Om ervoor te zorgen dat organisaties voldoen aan de wettelijke en regelgevende vereisten, kwamen sommige instanties - de OCC, FDIC en CFPB - met systemen die we nu kennen als de compliance managementsystemen. Deze systemen bestaan uit geïntegreerde documenten en tools die organisaties helpen om aan hun eisen te voldoen. We zullen ze in dit hoofdstuk uitgebreid bespreken.
Wat zijn de compliancemanagementsystemen?
Compliance management systemen (CMS), die het voor organisaties eenvoudiger maken om te voldoen aan wet- en regelgeving, bestaan uit een geïntegreerd systeem van documenten, processen, tools, interne controles en functies. Omdat het de naleving van de wet bevordert, vermindert een CMS ook de schade voor consumenten.
Bovendien helpt een CMS organisaties bij het beter beheren van risico's door ervoor te zorgen dat het beleid en de procedures voldoen aan de relevante wet- en regelgevende vereisten. Het maakt ook het beheer van de training, communicatie en monitoring van werknemers eenvoudiger.
Met behulp van een CMS kan een organisatie haar complianceverplichtingen identificeren, begrijpen en uitvoeren. Meer specifiek helpt een CMS ervoor te zorgen dat werknemers zich bewust zijn van hun verplichtingen en dat de zakelijke procedures rekening houden met nalevingsvereisten.
Daarnaast kan een organisatie een CMS gebruiken om te beoordelen hoe het werkt. De nalevingsbeheersystemen omvatten:
- MijneenvoudigISO
- conformiteitskast
- Compucal
- Klaar veilig
- paradigma 3
- Bloomberg kluis
Wat is compliancemanagement?
De term "compliancebeheer" verwijst naar bedrijfssystemen die processen, bestanden en communicatie centraliseren, consolideren, automatiseren en stroomlijnen met betrekking tot de naleving door een organisatie van het voldoen aan overheids- en professionele normen, evenals aan wet- en regelgeving die nodig is in hun sector.
Bovendien is het noodzakelijk om compliance management in te voeren om te voorkomen dat uw bedrijf dure boetes betaalt.
FDIC-nalevingsbeheersysteem
Met behulp van een FDIC-beheersysteem kan een bank ervoor zorgen dat medewerkers zich bewust zijn van hun rol in de naleving van de consumentenwetgeving. Dit houdt in dat deze rollen worden geïntegreerd in processen en geïmplementeerd en dat waar nodig corrigerende maatregelen worden genomen.
Wat is FDIC en wat doen ze?
De Federal Deposit Insurance Corporation (FDIC) en de National Credit Union Administration reguleren compliancebeheersystemen in organisaties. Maar ze houden ook toezicht op en verzekerden kredietverenigingen die depositoverzekeringen bieden aan deposanten in Amerikaanse bewaarinstellingen.
De FDIC verwacht echter dat het management en de raad van bestuur van een bank een compliancemanagementsysteem (CMS) zullen gebruiken dat is aangepast aan haar bedrijfsstrategie om het compliancerisico te beheersen. Daarom moet het passen bij de omvang en complexiteit van de markten, goederen en diensten van het bedrijf. De FDIC evalueert ook het systeemrisico voor compliancebeheer.
Nalevingsrisico is de mogelijkheid om de regels en wetten die van toepassing zijn op kredietunie-operaties te overtreden. Ze omvatten ook die met betrekking tot de federale wetten voor financiële bescherming van consumenten en het compliancebeheersysteem van de FDIC. Het probeert te evalueren hoe goed een bank het risico van nalevingsschendingen onder verschillende wetten beheert, zoals de Bank Secrecy Act en de SAFE Act.
De basis van het Consumer Compliance Management Rating System van FFIEC dient als basis voor de CMS-strategie die door de FDIC wordt gebruikt. Daarom bestaat het FDIC Compliance Management System uit twee componenten:
- Toezicht op directie en management
- Conformiteitsprogramma voor consumenten
Toezicht op directie en management
Volgens de FDIC bepalen de beslissingen van bestuur en management of een Compliance Management Systeem slaagt of faalt. De directie en het bestuur moeten:
#1. Huur een Compliance Officer in
De FDIC adviseert de raad van bestuur een compliance officer aan te stellen als eerste actie bij het opzetten van een compliancemanagementsysteemprogramma. Deze persoon kan fulltime of parttime werken, wordt gedeeld met een andere organisatie of wordt uitbesteed.
