Beheert u uw apparatuur en inventaris handmatig, met spreadsheets die uren in beslag nemen? Geloof het of niet, er zijn nog steeds bedrijven die precies dat doen. Een verouderd activabeheersysteem kan tijd en geld verspillen voor u en uw organisatie. U hebt een goed systeem nodig in de snelle zakenwereld van vandaag. Ontdek hoe u een vermogensbeheersysteem opzet door doelen vast te stellen, een plan te ontwikkelen en huidige technologieën te gebruiken.
Wat is vermogensbeheer?
Asset management is het plannen van en toezicht houden op de aanschaf, exploitatie, onderhoud, vernieuwing en verwijdering van bedrijfsmiddelen. Deze techniek optimaliseert het leveringspotentieel van activa en minimaliseert kosten en risico's. Goed onderhoud en de juiste inzet van systemen, mensen en processen zorgen voor een positieve verhoging van het kapitaal gedurende de levenscyclus van activa.
Wat is een activalevenscyclus?
Het aantal stadia dat een asset van een organisatie doorloopt tijdens de eigendomslevenscyclus wordt de asset lifecycle genoemd. Het is het moment waarop een bedrijf een actief effectief en efficiënt kan gebruiken om zijn zakelijke doelstellingen te bereiken. De levensduur van een asset omvat doorgaans alle stadia van de levensduur van een asset, van aanschaf tot onderhoud en verwijdering.
Soorten vermogensbeheer
Vermogensbeheer kan grofweg worden onderverdeeld in drie categorieën: fysiek, financieel en contractueel, maar de definitie kan van organisatie tot organisatie verschillen.
- Beheer van fysieke activa: Beheer van vaste activa, voorraadbeheer, infrastructuurbeheer en beheer van openbare activa zijn allemaal voorbeelden van beheer van fysieke activa.
- Financieel vermogensbeheer: Financieel vermogensbeheer verwijst naar het proces van inkoopbeheer, het formuleren van een investeringsstrategie, het beheersen van budget en kosten, en het omgaan met contanten, obligaties en aandelen.
- Contractueel Vermogensbeheer: Contractuele naleving optimaliseert procedures zoals IT-activabeheer, digitaal activabeheer, contractueel onderhoud en immaterieel activabeheer.
Wat is een vermogensbeheersysteem?
Een assetmanagementsysteem bewaakt en beheert assets. Het bestaat uit methoden, strategieën en soms software die helpen bij het bereiken van vermogensbeheerdoelen en -doelstellingen.
Vermogensbeheer stelt organisaties in staat hun investeringsrendement te maximaliseren en verliezen te beperken. Activa zijn waardevolle goederen waarvan een bedrijf of organisatie profiteert. Met activabeheer kunnen belanghebbenden de volledige prestaties en toestand van hun activa bewaken en ervoor zorgen dat ze gedurende hun hele levensduur efficiënt worden gebruikt.
Wat is het doel van een vermogensbeheersysteem?
De doelstellingen van een vermogensbeheersysteem verschillen op basis van de branche of het soort bedrijf waarin een bedrijf zich bevindt. Ongeacht de branche kunnen deze worden bereikt via doordachte en strategische planning. Hieronder volgen enkele van de meest voorkomende doelen die worden bereikt door het gebruik van een vermogensbeheersysteem:
#1. Detecteer en verwijder activaverspilling
Activabeheer vermindert verliezen door snel verspilde activa in de hele toeleveringsketen te identificeren en te elimineren. "Wasting assets" zijn items die waarde verliezen en na verloop van tijd slecht presteren vanwege hun korte levensduur. Computerapparatuur, machines, auto's of andere activa die cruciaal zijn voor de bedrijfsvoering zijn voorbeelden van verspilling van activa.
#2. Verhoog het gebruik van activa.
Met vermogensbeheer kunnen bedrijven de staat of toestand van activa bepalen. Dit nuttige inzicht stelt hen in staat zakelijke beslissingen te nemen die het gebruik en de toewijzing van activa verhogen, waardoor de levensduur van activa wordt verlengd en de bedrijfsvoering wordt versneld.
