Een project is het meest succesvol als het goed wordt gepland en beheerd. Het oefenen van projectmanagement en het toepassen van beproefde maatregelen voor projectmanagement kan nuttig zijn. Zelfs de best ontwikkelde programma's zullen echter gevaren bevatten.
De beste strategie om projectrisico's te vermijden, is ze frontaal aan te pakken. Door proactief te plannen voor deze onbekende gebeurtenissen met behulp van een risicobeheerplan, kunt u uw projectteam in kalm vaarwater sturen in plaats van verstrikt te raken in een onverwachte storm.
Als u nog nooit een risicobeheersplan hebt opgesteld, heeft u mogelijk de effecten van onvoorziene risico's op eerdere projecten ervaren. Lees meer over projectrisicobeheer en volg deze zes eenvoudige stappen om uw eigen risicobeheerplan te maken.
Wat is projectrisico?
Elk toekomstig probleem dat de effectieve uitvoering van uw initiatieven in gevaar kan brengen, wordt projectrisico genoemd. Interne of externe variabelen kunnen risico's veroorzaken. Een belangrijke leverancier die failliet gaat, bijvoorbeeld, en een belangrijk teamlid dat uw bedrijf verlaat, zijn beide projectrisico's.
Wat is projectrisicomanagement?
Projectrisicobeheer is het proces van het ontdekken, beoordelen en reageren op onvoorziene gevaren die de doelen en voortgang van uw project kunnen belemmeren.
Eenvoudig uitgedrukt, projectrisicobeheer is het proces van het verminderen van projectrisico's die zich al hebben voorgedaan, zich momenteel voordoen of die naar verwachting in de toekomst zullen optreden. Het richt zich op risicovermindering door de kernoorzaken van problemen te identificeren en de impact ervan te verminderen, zo niet volledig te elimineren.
Wat is het doel van projectrisicomanagement?
Het identificeren en beheersen van risico's is een belangrijk onderdeel van je werk als projectmanager. Het helpt bij het prioriteren van uw projectmanagementinspanningen. Als uit een risicobeoordeling blijkt dat de impact van een bepaald gevaar ernstig zal zijn, dient u de nodige voorzorgsmaatregelen te nemen om die dreiging zo snel mogelijk te vermijden of te verminderen.
Er zijn verschillende risico's waarmee rekening moet worden gehouden bij elk project, maar de belangrijkste zijn risico's die verband houden met de projecttijdlijn, kosten, kwaliteit, technologie en middelen.
- Schema Risico: De kans bestaat dat het project niet op tijd wordt opgeleverd.
- Kosten risico: De kans bestaat dat de uiteindelijke projectkost het budget overstijgt.
- Kwaliteitsrisico: De kans bestaat dat de kwaliteit van het project achterblijft bij de verwachtingen.
- Technisch risico: Het is mogelijk dat de gekozen projecttechnologie niet werkt zoals verwacht.
- Middelen risico: De kans bestaat dat teamleden niet genoeg tijd of expertise hebben om het project te volbrengen.
Voorbeelden van veelvoorkomende soorten projectmanagementrisico's
Laten we eens kijken naar enkele van de meest typische soorten projectrisico's waarmee u te maken kunt krijgen. We hebben ook voorbeelden gegeven om de zorgen te benadrukken
- Individuele projectrisico's: Dit zijn risicogebeurtenissen die, als ze zich voordoen, een impact kunnen hebben op de kwaliteit, kosten, tijd en/of reikwijdte van een project. Bijvoorbeeld niet over voldoende middelen beschikken voor een baan en te maken krijgen met ziekteverlof of verlof van werknemers tijdens het hoogseizoen zijn twee voorbeelden.
- Algemene projectrisico's: Dit zijn de effecten van onzekerheid op het hele project. Het totale projectrisico is de som van alle individuele risico's en andere bronnen van projectonzekerheid. Natuurrampen, conflicten en veranderingen in overheidsbeleid zijn voorbeelden van dergelijke onzekerheden.
- Variabiliteitsrisico's: Deze risico's houden verband met veranderingen of onnauwkeurigheden in vraag, aanbod, kwaliteit, prijsstelling, enzovoort, die van invloed kunnen zijn op de uitkomst van het project. Voorbeelden zijn het wijzigen van de leverancier van een kritiek productonderdeel en het aanpassen van grondstofprijzen.
- Ambiguïteit risico's: Deze risico's komen voort uit een gebrek aan duidelijkheid in projectvereisten, wat kan leiden tot verkeerde interpretaties of fouten. Onjuiste verzameling van eisen van klanten en uiteenlopende interpretaties van de projectomvang onder teamleden zijn twee voorbeelden.
