra een taak is voltooid.
Met automatisering kunt u uw eigen workflows ontwerpen, en bij sommige programma's (zoals Monday.com) kunt u beginnen met het selecteren van kant-en-klare sjablonen of uw eigen sjablonen volledig aanpassen aan de vereisten van het team.
U kunt bijvoorbeeld een automaat programmeren om het teamhoofd te waarschuwen zodra een contract verandert in ondertekend. In dit geval hoeft de teamleider geen tijd te besteden aan het zoeken naar statusupdates; in plaats daarvan krijgen ze alleen een melding wanneer iemand het contract ondertekent.
#2. Mobiele applicaties
Een platform dat geen mobiele toegang ondersteunt, is de antithese van productiviteit, en dat is waar software voor projectbeheer om draait. Uw team heeft nog steeds toegang tot taken en kan communiceren in context terwijl ze onderweg zijn vanaf elk apparaat dat ze kiezen, ook al is Monday.com meer dan alleen een tool voor projectbeheer.
De mogelijkheid om de projectvoortgang te volgen en taken ter plekke toe te wijzen, is cruciaal voor projectmanagers die teams op afstand leiden. Teams kunnen deadlines bewaken en projecten van A tot Z uitvoeren op Monday.com Work OS, waarmee u ook elke workflow kunt aanpassen om elke workflow, elk project of elke taak te optimaliseren.
#3. Softwarefusies
U mag (of kunt) uw huidige favoriete tools niet opgeven alleen omdat u op zoek bent naar een geconsolideerde tool voor het volgen van projecten. Natuurlijk wilt u dat de projectbeheersoftware die u kiest goed samenwerkt met de rest van uw IT-stack. Je kunt eigenlijk al het werk van je team op één plek hebben dankzij de naadloze integratie van Monday.com met al je favoriete tools.
Software voor het volgen van projecten
De gemakkelijkste manier om projecten bij te houden is met software voor het volgen van projecten, die al het betrokken werk bijhoudt en helpt om u op tijd te houden. De meeste software voor het volgen van projecten kan ook worden gebruikt om naast activiteiten ook uw budget en toewijzing van middelen bij te houden.
Zelfs voordat een project aan de uitvoeringsfase begint, is een projecttracker nuttig. Het kan u helpen bij het beheren van de middelen die u nodig hebt om de taken uit te voeren tijdens de projectplanning. Het programma komt pas echt in beeld als u eenmaal in de monitoring- en controlefase van uw project zit, zodat u kunt controleren of uw daadwerkelijke voortgang overeenkomt met waar u op dat moment verwachtte te zijn.
Elk project moet worden beheerd met behulp van een projectmanagementdashboard. Het biedt u een mechanisme om de drievoudige beperkingen in tijd, geld en bereik te beheren. Managers zijn zich ervan bewust wanneer activiteiten zijn voltooid en dat ze niet meer middelen en kosten verbruiken dan is toegewezen.
Hulpmiddelen voor het volgen van projecten
Web- of cloudgebaseerde softwareplatforms, bekend als tools voor het volgen van projecten, stellen teams en individuen in staat projecten te plannen, hun voortgang bij te houden en beter teamwerk te bevorderen. Enkele programma's die u kunnen helpen bij het volgen van uw initiatieven zijn:
- Monday.com is een Work Operating System (Work OS) dat teams van elke omvang helpt bij de organisatie en het beheer van elke vorm van werk.
- Microsoft Project: MS Project is ontworpen voor grote, gecompliceerde watervalprojecten; Agile-methodologieën zijn er echter misschien niet zo geschikt voor.
- Trello: Trello's tools voor het maken van borden en lijsten, die zich concentreren op Kanban-borden, helpen teams bij het organiseren van projecten.
- Evernote is een bekende tool voor het maken van notities waarmee gebruikers webgebaseerde notities en andere inhoud kunnen opslaan en ordenen.
- Jira: Veel ontwikkelaars geven de voorkeur aan Jira als hun favoriete software. Het programma staat vooral bekend om het organiseren van codeontwikkeling en probleembewaking.
Welke voordelen bieden tools voor het volgen van projecten?
Door de juiste tool te gebruiken, kunnen projectmanagers ervoor zorgen dat de workflow van hun teams wordt verbeterd en tegelijkertijd projecten op schema en binnen het budget houden.
Wat doen ze nog meer?
- Faciliteren van projectplanning. De meest complete platforms bieden in-platform delen van documenten, Gantt-diagrammen, Kanban-weergaven en andere agile procedures.
- Om projecten effectief te plannen, heb je een tool nodig waarmee je taken onder teamleden kunt verdelen en ze op het platform kunt taggen, zodat iedereen weet wat er moet gebeuren.
- Tijd bijhouden: een projectmanagementtool biedt u ook een manier om de tijd bij te houden die aan elke taak is besteed en de voortgang die is geboekt.
- Controleer de status van projecttaken – Statussen zijn een snelle en eenvoudige methode om te zien waar het team zich bevindt. een paar van de meer toegankelijke software gebruiken opvallende, bewerkbare labels zodat iedereen snel de voortgang van projecten, taken en subtaken kan zien.
- Het opstellen van projectplanningen is cruciaal om ervoor te zorgen dat iedereen op dezelfde pagina zit, of u nu een visuele weergave wilt van de tijdlijnen van al uw projecten of wilt weten hoe lang u en uw team hebben om een taak of project af te ronden.
Project volgen gratis
Iedereen beheert taken op zijn eigen unieke manier. Sommige mensen geven er de voorkeur aan hun verantwoordelijkheden te beheren door hun inbox te gebruiken. Sommige mensen houden zelfs van de verouderde pen-en-papiertechniek, terwijl anderen hun werk liever op een Kanban-bord of in een kalenderweergave zien.
