Wat is een factuur? Een gedetailleerde gids

Als bedrijfseigenaar moet u bekend zijn met het cruciale papierwerk en de procedures die u in contact brengen met uw klanten en leveranciers. Facturen kunnen verschillende doeleinden dienen voor de interne en externe activiteiten van uw bedrijf. Lees verder en ontdek meer over hoe een factuur voor bedrijven werkt.

Wat is een factuur?

Een factuur is een commercieel document met een tijdstempel, een specificatie en registratie van een transactie tussen een koper en een verkoper. Als goederen of diensten op krediet zijn aangeschaft, beschrijft de factuur normaal gesproken de voorwaarden van de transactie en biedt informatie over de verschillende beschikbare betaalmethoden.

Voorbeelden van facturen zijn een papieren kassabon, een verkoopfactuur, een debetnota, een verkoopfactuur of een online elektronisch document.

De basiscomponenten van een factuur

Op de voorzijde van de factuur moet vermeld worden dat het een factuur betreft. Het heeft meestal een unieke identiteit, bekend als factuurnummer, wat handig is voor zowel interne als externe referentie. In de meeste gevallen bevat een factuur contactgegevens van de verkoper of dienstverlener in geval van een factureringsprobleem.

#1. Voorwaarden

Op een factuur staan de betalingsvoorwaarden, evenals informatie over eventuele kortingen, details over vroege betaling of financiële kosten die in rekening worden gebracht voor te late betalingen. Het toont ook de eenheidskosten van een artikel, het totale aantal gekochte eenheden, vracht-, handling-, verzendings- en bijbehorende belastingkosten, evenals het totale verschuldigde bedrag.

#2. Afdrukken en timing

Bedrijven kunnen ervoor kiezen om maandelijks een maandeindeafrekening te sturen als factuur voor alle openstaande transacties. In dit scenario moet in de verklaring worden vermeld dat er geen facturen meer worden verzonden. Historisch gezien werden facturen op papier gedocumenteerd, waarbij talloze kopieën werden gemaakt, zodat zowel de koper als de verkoper een transactieoverzicht hadden.

Door de computer gegenereerde rekeningen zijn nu zeer gangbaar. Ze kunnen op aanvraag worden afgedrukt of via e-mail naar elke partij worden verzonden. Elektronische documenten maken het ook gemakkelijk om transacties te zoeken en te sorteren op nummer, datum, goederen of klant.

#3. Pro forma

Een pro-formafactuur is een conceptverkoopfactuur die aan kopers wordt verstrekt voorafgaand aan de verzending of levering van goederen. In de meeste gevallen beschrijft de factuur de aangeschafte artikelen, evenals andere cruciale informatie, zoals het verzendgewicht en de transporttarieven. Pro-formafacturen worden vaak gebruikt bij internationale transacties, vooral voor douanedoeleinden bij import.

#4. Factuurdatum

De factuurdatum is het tijdstip en de datum waarop de artikelen zijn gefactureerd en de transactie juridisch is gedocumenteerd. Als gevolg hiervan bevat de factuurdatum cruciale betalingsinformatie, omdat deze de kredietduur en vervaldatum van de factuur bepaalt. Dit is vooral belangrijk voor bedrijven die krediet verstrekken, zoals netto 30, wat aangeeft dat betaling binnen 30 dagen vereist is.

Op dezelfde manier hebben organisaties die klanten toestaan dingen te retourneren meestal een deadline die is gebaseerd op een bepaald aantal dagen vanaf de aankoopdatum, zoals vermeld op de factuur.

#5. E-facturering

Sinds het begin van het computertijdperk hebben mensen en ondernemingen het gemakkelijker gevonden om te vertrouwen op elektronische facturering als alternatief voor papier. Elektronische facturering, ook wel e-facturering genoemd, is een vorm van elektronische facturering die transactiegerelateerde documenten tussen partijen genereert, opslaat en bewaakt. Zo zorgen ze ervoor dat aan de vereisten van hun overeenkomsten wordt voldaan.