Stappen naar projectrisicobeheer
Het identificeren, plannen en bewaken van mogelijke risico's is belangrijk voor projectrisicobeheer. Niet alles zal fout gaan, en er mag ook helemaal niets fout gaan. Proactieve risicobeoordeling en incidentbeheer kunnen u echter helpen voorbereid te zijn en uw koers snel bij te stellen. Dit zorgt ervoor dat u al uw projectdoelstellingen op tijd en binnen het budget haalt.
Hier zijn zes fasen om u te helpen bij het opstellen van een projectrisicobeheerplan als u net begint met risicobeheer.
#1. Identificeren
Maak een projectrisicobeheerplan door een lijst samen te stellen van alle potentiële projectrisicogebeurtenissen om gevaren te identificeren. Een risicogebeurtenis is alles dat mogelijk een impact heeft op de tijdlijn, het budget of het succes van uw project.
Er zijn verschillende manieren om het risico-identificatieproces te starten, waaronder:
- Interviews houden met betrokkenen bij het project. De beste strategie om projectrisico's te beoordelen, is om belanghebbenden, leiders en materiedeskundigen te raadplegen. Als ze eerder aan vergelijkbare projecten hebben gewerkt, vraag ze dan welke gevaren ze zijn tegengekomen en hoe je ze kunt vermijden. Zelfs als ze nog niet eerder aan vergelijkbare projecten hebben gewerkt, moet u contact opnemen met de belangrijkste belanghebbenden van het project om er zeker van te zijn dat u geen kritieke projectrisico's over het hoofd ziet.
- Brainstorm met uw projectteam over mogelijke gevaren. Met je projectteam werk je dagelijks aan dit project. Vraag hen, voordat u met uw project begint, welke potentiële gevaren zij waarnemen, en overweeg een brainstormsessie te houden om de belangrijkste gevaren voor uw project te ontdekken.
- Bevestig en documenteer je aannames. Volgens de Project Management Body of Knowledge (PMBOK®) zijn aannames alles over het project waarvan u denkt dat het waar zal zijn, maar waarvan niet gegarandeerd is dat het waar is. Misschien baseert u projectbeslissingen op aannames zonder het te beseffen. Door uw aannames echter niet te documenteren en te testen, stelt u uzelf bloot aan projectrisico's. Als uw aannames onjuist zijn, kunnen de fundamenten van uw project wankelen, wat het succes van het project in gevaar brengt.
- Onderzoek uw checklists. Controleer of uw team of afdeling een lijst met typische risico's heeft gemaakt. Als ze dat nog niet hebben gedaan, begin er dan een te documenteren om succes te verzekeren bij toekomstige initiatieven.
- Maak een risicobeoordelingsmatrix. De ernst van een risico wordt ingedeeld in vier categorieën: catastrofaal, cruciaal, marginaal en klein. Dit helpt bij het bepalen welke potentiële gevaren als eerste moeten worden aangepakt.
Lees ook: Risicobeoordeling: definitieve gids voor het risicobeoordelingsproces
Plaats belangrijke risicogebeurtenissen in een risicoregistersjabloon terwijl u ze identificeert. Een risicoregister is, zoals de naam al aangeeft, een speciale inventaris van alle gevaren van uw project. Uw risicoregister moet antwoord geven op de volgende vragen over de bekende bedreigingen die u hebt geïdentificeerd:
- Hoe groot is de kans dat dit risico zich voordoet?
- Wat is de kans van voorkomen?
- Wat zijn de gevolgen en ernst als het risico zich voordoet?
- Wat is ons risicobeheerplan?
- Wat is het prioriteitsniveau gegeven de mogelijkheid en impact?
- Wie is verantwoordelijk voor dit risico?
Maakt u zich geen zorgen als u niet meteen alles kunt achterhalen - een deel hiervan komt in latere stappen.
#2. Analyseren
Analyseer de waarschijnlijkheid, de ernst en het reactieplan voor elk risico dat u hebt geïdentificeerd. Overweeg om uw risicoanalyse uit te voeren met uw projectteam of de belangrijkste belanghebbenden, afhankelijk van de complexiteit van uw projectgevaren.
Overweeg hoe het risico de doelstellingen van uw project kan beïnvloeden terwijl u de ernst ervan bepaalt. Zal het een vertraging in uw tijdlijn veroorzaken, uw budget in gevaar brengen of het effect van uw projectresultaten verminderen? Stel vervolgens voor elk risico een reactieplan op. Uw reactieplan is niet noodzakelijkerwijs een onmiddellijk actiepunt; het beschrijft eerder wat uw team zal doen om het risico snel om te draaien en aan te pakken.