Deze persoon moet alle relevante consumentenwetten en -regelgeving begrijpen, evenals hoe de bank werkt. Hij/zij is verantwoordelijk voor
- Het creëren van nalevingsbeleid en -procedures,
- Opleiden van management en personeel over wet- en regelgeving op het gebied van consumentenbescherming
- Het beoordelen van beleid en procedures voor naleving.
- Opkomende problemen of potentiële verplichtingen identificeren
- coördineren van de afhandeling van klachten van consumenten
- De directie informeren over compliance-activiteiten en audit-/reviewbevindingen
- Terwijl Ervoor zorgen dat er snel corrigerende maatregelen worden genomen en dat bevindingen niet terugkeren.
Hij moet echter de nodige training, tijd en middelen krijgen om hun werk te voltooien. Het bestuur en management hebben nog steeds compliance verantwoordelijkheden, zelfs in aanwezigheid van een compliance officer. Bovendien blijven bestuur en management uiteindelijk verantwoordelijk voor de naleving, ook al heeft de compliance officer de bevoegdheid om dat te doen.
#2. Leiderschap tonen.
De raad van bestuur en het management moeten compliance in hun vergaderingen bespreken en het overduidelijk maken aan werknemers en externe dienstverleners (leveranciers) dat compliance een topprioriteit is en een integraal onderdeel van de dagelijkse bedrijfsvoering. Een compliance-cultuur is met andere woorden essentieel.
#3. Beleidsverklaringen implementeren.
Deze schetsen de filosofie van de bank en dienen als leidraad voor de verschillende stappen in het proces.
#4. Investeer middelen in het waarborgen van naleving
De complexiteit van de bedrijfsvoering bij de bank moet bij hen passen.
#5. Houd buitenstaanders in de gaten.
omdat de naleving van externe partners en leveranciers de verantwoordelijkheid van de raad van bestuur en het management is. Risico-evaluatie, due diligence, contractstructurering en -evaluatie en adequaat toezicht op activiteiten van derden moeten allemaal deel uitmaken van het compliance-risicobeheerproces.
CFPB-nalevingsbeheersysteem
Wanneer u uw nalevingsbeheersysteem voor het CFPB onderzoekt, moet u ervoor zorgen dat de beschikbare tools voldoen aan de huidige en toekomstige normen, en uw team helpen de feitelijke praktijken te bewaken en te beheren.
Wat is CFPB en wat doen ze?
Het Consumer Finance Protection Bureau (CFPB) is een van de belangrijkste overheidsorganisaties die compliancebeheersystemen in een organisatie uitgeven. Bovendien is de oprichting ervan exclusief bedoeld om de consument te beschermen. Dit is een agentschap van de Amerikaanse overheid dat verantwoordelijk is voor consumentenbescherming in de financiële sector.
Volgens het CFPB moet een instelling beschikken over een compliance managementsysteem dat geïntegreerd is in haar kader. Om compliant te blijven, moet het systeem echter aan bepaalde vereisten voldoen.
Het CMS-systeem dat u kiest, moet niet alleen het proces stroomlijnen om te voldoen aan de huidige normen of alleen aan de federale regelgeving. Maar het zou u ook gemoedsrust moeten geven dat het in staat is toekomstige scenario's aan te pakken en de talloze federale, staats- en lokale voorschriften kan samenvatten in een regelset die ervoor zorgt dat u zich eraan houdt.
Het CFPB zoekt in uw compliance managementsysteem het volgende:
#1. Beleid, procedures en praktijken
Er zijn eisen waaraan moet worden voldaan om een compliance managementsysteem in stand te houden. Bovendien moet u bevestigen dat uw beleid voldoet aan de door het CFPB opgelegde regels. Intern moet u op de hoogte zijn van deze indicatoren. U moet echter ook contact opnemen met uw CMS-leverancier om er zeker van te zijn dat ze het routinematig bijwerken voor alle facetten van uw sector, naast ervoor te zorgen dat de naleving momenteel wordt aangepakt.
Uw polissen moeten passen bij de technieken die u toepast. Om eventuele fouten of problemen snel te identificeren en aan te pakken, moeten de procedures die u opstelt, worden vereist en vastgelegd. Ten slotte zorgt het operationaliseren van uw compliance-aanpak ervoor dat uw daadwerkelijke acties in lijn zijn met het vastgestelde beleid en de vastgestelde procedures.
