Het verbeteren van de productiviteit van werknemers in een organisatie zou op de lijst van alle managers moeten staan, en een van de vele manieren om dat te bereiken is door verzuimmanagement toe te passen.
Het introduceren van een efficiënt verzuimbeheersysteem om het ziekteverzuim te beteugelen zal de organisatie ten goede komen, vooral als werkgevers hun verzuimbeheerbeleid zo instellen dat werknemers worden ondersteund om tijd vrij te maken van het werk wanneer hun gezondheid dit vereist en om hen in staat te stellen terug te keren wanneer dat mogelijk is.
Wat houdt verzuimmanagement nog meer in? Laten we het afwezigheidsbeheer, het beleid, de voordelen en de systemen eens bekijken.
Wat is verzuimmanagement?
Verzuimbeheer is een essentieel onderdeel van hoe productief een personeelsbestand is. Werkgevers gebruiken beleid, procedures of programma's om de afwezigheid van werknemers te verminderen, te voorkomen dat werknemers elkaar in de weg zitten en de productiviteit van werknemers te verhogen.
Het houdt ook in dat er een evenwicht moet worden gevonden tussen het ondersteunen van werknemers die hun werk missen vanwege ziekte, letsel of onvermijdelijke situaties en het bestraffen van degenen wier afwezigheid verdacht of buitensporig is.
Wat is verzuimbeleid?
Bedrijven moeten duidelijke beleidslijnen hebben die werknemers vertellen wat hun rechten en verantwoordelijkheden zijn wanneer ze niet aan het werk zijn. Dit beleid moet ook de zakelijke doelstellingen en cultuur van het bedrijf ondersteunen.
Werkgevers zijn wettelijk verplicht om hun werknemers te informeren over alle regels over ziek of gewond zijn en niet kunnen werken, inclusief regels over ziekengeld.
Het beleid moet het volgende bevatten:
- Bijzonderheden over de voorwaarden van contractueel ziekengeld en hoe deze zich verhouden tot wettelijk ziekengeld.
- Met wie en wanneer moeten werknemers contact opnemen als ze zich niet op het werk kunnen melden.
- De deadlines voor werknemers om het zelfcertificeringsformulier in te vullen.
- Informatie over wanneer werknemers hun geschiktheidsbrief van hun arts moeten indienen.
- Hoeveel beoordelings- of triggerpointsystemen de werkgever op het werk gebruikt
- Een werkhervattingsgesprek.
- Informatie aan werknemers over welke veranderingen nodig kunnen zijn om hen te helpen zo snel mogelijk weer aan het werk te gaan.
Wat zijn de onderdelen van verzuimmanagement?
Verzuimbeheer is cruciaal voor het personeelsbeheer van een organisatie en richt zich op het verminderen van het ziekteverzuim van werknemers, het voorkomen van verstoringen van het personeelsbestand en het maximaliseren van de productiviteit.
De componenten en best practices die betrokken zijn bij effectief verzuimmanagement zijn:
#1. Afwezigheidsbeleid
Een goed gedefinieerd verzuimbeleid is essentieel om duidelijkheid te krijgen over de verwachtingen van werkgevers en werknemers met betrekking tot verlof.
Het beleid moet de soorten afwezigheden omvatten die zijn toegestaan, de methode voor het aanvragen van verlof, het goedkeuringsproces en disciplinaire maatregelen voor frequente ongeoorloofde afwezigheid of te laat komen.
#2. Communicatie
Frequente communicatie met werknemers over het beleid voor verzuimbeheer helpt het verzuim van werknemers effectiever te beheren.
Het delen van beleid voor het aanvragen van verlof tijdens de onboarding van werknemers en het regelmatig versterken van de richtlijnen kan bewustzijn creëren en ziekteverzuim minimaliseren.
#3. Leidinggevende opleiding
Door managers voor te lichten over het bedrijfsbeleid en de federale en nationale regelgeving, kunnen ze verlofaanvragen van werknemers consistent en nauwkeurig behandelen.
Deze training moet nalevingsvereisten en registratieverplichtingen omvatten.