#3. Prioriteren
Overweeg het volgende om uw risico's te prioriteren: op basis van uw risicoregister en analyse, welke gevaren zullen zich het meest voordoen en vormen de grootste bedreiging voor het succes van uw project? De meest kritieke risico's die moeten worden beheerd, zijn die met een hoge waarschijnlijkheid en een hoge ernst. U moet alle mogelijke bedreigingen in de gaten houden en erop reageren, maar dit zijn de bedreigingen waarop u zich het meest moet concentreren en die u het meest regelmatig moet controleren.
#4. Toewijzen
Dit is een optionele, maar sterk aanbevolen stap. Zelfs als uw risico's zich nog niet hebben voorgedaan, helpt het vroegtijdig toewijzen van een risico-eigenaar uw teamleden om voorbereid te zijn. Deze persoon moet niet alleen het risico bewaken, maar ook dienen als aanspreekpunt voor het opstellen van een risicobeperkingsplan.
#5. Monitor
Uw project is op dit moment begonnen. Hopelijk zit je op schema om de uiteindelijke doelen van je project te bereiken. U moet uw risico's echter continu blijven controleren om onaangename verrassingen te voorkomen. Om dit te bereiken:
- Stuur regelmatig voortgangsupdates om ervoor te zorgen dat uw projectteam en belanghebbenden allemaal op dezelfde pagina staan. Vergeet niet dat risicobeheer proactief moet zijn in plaats van reactief.
- Meld u asynchroon aan bij uw individuele risicomanagers. Elke risico-eigenaar moet letten op rode vlaggen in zijn risicogebeurtenis. Neem regelmatig contact met hen op als projectmanager of teamleider om ervoor te zorgen dat alles goed gaat.
- Controleer uw risicoregister op eventuele wijzigingen. Als de waarschijnlijkheid van het risico verandert of als het risicoplan wordt herzien, moet de wijziging worden genoteerd in uw risicoregister. Uw risicobeheerplan moet, net als de meeste aspecten van projectbeheer, een dynamisch document zijn dat uw team gebruikt om op koers te blijven.
Samenwerking is ook cruciaal voor risicobeoordeling. Te vaak duiken er potentiële problemen of nieuwe gevaren op waarvan een teamlid zich bewust was, maar zich niet bevoegd voelde om het meteen aan de orde te stellen. Zorg ervoor dat je een cultuur van teamwerk, transparantie en eerlijkheid cultiveert.
#6. Antwoorden
Als een risico op enig moment werkelijkheid wordt, is het tijd om te handelen. U moet beschikken over een uitstekend risicobeheerplan met uw risicoregister en risicobeheerplan.
Vergeet niet dat risicobeheer niet gaat over risicopreventie, hoewel het wel kan helpen. Integendeel, projectrisicobeheer is het proces van anticiperen op gevaren en het hebben van een solide plan zodat u niet overrompeld wordt.
Lees ook: MATRIXBEHEER: Definitie en hoe het werkt
Projectrisicovermindering en beheerstrategieën
Hoewel het onmogelijk is om risico's volledig weg te nemen, kunnen projectmanagers inspanningen leveren om projecten efficiënt te beheren en tegelijkertijd de risico's te verlagen. Hier zijn vier tips om u op weg te helpen:
#1. Maak een plan voor risicomanagement.
Iedereen met expertise op het gebied van projectmanagement begrijpt het belang van een solide projectplan voor het succes van de onderneming. Veel aanvullende plannen, zoals het risicobeheersingsplan, worden vaak in dit plan opgenomen.
Uw risicobeheerplan moet volgens Emerson uw aanpak schetsen voor het detecteren en prioriteren van risico's, uw risicotolerantie, hoe uw team op risico's zal reageren, hoe u risico's communiceert, enzovoort. Het kost tijd en moeite om zo'n plan te maken, maar investeren in de planningsfase loont vaak door een stappenplan te ontwikkelen dat uw team door de uitvoeringsfase van het project zal leiden.
#2. Houd een actueel risicoregister bij.
Uw risicoregister, dat kan worden gecombineerd met of onafhankelijk van uw risicobeheerplan, is een lijst met alle mogelijke risico's die van invloed kunnen zijn op uw project. Dit document zal u helpen eventuele zorgen de baas te blijven, maar het is van cruciaal belang dat u het up-to-date houdt, zodat u altijd een nauwkeurige momentopname hebt om naar te verwijzen.