Het implementeren van een handmatig proces dat alleen een bepaald percentage apparaten controleert of het vertrouwen op willekeurige wachtwoordbeveiliging zijn inferieure benaderingen. Als u niet elke machine afzonderlijk verifieerde, kon uw organisatie niet garanderen dat de cijfers bij een audit stand zouden houden.
Lees ook: Compliance Officer: Is Compliance Officer een goede baan (+gedetailleerde gids)
#2. Toezicht op directie en management
Bij het toezicht op het bestuur is de belangrijkste zorg het opzetten en beheren van een compliancesysteem met het CFPB. Dit omvat het creëren van nalevingsfunctionaliteit, goedkeuring van nalevingsbeleid, de selectie van nalevingsfunctionarissen en de routinematige beoordeling van de nalevingsstatus van het bedrijf.
#3. Nalevingsprogramma
Het nalevingsprogramma moet een formeel, schriftelijk programma zijn. Dit omvat gedetailleerde schriftelijke beleidslijnen en procedures. De procedures moeten in een flexibele structuur worden georganiseerd, zodat indien nodig herzieningen kunnen worden aangebracht. Dit stelt bedrijven ook in staat hun beleid bij te werken en te herzien naarmate risico's evolueren of als nieuwe gegevens worden geïdentificeerd om risico's te signaleren.
#4. Opleiding
Training omvat regelmatige, specifieke en uitgebreide instructies voor alle functionarissen en directeuren. De opleidingsinitiatieven moeten alle aspecten van de financiële beschermingswetten behandelen.
#5. Reactie op klachten van consumenten
Een procedure voor de behandeling van klachten van klanten is vereist. De manier waarop klachten worden gerapporteerd, hoe ze worden behandeld en hoe de informatie die uit klachten wordt verkregen, wordt verwerkt in de herzieningen en het toezicht op nalevingsprogramma's, moeten bijvoorbeeld allemaal door deze procedure worden voorgeschreven.
#6. Nalevingsaudit
Interne controles voor uw systeem moeten goed georganiseerd en risicogericht zijn. Deze waarborgen moeten continue interne observatie, onpartijdige tests en compliance-audits mogelijk maken. Om ervoor te zorgen dat nalevingsproblemen intern worden herkend en snel worden opgelost, moet u ook overzicht hebben, een overzicht van alle resultaten hebben en de mogelijkheid hebben om deze rapporten te delen met het management en de raad van bestuur.
Uw nalevingsaudit is een hulpmiddel om proactief betere processen te creëren wanneer gegevens een gebied aan het licht brengen dat moet worden verbeterd, naast het helpen bij het bijhouden van een goede administratie, wat een groot deel is van waar het allemaal om draait.
#7. Bijhouden en beoordelen van gegevens
De ingewikkelde archiveringscomponent van het proces. Nauwkeurige gegevens zijn cruciaal voor naleving, omdat ze aantonen dat de organisatie zich inzet voor het volgen van regels en het nemen van alle noodzakelijke stappen om haar betrokkenheid bij klanten te evalueren en te versterken.
De documentatie zal dienen als bewijs van nalevingsprocedures als u aan een audit wordt onderworpen. Naast het verstrekken van schriftelijke vastleggingen van alle beleidsregels om naleving aan te tonen, toont het aan hoeveel moeite uw bedrijf heeft gestoken in het onderhouden en controleren van het beleid dat u heeft ontwikkeld.
Wat gebeurt er als u zich niet aan de regels houdt?
Als het gaat om het boeteproces, heeft het CFPB veel vrijheid, dus het kan voor bedrijven een uitdaging zijn om te voorspellen met wat voor soort boetes of sancties ze te maken kunnen krijgen. Het CFPB kan een boete opleggen voor elke dag dat u zich niet aan de regels houdt. De kosten kunnen echter snel oplopen en de boetes zelf kunnen astronomisch hoog zijn.
OCC-nalevingsbeheersysteem
Het kantoor van de controleur van de valuta (OCC) is een onafhankelijk bureau van het Amerikaanse ministerie van Financiën.
Een compliance managementsysteem (CMS), volgens het Office of the Comptroller of the Currency (OCC), is "de benadering waarmee een bank het nalevingsrisico van de consument beheert, de naleving van wet- en regelgeving op het gebied van consumentenbescherming ondersteunt en schade aan de consument voorkomt .”
Het beheer van compliancerisico's is slechts één functie van een CMS. Volgens de OCC richt een compliancemanagementsysteem zich ook op reputatierisico, strategisch risico en operationeel risico. Aangezien risico's met elkaar samenhangen, wijst het er ook op dat deze lijst niet uitputtend is. Meer informatie over OCC-software.
