CONTRACTBEHEER: Wat is het, proces en levenscyclus

Elk aspect van bedrijfsbeheer in elke organisatie, ongeacht de grootte, vereist het maken, onderhandelen en beheren van contracten. Contractmanagement is echter een onderbelichte tak van bedrijfsvoering. Managers voeren voortdurend gesprekken en stuiten op problemen met hun medewerkers, en sommige daarvan hebben natuurlijk met beloning te maken. In een aantal van deze gesprekken komt contractmanagement meestal ter sprake. CM omvat het proces van het toezicht houden op contracten, vanaf de totstandkoming ervan tot de uitvoering door de gekozen partij en de definitieve annulering. Om de operationele en financiële prestaties te maximaliseren en om financiële en reputatierisico's als gevolg van niet-naleving van contractvoorwaarden te identificeren en te verminderen, omvatten kernactiviteiten prestatieanalyse tegen de contractvoorwaarden. Daarom is het belangrijk om de basisprincipes van het contractbeheerproces en de levenscyclus te begrijpen. Lees verder voor meer informatie, want we leggen ook de CM-software uit, evenals het contractbeheerbureau voor defensie.

Wat is contractbeheer en de voorbeelden ervan?

Contractbeheer is het proces van toezicht houden op juridisch bindende overeenkomsten vanaf het begin tot de voltooiing ervan. Afhankelijk van wie de leiding heeft over welk deel, kunnen de taken administratief of strategisch zijn. Bedrijven kunnen enorm profiteren van betere resultaten en een grotere waarderealisatie van hun contracten als ze effectief worden beheerd.

De niveaus van zichtbaarheid, controle en naleving van uw bedrijf zullen uiteindelijk worden beïnvloed door de manier waarop het zijn contracten beheert. Dit omvat ook de technologie die het gebruikt en de samenwerking tussen teams. Het totale succes van uw bedrijf wordt bepaald door hoe sterk deze pijlers zijn. Het is dus belangrijk om hiermee rekening te houden bij de ontwikkeling van uw medewerkers, activiteiten en technologieën.

Contractbeheerproces

Hoewel contractmanagement uit veel verschillende aspecten bestaat, kunnen we het proces vereenvoudigen door het op te delen in vijf verschillende fasen. Deze vijf verschillende fasen zijn creatie, samenwerking, ondertekening, tracking en vernieuwing.

Binnen de stadia kunnen we nog een onderscheid maken tussen bepaalde stappen. De gehele procedure kan worden onderverdeeld in negen fasen, die elk bijdragen aan een van de vijf brede fasen. Wanneer het tijd is voor een nieuwe contractronde, wordt het eenvoudiger om met de vaak voorkomende kwartaalcrisis om te gaan. De stappen voor elk niveau zijn als volgt:

Eerste fase: creatie

#1. Eerste verzoeken

Dit heeft in feite te maken met het vinden van contracten en relevante documentatie om de doelstelling van het contract te ondersteunen. Het eerste verzoek markeert het begin van de eerste stap in het CM-proces.

#2. Opstellen van contracten

Handmatig een contract opstellen kost tijd, maar het gebruik van geautomatiseerde tools voor contractbeheer kan de procedure aanzienlijk stroomlijnen.

Tweede fase: samenwerking

#3. Contractonderhandelingen

Werknemers moeten in staat zijn om verschillende concepten van het contract te bekijken zodra het is geschreven en om eventuele verschillen te markeren om het onderhandelingsproces te verkorten.

Derde fase: ondertekening

#4. Het contract goedkeuren

De fase die de meeste knelpunten ervaart, is het verkrijgen van toestemming van het management. Gebruikers kunnen dit voorkomen door aangepaste goedkeuringsworkflows te ontwerpen die parallelle en sequentiële goedkeuringen bevatten en een snelle stroom van beslissingen handhaven.

#5. Uitvoering van het contract.

Door het gebruik van elektronische handtekeningen en faxmogelijkheden kunnen gebruikers het ondertekeningsproces beheren en versnellen bij het uitvoeren van het contract.