#4. Verbeterde volgmogelijkheden
Door gebruik te maken van software voor afwezigheidsbeheer of een uitbestede HR-oplossing die is geïntegreerd met de salarisadministratie, kunnen verlofaanvragen van werknemers efficiënter worden gevolgd dan met handmatige processen.
Software voor personeelsbeheer kan ook verlofaanvragen van werknemers beheren, aanwezigheidstrends volgen en tijdige interventies mogelijk maken.
#5. Zelfbedieningstools
Werknemers in staat stellen met zelfbedieningstools verlof aan te vragen, hun verlofkalender te bekijken, baanbescherming te controleren en hun huidige verlof te beheren, kan de nalevingsinspanningen ondersteunen en de werknemerservaring verbeteren
#6. Welzijnsinitiatieven
Het implementeren van wellnessprogramma's, interne medische diensten en flexibele werkomgevingen kan het ziekteverzuim helpen verminderen en de betrokkenheid, productiviteit en balans tussen werk en privéleven van werknemers verbeteren.
Door deze componenten te implementeren, kunnen organisaties hun personeel beter beheren, de werknemerservaring verbeteren en de naleving van relevante regelgeving handhaven.
Wat is het doel van verzuimmanagement?
Het doel van verzuimbeheer is het beheersen van het ziekteverzuim van werknemers binnen een organisatie, het ondersteunen van de naleving van federale en staatswetten op het gebied van verlof, en het handhaven van een productieve en efficiënte werkomgeving terwijl het welzijn van de werknemers wordt gewaarborgd.
Managers moeten een verzuimmanagementsysteem opzetten dat goed werkt en eenvoudig te gebruiken is om het ziekteverzuim terug te dringen en zoveel mogelijk te voorkomen.
Om dit doel te bereiken omvat verzuimmanagement het volgende:
- Maak duidelijke en goed gecommuniceerde beleidslijnen en procedures
- Leidinggevende training bieden om managers te helpen bij het omgaan met verlof van werknemers
- Verbeter de trackingmogelijkheden door middel van software om het verzamelen en analyseren van gegevens te vereenvoudigen.
- Implementeer zelfbedieningstools waarmee werknemers hun afwezigheid kunnen beheren en volgen.
- Stimuleer de communicatie tussen managers en medewerkers.
- Volg en bewaak regelmatig afwezigheden, voer check-ins uit en los eventuele onderliggende problemen op die bijdragen aan de afwezigheid van werknemers.
Wat zijn de voordelen van het beheren van afwezigheid?
Het beheer van de afwezigheid van werknemers is cruciaal voor organisaties om de productiviteit op peil te houden, een vlotte werking te garanderen en het welzijn van werknemers te ondersteunen.
Enkele voordelen van het beheren van afwezigheden zijn onder andere:
#1. Minder ziekteverzuim
Effectief beleid en procedures voor verzuimbeheer kunnen ongeoorloofde en ongeplande afwezigheden helpen terugdringen, waardoor een betere personeelsplanning wordt gegarandeerd en verstoringen van de dagelijkse werkzaamheden tot een minimum worden beperkt.
#2. Verbeterd moreel en betrokkenheid van werknemers
Wanneer organisaties hun werknemers ondersteunen en waarderen, is de kans groter dat ze zich engageren en zich inzetten voor hun werk en zullen ze waarschijnlijk geen ongepland verlof opnemen.
#3. Beter beheer van de werklast
Proactief afwezigheidsbeheer zorgt voor een betere planning en verdeling van werklast onder teamleden, waardoor het risico op burn-out wordt verminderd en de productiviteit op peil wordt gehouden.
#4. Verbeterde naleving
Effectief verzuimbeheer kan organisaties helpen te voldoen aan wettelijke en regelgevende vereisten, zoals de Family and Medical Leave Act (FMLA) in de Verenigde Staten.
#5. Kostenbesparingen
Door het ziekteverzuim terug te dringen en de productiviteit te verbeteren, kunnen organisaties besparen op de kosten die gepaard gaan met de afwezigheid van werknemers, zoals productiviteitsverlies, uitbetaling van overuren en tijdelijk personeel.
