Bedrijven die elektronische systemen gebruiken om gegevens te verzamelen en op te slaan, een online identiteit hebben of digitale diensten promoten, moeten voldoen aan de normen voor informatietechnologie (IT). Standaarden voor IT-compliance helpen om privé-informatie veilig te houden en het vertrouwen van de klant te behouden. Verschillende industrieën en bedrijven hebben verschillende normen, dus als u meer te weten komt over gemeenschappelijke IT-veiligheidsnormen, kunt u erachter komen welke regels van toepassing zijn. Veel bedrijven en groepen maken zich veel zorgen over IT-beveiliging en compliance. Wat betekent het om IT-compliant te zijn? Laten we even dieper ingaan op IT-compliance. Dit stuk bevat zowel korte samenvattingen als links naar meer diepgaande lectuur over verschillende onderdelen van compliance en gegevensbeveiliging.
IT-compliance
IT-compliance is het proces om ervoor te zorgen dat de IT-systemen en -praktijken van een organisatie voldoen aan alle relevante wetten, voorschriften en normen. Organisaties moeten een IT-complianceprogramma hebben om zichzelf te beschermen tegen juridische en financiële risico's. Er zijn veel verschillende soorten IT-nalevingsnormen, dus het is belangrijk voor bedrijven om erachter te komen wat ze nodig hebben en een programma te maken om aan die behoeften te voldoen. IT-compliance is een moeilijk proces dat nooit eindigt. Bedrijven moeten hun nalevingsverplichtingen regelmatig beoordelen en hun programma's indien nodig aanpassen.
Raadpleeg de volgende lijst voor informatie over IT-conformiteit:
- Onderzoek de IT-procedures en -systemen die door uw bedrijf worden gebruikt.
- Bepaal de regels, voorschriften en vereisten die van toepassing zijn.
- Creëer een nalevingsprogramma dat rekening houdt met uw unieke vereisten.
- Stel de vereiste procedures en controles in.
- Informeer medewerkers over best practices voor beveiliging.
- Voer routinematige veiligheidsinspecties uit.
- Stel een incidentresponsstrategie op.
Om uw bedrijf te beschermen tegen juridische en financiële gevaren, is IT-compliance vereist. U kunt een grondig IT-nalevingsprogramma opzetten dat uw bedrijf zal beschermen door de procedures in deze checklist te volgen.
Als we het hebben over compliance in IT, bedoelen we de regels die een bedrijf moet volgen om de veiligheid van zijn processen te behouden. Elke richtlijn specificeert regels voor gegevens, digitale communicatie en infrastructuur. Omdat nalevingsnormen een reeks voorschriften zijn, moet het bedrijf zich aan elke norm houden om schendingen te voorkomen. Regelgevende instanties stellen richtlijnen op voor elke regel, zodat een organisatie precies begrijpt hoe nalevingsnormen kunnen worden bereikt. De regels zijn bedoeld om gegevens te beschermen door te focussen op infrastructuur. Doorgaans kiest het personeel van een organisatie hoe infrastructuurverdedigingen worden ontwikkeld en ingezet; deze verdedigingen moeten echter voldoen aan nalevingscriteria om de veiligste gegevensomgeving te behouden.
Sox IT-naleving
SOX is een financiële nalevingsnorm. De Sarbanes-Oxley Act (SOX) schrijft voor dat beursgenoteerde bedrijven of sectoren die een beursintroductie starten, zich moeten houden aan de norm van volledige en transparante openbaarmaking van hun financiële informatie. De SOX-standaard verplicht bedrijven om nauwkeurige en uitgebreide financiële informatie vrij te geven, zodat belanghebbenden weloverwogen investeringsbeslissingen kunnen nemen. SOX kan fraude voorkomen, boekhoudfouten minimaliseren, inkomstenrapportage verbeteren en workflows optimaliseren. De Corporate Responsibility Act, in de volksmond bekend als de Sarbanes-Oxley (SOX) Act van 2002, is een wetsartikel met als doel financiële operaties en financiële rapportage te verbeteren. De wetgeving draagt de namen van de auteurs, senatoren Paul Sarbanes en Michael Oxley. De wet richt zich op vier belangrijke gebieden:
1. Bedrijfsverantwoordelijkheid
2. Strafrechtelijke sancties
3. Boekhoudkundige richtlijnen
4. Nieuwe veiligheidsmaatregelen
Het Sarbanes-Oxley-statuut is van belang omdat het de controle van bedrijven vergroot. De wetgeving werd aangenomen als reactie op een aantal spraakmakende gevallen van bedrijfsfraude en was bedoeld om bedrijven ervan te weerhouden soortgelijke overtredingen te begaan. De wet biedt zowel klokkenluiders die illegale activiteiten aan het licht brengen als investeerders bescherming tegen valse financiële rapportage. De nieuwe regelgeving legt strengere eisen op aan bedrijven wat betreft de manier waarop ze hun financiële informatie volgen en rapporteren, en brengt ook strengere sancties met zich mee voor mensen en bedrijven die zich niet aan de regels houden. De belangrijkste doelen van de regelgeving zijn:
- Vermijd het manipuleren van gegevens.