#3. Maximaliseer uw rendement op uw investering
Wanneer aan de twee bovengenoemde doelstellingen wordt voldaan, wordt het totale rendement op de investering gemaximaliseerd. Bedrijven of organisaties kunnen geld besparen op reparaties van activa en terugkoopprijzen.
Andere doelen die met vermogensbeheer kunnen worden bereikt, vallen onder de volgende categorieën:
- Politieke doelstellingen – Bijvoorbeeld het verbeteren van de reputatie van de organisatie in de samenleving door zich aan wet- en regelgeving te houden.
- Sociale doelstellingen – bv. het beschermen van personen en eigendommen
- Technische doelstellingen – zoals het personeel voorzien van de juiste technologie
- Milieudoelstellingen – zoals het verminderen van het energieverbruik
Het belang van vermogensbeheer
Overweeg om uw activabeheersysteem handmatig te beheren voor elke laptop of computer in uw bedrijf. Of zelfs elk artikel in uw magazijn. Activa vallen tussen de gaten. Daarom is een geluidsinstallatie cruciaal voor uw bedrijf.
Een degelijk softwarepakket voor vermogensbeheersystemen kan u helpen dit efficiënter te doen. Het kan u helpen door:
- Hiermee kunt u elk bedrijfsmiddel in uw bedrijf in één enkel gebied volgen en bewaken
- Hierdoor kunt u uw activa vanaf elke locatie beheren, vooral als het pakket een mobiele component bevat.
- Beoordelen en beheersen van eventuele activarisico's, zodat deze zo snel mogelijk kunnen worden beperkt
- Informatie verstrekken over de levenscyclus van een asset
- Assisteren bij de identificatie van spookactiva die uit het systeem kunnen worden verwijderd
- Het opstellen van onderhoudsplannen voor elk asset om serviceonderbrekingen te voorkomen
- U voorzien van nauwkeurige, diepgaande rapporten en audits die geen uren kosten om te maken.
Waarom een vermogensbeheersysteem gebruiken?
Software voor activabeheer is bedoeld om uw bedrijf te helpen bij het verminderen van de uitgaven voor het verwerven, onderhouden en exploiteren van bedrijfsmiddelen. U wilt topprestaties leveren, wat betekent dat u de kosten moet minimaliseren, de productiekwaliteit op een acceptabel niveau of hoger moet houden en het rendement moet optimaliseren.
Uw activabeheersysteem moet uw activa kunnen volgen met behulp van GPS en RFID. Vergeet niet om de voertuigen die uw bedrijf bezit en regelmatig gebruikt te volgen, evenals de uitrusting binnenin. Naast je werkplekmeubilair heb je ook IT-apparatuur en software nodig. U zult niet in staat zijn om elk deel van uw bedrijfsmiddelen te controleren als uw software niet al deze items kan volgen.
Waarom wil je al deze dingen bijhouden? Het zorgt ervoor dat bedrijfsmiddelen correct en efficiënt worden gebruikt en stelt managers in staat om de totale prestaties van elk bedrijfsmiddel te volgen. Hiermee voorkomt u onnodige extra kosten als gevolg van ongeplande downtime.
Hoe u een strategisch activabeheerplan maakt
Een strategisch activabeheerplan definieert de specifieke taken, middelen en timing die nodig zijn om de vermogensbeheerdoelstellingen van het bedrijf te bereiken. De volgende stappen helpen u bij het ontwikkelen van uw eigen strategisch assetmanagementplan voor uw bedrijf:
#1. Informatie verzamelen
In deze stap moeten alle activa waarover de organisatie beschikt, worden verantwoord. Dit vereist het verkrijgen van informatie zoals totaal aantal, locatie, waarde, datum verkregen en geschatte levenscyclus. Het is ook van cruciaal belang om de levenscycluskosten van elk actief te bepalen. Deze gegevens zijn nuttig om te bepalen of een actief moet worden onderhouden of verwijderd.