Vierde fase: volgen

#6. Beheer van verplichtingen

Om ervoor te zorgen dat de belangrijkste belanghebbenden de doelstellingen halen en dat de waarde van het contract niet afneemt tijdens de vroege uitbreidingsfasen, vereist dit intensief projectmanagement.

#7. Revisies en wijzigingen

Het kan een uitdaging zijn om al het papierwerk te verzamelen dat nodig is voor de eerste voorbereiding van het contract, dus er kunnen fouten optreden. Daarom moeten er systemen aanwezig zijn om het oorspronkelijke contract te wijzigen wanneer tijdens deze fase items worden ontdekt die werden genegeerd.

#8. Auditing en rapportage

Contractmanagement is niet het maken van een contract en het meteen zonder verdere overwegingen opbergen. Contractaudits zijn cruciaal voor het identificeren van de naleving door beide partijen van de bepalingen van het contract en eventuele problemen.

Laatste fase: Verlenging

#9. Vernieuwen

Handmatige technieken voor contractbeheer kunnen leiden tot verloren bedrijfsinkomsten en gemiste verlengingsopties. Desalniettemin kan een organisatie verlengingsmogelijkheden vinden en vervolgens nieuwe contracten opstellen door de procedure te automatiseren.

De negen fasen in contractmanagement vormen een groot deel van het proces. Over het algemeen is het beheer van de looptijd van het contract essentieel. Daarom moeten contractmanagers alert zijn op mogelijke wijzigingen of schendingen van contracten wanneer verschillende contracttypes hun verschillende stadia doorlopen. Het kan de moeite waard zijn om wijzigingen aan te brengen in een contract als een werknemer of bedrijf er niet tevreden over is. Het is dus cruciaal om contractuele verantwoordelijkheden na te komen en tegelijkertijd tevredenheid voor beide partijen van de overeenkomst te garanderen.

Lifecycle management is cruciaal op verschillende punten in het contractmanagementproces. Bij het beheren van contracten is het cruciaal om rekening te houden met de prestaties van leveranciers en risicobeoordeling. U moet bijvoorbeeld het contract herzien of bepaalde disciplinaire maatregelen opleggen als een leverancier zijn contractuele verantwoordelijkheden niet nakomt.

Wat zijn de drie stadia van contractbeheer?

De drie basisfasen van contractmanagement zijn;

Pre-onderscheiding, of de periode tussen het verzoek, de ontwikkeling en de overeenkomst van een serviceaanbod.
Prijs, waar het overeengekomen bod onderwerp is van bespreking en goedkeuring; En

Na de toekenning, waar het contract zijn prestatiebeheerfase begint voordat het wordt gesloten.

Wat is contractbeheer en het belang ervan?

Contractadministratie is cruciaal, want hoe u uw overeenkomsten van het begin tot het einde beheert, is van invloed op hoe ze uitpakken. Contract Lifecycle Management (CLM) is een methode die bedrijven kan helpen het meeste uit hun contracten te halen, terwijl ze zich aan de wet houden en de controle behouden over hun interacties met externe partijen of derden.

De zinsnede “No Surprises” vat het doel van goed contractmanagement samen. Als alles goed loopt, is iedereen zich bewust van zijn verantwoordelijkheden en wanneer die moeten komen. Zo weet uw bedrijf altijd wat er gaat komen, kunt u zich vol vertrouwen voorbereiden op audits en gemakkelijk aantonen dat het aan de eisen voldoet.

Bovendien zullen alle bedrijfspartijen en belanghebbenden op dezelfde pagina staan zodra u gestandaardiseerde en collaboratieve CM-praktijken in uw hele organisatie kunt opzetten. Zo kan uw onderneming rekenen op het consequent behalen van de afgesproken doelstellingen en mogelijkheden om haar positie te versterken.

Wat zijn de 4 soorten contracten?