Facturen en kwitanties, inkooporders, debet- en creditnota's, betalingsvoorwaarden en -instructies en betalingsbewijzen zijn voorbeelden van e-documenten. Digitale facturen worden vaak bezorgd via e-mail, een website of een app. Een van de voordelen zijn de volgende:

Doorzettingsvermogen en veerkracht tegen fysieke schade
Zoeken en sorteren op bepaalde namen, trefwoorden of datums is eenvoudig gemaakt.
verhoogde auditcapaciteit
De mogelijkheid om op aanvraag te printen of te reproduceren
Gegevensverzameling en business intelligence-mogelijkheden
Verminderd papierverbruik

E-facturering omvat een verscheidenheid aan technologieën en invoermogelijkheden en wordt gebruikt als een verzamelwoord om alle manieren te beschrijven om een factuur elektronisch ter betaling aan een klant aan te bieden. Om acceptatie en efficiëntie te bevorderen, zijn er over de hele wereld verschillende standaarden voor e-facturering ingevoerd, zoals EDIFACT en UBL.

Wat is factuurfactoring?

Bij factureringsfactoring verkoopt een bedrijf een willekeurig aantal openstaande facturen aan een factor voor minder dan het verschuldigde bedrag. In ruil daarvoor wordt het grootste deel van het factuurbedrag (tot 90%) binnen enkele werkdagen ontvangen, in plaats van dat u hoeft te wachten op de termijn van 30, 60 of 90 dagen die op de factuur staat vermeld. Bij de meeste factoringarrangementen neemt de factor de inning van de factuur over.

Wanneer het factoringbedrijf de volledige betaling voor de factuur ontvangt, betaalt het het saldo dat aan de verkoper verschuldigd is, terwijl het een percentage van het gehele factuurbedrag als inkomsten behoudt.

Wat is het proces van factuurfactoring?

Bij een normale zakelijke transactie doet een bedrijf een verkoop, maakt een factuur op en stuurt deze naar de klant. De koper betaalt voor de aankoop en het bedrijf ontvangt zijn geld dertig, zestig of negentig dagen nadat het goed of de dienst is geleverd, zoals gespecificeerd op de factuur.

Maar wat als het bedrijf zich in een situatie bevindt waarin het om een aantal redenen niet kan wachten? Het bedrijf kan de factuur verkopen aan een derde partij die openstaande rekeningen met korting opkoopt met behulp van factuurfactoring. De factor onderhandelt over het bedrag dat zij bereid zijn te betalen en maakt afspraken over betalingsregelingen. Vaak wordt een deel van de betaling vooraf gedaan, terwijl de rest wordt betaald zodra de factor is geïnd.

Houd er rekening mee dat niet elke factuur geschikt is voor factoring. De meeste factoren kopen geen facturen in die al achterstallig zijn. Velen zullen ook geen facturen kopen met een betalingstermijn van meer dan 90 dagen.

Wat is het belang van factoring?

Factoring verlicht de cashflowproblemen tijdens een rustige periode, vooral voor bedrijven met beperkte middelen en langzaam betalende consumenten. Bijna elke eigenaar van een klein bedrijf heeft wel eens de angst ervaren dat hij niet weet of hij de loonadministratie kan betalen of een andere belangrijke zakelijke verplichting kan nakomen. Een tekort aan contant geld kan er ook voor zorgen dat een bedrijf zijn eigen leveranciers niet op tijd betaalt of een kans verzilvert, zoals op tijd samenwerken met een grote nieuwe winkel voor de feestdagen of wereldwijd groeien. Bedrijven die krap bij kas zitten, hebben geen andere keuze dan kortetermijnbeslissingen te nemen die het potentieel op de lange termijn kunnen afsnijden of beperken.

De voordelen van factuurfactoring

Een bedrijf kan om verschillende redenen factuurfactoring aanvragen. Hier zijn vijf van de meest cruciale:

#1. