Bedrijven die afhankelijk zijn van meerdere leveranciers via handmatige processen, kunnen moeite hebben om de waarde van bestaande relaties te maximaliseren in een steeds veranderende wereld. Veranderingen in het bedrijfsklimaat, een explosie van data en veranderende regelgeving veranderen allemaal het landschap van leveranciersmanagement. Handmatige processen kunnen het simpelweg niet bijbenen. Een leveranciersbeheersysteem kan processen transformeren, relaties versterken en het beheer van derden naadloos maken. Hieronder schetsen we het softwareproces voor leveranciersbeheersystemen, enkele van de belangrijkste voordelen en belangrijke kenmerken waarmee u rekening moet houden bij het maken van de best mogelijke oplossingen voor het selecteren van tools.
Wat zijn leveranciersbeheersystemen?
Leveranciersbeheersystemen zijn de processen die ervoor zorgen dat organisaties het maximale uit hun leveranciersuitgaven halen.
Leveranciers zijn cruciaal voor het succes van een bedrijf omdat ze de goederen en diensten leveren die nodig zijn om aan de vraag van de consument te voldoen. Als gevolg hiervan is goed beheer vereist om vertragingen in de toeleveringsketen te voorkomen.
Het beheren van leveranciers houdt ook in dat er strategieën worden opgesteld en beleid en contractovereenkomsten worden opgesteld om ervoor te zorgen dat beide partijen de zakelijke verwachtingen en doelen begrijpen. Bovendien bepalen deze normen metrieken die aangeven hoe goed een leverancier presteert en informeren organisaties over wat ze kunnen doen om de efficiëntie van hun leverancier te verbeteren.
Voordelen van leveranciersbeheersystemen
Het hebben van goed ontwikkelde leveranciersmanagementsystemen heeft tal van voordelen.
- Risico's verminderen: aangezien bedrijfseigenaren de activiteiten van leveranciers regelmatig moeten onderhouden en evalueren, kunnen ze verdacht gedrag snel detecteren.
- Minimaliseer de kosten: door een managementsysteem te implementeren, kunnen leidinggevenden transparante en productieve relaties met hun leveranciers onderhouden. Als gevolg hiervan zullen leveranciers eerder kortingen en besparingen aanbieden.
- Verhoog de efficiëntie: het beheren van leveranciers verbetert de communicatie, wat betekent dat beide partijen een beter begrip hebben van het bedrijf waarmee ze werken. Dit zal de operationele stroom verbeteren en vertragingen in de toeleveringsketen verminderen.
- Verminder prijsvolatiliteit: leveranciers bieden vaak vaste prijzen in ruil voor bepaalde criteria, zoals langere contractduur. Bedrijven kunnen hiervan profiteren door leveranciersrelaties te beheren en onvoorspelbare prijsschommelingen te minimaliseren.
- Consolidatie van de toeleveringsketen: effectief beheer van de toeleveringsketen stelt bedrijven in staat het aantal leveranciers waarmee ze werken te verminderen, waardoor ze inkooporders en budgettering kunnen stroomlijnen.
5 belangrijke kenmerken van een betrouwbaar leveranciersbeheersysteem
We hebben de voordelen van goede leveranciersbeheersystemen besproken en hoe ze uw bedrijf kunnen helpen. Het kan echter moeilijk zijn om uit de beschikbare opties een betrouwbaar systeem te kiezen. Om u te helpen hebben we een lijst samengesteld met de belangrijkste kenmerken van leveranciersbeheersystemen.
#1. Selfservice en geautomatiseerde onboarding
Alle leveranciers moeten naadloos en automatisch worden onboarden met behulp van leveranciersbeheersystemen. Het standaardiseren en visualiseren van dit proces verhoogt niet alleen de efficiëntie, maar zorgt ook voor een betere ervaring voor derden, waardoor de relatie op de juiste manier wordt gestart.
Werken met volledige en nauwkeurige leveranciersgegevens is ook essentieel voor het nemen van goede zakelijke beslissingen. Afhankelijk van het aantal leveranciers kan het verzamelen van deze informatie een tijdrovende, complexe en arbeidsintensieve taak zijn.
#2. Bruikbaarheid en native integraties
Uw leveranciersbeheersysteem moet eenvoudig te gebruiken zijn voor uw teams en er zou geen hoog niveau van expertise voor nodig zijn om op te zetten. Individuen zullen het systeem niet adopteren als het te moeilijk te gebruiken is.