Over het algemeen kunnen contracten worden geclassificeerd op basis van hun primaire prestaties of het soort banen waarvoor ze nodig zijn;

eenzijdig contract
Bilateraal contract
Uitgevoerd contract
Uitvoerend contract.

Wat zijn de vier componenten van contractbeheer?

Contractbeheer is een veelzijdige taak die veel verschillende handelingen met zich meebrengt. Maar er zijn vier belangrijke componenten die de hoofdactiviteiten vormen.

Opzetten van governance en het CM-team.
Plannen, opzetten en uitvoeren van contractadministratie.
Relatie management.
Prestatiebeheer.

Wat zijn de soorten contractbeheer?

Contracten kunnen vele vormen aannemen en er zijn veel verschillende soorten die kunnen worden gebruikt voor projectbeheer en andere doeleinden. Op het gebied van projectmanagement zijn enkele van de soorten contracten die het nuttigst zijn:

Vast geprijsde contracten
Kostenvergoedingscontracten
Tijd- en materiaalcontracten.

Er zijn ook;

Impliciete contracten
Eenheidsprijscontracten
Eenzijdige contracten
Express contracten en
Bilaterale contracten.

Contractbeheersoftware

Er is geen bedrijf te groot of te klein dat niet regelmatig contracten moet opstellen, onderhandelen en beheren. Het kost echter tijd en is vatbaar voor de gebruikelijke fouten bij het invoeren van gegevens in elke fase. Software voor contractbeheer kan helpen de looptijd van contracten te verkorten en de kans op audits en financiële verliezen te verminderen. Maar wat is contractbeheersoftware precies?

Wat is contractbeheersoftware?

Software voor contractbeheer is een type technologie dat is ontwikkeld om het proces voor organisaties te vereenvoudigen en te automatiseren.

Door het saaie werk te automatiseren dat vaak nodig is in een contractworkflow, maakt CM-software het eenvoudiger voor juridische en zakelijke teams om commerciële contracten op te stellen, te onderhandelen, te ondertekenen, te verlengen en erover te rapporteren.

Software voor contractbeheer stelt teams in staat om alle aspecten van een contract af te handelen zonder tussen afzonderlijke applicaties te hoeven schakelen. Dit komt omdat hun volledige toolkit toegankelijk is via een enkele interface.

Wie maakt gebruik van CM-software?

Organisaties die hun contractactiviteiten willen uitbreiden, maar het zich niet kunnen veroorloven om meer mensen aan te nemen, wenden zich tot contractbeheersoftware.

Dit geeft aan dat organisaties met hoge groeipercentages en stijgende contractvolumes het meest kunnen profiteren van het gebruik van CMS

De juridische, verkoop-, financiële, operationele en personeelsafdelingen zijn slechts enkele van de interne afdelingen die baat kunnen hebben bij het gebruik van het CMS van het bedrijf

Wat is de beste CM-software?

De 6 beste contractbeheersoftware voor 2023;

PandaDoc
ContractWorks
Eendracht
DocuSign
Balling
Straatkei
Agiloft
conga

Helpt CMS bij zoeken en rapporteren?

Software die speciaal is ontworpen voor het beheren en organiseren van contracten is van onschatbare waarde bij het zoeken naar specifieke overeenkomsten of het opstellen van rapporten hierover. Dergelijke tools voor contractbeheer vereenvoudigen het archiveren, opvragen, bekijken en rapporteren van contractuele overeenkomsten.

Is software voor contractbeheer veilig?

De digitale cloud biedt een veilige haven voor uw contracten en contractbeheersoftware doet precies dat. Met CM-software hebben uw overeenkomsten een veilige haven met gedetailleerde toegangscontroles, gecentraliseerde documentrecords en extra beveiligingsopties.

Levenscyclus contractbeheer

Contract Lifecycle Management houdt zich bezig met het proces van het toepassen van relevante ideeën en praktijken op het gebied van contractbeheer gedurende de hele contractlevenscyclus die kansen bieden om de controle terug te krijgen, compliance te waarborgen, de zichtbaarheid te herstellen en diepere banden met uw contractuele leveranciers te ontwikkelen.