Gebruik uw risicoregister om bij te houden welke risicogebeurtenissen zich hebben voorgedaan, hoe uw team heeft gereageerd en welke extra risico's zich hebben voorgedaan die u vanaf het begin niet kon detecteren. U, uw teamleden en andere belangrijke belanghebbenden hebben altijd een duidelijk beeld van de status van het project als u dit document up-to-date houdt en ervoor zorgt dat het wordt geïntegreerd met andere planningsproducten.
#3. Herken de risicogebeurtenis.
Een veelgemaakte fout bij risicobeheer is dat mensen risico's beschouwen in termen van verwachte resultaten in plaats van de risicogebeurtenis zelf. Mensen kunnen bijvoorbeeld het 'missen van de deadline' zien als een risico voor hun project. Hoewel het missen van de deadline duidelijk een risico voor het project vormt, is de impact de echte zorg.
Overweeg risico in het volgende formaat: X kan ervoor zorgen dat Y optreedt, wat resulteert in Z-impact. Dit zal u helpen de bron van het risico, de risicogebeurtenis en hoe ermee om te gaan te begrijpen.
#4. Wees proactief in plaats van reactief.
Projectmanagers maken soms de fout om een reactieve in plaats van een proactieve benadering van risicobeheer te hanteren. Het is altijd cruciaal om snel te kunnen reageren wanneer zich een onverwacht incident voordoet, maar het is ook nodig om een stapje terug te doen en uw project proactief te bekijken.
Door tijd te investeren in de vroege stadia van het risicobeheerproces en elk risico grondig te begrijpen, kunt u plannen om preventieve maatregelen te nemen die de kans verkleinen dat de risicogebeurtenis zich voordoet, in plaats van te proberen te reageren nadat deze zich al heeft voorgedaan.
#5. Verbeter uw projectmanagementvaardigheden.
Het succesvol managen van projecten en bijbehorende risico's vereist bovenal een solide basis van projectmanagementvaardigheden. Naast oefenen, op de hoogte blijven van trends in de branche en het bijwonen van conferenties en workshops, is het behalen van een certificaat of diploma in projectmanagement een van de beste methoden om deze vaardigheden aan te scherpen.
Degenen die de kans krijgen om een project te overzien, maar geen formele opleiding hebben genoten, zullen veel baat hebben bij opleiding in projectmanagement; niettemin kunnen degenen die momenteel in de industrie werken, profiteren van het perfectioneren van hun vak.
Conclusie
Vergeet niet dat een goed geplande risicobeheerstrategie zal leiden tot het succes van uw projecten.
Tijdig risicobeheer draagt bij aan het succes van projecten door mogelijke risico's te detecteren en te minimaliseren voordat ze problemen worden. U kunt typische fouten en kostbare vertragingen voorkomen die kunnen leiden tot het mislukken van projecten door een proactieve aanpak van risicobeheer. Keer terug naar het risicobeheerproces gedurende de hele levenscyclus van het project om ervoor te zorgen dat uw project een succes wordt. Proost!
Het doel van projectrisicomanagement
Het implementeren van een risicobeheerplan kan uw team helpen zich voor te bereiden op onverwachte situaties. Niet elk project vereist echter een alomvattend risicobeheerplan. Als uw project eenvoudig is, heeft u misschien alleen een snelle vergadering met uw teamleden nodig om te brainstormen en mogelijke gevaren aan te pakken.
Deze projecten hebben een minimale reikwijdte, vereisen niet veel tijd van teamleden of externe middelen (zoals financiering of bandbreedte) en kunnen processen zijn die u al met succes hebt voltooid.
Een projectrisicobeheerplan zou nuttig zijn als u aan een complexe inspanning werkte waarbij een groot aantal multifunctionele projectbetrokkenen en kritieke middelen betrokken waren. Dit zijn initiatieven waarin u mogelijk een aanzienlijke hoeveelheid tijd en bandbreedte van teamleden besteedt of een grote financiële investering doet. Een risicomanagementplan zorgt ervoor dat het project binnen de scope blijft en uiteindelijk slaagt.
- Risicobeoordeling: definitieve gids voor het risicobeoordelingsproces
- HOE JE IN PROJECTMANAGEMENT KOMT: definitie, gids en vereisten
- MARKTRISICO'S: best practices en eenvoudige handleiding met voorbeelden
- Projectplanning: een gids voor technieken voor projectplanning
Referenties