- Geef financiële wijzigingen op tijd door.
- Organiseer efficiënte gegevens en financiële controles.
- Moedig zakelijke openheid aan.
IT-compliance-analist
Het belangrijkste doel van een compliance-analist is ervoor te zorgen dat een bedrijf zich houdt aan de wet- en regelgeving van zijn branche. Professionals kunnen bedrijfspraktijken en -beleid analyseren, niet-conforme gebieden opsporen en wijzigingen voorstellen om naleving te garanderen. Regelmatige beoordeling en onderzoek van de huidige regels en voorschriften die zijn vastgesteld door de overheidsinstanties is noodzakelijk.
Hoewel bedrijfsleiders innovatief en baanbrekend kunnen zijn, zijn ze verplicht zich te houden aan het wettelijke en regelgevende kader dat is opgesteld door overheidsinstanties die toezicht houden op hun respectieve sectoren. Voor die taak is een compliance-analist verantwoordelijk. Deze professionals beschikken over gespecialiseerde kennis van voorschriften, wetten en richtlijnen die van toepassing zijn op verschillende aspecten van de activiteiten van een bedrijf, waaronder transactieverwerking en vereisten voor openbaarmaking van klanten. Personen met een neiging om zich aan regels en voorschriften te houden, kunnen over de nodige eigenschappen beschikken om uit te blinken in de rol van compliance-analist. Het opdoen van kennis over de aard van hun werk en potentiële verdiensten kan helpen bij uw carrièreplanning voor toekomstige bezigheden in deze branche.
De taken van een compliance-analist zijn afhankelijk van de specifieke branche en organisatiestructuur. Een compliance-analist in de gezondheidszorg kan de privacybescherming van patiënten van het bedrijf beoordelen. Een compliance-analist in de financiële dienstverlening verifieert de naleving van wetten met betrekking tot geld- en effectenoverdrachten door transacties te beoordelen. De personen kunnen worden gevraagd om een van de volgende taken uit te voeren:
- Remedies voorstellen voor niet-conforme praktijken.
- Houd toezicht op afdelingen om ervoor te zorgen dat het bedrijfsbeleid en de industrienormen worden nageleefd.
- Managementrapportages genereren.
- Communiceren van wijzigingen in de regelgeving aan teamleden en het management.
- Evalueer bestaande procedures om wettelijke naleving te waarborgen.
- Evalueer de beveiliging van gegevens.
- Informeer teamleden over best practices die voldoen aan de regelgeving.
HIPAA IT-conformiteit
HIPAA-nalevingsnormen hebben betrekking op het beschermen van gezondheidsinformatie. Bovendien beschermt HIPAA patiëntendossiers en identificeerbare gezondheidsinformatie tegen ongeoorloofde toegang of openbaarmaking door medische organisaties en hun gelieerde ondernemingen. De HIPAA-nalevingschecklist omvat verschillende aspecten van het beschermen van patiëntgegevens, zoals gegevensbeveiliging, versleuteling, audit, risicobeoordeling, rapportage en andere gerelateerde vereisten. Veelvoorkomende oorzaken van gegevensbeveiligingsincidenten die leiden tot gegevensverlies en HIPAA-schendingen zijn ransomware-aanvallen, hacking, bedreigingen van binnenuit en andere factoren. Het belang van data in de zorg staat voorop. Het niet naleven van veiligheidsvoorschriften kan leiden tot boetes voor zorginstellingen.
