Zakelijke reizen zijn een geweldige manier om dichter bij uw team te komen, samen nieuwe plaatsen te ontdekken en onderweg briljante ideeën op te doen. Maar tegelijkertijd kunnen ze uitdagender zijn dan een gewone gezinsuitstap, omdat er veel extra dingen zijn om rekening mee te houden. Gelukkig kan het proces eenvoudig en stressvrij zijn als je alles van tevoren doet. In de volgende paragrafen zullen we u vertellen hoe u het budget kunt volgen, een charterbus kunt huren, uw bestemming kunt onderzoeken en van tevoren de nodige reserveringen kunt maken.
1. Ken uw budget
Begin met het bespreken van de begroting. U moet weten hoeveel geld het bedrijf bereid is te besteden aan de zakenreis, omdat dit een grote invloed zal hebben op de keuze die u gaat maken. Vervoer en accommodatie zullen uw grootste uitgaven zijn, dus begin daarmee. Onthoud dat hoe eerder u tickets boekt, hoe goedkoper ze kunnen zijn. Als je met het vliegtuig gaat, vermijd dan weekenden en feestdagen omdat de prijzen dan meestal omhoog gaan. Gelukkig is het huren van charterbussen niet zo volatiel en wordt het vaak veel goedkoper dan reizen per vliegtuig. Als alles is geboekt, weet u hoeveel geld u nog kunt uitgeven aan eten, woon-werkverkeer, activiteiten, enzovoort.
2. Regel vliegtickets of huur een charterbus
Het is soms moeilijk om kaartjes te regelen voor een gezin van vier, om nog maar te zwijgen over een team van collega's. Daarom raden we aan om het online te doen, vanuit het comfort van je eigen huis. Vraag uw collega's om hun persoonlijke gegevens vooraf door te sturen, zodat u gegevens gewoon kunt kopiëren en plakken in de bijbehorende vensters.
Als er een grote afstand is tussen uw A- en B-punten, raden we u aan een vlucht te nemen. Soms bieden luchtvaartmaatschappijen kortingen voor zakenreizigers. Maar er is een geweldig alternatief voor vliegtuigen: het huren van een charterbus. Bijvoorbeeld bij BCS Buschater verhuur, de vloot bestaat uit comfortbussen en minibussen met alle nodige voorzieningen: klimaatbeheersing, koelkast, toilet, radiosysteem, navigatie en meer.
3. Bestudeer je bestemming
Als u eenmaal klaar bent met charterbusmaatschappijen of luchtvaartmaatschappijen, is het noodzakelijk om de plaats waar u naartoe gaat te verkennen. Zeker als je er nog nooit bent geweest. De reis moet zo soepel mogelijk verlopen, dus u moet alles van tevoren plannen. We hebben het over uw route van het busstation of de luchthaven naar het hotel, restaurants en cafés in de buurt, het huren van een coworking-ruimte indien nodig, enzovoort. Als er meerdere vrije uren in de stad zijn, onderzoek dan of er interessante plekken in de omgeving te zien zijn. Het is een geweldige manier om je team hechter te maken.
4. Maak vooraf hotelreserveringen
De meeste populaire hotels met een goede prijs/kwaliteitverhouding zijn ruim van tevoren volgeboekt. Het kan dus lastig voor je zijn om ter plekke onderdak te vinden, zeker als je met tientallen mensen bent. We raden u aan populaire boekingswebsites te gebruiken waar u opties kunt filteren op locatie, prijs, beschikbaarheidsdatum en gemakken als ontbijt, zwembad en vergaderruimte. Bel de receptie om te vragen of ze een beloningsprogramma hebben voor zakenreizen of dat ze sky miles accepteren.
5. Maak je klaar voor de vergadering
Hoewel sommige mensen een zakenreis als een korte vakantie beschouwen, is het doel een bepaald doel te bereiken: een nieuwe klant binnenhalen, een project presenteren, enzovoort. Zorg daarom dat u van tevoren klaarstaat voor de vergadering, omdat er onderweg mogelijk niet genoeg tijd is. Hier zijn een paar handige tips:
- Weet wie je gaat ontmoeten
- Zorg ervoor dat alle teamleden een goede outfit hebben
- Ga na of de vergaderzaal beschikt over de nodige toestellen voor uw presentatie
- Print uw toespraak uit en deel deze met collega's
Als je al in het hotel bent, vergeet dan niet je toespraak te oefenen en zorg ervoor dat iedereen weet wat hij of zij moet zeggen en doen tijdens de vergadering.
Conclusie
Wie zei dat het organiseren van een zakenreis stressvol zou moeten zijn? Als je vroeg begint, een takenlijst maakt, verstandig een charterbusmaatschappij kiest en positief blijft, kan dit een avontuur worden, je vaardigheden verbeteren en je zelfs helpen een promotie te krijgen. Een veilige en onvergetelijke reis gewenst!
- OUTDOOR RECLAME: Beste gids en effectieve strategieën 2023
- Charter-account: de beste eenvoudige gids om aan de slag te gaan (+ gratis cursus)
- BESTE DAG OM VLIEGTICKETS TE KOPEN: dalen de prijzen op dinsdag?
- DE BESTE MANIER OM EEN AUTO TE HUREN: de beste werkwijzen voor 2023 en alles wat u nodig heeft