De top 8 gratis tools voor projectbeheer
- Trello voor projectmanagement met visuals
- Asana voor teams
- Gebruik voor aangepaste taakweergaven ClickUp
- Gebruik voor functionaliteit die lijkt op spreadsheets Wrike
- Jira voor ontwikkelaars;
- ActiefSamenwerken voor onafhankelijke contractanten en teams van kleine bureaus;
- Airtable voor het creëren van een op maat gemaakte tool voor projectbeheer;
- Goodday voor verschillende projectmanagementtechnieken.
Projecttracking-app
Hieronder vindt u een aantal lijsten met apps voor het volgen van projecten die uw bedrijf kunnen helpen:
#1. Trello
Kleine bedrijven die verder willen gaan dan de typische spreadsheet, zouden Trello moeten overwegen. Vanwege de rijkdom aan functies die beschikbaar zijn in het gratis abonnement, is het ook een uitstekende keuze voor persoonlijk gebruik. Trello laat je niet in de steek als je plug-and-play projectbeheersoftware nodig hebt met uitstekende beveiliging en een mobiele app.
#2. asana
Dit is een goede optie als je van Trello houdt (wat we hieronder bespreken), maar meer feature-rijke functionaliteit nodig heeft. Asana is een uitgebreide tool voor projectbeheer waarmee u elk teamlid en de taken waaraan ze werken, kunt volgen. U kunt op de hoogte blijven van de taken, notities, werkruimten en tags van de projectpijplijn dankzij de realtime updates van het platform.
U kunt in Asana machtigingen instellen voor elk teamlid, en teamleden kunnen daar projectpapieren delen in plaats van verschillende e-mails te verzenden.
#3. maandag.com
Op Monday.com zijn meer dan 200 visuele sjablonen beschikbaar om u op weg te helpen. Om een unieke workflow te ontwerpen, kunt u meer dan 30 verschillende soorten kolommen slepen en neerzetten. En om het drukke werk tot een minimum te beperken en de efficiëntie te verhogen, kunt u routineprocessen automatiseren.
Om gecompliceerde handelingen te vereenvoudigen, kunt u borden koppelen, bestanden aan projecten toevoegen en communiceren met teamleden. De werklastweergave stelt managers in staat om te zien waar elk teamlid aan werkt zonder zinloze vergaderingen te houden.
#4. Basiskamp
Het beste platform voor teamsamenwerking, projectbeheer en het delen van bestanden is Basecamp. Het platform heeft sterke integraties, waardoor u mogelijk minder software nodig heeft om uw organisatie te runnen. Basecamp's acceptatie van vaste prijzen (in plaats van facturering per gebruiker) onderscheidt het van zijn rivalen.
#5. Smartsheet
Webgebaseerde samenwerkingstools zijn beschikbaar bij Smartsheet om u te helpen uw initiatieven te stroomlijnen. Vergeleken met rivaliserende Wrike, biedt het snellere onboarding. Tools voor resourcebeheer en automatisering helpen bij het balanceren van toewijzingen en het vermijden van knelpunten.
Wat is het volgen en monitoren van projecten?
Het volgen van projecten begint al vroeg met plannen en gaat door tot het project is voltooid. Volg de ontwikkeling van het project om potentiële problemen vroegtijdig op te sporen en op te lossen.
Waarom is het volgen van projecten belangrijk?
U kunt activiteiten stroomlijnen met projecttracering door bij te houden welke taken het eerst komen. u helpen bij het kiezen van de ene boven de andere. Bovendien stelt dit u in staat om deadlines te halen, obstakels te identificeren en weg te nemen, en risico's te minimaliseren. Het team en het project in het algemeen succesvol vooruit helpen.
Wat gebruik je om projecten bij te houden?
Een van de meest gebruikelijke methoden om de ontwikkeling van uw project te volgen, is het Gantt-diagram. Het biedt teamleden een real-time visueel beeld van de voortgang voor projectmanagement. Bovendien maken Gantt-diagrammen het eenvoudiger om te identificeren hoe taken gerelateerd zijn.
Wie is verantwoordelijk voor het volgen van projecten?
Projectplanning legt de basis voor efficiënt volgen van projectbeheer en statusrapportage. De projectmanager en leidinggevenden stellen op dit moment definitieve deliverables en controlepunten vast om de voortgang te meten. Teamleiders moeten toezicht houden op het volgen van projecten voor het welzijn van de hele groep.
Wat doet Project Tracking Software?
Een projecttracker is een hulpmiddel dat managers kunnen gebruiken om te controleren hoe hun team presteert en om middelen toe te wijzen. Het is een cruciaal hulpmiddel voor het onderhouden van de budgetten en planningen van projecten. Sjablonen voor projecttrackers kunnen worden gebruikt als enige bron van informatie voor de ontwikkeling van het project.
Conclusie
Het volgen van projecten begint al vroeg met plannen en gaat door tot het project is voltooid. Door de projectprestaties regelmatig te monitoren om afwijkingen van het projectmanagementplan op te sporen, kunt u ervoor zorgen dat uw projecten op schema liggen.
Gerelateerde artikelen
- Beste 10 CRM-software (Customer Relationship Management) voor bedrijven
- PROJECT TRACKING SOFTWARE: beoordelingen van de 25 beste software voor het volgen van projecten
- Workflowbeheersoftware: topopties in 2023
- WORKFLOW-AUTOMATISERING: definitie, stap, software, voordeel en marketing
- WORKFLOW: definitie, tools en voordelen
Referenties
