Facturen zijn een van de belangrijkste financiële papieren in het bedrijfsleven, zo niet het meest cruciale. Ze fungeren zowel als aankoopbevestiging als bindend betaalverzoek voor uw klant; daarom zijn zij rechtstreeks verantwoordelijk voor de inkomsten van uw bedrijf. In dit artikel hebben we echter alle vereiste details over 'Facturen verzenden' besproken. Hier bespreek ik wat er gebeurt als u uw document opstelt en hoe u het het beste naar uw klant kunt sturen.
Facturen verzenden
Wanneer u een product- of dienstbestelling heeft afgerond, is het tijd om een factuur te maken en deze zo snel mogelijk te versturen. Uiteraard zitten daar een aantal fasen tussen, van het beslissen of u facturatiesoftware gaat gebruiken en hoe u uw factuur verzendt, tot het sturen van betalingsherinneringen of het instellen van geplande betalingen.
Hier vindt u een overzicht van hoe u een factuur kunt maken en verzenden:
1. Geef bovenaan aan dat het een factuur betreft.
2. Vermeld een factuurnummer.
3. Vermeld de datum waarop u de factuur wilt indienen.
4. Geef uw naam, adres en contactgegevens op.
5. Vermeld de naam, het adres en de contactgegevens van uw klant.
6. Voeg een samenvatting toe van de geleverde diensten.
7. Geef de servicedatum op.
8. Totaal van alle uitgaven (inclusief eventuele kosten of belastingen)
9. Betalingsvoorwaarden opnemen.
10. Selecteer een bezorgoptie (bijvoorbeeld e-mail) en stuur uw factuur naar uw klant.
11. Volg uw factuur, stel betalingsherinneringen in (indien nodig) en incasseer de betaling.
Note: Naast bovenstaande zaken kan uw bedrijf ook andere eisen stellen; Daarom is het belangrijk om uw factuur af te stemmen op zowel uw behoeften als die van uw klanten.
Hoe u facturen kunt verzenden via Paypal
Het accepteren van betalingen via internet moet altijd een veilig proces zijn. Als uw klanten de veiligheid van uw website niet vertrouwen, zullen zij zeker zaken doen met een ander bedrijf.
Het opzetten van geschikte beveiligingsstandaarden op e-commerceservers kan moeilijk zijn, maar iedereen met een gratis PayPal-account kan een factuur van een klant sturen of geld van een vriend aanvragen via de mobiele app en website van PayPal.
In dit gedeelte laat ik u zien hoe u PayPal.com kunt gebruiken om een factuur te verzenden.
Om een PayPal-factuur, het enige wat u nodig heeft is een PayPal-account en het e-mailadres van uw klant (waar zij de factuur zullen ontvangen). Of u nu een persoonlijke of commerciële PayPal-rekening heeft, de stappen zijn hetzelfde.
1. Meld u aan bij PayPal.
2. Navigeer naar het hoofdmenu en selecteer Verzenden en Aanvragen.
3. Zoek Meer in het submenu op de volgende pagina.
4. Kies Een factuur maken uit de beschikbare opties op de volgende pagina.
5. Selecteer de knop Factuur maken in de rechterbovenhoek van de pagina Facturering.
6. Er zijn talloze items die u kunt aanpassen op het scherm voor het maken van facturen. Vul de factuur in met de benodigde informatie en eventuele relevante details.
7. Als u een van de volgende functies wilt gebruiken, klikt u op de drie stippen naast de knop Verzenden voordat u op de knop Verzenden drukt: Deel de factuurlink, Opslaan als concept of als sjabloon
8. Om de factuur naar uw klant(en) te sturen, klikt u op Verzenden.
Het laatste dat u moet doen, is uiteraard wachten op uw betaling. Wanneer u de factuur uitreikt, ontvangt uw klant een e-mailmelding.
Facturen verzenden op eBay
Klanten kunnen het gemakkelijkst op eBay betalen vanaf de afrekenpagina. Terwijl sommige mensen er de voorkeur aan geven meteen te betalen, kan het bij anderen die veilingen winnen een paar dagen duren voordat ze het geld naar de verkoper overmaken. Hoe moet een handelaar klanten waarschuwen voor onbetaalde bestellingen? Stuur ze een factuurherinnering!
U kunt een factuur naar kopers sturen, ongeacht of zij wel of niet voor een bestelling hebben betaald.
#1. Ga naar uw eBay-account en log in
Om in te loggen op uw account, opent u eBay op uw smartphone en voert u uw inloggegevens in.
#2. Open Mijn eBay.
Navigeer naar het bovenste menu op de startpagina en selecteer Mijn eBay.
#3. Selecteer Verkopen.
Selecteer Verkopen in het menu aan de linkerkant van uw scherm.
#4. Selecteer Verkocht
Selecteer Verkocht uit de keuzes onder Verkopen.
#5. Selecteer het(de) artikel(en).