Het beschermen van de privacy van medische dossiers is een topprioriteit voor de gezondheidszorg, en HIPAA maakt het mogelijk. Het is verplicht voor elke entiteit die medische dossiers van patiënten behandelt, inziet of doorstuurt. Klinieken, ziekenhuizen, apotheken en zelfs verzekeringsmaatschappijen zijn allemaal voorbeelden van dergelijke bedrijven in de gezondheidszorg. Methoden om HIPAA-naleving te waarborgen, zijn onder meer:
1. Het handhaven van privacymaatregelen die voorkomen dat gevoelige medische dossiers worden vrijgegeven zonder de uitdrukkelijke toestemming van individuele patiënten
2. Het implementeren van administratieve, fysieke en technische beveiligingen om te voorkomen dat onbevoegden toegang krijgen tot patiëntgegevens in elektronische bestanden, is tegenwoordig essentieel voor bedrijven.
3. Het opzetten van een systeem om meldingen te versturen in het geval van een inbreuk op de beveiliging of een andere noodsituatie is van cruciaal belang voor bedrijven en patiënten.
HIPAA IT-nalevingschecklist
Het is belangrijk om uw nalevingsverantwoordelijkheden en die van uw zakelijke partners te kennen, omdat in het geval van een HIPAA-overtreding een gebrek aan kennis van de voorschriften geen geldig excuus is om handhavingsmaatregelen te vermijden. Hoewel de meeste handhavingsmaatregelen niet dienovereenkomstig resulteren in geldboetes, zal het volgen van een corrigerend actieplan (de meest gebruikelijke manier om een overtreding op te lossen) indirecte kosten met zich meebrengen en de bedrijfsvoering verstoren. HIPAA is een wet in de Verenigde Staten. En als uw bedrijf onder zijn jurisdictie valt, heeft u niet veel andere keus dan hieraan te voldoen, anders riskeert u hoge boetes en een plaats op de OCR's "Wall of Shame". HIPAA heeft zakelijke voordelen naast het naleven van de geest en tekst van de wet.
#1. Begrijp de drie HIPAA-regels volledig.
Inzicht in de verschillende HIPAA-nalevingscriteria die onder de privacyregel, beveiligingsregel en inbreukmeldingsregel vallen, is de eerste stap bij het implementeren van de juiste HIPAA-nalevingsprocedures. De Privacyregel en Beveiligingsregel maken duidelijk wat bedrijven moeten doen om PHI en elektronische PHI (ePHI) te beschermen, inclusief welke voorzorgsmaatregelen moeten worden genomen om gevoelige medische gegevens te beveiligen. De Inbreukmeldingsregel specificeert de stappen die een organisatie moet nemen als zich een inbreuk voordoet.
#2. Bepaal welke regels van toepassing zijn op uw bedrijf.
Beoordeel om te beginnen of uw organisatie een gedekte entiteit is. Gedekte entiteiten zullen verantwoordelijk zijn voor het aannemen van de maatregelen van de privacyregel om alle PHI te beschermen, niet alleen elektronische gegevens. Zelfs als uw bedrijf een vrijgesteld bedrijf of een zakenpartner is, kan het zijn dat u onderworpen bent aan bepaalde vereisten van de privacyregel vanwege overeenkomsten die u heeft met gedekte bedrijven.
#3. Bepaal welke gegevens meer beveiliging nodig hebben?
HIPAA-normen vereisen de bescherming van persoonlijk identificeerbare gezondheidsinformatie, maar dit is niet van toepassing op alle gegevens van een organisatie. Bepaal welke gegevens uw bedrijf op papier en in uw IT-infrastructuur verzamelt, gebruikt of opslaat. Bepaal hoeveel van die gegevens identificeerbare gezondheidsinformatie is en onderzoek hoe deze worden verzameld, opgehaald en weggegooid. Houd ook bij wie toegang heeft tot de gegevens en hoe zij daar toegang toe hebben.