#6. Gestroomlijnde processen
Een verzuimbeheersysteem kan helpen bij het automatiseren en stroomlijnen van verzuimgerelateerde processen, wat tijd bespaart en de administratieve lasten voor HR-teams vermindert.
#7. Gegevensgestuurde besluitvorming
Afwezigheidsbeheersoftware kan waardevolle gegevens en inzichten bieden over verzuimtrends en -patronen, waardoor organisaties weloverwogen beslissingen kunnen nemen, potentiële problemen kunnen identificeren en strategieën kunnen ontwikkelen om deze aan te pakken.
Soorten afwezigheidsbeheersystemen
- Eerstelijns onderwijsverzuimbeheer (AESOP)
- Hoofdverzuimmanagement
- Matrix Afwezigheid Management
Wat is verzuimmanagement eerstelijnsonderwijs?
Frontline Education Absence Management, dat vroeger AESOP heette, is het best geautomatiseerde systeem voor het beheren van afwezigheden en het vinden van vervangende leraren in de Verenigde Staten. Meer dan 4,000 schooldistricten gebruiken het.
Bovendien heeft Aesop, als software as a service (SaaS), geen hardware, software of telefoonlijnen nodig binnen het district voor verzuimbeheer. In plaats daarvan hebben alle medewerkers altijd en overal toegang tot de dienst via telefoon of internet.
Frontline Education Absence Management (voorheen AESOP) verzamelt veel data die gebruikt kan worden om de absentie van medewerkers beter te managen en bespaart veel tijd op handmatig doorbellen. Aesop vermindert ook de tijd die wordt besteed aan het invoeren van gegevens door te integreren met andere programma's.
Frontline Education Absence Management (voorheen AESOP) biedt:
- Het vinden van gekwalificeerde vervangers
- Signaleren van trends om de aanwezigheid van medewerkers te verbeteren
- Eenvoudige gegevensintegratie met andere softwareleveranciers
- Beheren van vervangingsplanning
Frontline Afwezigheid Management (AESOP) biedt ook een mobiele app met verschillende functionaliteiten voor beheerders, vervangers en medewerkers.
Hoe maak ik een afwezigheid op Frontline aan?
Om een afwezigheid op Frontline aan te maken, kunt u de Frontline mobiele app gebruiken, die beschikbaar is voor klanten van Frontline Absence & Time met behulp van de verbeterde functionaliteit van het Frontline Insights Platform.
Hier is een stapsgewijze handleiding voor het aanmaken van een afwezigheid met de mobiele app:
U kunt een nieuwe afwezigheid aanmaken via een van de twee opties in de app. Klik op "Afwezigheden vandaag" op de startpagina, open het menu en selecteer de optie "Afwezigheden". Druk vanaf deze pagina op de knop "+".
#2. Stappen voor het aanmaken van afwezigheid
Deze selectie opent stap 2 van het proces voor het aanmaken van afwezigheid. Vanaf hier selecteert u een reden voor afwezigheid en drukt u vervolgens op de pijl in de rechterbenedenhoek om verder te gaan.
#3. Datum
Selecteer een datum (of datumbereik) in de kalender en druk op de pijl rechtsonder om verder te gaan.
#4. Duur
Kies uit een lijst met tijdframes, waaronder 'Hele dag', 'Halve dag AM', 'Halve dag PM' en/of 'Aangepast'. Als u de optie "Aangepast" selecteert, kunt u het potloodpictogram naast de begin- en eindtijd selecteren om het alternatieve tijdsbestek aan te geven.
#5. Vervanging
U ziet een prompt om te bepalen of een vervanger vereist is. Selecteer de optie "Ja" of "Nee" op basis van de vereisten van uw positie en druk op de pijl naar rechts om verder te gaan.
#6. Overzichtspagina
De laatste overzichtspagina geeft een overzicht van de gemaakte keuzes. Deze gegevens omvatten de locatie, de reden voor de afwezigheid, het tijdsbestek en de bevestiging of een vervanger nodig is. U kunt ook een persoonlijk bericht aan de beheerder toevoegen voordat u de afwezigheid indient.
Zodra u klaar bent, drukt u op "Afwezigheid indienen" om de afwezigheidsaanvraag aan te maken. De app geeft de afwezigheidsdetails weer als u de optie "Bekijk afwezigheid" selecteert.