Zoek de klantorder waarvoor u een factuur wilt verzenden. Als je het hebt gevonden, vink je het vakje ernaast aan om het te selecteren. U kunt de verzending voor tal van goederen ook combineren.
#7. Verstuur de factuur.
Ga vervolgens naar de actiebalk en kies Factuur verzenden. Op het volgende scherm kunt u een bericht of opmerking voor de klant toevoegen en de betaalmethode of bezorgtarieven aanpassen.
Bekijk daarna nog een keer een voorbeeld van de factuur voordat u Factuur verzenden selecteert om het proces te voltooien.
Zo kun je een factuur naar elke klant op eBay sturen!
Facturen verzenden Shopify
Shopify is een online platform waarmee e-commercebedrijven hun winkels kunnen creëren en verkopen. Het bedient miljoenen bedrijven in meer dan 170 landen en is goed voor 10% van alle Amerikaanse e-commerce.
Wanneer een particuliere klant of groothandel een bestelling plaatst, moet u hem/haar een factuur sturen. Hoewel factureren met Shopify niet moeilijk is, zijn er verschillende verschillen en opties waar u rekening mee moet houden.
Hoe werkt Shopify-facturering?
Of u nu een Shopify-partner of een standaard e-commercebedrijf bent, het proces voor het uitreiken van een factuur verschilt.
Doe als Shopify-partner het volgende om een factuur te maken en te verzenden:
1. Kies 'Services' en vervolgens 'Vacatures' in uw Partner Dashboard. Selecteer 'Alles' om uw huidige dienstverband weer te geven.
2. Selecteer “Factuur aanmaken” bij de opdracht waarvoor u een factuur wilt aanmaken.
3. U moet uw bedrijfs- en belastingnummer, evenals het factuurnummer, invoeren in het gebied "Factuur maken". De rest van de gegevens van uw bedrijf worden automatisch ingevuld.
4. Kies de vervaldatum van de betaling op basis van wat u met de leverancier heeft onderhandeld.
5. Voer goederen in voor elke dienst die u aanbiedt. Vul alle relevante gegevens in, inclusief tarieven en het totaal verschuldigde bedrag.
6. Selecteer ‘Belasting’ onderaan de factuur nadat u de geleverde diensten heeft ingevoerd. Hier kunt u het belastingbedrag invullen.
7. Als u nog meer opmerkingen of toelichtingen heeft, plaats deze dan in het vak “Aanvullende opmerkingen”. U kunt bijvoorbeeld het terugbetalingsbeleid van uw bedrijf of eventuele specifieke voorwaarden voor deze verkoper verstrekken.
8. Als u van plan bent de factuur later te verzenden of later terug te keren om deze bij te werken, klikt u op 'Opslaan'.
9. Selecteer “Verzenden” om uw factuur te verzenden. U kunt onder het gedeelte 'Factuur verzenden' een persoonlijke begroeting en onderwerp voor de handelaar toevoegen en indien nodig het e-mailadres wijzigen
Hoe u facturen via e-mail verzendt
Uw nieuwe startende bedrijf is actief. U heeft een bankrekening geopend, uw website gelanceerd en wat initiële inkomsten gegenereerd. Je hebt een geweldige prestatie geleverd! Wat een ongelooflijke prestatie!
Het is tijd dat u betalingen begint te ontvangen nu u operationeel bent. Het ontvangen en volgen van betalingen is voor veel kleine bedrijven en onafhankelijke contractanten een groot probleem.
Wat volgt is een geschreven stuk dat zal dienen als leidraad voor het verzenden van facturen per e-mail, evenals als een sjabloon dat u kunt volgen.
Heeft u er al voor gekozen om facturen per e-mail te versturen? Erg goed. Hoe kan ik je daarbij helpen? Sta mij toe het je te laten zien.
#1. Eerste wat u moet doen: een factuur maken
Factuursoftware implementeren. Overweeg om factureringssoftware aan te schaffen als u het versturen van facturen eenvoudiger wilt maken. Genereer snel en eenvoudig merkfacturen met tools als FreshBooks en Zoho Invoice.
Een extra voordeel is dat u al uw bonnetjes en facturen op één plek kunt bijhouden. In plaats van uw mappen op uw computer aan te maken, kan dit een effectievere aanpak zijn om uw facturen bij te houden.
#2. Maak uw factuur klaar om bij te voegen
Er zijn nog een paar dingen die u moet doen voordat u uw factuur kunt verzenden nadat u deze heeft opgesteld. U dient uw factuur altijd als PDF op te slaan, ongeacht of u deze vanaf het begin heeft gemaakt of een sjabloon heeft gebruikt. Om ervoor te zorgen dat niemand anders wijzigingen aan uw factuur kan aanbrengen, slaat u deze op als pdf.
#3. Voeg de factuur toe aan uw e-mail
Nu u uw factuur heeft gemaakt en naar PDF-formaat heeft omgezet, is het tijd om uw e-mail te schrijven.