Als uw teams al specifieke platforms gebruiken, kan het juiste leveranciersbeheersysteem de angst voor verandering verminderen door native te integreren met de bestaande tech-stack. Overweeg oplossingen voor leveranciersbeheer die kunnen worden geïntegreerd met platforms zoals Salesforce en NetSuite.
#3. Risico-intelligentiefeeds
Uw leveranciersbeheersysteem moet u helpen bij het identificeren en beperken van de inherente risico's die gepaard gaan met het werken met een nieuwe leverancier. Bestaande risico's in uw leveranciersbestand moeten voortdurend worden gecontroleerd en beperkt als zich problemen voordoen. Met leveranciersbeheersystemen kan echter meer worden gedaan om de hoeveelheid risico die uw bedrijf in de eerste plaats binnenkomt, te verminderen.
#4. Krachtige rapportagemogelijkheden
U moet altijd een nauwkeurige momentopname van de status van uw leverancier kunnen zien. Een leveranciersbeheersysteem biedt uw bedrijf rapportagemogelijkheden waarmee u uw leveranciersbestand kunt doorgronden op categorie, type en zelfs leveranciergrootte.
#5. Samenwerkingsinstrumenten
Leveranciersbeheersystemen zijn een complex proces dat niet aan één enkele business unit mag worden toevertrouwd. Kies een leveranciersmanagementsysteem dat voor de hele organisatie geldt. Het moet uw juridische, inkoop- en verkoopteams in staat stellen effectief samen te werken, en ook gemakkelijk met de leveranciers zelf te communiceren.
Hulpprogramma's voor leveranciersbeheer
Voordat we ingaan op elk van deze tools, laten we eerst definiëren wat leveranciersbeheertools zijn en wat ze voor u en uw bedrijf kunnen betekenen. Hulpprogramma's voor leveranciersbeheer omvatten een verscheidenheid aan software die organisaties helpt bij het beheren van hun leveranciersbestand en bij het effectief communiceren met hen.
De belangrijkste functies van tools voor leveranciersbeheer zijn als volgt:
- Identificatie en registratie van leveranciers
- Beheer van contactgegevens van leveranciers, inclusief adressen, e-mails en telefoonnummers
- Bestellingen die bij elke leverancier worden geplaatst, worden bijgehouden.
- Aanmaken en beheren van inkooporders
- Factuur- en goederenontvangstbeheer.
- Levering van gedetailleerde prestatierapporten van leveranciers.
Elk van deze functies is van cruciaal belang voor het vermogen van een organisatie om haar leveranciers effectief te beheren.
Voordelen van leveranciersbeheertools
Het gebruik van leveranciersbeheertools heeft verschillende voordelen. Hier zijn enkele van de belangrijkste voordelen:
#1. Proces automatisering
Automatisering is tegenwoordig essentieel voor succes. Veel van de processen die betrokken zijn bij het beheer van uw leveranciers kunnen worden geautomatiseerd met de juiste tools voor leveranciersbeheer. U bespaart zowel tijd als geld.
#2. Verbeterde efficiëntie
Wanneer een bedrijf zijn leveranciers effectief kan beheren, verbetert het de efficiëntie op alle inkoopgebieden. Tools voor leveranciersbeheer helpen organisaties bij het stroomlijnen van hun inkoopprocessen, waardoor het gemakkelijker wordt om de goederen en diensten te verkrijgen die ze nodig hebben.
#3. Verhoogde zichtbaarheid
Met goede tools voor leveranciersbeheer hebben organisaties het inzicht in hun leveranciersbestand verbeterd. Dit stelt hen in staat om mogelijke problemen vroegtijdig te detecteren en corrigerende maatregelen te nemen. Het geeft bedrijven ook een beter inzicht in de mogelijkheden van hun leveranciers.
#4. Verbeterde communicatie met leveranciers
Communicatie met leveranciers kan moeilijk zijn zonder een duidelijke tool voor leveranciersbeheer. Bedrijven daarentegen kunnen zo'n tool gebruiken om effectiever met hun leveranciers te communiceren, wat resulteert in betere leveranciersrelaties en betere inkoopresultaten.
Leveranciersbeheerproces
Het proces voor leveranciersbeheer in 5 stappen wordt hieronder beschreven:
#1. Het opstellen van een reeks zakelijke doelen en doelstellingen.
