Facturen zijn een essentieel onderdeel van elk bedrijf. Ze worden gebruikt om verkopen bij te houden, betalingen vast te leggen en voorraad te beheren. Maar wat is een factuur precies? En welke informatie moet er in staan?
In dit artikel beantwoorden we al je vragen over facturen. Dus of u nu een ondernemer bent die nieuw is met facturen of gewoon op zoek bent naar een opfriscursus, lees verder voor alles wat u moet weten.
Wat is een factuur precies
Een factuur is een handelsdocument met tijdstempel dat de details van een transactie tussen een koper en een verkoper opsomt en vastlegt. De factuur vermeldt vaak de voorwaarden van het contract en somt de aanvaardbare vormen van betaling op als goederen of diensten op krediet zijn gekocht.
De grondbeginselen van een factuur
Een factuur moet op de voorzijde van het document duidelijk als zodanig herkenbaar zijn. Het heeft vaak een factuurnummer, een onderscheidende identiteit die gebruikt kan worden voor zowel interne als externe referenties. Facturen bevatten vaak de contactgegevens van de verkoper of dienstverlener voor het geval er een factureringsprobleem is.
Op de factuur kunnen betalingsvoorwaarden worden vermeld, samen met eventuele kortingen, informatie over vervroegde betaling of financieringskosten voor te late betalingen. Het toont ook de kosten van elke eenheid, het totale aantal gekochte eenheden, de vracht-, verwerkings- en verzendkosten, evenals eventuele toepasselijke belastingen, en het vermeldt het totale verschuldigde bedrag.
De waarde van de factuurdatum
De factuurdatum geeft de tijd en datum aan waarop de artikelen zijn gefactureerd en de transactie formeel is gedocumenteerd. Aangezien de factuurdatum de kredietperiode en de vervaldatum van de factuur bepaalt, bevat deze belangrijke informatie over betalingen. Dit is vooral belangrijk voor bedrijven die krediet verstrekken. De werkelijke vervaldatum van de factuur is doorgaans 30 dagen na de factuurdatum. Evenzo hebben bedrijven die klanten de keuze bieden om dingen te retourneren meestal een deadline op basis van een specifiek aantal dagen na het aankoopbewijs, zoals vermeld op de factuur.
E-facturering
Sinds het begin van het computertijdperk vinden mensen en bedrijven het eenvoudiger om te vertrouwen op elektronische facturering als alternatief voor papieren documenten. Elektronische facturering, ook wel e-facturering genoemd, is een vorm van elektronische facturering die wordt gebruikt om records met betrekking tot transacties tussen partijen aan te maken, op te slaan en bij te houden en om te garanderen dat aan de voorwaarden van hun contracten wordt voldaan.
Waar dient een factuur voor
Facturen zijn meer dan alleen een formeel document dat de details bevat die nodig zijn om betalingen van klanten te vragen. Zij kunnen u helpen bij het handhaven van de organisatie en een professionele uitstraling bij het indienen van uw belastingen. Dit zijn de belangrijkste redenen waarom facturen nodig zijn:
#1. Vergemakkelijkt nauwkeurige boekhouding
Om te helpen bij het volgen van de verkoop, houden facturen het binnenkomende geld bij. Ze registreren wanneer een product is verkocht of wanneer een project is afgerond, samen met het verdiende geld. Deze informatie is nodig voor het bijhouden van een nauwkeurige boekhouding en voor het bij elkaar optellen van inkomsten en uitgaven om belangrijke statistieken zoals nettowinst, nettomarge en activa-omzetratio te bepalen.
#2. Biedt een juridische verdediging
Wat zou u doen als een klant ten onrechte beweerde dat u de beloofde producten niet had geleverd? Of wat als een klant weigert u te betalen voor de door u geleverde diensten?
U wordt gered door een professionele factuur die functioneert als een juridisch document. Correcte facturen kunnen uw bedrijf beschermen tegen lichtzinnige claims. Klanten betalen meestal zonder problemen ongetekende rekeningen.