In wezen zijn er zeven hoofdfasen die deel uitmaken van het contractlevenscyclusbeheerproces;

Inception
Onderhandeling
Uitvoering
Beginnen
Werking
Vernieuwing
uitverkoop

Dienst Contractbeheer Defensie

Het Defense Contract Management Agency (DCMA) is een organisatie van de Amerikaanse federale overheid die verantwoording aflegt aan de staatssecretaris van Defensie voor Acquisitie en Sustainment. Het ministerie van Defensie (DoD) en andere goedgekeurde overheidsdepartementen is verantwoordelijk voor het beheer van contracten. Het hoofdkantoor is gevestigd in Fort Lee, Virginia. Contracten voor buitenlandse militaire verkoop worden soms afgehandeld door DCMA.

Het ministerie van Defensie, de National Aeronautics and Space Administration, evenals verschillende andere federale, staats-, buitenlandse en internationale overheden en agentschappen, vertrouwen op het Defense Contract Management Agency om hun contracten te beheren. Het doel is te garanderen dat contracten op tijd en binnen budget worden uitgevoerd.

DoD contractadministratie is lang onderzocht en veranderd. De minister van Defensie gaf begin jaren zestig opdracht tot een onderzoek naar de volledige aanbestedingsprocedure van het Ministerie van Defensie. De resultaten van "Project 1960", waarin contractbeheer en audit werden gecombineerd, toonden verschillende voordelen. In die tijd was er een aanzienlijke mate van dubbel werk omdat elk defensiedepartement en de militaire afdeling zijn eigen contracten afhandelde en controleerde. Uiteindelijk nam het Defensie Logistiek Agentschap een groot deel van de CM taken (DLA) op zich. De militaire diensten bleven echter toezicht houden op de belangrijkste aankoopprogramma's voor bewapeningssystemen.

Verwerken van aanmeldingsoverzichten van defensiecontractbeheerbureaus

De geautomatiseerde commerciële omgeving wordt gebruikt door de Amerikaanse douane en grensbewaking om invoer te verwerken waarvoor belastingvrije status wordt geclaimd onder Harmonized Tariff Schedule van de Amerikaanse invoer onderverdeling 9808.00. (hierna te noemen de Defense Contract Management Agency [DCMA]).

Wanneer de leveringen zijn gecertificeerd door de Commissioner of Customs, staan DCMA-invoeringen de belastingvrije afhandeling van goederen voor militaire afdelingen toe. De 19 CFR secties 111 en 163 regels voor het bijhouden van gegevens blijven van kracht. Nadat de DCMA-producten de Amerikaanse douanejurisdictie zijn binnengekomen, is de importeur nog steeds verplicht om gedurende nog eens vijf jaar een uitgebreid register bij te houden van alle informatie met betrekking tot die vermeldingen en om CBP op verzoek toegang te geven tot dergelijke gegevens die in zijn bezit zijn.

Conclusie

Contractmanagement houdt zich bezig met het proces van het managen van de formulering, uitvoering en analyse van contracten. Het doel is om de operationele en financiële prestaties van een organisatie te verbeteren en tegelijkertijd het financiële risico te verlagen. Organisaties staan steeds meer onder druk om kosten te besparen en tegelijkertijd de productiviteit te verhogen. De noodzaak van een efficiënt en geautomatiseerd CM-systeem wordt vergemakkelijkt door het feit dat contractadministratie vaak een bijzonder tijdrovend aspect van een bedrijf is.

Wanneer u gestandaardiseerde en collaboratieve CM-procedures in uw hele bedrijf kunt implementeren, zullen niet alleen alle bedrijfspartijen met één stem spreken, maar zullen ook alle belanghebbenden op dezelfde pagina staan. Hierdoor heeft uw bedrijf een goede kans om regelmatig de overeengekomen doelstellingen te halen en nieuwe voordelen te ontwikkelen.