#2. Stel serviceniveaus vast
De diensten die activa leveren, worden beoordeeld op hun veiligheid, betrouwbaarheid, kwaliteit, beschikbaarheid/toegankelijkheid, responsiviteit, kosten, duurzaamheid en milieueffecten door het bepalen van serviceniveaus. Hierdoor kunnen bedrijven de waarde van elk bedrijfsmiddel en de operationele, onderhouds- en vernieuwingsoperaties evalueren die het in goede staat zullen houden.
#3. Beschrijf het activabeheer en de operationele procedures.
Het kennen van de levenscyclus en het levenscyclusbeheer van een asset is een essentieel aspect voor een assetmanagementplan. Deze stap belicht de geplande acties waarmee activa op een duurzame manier de gespecificeerde serviceniveaus kunnen bieden. In het strategisch assetmanagementplan dienen de volgende onderdelen te worden vastgelegd:
- Achtergrondinformatie - biedt activa-informatie zoals leeftijd, grootte, capaciteit, prestaties, huidige staat en waarde.
- Risicobeheerplan – Identificeert de risico's die van invloed kunnen zijn op de dienstverlening, doelen of doelstellingen die worden beïnvloed door het risico, risico-identificatieproces, risicobeoordeling en methoden voor risicobeperking.
- Operationeel plan – Specificeert gevestigde bedrijfsprocessen om te voldoen aan de vereiste serviceniveaus.
- Onderhoudsplan voor apparatuur – Geeft een overzicht van de vermelde onderhoudsstrategieën en -methodologieën, evenals de verwachte onderhoudskosten.
- Verwijderingsplan – Beschrijft de stappen die betrokken zijn bij de verkoop van buiten gebruik gestelde activa. Het bevat ook voorspellingen van de kasstroom uit opbrengsten en kosten van de verkoop van activa.
#4. Maak een financiële strategie.
Deze fase omvat alle financiële vereisten voor de acties die in de voorgaande paragrafen zijn vermeld. Een financiële strategie moet financieringsbronnen identificeren en historische en toekomstige gebudgetteerde kapitaal- en bedrijfskosten omvatten.
#5. Zorg voor een verbeterplan.
Een verbeterplan moet acties voor verbetering, verantwoordelijkheden, middelen en tijdlijnen bevatten. Het hebben van een verbeterplan kan het bedrijf helpen bij het monitoren en overzien van activabeheeractiviteiten om ervoor te zorgen dat deugdelijke vermogensbeheerpraktijken worden toegepast en dat het hele proces op schema blijft.
Lees ook: Kwaliteitsmanagementsystemen (QMS): certificeringen en software
Top asset management systeemsoftware
Nu u de voordelen begrijpt van het installeren van een asset management oplossing, is het tijd om de beste te kiezen. Er bestaat niet zoiets als de ideale systeemsoftware voor activabeheer, dus u moet de beste tool voor activabeheer selecteren voor uw specifieke vereisten.
Hieronder vindt u vijf veelgebruikte systeemsoftware voor activabeheer op de markt, wat een uitstekende plek is om uw zoektocht te beginnen.
#1. Service nu
ServiceNow, dat exclusief is ontworpen voor organisaties, biedt een verscheidenheid aan activabeheerservices, zoals voorraadbeheer, financieel en contractueel informatiebeheer, het volgen van bronnen en meer. Met een complete tool voor activabeheer, zoals ServiceNow, hoeven organisaties niet te schakelen tussen gespecialiseerde softwareoplossingen voor elke specifieke HR-functie.
- Voors: Eenvoudig te gebruiken, geconsolideerde activadatabase en configureerbare rapporten
- nadelen: In het begin is het moeilijk en tijdrovend om alle vermogensrechten en contracten op elkaar af te stemmen.
#2. Kusstroom
Dit is geen strikte automatiseringstechnologie voor administratie, maar een financiële cloud die u kunt gebruiken om fundamentele operationele taken te beheren, zoals activabeheer, faciliteitenbeheer en meer. Kissflow is een gebruiksvriendelijke financiële en operationele cloud voor bedrijven van elke omvang.