Facturen moeten echter een handtekening hebben om als officieel te worden beschouwd als u wilt dat ze als legale documenten worden beschouwd. Het bewijs dat beide partijen de bedrijfsregels begrepen en ermee instemden zich eraan te houden, is een ondertekende factuur met alle benodigde informatie. Het dient als een betrouwbaar verslag van de transactie dat het recht van de verkoper op compensatie bewijst.
#3. Vereenvoudigt de belastingaangifte
Facturen ondersteunen de informatie die u op uw belastingformulieren vermeldt en fungeren als een betrouwbare gegevensbron voor audits. Wanneer u al uw facturen documenteert en bewaart, wordt het indienen van belastingen in elk land een probleemloos proces. Bijvoorbeeld,
De Internal Revenue Service (IRS) van de Verenigde Staten adviseert bedrijven om de documentatie die nodig is om de inkomsten, tegoeden en aftrekposten vermeld op de inkomstenbelastingaangifte gedurende ten minste zeven jaar na de indieningsdatum van de aangiften te ondersteunen. De IRS heeft het recht om de aangiften te controleren en te vragen om eventueel ondersteunend papierwerk. Nauwkeurige belastingaangifte en auditgereedheid zijn eenvoudig als uw bedrijf de verkoopfacturen overzichtelijk bijhoudt.
#4. Hulp bij bedrijfsanalyse
Omdat facturen dienen als een overzicht van de verkopen die u heeft gedaan, bevatten ze belangrijke details zoals de eenheidsprijzen van uw producten of diensten, het totale bedrag en de data waarop de transacties hebben plaatsgevonden, enz. Deze overzichten geven u informatie over consumentenaankopen trends, betalingsgewoonten en kooppiekperioden.
Bestsellers, tijdsperioden en nog veel meer. Door de vraag te voorspellen en efficiënte marketingtactieken te creëren, kunt u uw voorraad aanpassen zodat de juiste klanten op het juiste moment de juiste producten krijgen.
Soorten facturen
Hier zijn een paar typische vormen van facturen:
#1. Een voorbeeldfactuur
Het is een factuur die de verkoper naar de koper stuurt voordat hij producten of diensten aanbiedt. Het bevat feiten over de verwachte kosten van het product of de dienst, de geplande leverdatum en andere informatie over de geleverde goederen. Nadat de koper de proformafactuur heeft bekeken en goedgekeurd, gaat de verkoper aan de slag met de levering van het product.
#2. Verkoopfactuur
De verkoper bezorgt de koper een verkoopfactuur om de betaling te innen voor de goederen en diensten die de koper heeft gekocht. Het bevat informatie over de verkoper, het adres van de koper, de leveringsdatum van het product, de betalingsvoorwaarden, de artikelen en hun prijzen, en het totale verschuldigde bedrag. Daarnaast bevat het betalingsgegevens zoals bankrekeninggegevens die betalingen voor de koper gemakkelijker maken.
#3. Onbetaalde factuur
De koper krijgt doorgaans een factuur toegestuurd, waarop ook de betalingstermijn staat vermeld. Wanneer de koper een factuur ontvangt voor de door hem gekochte artikelen en deze factuur niet binnen de gestelde termijn betaalt. In die situatie vervalt de factuur.
#4. Volledige factuur betaald
Een gecombineerde factuur wordt door de verkoper verzonden wanneer een consument meerdere transacties met hem uitvoert. Hij verzamelt alle rekeningen voor die specifieke klant en voegt ze samen tot één document met het volledige bedrag. Aangezien hij niet elke factuur afzonderlijk hoeft te betalen, bespaart dit de koper een hoop tijd.
#5. Uitbetalingsnota
Een creditnota wordt aan de koper afgegeven in die omstandigheden waarin de verkoper hem geld schuldig is. Het is een brief aan de koper waarin de som geld wordt erkend die de verkoper hem verschuldigd is. De koper kan dit soort krediet gebruiken voor verdere transacties.