#4. Voer een risicobeoordeling uit
Het herkennen van hiaten in uw bestaande gegevensbeveiligingsprocessen kan u helpen bij het bepalen waar aanvullende controles of nieuwe procedures nodig zijn om HIPAA-compatibel te worden. De OCR's Security Risk Assessment Tool is een uitstekende HIPAA Security Rule checklist om te bepalen hoe uw huidige procedures overeenkomen met de verplichtingen van de Security Rule.
#5. Neem verantwoording op in uw nalevingsstrategie.
Om gestroomlijnde, transparante communicatie te bevorderen, stelt u vast wie verantwoordelijk is voor welke onderdelen van uw nalevingsplan nadat u begrijpt wat uw bedrijf moet bereiken om naleving te bereiken. HIPAA-naleving vereist voortdurende monitoring, audits, technisch onderhoud en training. Het in een vroeg stadium vaststellen van verantwoordelijke partijen voor deze acties kan bedrijven helpen om HIPAA-naleving te handhaven.
#6. Vermijd overtredingen door hiaten in te vullen.
Zodra u een compliance-implementatie- en beheerstrategie heeft ontwikkeld, concentreert u zich op het implementeren van de privacy- en beveiligingscontroles die het meeste risico verminderen. Maak een checklist voor HIPAA-nalevingsaudits om uw voortgang te analyseren en eventuele resterende hiaten te identificeren. Houd er rekening mee dat interne gebruikers vaak eerder verantwoordelijk zijn voor HIPAA-schendingen dan externe inbreuken, dus benadruk zowel technische beveiligingsmaatregelen, zoals gegevensversleuteling, als fysieke en administratieve beveiligingen, zoals het gebruik van sterke wachtwoorden en het leren van gebruikers om gegevens te beheren.
#7. Zorg voor grondige documentatie.
Volg alle inspanningen met volledige documentatie terwijl u gegevensprivacy- en beveiligingsupgrades implementeert om te voldoen aan de HIPAA-regels. Dit kan inhouden dat u bijhoudt met welke entiteiten u PHI deelt, documenteert wie compliance-trainingssessies heeft bijgewoond en registreert met welke entiteiten u PHI deelt. Bepaalde documentatie, zoals regels en procedures, schriftelijke en elektronische communicatie en activiteiten waarvoor een schriftelijke of getypte registratie vereist is, kan vereist zijn voor een OCR-audit. Het is echter van cruciaal belang om zoveel mogelijk van uw HIPAA-nalevingsprocedure te documenteren om beveiligingslacunes snel te identificeren en aan te pakken.
#8. Meld beveiligingsincidenten zo snel mogelijk.
Als uw bedrijf een beveiligingslek heeft, moet u binnen 60 dagen na het vinden van het probleem een meldingsformulier voor inbreuken indienen bij de minister van Volksgezondheid en Human Services. In overeenstemming met de meldingsregel voor inbreuken moet de organisatie in het algemeen ook alle mensen op de hoogte brengen van wie de PHI binnen dezelfde periode is gecompromitteerd. U moet ook de lokale media op de hoogte stellen als een inbreuk meer dan 500 mensen treft.
IT-nalevingsvoorschriften
De voorschriften die u moet volgen variëren afhankelijk van uw branche, geografisch gebied en andere overwegingen. Laten we eens kijken naar enkele van de meest populaire nalevingsvereisten en -voorschriften. IT-nalevingsnormen zijn voorschriften die van kracht zijn om de beveiliging te vergroten, het vertrouwen van uw klanten en werknemers te behouden, de impact van datalekken te verminderen en soms andere zaken. Kortom, als uw bedrijf enige vorm van beschermde gegevens van klanten of werknemers beheert, moet u op de hoogte zijn van de regels die voor uw bedrijf gelden. Wat zijn de gevolgen als u de IT-nalevingsnormen van uw organisatie niet haalt?
Er zijn verschillende gevolgen, waaronder:
Inkomsten verloren: Downtime als gevolg van een inbreuk kan leiden tot een daling van de productiviteit, wat kan leiden tot gederfde inkomsten. Bovendien kan een aanzienlijke inbreuk de reputatie van uw organisatie schaden, u klanten kosten en de kosten verhogen om nieuwe klanten te werven om die verliezen te compenseren.