Wat heeft een OCC nodig in een compliancebeheersysteem?
Het OCC schrijft voor dat elke bank waar zij toezicht op houdt "een effectief compliancebeheersysteem ontwikkelt en onderhoudt dat geschikt is voor de omvang, complexiteit en het risicoprofiel van haar activiteiten."
Dat omvat 3 belangrijke componenten:
- Toezicht op directie en management
- Een nalevingsprogramma
- Overtreding van de wet en consumentenschade
Toezicht op directie en management
De raad van bestuur en het management moeten het belang van naleving begrijpen en de mogelijke gevolgen van het niet voldoen aan de verwachtingen van de regelgevende instanties. Vier belangrijke gebieden die moeten worden aangepakt, zijn onder meer:
#1. Toezicht op en commitment aan het CMS van de bank.
Het OCC verlangt adequate financiering voor compliance (inclusief controle over externe leveranciers) en competent personeel dat verantwoordelijk wordt gehouden voor het compliancemanagementsysteem.
Het is de verantwoordelijkheid van het bestuur om naleving te bevorderen, toezicht te houden op het gebruik van het CMS door het management en het management verantwoordelijk te houden. Uit de notulen van bestuursvergaderingen moet ook blijken dat de nalevingsgerelateerde gegevens zijn beoordeeld.
Ze maken allemaal deel uit van de dagelijkse verantwoordelijkheden van het management voor het Compliance Management System volgens OCC:
- Toezicht houden op risicobeheer door derden
- verandermanagement
- nalevingsrisicobeheer,
- gebreken opsporen en herstellen.
Het moet duidelijke nalevingsrollen definiëren en commissies aanwijzen om toezicht te houden op de naleving. Daarnaast kan het gaan om het aanstellen van een compliance officer die over de vaardigheden, macht, middelen en onafhankelijkheid beschikt die nodig zijn om compliance efficiënt te beheren.
Het is belangrijk om de compliance officer en het bankpersoneel opleidingsmogelijkheden te bieden. Aan de andere kant legt het OCC speciale nadruk op risicobeheer door derden en benadrukt het dat banken ervoor moeten zorgen dat aannemers die namens hen optreden, zich houden aan alle relevante wetten, regels en beleid. Volgens het bureau moet het het volgende bevatten, onder verwijzing naar OCC-richtlijnen voor risicobeheer van derden:
- waakzaamheid en nalevingscontrole
- toezicht houden op interne controles,
- nalevingsgerelateerd beleid,
- opleiding
#2. Effectieve veranderingsbeheerprocessen
Banken zouden procedures moeten hebben voor het lokaliseren, beoordelen en toepassen van nieuwe consumentenbeschermingswetten. Bij het introduceren van nieuwe goederen of diensten of het wijzigen van bestaande, dient zij rekening te houden met naleving. Bijvoorbeeld:
Het begrijpen, identificeren en beheren van risico's die voortvloeien uit de activiteiten, goederen of diensten van de bank.
Risico's moeten continu worden geïdentificeerd, gemeten, bewaakt en beheerd.
evaluatie van mogelijke risico's.
Om huidige en toekomstige risico's te verminderen, moeten banken risicobeoordelingen uitvoeren op basis van zowel kwantitatieve als kwalitatieve gegevens. Het zou alle bedrijfstakken, goederen en diensten moeten dekken. Hoewel complexere instellingen de bevindingen van meerdere beoordelingen kunnen combineren voor een overzicht op ondernemingsniveau, kunnen minder complexe instellingen slechts één routinematige risicobeoordeling uitvoeren.
Het management moet echter zelf problemen identificeren en snel actie ondernemen om deze op te lossen.
#3. Identificatie van problemen.
Het management moet problemen herkennen en snel actie ondernemen. Procedures voor het volgen, escalatie en oplossen van problemen zouden moeten bestaan. Het is belangrijk om de onderliggende oorzaken van problemen vast te stellen, inclusief of ze systemisch of eenmalig zijn en of ze verband houden met een specifiek product, dienst of bedrijfsonderdeel.
Als er problemen zijn, moet het bestuur op de hoogte worden gehouden en verantwoordelijk worden gehouden voor eventuele noodzakelijke corrigerende of systemische problemen. De raad van bestuur moet ook op de hoogte worden gebracht van belangrijke problemen en oplossingsplannen, en hij moet het management verantwoordelijk houden voor het oplossen van problemen en het valideren van corrigerende maatregelen.