Factuur vs. Ontvangst
Een factuur is een verklaring van de verkoper waarin het verschuldigde bedrag wordt vermeld voor de producten of diensten die bij hem zijn gekocht. In een B2C-scenario, zoals een restaurant of winkel, wordt van de klant verwacht dat hij de rekening meteen betaalt. Te betalen rekeningen worden daarentegen gebruikt bij transacties tussen bedrijven om het bedrag weer te geven dat consumenten verschuldigd zijn voor producten en diensten die op krediet zijn gekocht en op een bepaalde datum moeten worden betaald. Het kan bestaan uit energierekeningen, telefoonrekeningen en servicefacturen. Rekeningen worden net als facturen gebruikt als wettelijk bewijs van de transactie.
Wat onderscheidt ontvangst van facturen
Zowel de termen "ontvangstbewijs" als "factuur" verwijzen naar hetzelfde document waarin de schuld wordt beschreven die tijdens een zakelijke transactie is ontstaan. Of je nu koper of verkoper bent, het maakt verschil in hoe er naar gekeken wordt.
#1. Afhankelijk van het gezichtspunt
De koper ontvangt een factuur van de verkoper die betaling als rekening vraagt. Een freelance ontwerper kan bijvoorbeeld zijn klant een factuur geven nadat hij zijn opdracht heeft voltooid in overeenstemming met het contract. Het ontvangen document zou dienen als factuur van de klant. Kortom, een factuur sturen betekent om geld vragen en een rekening ontvangen betekent betalen voor het gekochte artikel of de gekochte artikelen.
#2. Gezien de betalingsvoorwaarden
Daarnaast maakt de geschatte betalingstermijn van de klant ook uit. Er zijn maar weinig bedrijven en verkopers, vooral in de B2B-omgeving, die goederen of diensten op krediet leveren, waardoor klanten ze kunnen kopen en de verkoper later kunnen betalen in overeenstemming met de gespecificeerde betalingsvoorwaarden. In dergelijke omstandigheden maakt de leverancier een factuur op na de levering van de producten of diensten.
Groot verschil tussen een factuur en een ontvangstbewijs
Kwitanties en facturen dienen beide als verkoopregistratie en bevatten over het algemeen dezelfde gegevens. Wanneer ze worden toegekend en hoe ze worden gebruikt voor boekhoudkundige doeleinden, maakt een verschil. Een ontvangstbewijs wordt verzonden na ontvangst van de betaling van de klant, niet voordat een factuur is opgesteld om betaling van de klant te vragen.
Waar wordt een factuur voor gebruikt
Een factuur is een afschrift waarmee uw bedrijf gecompenseerd kan worden voor de producten en diensten die het levert. Een factuur bevat specifiek de titel van het item dat een koper koopt, samen met de prijs en betalingsvoorwaarden. De maximale hoeveelheid tijd die een koper heeft om het verschuldigde geld te verzenden, wordt doorgaans een betalingstermijn genoemd. Als de producten en diensten bijvoorbeeld op krediet worden gekocht, specificeren de betalingscondities van de facturering hoe ver in de toekomst dat krediet geldig is.
Wat is het doel van een factuur
Het meest fundamentele doel van een factuur is om te dienen als aankoopbewijs. Facturering dient ook andere doelen en biedt andere voordelen, zoals:
- Om voorraden bij te houden: Bedrijven kunnen zowel hun huidige als toekomstige voorraadbehoeften bijhouden met behulp van verkoopfacturen.
- Boekhouding: Op facturen staat aan wie, wanneer en voor hoeveel een goed of dienst is verkocht. Dit vergemakkelijkt het volgen van betalingen voor zowel kopers als verkopers.
- Juridische rechtvaardiging: Facturen worden gebruikt als officiële documentatie van de details van een contract tussen twee partijen. Ze verdedigen het bedrijf tegen mogelijke onjuiste rechtszaken.
- Belastingteruggave: Het nauwkeurig bijhouden van uw facturen helpt het bedrijf om inkomsten te registreren en belastingen nauwkeurig te berekenen.
- Analyse in het bedrijfsleven: U kunt de meest populaire goederen en diensten, de drukste winkelseizoenen, typische kooppatronen van klanten en nog veel meer ontdekken door facturen te bestuderen. Na verloop van tijd helpt dit u bij het maken van winstgevende marketingplannen voor uw bedrijf.
Factuur notitie
De vorige naam voor deze instelling was: een briefje onderaan de factuur.