Voordat u begint met het proces van uw leveranciersbeheersysteem, moet u eerst de reeks zakelijke doelen en doelstellingen identificeren waarvoor leveranciers nodig zijn. Het zal benadrukken welke diensten van derden elke afdeling nodig heeft, zodat u de relevante leveranciers aan elke behoefte kunt koppelen zonder dubbele inspanningen en middelen. Deze doelstellingen zullen ook helpen bij het evalueren van de prestaties van leveranciers met betrekking tot de doelstellingen die aan hen zijn gecommuniceerd.
#2. Relevante selectiecriteria identificeren voor leveranciersselectie
Zodra u de doelstellingen en vereisten hebt geïdentificeerd die leveranciersbetrokkenheid vereisen, moet u de selectiecriteria definiëren voor het selecteren van leveranciers die de beste prijs-kwaliteitverhouding bieden.
Hoewel de selectiecriteria variëren afhankelijk van het type organisatie en de leveranciersvereisten, omvatten standaardmaatregelen prijsstelling, kwaliteit van het werk in het verleden, industriële erkenning, juridische reputatie, enzovoort.
#3. Leveranciers kiezen en evalueren
De volgende stap is om alle relevante leveranciers te evalueren aan de hand van uw geïdentificeerde selectiecriteria. De meeste bedrijven beoordelen leveranciers op basis van de prijzen die ze hebben opgegeven. Het is echter ook van cruciaal belang om rekening te houden met de andere criteria die u hebt geïdentificeerd.
Onderzoek de offertes en voorstellen van potentiële leveranciers om ervoor te zorgen dat u de kostenbesparende mogelijkheden maximaliseert. Onderzoek de algemene voorwaarden om te zien hoe goed de leveranciers van plan zijn om aan de organisatorische behoeften te voldoen. Zorg er tegelijkertijd voor dat u een grondige, holistische analyse hebt uitgevoerd van de sterke en zwakke punten van de leveranciers, evenals onderzoek naar hoe de bedreigingen en kansen van de externe omgeving uw betrokkenheid bij de leveranciers kunnen beïnvloeden.
#4. Contracteren en onderhandelen met de gekozen leverancier(s)
Nu u de juiste leveranciers hebt geïdentificeerd, moet u het contractproces starten om ze uiteindelijk aan boord te krijgen. Betrek alle relevante belanghebbenden bij het contractproces om waardevolle inzichten te krijgen in hoe het contract maximale waardelevering kan garanderen. In veel gevallen wordt het contracteringsproces uitgevoerd door het finance/procurement-team in samenwerking met de senior executives van business units, terwijl de groepen die dagelijks met de leveranciers gaan werken niet worden geraadpleegd.
#5. Prestaties van leveranciers beoordelen
Het leveranciersmanagementproces stopt niet zodra de leveranciers zijn geselecteerd. Na hun selectie en onboarding moet u hun prestaties regelmatig evalueren om ervoor te zorgen dat ze voldoen aan de gestelde doelstellingen en vereisten. Zorg ervoor dat u KPI's hebt vastgesteld om de prestaties te meten om praktische evaluatie te garanderen. Dit zal ook gebieden voor verbetering blootleggen om de prestaties van leveranciers te maximaliseren. Het geeft ook aan hoe effectief ons leveranciersmanagementproces is en hoe we het kunnen verbeteren.
Beste leveranciersbeheersoftware
Er zijn verschillende soorten software voor leveranciersbeheer op de markt en het is van cruciaal belang om degene te kiezen die het beste bij uw organisatie past. Het volgende is een lijst met enkele van de beste software of tools voor leveranciersbeheersystemen die in 2023 door verschillende bedrijven werden gebruikt.
#1. SAP Veldglas
SAP Fieldglass-software is de eerste in de rij, een uitgebreide tool voor leveranciersbeheer met unieke functies en een sterke samenwerking. Het vraagt om geavanceerde automatisering. Met SAP Fieldglass kunnen bedrijven hun leveranciersnetwerk in alle aspecten beheren, inclusief contractbeheer, prestatie-tracking en compliance. De voorziening voor het inhuren van nieuwe leveranciers omvat het Digital Partner Network, dat bedrijven helpt bij het inhuren van leveranciers met gespecialiseerde vaardigheden.
Bovendien zouden de integratiefuncties van SAP Fieldglass een van de meest indrukwekkende onderscheidende kenmerken zijn. Het maakt een open API-framework mogelijk, waardoor een soepele workflow mogelijk is op verschillende cloudapplicaties zoals Oracle, Salesforce, Kronos en Microsoft Dynamics, onder andere. Ondanks de vele voordelen is SAP Fieldglass echter duur en niet geschikt voor alle bedrijven.