Waarom is een compliancemanagementsysteem belangrijk?
Naarmate de wereld afhankelijker wordt van technologie, worden de industrienormen en wettelijke vereisten aangescherpt. Omdat niet-naleving kan leiden tot boetes, invallen van de beveiliging en schade aan de reputatie van uw bedrijf, is nalevingsbeheer van cruciaal belang.
Systemen voor uitgebreid compliance management (CMS) zorgen ervoor dat uw bedrijf voldoet aan de meest recente regelgeving en helpen bij het voorkomen van bedrijfsstoringen.
Wat zijn de 7 elementen van compliance?
- Schriftelijk beleid en procedures implementeren
- Het aanwijzen van een compliance officer en een compliancecommissie
- Effectieve training en opleiding geven
- Effectieve communicatielijnen ontwikkelen
- Uitvoeren van interne monitoring en auditing
- Handhaving van normen door middel van goed gepubliceerde disciplinaire richtlijnen
- Snel reageren op gedetecteerde problemen en corrigerende maatregelen nemen
Hoe implementeer je een Compliance Management Systeem?
- Opstellen en goedkeuren van schriftelijk beleid, procedures en gedragsnormen.
- Programmatoezicht maken.
- Zorg voor compliance training en opleiding.
- Zorg voor wederzijdse communicatie op alle niveaus.
- Implementeer een monitoring- en auditsysteem.
- Consistente discipline afdwingen
Wat is de functie van compliancebeheer?
Nalevingsbeheer is het voortdurende proces van het bewaken en evalueren van organisatiesystemen om ervoor te zorgen dat ze voldoen aan beveiligingsnormen, geldende wetten en andere sectornormen.
Wie is verantwoordelijk voor compliancebeheer?
In een organisatie is het naleven van wet- en regelgeving uiteindelijk de taak van het bestuur.
Wat zijn voorbeelden van nalevingscontroles?
- Gepubliceerde normen en beleid.
- Gedocumenteerde procedures.
- Training.
- Toezicht houden.
- Interne audit.
Wat zijn compliance-tools?
Compliancetools zijn softwareproducten die de processen en procedures automatiseren of vereenvoudigen die bedrijven moeten implementeren om te voldoen aan industriestandaarden zoals wettelijke, beveiligings- en regelgevende vereisten.
Wat zijn de drie fasen van het managen van compliance?
De drie fasen van dit proces zijn:
- Breng de risico's voor uw organisatie in kaart en identificeer ze.
- Regelmatige nalevingscontroles en audits.
- Richtlijnen voor SOD-implementatie.
Conclusie
Compliancebeheersystemen fungeren als een hub voor de opslag, het beheer en het delen van alle gegevens tussen belanghebbenden. Organisaties hebben de macht om de toegang van werknemers tot gegevens te controleren en te beperken, zodat alleen de geautoriseerde personen binnen de organisatie toegang hebben tot de informatie die voor hen bestemd is.
Veelgestelde vragen
Wat zijn risicobeoordelingen?
Om de waarschijnlijkheid van verlies op een actief, lening of investering vast te stellen, is risicobeoordeling een algemene term die in een groot aantal sectoren wordt gebruikt. Het vinden van het (de) meest effectieve proces(sen) om risico's te beperken en het evalueren van de waarde van een bepaalde belegging zijn beide afhankelijk van risicobeoordeling. Identificeren en analyseren van potentiële gebeurtenissen die een negatieve invloed kunnen hebben op mensen, eigendommen en/of het milieu; en het nemen van beslissingen worden in grote lijnen gecombineerd tot een risicobeoordeling.
wat is consumentennaleving?
Naleving van de consument houdt zich primair bezig met de toepassing en naleving van wet- en regelgeving op het gebied van consumentenbescherming. De FDIC moedigt de naleving aan van federale consumentenbeschermingswetten, eerlijke leenwetten en -regelgeving en de Community Reinvestment Act door middel van toezichtactiviteiten en outreach-programma's.
wat is nalevingsaudits
Een evaluatie van de naleving van de wet door een bedrijf wordt gedaan door middel van een CA-nalevingsaudit. Het beleid, de procedures, processen, bestanden en documentatie van een organisatie worden onderzocht als onderdeel van een compliance-audit om te zien of ze voldoen aan de regels die momenteel gelden voor die branche.
Referenties
- OCC-software
- Salesforce
- Ucsf
- Techdoel
Gerelateerde artikelen