Doel
Door deze functie te gebruiken, kunt u een notitie toevoegen onderaan uw factuur. Dit kan een eenvoudig bedankbriefje aan uw klanten zijn, of het kan betalingsvoorkeuren of bedrijfsinformatie bevatten. De informatie die u in de factuurnota's aan uw klanten verstrekt, kan nodig zijn om hun facturen te bekijken of te betalen. U kunt deze notities toevoegen met deze instelling. U kunt een schatting opnemen onderaan de facturen die u naar klanten stuurt door gebruik te maken van schattingsnotities. Opmerkingen over schattingen bevatten meestal informatie over hoe te betalen, betalingsvoorwaarden, enz.
- Klik op de profielknop, selecteer Instellingen en klik vervolgens op Factuurnota. U kunt ook de zoekbalk of het gedeelte 'Categorieën' aan de linkerkant gebruiken om het te vinden.
- Vul indien nodig het veld in met uw notitie en klik vervolgens op opslaan.
Betekent factuur betaling?
Een factuur is een betalingsverzoek dat de verkoper (fysiek of elektronisch) verstuurt na de verkoop van goederen of diensten maar voordat de betaling heeft plaatsgevonden. In wezen zijn facturen bedoeld om ervoor te zorgen dat uw bedrijf wordt betaald.
Is de factuur een ontvangstbewijs?
Een ontvangstbewijs wordt verzonden na ontvangst van de betaling van de klant, niet ervoor. Een factuur wordt gebruikt om betaling van de klant te vragen. Een ontvangstbewijs wordt meestal alleen gegeven aan klanten die volledige betalingen hebben gedaan.
Wat is een factuur met een voorbeeld?
Een papieren ontvangstbewijs van een winkel of een online record van een e-tailer zijn voorbeelden van documenten die een transactie tussen een koper en een verkoper bewaren. Een essentieel onderdeel van de interne controles en audits van de boekhouding wordt gefactureerd.
Betekent een factuur dat u geld verschuldigd bent?
Informatie over hoeveel geld een klant verschuldigd is, is opgenomen in een factuur. Het bedrijf dat de klant zijn goederen of diensten heeft gegeven, beschouwt dit papier als een factuur. Na ontvangst van deze factuur registreert de klant deze als een rekening die betaald moet worden.
Hoe maak ik mijn eigen factuur?
- Merk uw factuur
- Voeg een gepolijste kop toe
- Geef details over de factuur
- Vermeld de datum
- Beschrijf de items of services die zijn geleverd.
- Voeg belastinggegevens toe en benadruk het totale te betalen bedrag.
- Voeg de betalingsvoorwaarden toe.
- Vermeld toelichtingen en voorwaarden in de toelichting.
Wie heeft een factuur nodig?
Om ervoor te zorgen dat hun klanten hen betalen, moeten bedrijven facturen opstellen. Vanwege het feit dat ze de geleverde diensten en het verschuldigde geld beschrijven, fungeren facturen als juridisch bindende contracten tussen een bedrijf en zijn klanten. Bovendien ondersteunen facturen financieel beheer en verkoopregistratie voor bedrijven.
Conclusie
Het maakt niet uit hoe uitstekend uw product of dienst is, u zult moeite hebben om klanten te behouden als uw post-projectmanagement gehaast en onzorgvuldig is. Aan de andere kant zult u sneller betaald kunnen worden, uw rekeningen vakkundiger kunnen afhandelen en uw bedrijf efficiënter kunnen uitbreiden zodra u de factureringsprocedure onder de knie heeft.
Gerelateerde artikelen
- BOEKHOUDFACTUUR: definitie, hoe deze op te nemen en gratis software
- GRATIS ONLINE ONTVANGSTBEWIJSGENERATOR; Hoe u gratis online een ontvangstbewijs kunt maken
- NEP ONTVANGSTBEWIJS: definitie, hoe het te herkennen en te maken
- Beste gratis boekhoudsoftware voor kleine bedrijven uit 2023 (bijgewerkt)
- BETALINGSVOORWAARDEN: hoe u de beste betalingsvoorwaarden gebruikt
Referenties