#2. poortwachter
Deze VMS is geschikt voor grote ondernemingen die brede toegang en onbeperkte opslag nodig hebben. Met meer dan 200 contracten biedt het cloudgebaseerde systeem van Gatekeeper naadloos leverancierslevenscyclusbeheer. Bovendien biedt het leveranciersverzoeken, eSign-functies en onboarding-automatiseringsfuncties voor contractgoedkeuringen. Deze VMS maakt gebruik van een Kanban Workflow Engine, waardoor een bedrijf gegevensinvoer en SLA-beheer kan stroomlijnen en tegelijkertijd automatisch records kan opbouwen.
Het biedt ook aanpassingsopties voor het maken en beheren van workflows, waardoor handmatige processen niet meer nodig zijn. Omdat dit VMS volledig cloudgebaseerd is, ondersteunt het meer dan 220 verschillende applicaties. De prijs is echter een beetje hoog omdat het op maat gemaakte functies biedt voor grote ondernemingen.
#3. Genuititeit
Met zijn talrijke unieke functies en lage prijzen, zou Genuity het meest geschikt zijn voor IT-bedrijven, en het helpt IT-professionals bij het moeiteloos beheren van leveranciersrelaties. Het biedt op maat gemaakte, specifieke tools en IT-tools met een eenvoudige interface. Veel platforms, waaronder AWS, Salesforce, Quickbooks, G Suite en Azure, zijn eenvoudig te integreren met Genuity. Het helpt ook bij het ontdekken van nieuwe SaaS-leveranciers en het efficiënte beheer van bestaande leveranciers. Genuity heeft het echter beperkt tot alleen IT- en financiële bedrijven, waardoor het moeilijk is voor niet-IT-bedrijven om dit VMS op te nemen voor leveranciersbeheer.
#4. Precoro
Veel kleine en grote bedrijven profiteren van Precoro, software voor leveranciersbeheer. Deze VMS is geschikt voor alle sectoren en behoort tot de meest kosteneffectieve software-opties op de markt. Het heeft een online portaal voor het opslaan van contactgegevens van leveranciers en het genereren van prestatierapporten en inkoopverzoeken met behulp van speciale inkooptools zoals ideaal budgetbeheer en het volgen van inkoopverzoeken.
Bovendien ondersteunt Precoro twee soorten integratie: flat-file en automatisch, die beide worden ondersteund op verschillende platforms zoals Xero, NetSuite, Quickbooks Online en andere. Ondanks zijn functies ondersteunt Precoro geen directe leveranciersbetalingen en mist het een functie voor compliancebeheer.
#5. Cstroom
Cflow van Cavintek is de laatste sms op deze lijst. Het is een krachtige tool voor cloud-workflowautomatisering met belangrijke functies waarmee een bedrijf zijn inkoopfunctie kan stroomlijnen en de inkoopprestaties kan verbeteren. Enkele van de belangrijkste voordelen van het gebruik van Cflow zijn efficiënte KPI-tracking; de eliminatie van procesredundanties; verbeterd nalevingsbeheer; verbeterd leveranciersrelatiebeheer; verbeterde zichtbaarheidsfuncties voor het afhandelen van inkoopprocessen; geautomatiseerde opvolgingen; factuur goedkeuringen; herinneringen; en meldingen voor inkooporders; en de mogelijkheid om aangepaste rapporten te maken, waardoor een bedrijf dieper inzicht in de prestaties kan krijgen.
Inzicht in het belang van tools en technieken voor leveranciersbeheersystemen is van cruciaal belang voor elke organisatie en is de eerste stap bij het selecteren van de beste SMS voor uw bedrijf. Het gebruik van de juiste tool voor leveranciersbeheer bespaart tijd, verbetert de efficiëntie van de organisatie, verhoogt de zichtbaarheid, verbetert het inkoopproces en beschermt een bedrijf tegen mogelijke risico's. Ten slotte verhoogt goede software voor leveranciersbeheer de algehele productiviteit van het bedrijf.
Wat is SAP Leveranciersbeheer?
SAP Ariba Supplier Management is een toonaangevende, end-to-end oplossingsportfolio waarmee u leveranciersinformatie, levenscyclus, prestaties en risico's op één locatie kunt beheren.
Waar wordt SRM-software voor gebruikt?