Juridische kosten: Een ernstige inbreuk kan leiden tot rechtszaken van consumenten of werknemers die door de inbreuk zijn getroffen. Een andere kostenpost voor het niet naleven van de IT-nalevingsregels zijn juridische kosten.
Kosten voor gegevensherstel: Uw bedrijf is verantwoordelijk voor het herstellen van alle gegevens die verloren zijn gegaan bij de inbreuk als gevolg van uw niet-naleving.
Boetes: Het bedrag van uw boete hangt af van de regelgeving die u heeft overtreden en de ernst van uw overtreding.
Wat is IT-beveiligingsnaleving?
Naleving van cyberbeveiliging op het meest basale niveau houdt in dat u zich houdt aan de normen en wettelijke vereisten die zijn vastgesteld door een instantie, wet of instantie. Organisaties moeten naleving bereiken door op risico gebaseerde controles te gebruiken die de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van informatie (CIA) waarborgen.
Wat is de rol van IT bij compliance?
Als lid van het IT Compliance-team help je bij het onderzoeken van technologiegerelateerde compliancekwesties binnen de onderneming, zoals informatiebeveiliging, identiteitsbeheer, gebruikerstoegang en gegevensintegriteit.
Wat is het verschil tussen IT-audit en IT-compliance?
Compliance is vaak betrokken bij strategische gesprekken over waar de organisatie naartoe gaat en wat ze nodig heeft om haar doelen op een compliant manier te bereiken. Tijdens de audit wordt gekeken of die doelstellingen op de beoogde manier zijn bereikt.
Wat is het verschil tussen IT-beveiliging en IT-compliance?
Samenvattend verwijst beveiliging naar de systemen en controles die een bedrijf invoert om zijn activa te beveiligen, terwijl naleving verwijst naar het voldoen aan de criteria die door een derde partij zijn vastgesteld als best practices of wettelijke vereisten.
Wat zijn de 4 pijlers van IT-audit?
Vier pijlers van een effectief auditcomité
Deze presentatie beschrijft de vier pijlers van een effectieve auditcommissie, namelijk onafhankelijkheid, kwalificaties, interne auditfunctie en vernieuwing, die auditcommissies helpen bij het handhaven van de nauwkeurigheid van de audit.
Wat is een voorbeeld van IT-compliance?
Apparaten van werknemers mogen bijvoorbeeld niet willekeurig worden onderzocht op bedrijfsgegevens als dit het risico inhoudt dat persoonlijke informatie wordt onthuld. Bovendien moeten werknemers helpen bij de naleving van IT-regels door zich bewust te zijn van gegevensbeveiliging.
Is IT-compliance een goede carrière?
Een gekwalificeerde compliance-specialist worden kan een lonende carrière zijn met vooruitzichten in verschillende sectoren. Compliance-specialisten zijn regelgevende experts die er in feite voor zorgen dat bedrijven en organisaties alle toepasselijke regels en voorschriften naleven.
Tot slot
De juiste software en services zijn nodig om ervoor te zorgen dat uw bedrijf voldoet aan de IT-compliancenormen. Het ontdekken en classificeren van gegevens zijn met name de eerste stappen in elke oplossing. U kunt software gebruiken die is gemaakt om de e-discovery-fase van compliance uit te voeren, maar u moet een effectief en uitgebreid programma vinden. Om beheerders van organisaties te helpen, maken sommige programma's gebruik van kunstmatige intelligentie en machine learning. Nadat u gegevens hebt gevonden en gecategoriseerd, hebt u een manier nodig om nalevingsregels effectief te maken. Elke nalevingsnorm heeft zijn specificaties, dus de toepassing en andere hulp van buitenaf moeten zich concentreren op de regels die cruciaal zijn voor de organisatie. Het bewaren en verwijderen van gegevens moet mogelijk worden gemaakt door de oplossing. Preventie en bescherming van gegevensverlies via sociale media, e-mail en mobiele applicaties moeten ook deel uitmaken van de oplossingen.
Gerelateerde artikelen
- Praktijkbeheersoftware: definitie en topkeuzes
- Hoe u ervoor kunt zorgen dat uw bedrijf HIPAA-compatibel blijft?
- HR COMPLIANCE: wat is het, software, training en belang
- NALEVING VAN HIPAA: Checklist, formulieren, certificering en alles Je moet weten
Referenties