#4. Controleer en verzend uw factuur
Neem na het afronden van uw e-mail even de tijd om alles door te nemen.
#5. Betalingsherinneringen per e-mail verzenden
Het kan moeilijk zijn om een factuur op te volgen, maar het is een essentiële bedrijfspraktijk. Uw onderneming is immers afhankelijk van het geld dat u binnenbrengt. Op uw factuur dienen weliswaar duidelijke betalingsvoorwaarden te staan die zowel u als uw opdrachtgever overeenkomen, maar dit betekent niet altijd dat u op tijd betaald krijgt.
Facturen verzenden in QuickBooks
Of u nu begint met een blanco lei of met een huidige schatting, deze handleiding laat u zien hoe u een factuur maakt in QuickBooks Online. Daarnaast zullen we het proces van het verzenden en afdrukken van facturen naar klanten demonstreren.
#1. Ga eerst naar het gedeelte 'Factuur'.
Zoek in QuickBooks Online het gedeelte 'Klanten' aan de linkerkant van het dashboard, klik op de knop '+ Nieuw' en kies vervolgens 'Factuur' in het vervolgkeuzemenu.
#2. Voer vervolgens de bijgewerkte factuurgegevens in.
Om uw factuur af te ronden, vult u de verplichte velden in het factuurscherm in.
#3. Verstuur ten slotte uw factuur
Als u klaar bent met uw factuur en deze later wilt indienen, klikt u op de knop Opslaan rechtsonder op de pagina. Als u een voorbeeld van de factuur wilt bekijken of afdrukken voordat u deze opslaat of indient, gaat u naar de onderste menubalk van het factuurscherm en kiest u de vervolgkeuzelijst Afdrukken of Voorbeeld, zoals hieronder weergegeven.
Hoe stuur ik een factuur naar mijn klant?
Begin met het opstellen van een factuur die alle noodzakelijke details bevat, zoals uw naam, de naam van de klant en contactgegevens, de data van de dienstverlening, het totaalbedrag, de verleende diensten, het factuurnummer en de betalingsvoorwaarden. Verstuur het wanneer u er klaar voor bent, via e-mail, gewone post of factureringssoftware, en int vervolgens de betaling.
Wat gebruikt u om facturen te verzenden?
De drie meest voorkomende manieren van factureren zijn als volgt:
- Mail. Druk uw factuur af en stuur deze naar de klant als deze geen e-mail of online facturering gebruikt.
- Elektronische post. De snelste en meest gebruikelijke manier om een factuur te versturen is deze. Voor extra bescherming kunt u de factuur opslaan als PDF nadat u deze in een tekstverwerker of ontwerpprogramma hebt gemaakt. Zet ‘factuur’ in de onderwerpregel en neem een korte verklaring op in de hoofdtekst van de e-mail.
- Facturatiesoftware.
Kunt u facturen elektronisch verzenden?
Elektronische facturering, ook wel e-facturering genoemd, is het verzenden van een factuur voor goederen of diensten naar een klant via e-mail of uw website. In de meeste gevallen bieden elektronische facturen de consument de mogelijkheid om zijn factuur elektronisch te betalen.
Kan ik gewoon een factuur schrijven?
Om een basisfactuur te genereren, bereidt u een document voor dat de volgende elementen bevat: de contactgegevens van u en de koper, een factuurnummer en -datum, betalingstermijn, gespecificeerde beschrijvingen van geleverde goederen of diensten met bijbehorende hoeveelheden en kosten, een subtotaal van kosten, relevante belastingen , kosten en kortingen, en een eindtotaal.
Bestaat er een gratis facturatiesysteem?
Zoho Invoice is een online facturatiesoftware speciaal ontwikkeld om kleine bedrijven te helpen bij het beheren van hun facturerings- en betalingsincassoprocessen. De service is eenvoudig, veilig en volledig gratis.
Hoe verzenden leveranciers facturen?
Facturen worden vaak door leveranciers verzonden naar hun directe contactpersoon binnen het bedrijf (vaak de persoon die het product of de dienst gebruikt), en vervolgens naar het crediteurenteam, dat ze vervolgens ter validatie doorstuurt naar een budget- of financieel manager, enzovoort. op.
Conclusie
Zoho Invoices, Square Invoices en PayPal Invoicing zijn de beste gratis factureringstools voor kleine bedrijven. Alle drie beschikken ze over de essentiële mogelijkheden die bedrijven nodig hebben om moeiteloos facturen en schattingen op te stellen, te verzenden en te ontvangen.
- Hoe u zaken kunt opbouwen en succesvol kunt zijn met blanco factuur-pdf-sjablonen (wordt geopend in een nieuw browsertabblad)
- BOEKHOUDING FACTUUR: Definitie, Hoe het op te nemen, en gratis software
- Wave Accounting: beoordeling en alles wat u moet weten
Referenties