Software voor leveranciersrelatiebeheer (SRM) is een oplossing die bedrijven helpt bij het stroomlijnen van de selectie en onboarding van leveranciers, het volgen en evalueren van leveranciersprestaties, documentbeheer van leveranciers en andere kritieke leveranciersgerelateerde processen.
Wat zijn enkele goede praktijken voor leveranciersbeheer?
Hieronder volgen voorbeelden van best practices voor succesvol leveranciersbeheer:
- Zakelijke vereisten ontwikkelen
- Een leveranciersdatabase maken
- Leverancierssegmentatie
- Teamkennis vergroten.
- Het definiëren van verantwoordelijkheden voor elk SRM-teamlid.
- Het opzetten van een leveranciersbeheersysteem.
Wie is verantwoordelijk voor het leveranciersbeheer?
Leveranciersmanager – Proceseigenaar
De leveranciersmanager is verantwoordelijk om ervoor te zorgen dat alle leveranciers een goede prijs-kwaliteitverhouding bieden. Hij zorgt ervoor dat leverancierscontracten de behoeften van het bedrijf ondersteunen en dat alle leveranciers hun contractuele verplichtingen nakomen.
Wat is het belang van leveranciersbeheer?
Het is van cruciaal belang leveranciers correct beheren om het financiële, zakelijke en reputatierisico te beperken. Dit is volgens Gartner een proces dat "organisaties in staat stelt om kosten te beheersen, uitmuntende service te stimuleren en risico's te beperken om meer waarde te krijgen van hun leveranciers gedurende de hele levenscyclus van de deal."
Wat is leverancierskwaliteitsmanagement?
Leverancierskwaliteit verwijst naar het vermogen van een leverancier om goederen of diensten te leveren die voldoen aan de behoeften van klanten. Leverancierskwaliteitsbeheer wordt gedefinieerd als een systeem voor het proactief en gezamenlijk beheren van de leverancierskwaliteit.
Conclusie
Leveranciersbeheersystemen kunnen zeer voordelig zijn voor bedrijven van elke omvang en bedrijfstak. Door deze tools te gebruiken, kunnen organisaties hun efficiëntie verbeteren, menselijke fouten verminderen en handmatige processen elimineren die tijd en geld verspillen.
Er is een overvloed aan tools beschikbaar, maar we ontdekten dat SAP Fieldglass over het algemeen de beste leveranciersbeheersoftware is vanwege de robuuste functies, geavanceerde automatiseringsmogelijkheden, integraties, gebruiksgemak en brancheherkenning. Het is een alles-in-één oplossing die naadloos kan voldoen aan al uw behoeften op het gebied van leveranciersbeheer, met een korte leercurve en uitstekende ondersteuning.
Veelgestelde vragen over leveranciersbeheersystemen
Wat zijn de soorten leveranciersbeheersystemen?
Typen leveranciersbeheersysteem
- Inkoop. Hulp bij het beheer van due diligence-processen bij het selecteren van leveranciers en inkoopdiensten.
- Onboarding van leveranciers. Ondersteunt inschrijving, registratie en beheer van toegang en machtigingen voor nieuwe leveranciers binnen het systeem.
- Leveranciersrisicobeheer.
- Relatie management.
Hoe belangrijk is het leveranciersmanagementsysteem?
Een goed leveranciersbeheerproces stelt u niet alleen in staat om het meeste uit uw zakelijke vereisten te halen, maar geeft u ook een concurrentievoordeel. Hiermee kunt u geld besparen door de kwaliteit van uw goederen en diensten te verbeteren, wat van invloed is op uw bedrijfsresultaten.
Waar wordt SRM-software voor gebruikt?
Software voor leveranciersrelatiebeheer (SRM) is een oplossing die bedrijven helpt bij het stroomlijnen van de selectie en onboarding van leveranciers, het volgen en evalueren van leveranciersprestaties, documentbeheer van leveranciers en andere kritieke leveranciersgerelateerde processen.
Referenties
Gerelateerde artikelen
- Inkoopbeheersysteem: soorten en lijst met beste softwareopties
- Projectinkoopbeheer: gedetailleerde gids voor de inkoopprocessen
- ONDERHANDELKRACHT VAN LEVERANCIERS: wat het is en hoe het werkt
- REKENINGEN TE BETALEN PROCES: Hoe het proces effectief te beheren?
- SUPPLY CHAIN FINANCE: definitie, management, verschil en bedrijven