- Voors: Eenvoudige, aanpasbare en consistente gebruikerservaring op alle apparaten.
- nadelen: Simplistische proceslay-outs, een gebrek aan vooraf gedefinieerde sjablonen en dashboards
#3. SAP ERP-suite
SAP gaf aanvankelijk geen hoge prioriteit aan het beheer van bedrijfsmiddelen, en als gevolg daarvan had het systeem aanzienlijke gaten in de functies. Toch is het nu uitgegroeid tot een uitgebreide suite van technologieën voor het beheer van bedrijfsmiddelen die toepasbaar zijn in verschillende sectoren. Het belangrijkste voordeel van SAP is het gemak waarmee alles, van materialen tot activa en kostprijsberekening, op één locatie kan worden afgehandeld.
- Voors: Uitgebreide functionaliteit, goede servicecompetentie en een actieve gebruikersgemeenschap.
- nadelen: De tool voor het onderhoudsschema is niet flexibel en ook niet bevorderlijk voor de industrienormen.
#4. IBM Maximo
Maximo is een end-to-end oplossing voor activabeheer met een gedetailleerde onderhoudsmodule en andere tools voor inkoop en voorraadbeheer. Het integratiemechanisme van het product is effectief en stimuleert een goed verbonden platform voor vermogensbeheer.
- Voors: Productwerking, productplan en toekomstvisie
- nadelen: Onhandige gebruikersinterface, gebreken in de ruimtelijke invoegtoepassing en problemen met mobiele apps
#5. Oracle E-Business-suite
Oracle E-Business Suite biedt een alles-in-één oplossing voor activabeheer. De applicatie biedt grafisch rijke rapportagetools die belanghebbenden kunnen gebruiken om een aangepast analyserapport te produceren. Met REST API- of SOAP-connectoren kunnen bedrijven communiceren met een breed scala aan apps.
- Voors: Gebruikerservaring die uitnodigend, veelzijdig en consistent is op alle apparaten
- nadelen: De kosten van onderhoud zijn onbetaalbaar hoog.
Wat zijn de kosten van software voor activabeheersystemen?
De kosten van software voor activabeheersystemen variëren afhankelijk van de geboden mogelijkheden en de prijsstrategie. Sommige AMS-aanbieders baseren hun prijzen op het aantal gebruikers, terwijl andere op het aantal activa of een combinatie van beide baseren. Het hangt er dus van af wat u van een AMS-systeem verlangt.
Samengevat
Effectief activabeheer is cruciaal voor het succes van elk bedrijf, vooral omdat infrastructuuractiva met een lange levensduur en aanzienlijke kapitaalinvesteringen een basis zullen vormen voor economische activiteit. Hoe ingewikkelder het bedrijf, hoe belangrijker het is om over een degelijk mechanisme voor vermogensbeheer te beschikken.
Hoewel handmatige activabeheerprocedures de klus kunnen klaren, zal het personeel veel details handmatig moeten rimpelen en gladstrijken om te garanderen dat hun bedrijf de beschikbare activa optimaal gebruikt. Bedrijven kunnen activa gemakkelijk beheren en hun doelstellingen voor activabeheer implementeren door een technologie voor activabeheer in te zetten.
Als je op zoek bent naar de beste software voor activabeheer, kies dan een oplossing die je niet alleen helpt bij het beheren van activa, maar die ook hun levensduur verlengt, zodat ze soepel en betaalbaar functioneren.
Gerelateerde artikelen
- SOFTWARE ASSET MANAGEMENT TOOLS: Top en beste software Asset Management Tools
- HULPMIDDELEN VOOR CONTRACTBEHEER: wat het is, gratis tools en toepassing
- ASSET SALE: definitie, vergelijkingen en alles wat je nodig hebt
- CONTRACTBEHEER: Wat is het, proces en levenscyclus
- 5 GEMAKKELIJKE MANIEREN OM GROOTS TE VERDIENEN ALS BEDRIJFSCONSULTANT)
Referenties