Bekijk deze details indien nodig en druk op "Bewerken" (in de linkerbovenhoek) als er aanpassingen moeten worden aangebracht. Druk anders onderaan op de knop "Home" om terug te keren naar de startpagina.
Hoe log ik in op Frontline Education?
Om in te loggen op Frontline Education volg je deze stappen:
- Bezoek de aanmeldingspagina van Frontline Education op login.frontlineeducation.com.
- Als u een Frontline-ID heeft, voert u uw gebruikersnaam en wachtwoord in en klikt u vervolgens op 'Aanmelden'. Als u uw gebruikersnaam of wachtwoord bent vergeten, klikt u op "Gebruikersnaam vergeten" of "Wachtwoord vergeten" om uw inloggegevens te herstellen.
- Als uw organisatie Single Sign-On (SSO) gebruikt, kunt u ook op "Aanmelden met organisatie-SSO" klikken en de aanwijzingen volgen om de inloggegevens van uw organisatie in te voeren.
Frontline Education biedt verschillende producten en diensten aan, en het inlogproces kan enigszins variëren, afhankelijk van het specifieke product dat u gebruikt.
Hoe schrijft u een afwezigheidsbericht?
Om een dwingend afwezigheidsbericht te schrijven, ook wel een out-of-office (OOO) bericht genoemd, moet u de volgende onderdelen opnemen:
- Professionele begroeting: Begin uw bericht met een beleefde en professionele aanhef.
- Reden van afwezigheid: Optioneel kunt u uw afwezigheid vermelden. Wees beknopt en deel niet te veel persoonlijke informatie.
- Data van afwezigheid: Vermeld duidelijk op welke data u weg bent, inclusief wanneer u terugkomt.
- E-mailtoegang: Informeer de afzender als u tijdens uw afwezigheid beperkte of geen e-mailtoegang heeft.
- Geschatte responstijd: Geef een geschatte datum op wanneer de afzender uw antwoord kan verwachten.
- Alternatief contact: Een aanspreekpunt aanbieden voor dringende verzoeken of assistentie.
Hoe schrijf ik een afwezigheidsformulier?
Volg deze stappen om een afwezigheidsformulier of een verlofbrief te schrijven:
- Typ uw adres in de rechterbovenhoek van de pagina of in de linkerbovenhoek.
- Vermeld de datum onder het briefhoofd. Als uw verzoek via e-mail is, kunt u dit gedeelte overslaan.
- Als u uw verzoek per e-mail verstuurt, gebruik dan een geschikte onderwerpnaam, zoals 'Verlof aanvragen'.
- Voeg het adres van uw bedrijf een paar regels onder de datum toe. Als het via e-mail is, slaat u deze stap over.
- Spreek uw baas correct aan in een formele brief, bijvoorbeeld "Beste Henry" of "Beste mevrouw Hanna"
- Vermeld de reden van uw verzoek en de data waarop u zonder werk zult zitten.
- Wees transparant en leg uit waarom je de opgegeven vrije dagen nodig hebt. Dit minimaliseert mogelijke conflicten met uw manager en helpt hen uw verzoek te begrijpen.
- Leg in je laatste alinea uit hoe je werk wordt gedekt tijdens je afwezigheid, hoe je van plan bent om je vertrek zo gemakkelijk mogelijk te maken en hoe je bereikbaar bent in geval van nood.
- Sluit uw brief af met een waardering voor uw baan en bedrijf, en bedank uw baas voor hun aandacht.
- Als je een gedrukte brief inlevert, voeg dan een handgeschreven handtekening toe. Als u een e-mail verzendt, typt u gewoon uw naam in.
- Geef een kopie van uw verzoek aan de afdeling HR, zij hebben deze gegevens nodig voor uw persoonlijke administratie.
- Controleer ten slotte uw verzoek voordat u het verzendt om correcte informatie en duidelijke punten te garanderen
- VERLOFBELEID: Alles wat u moet weten
- BUITEN HET WERK BELLEN: Verlof aanvragen
- WORKFORCE MANAGEMENT (WFM): definitie en hoe het werkt
Referenties
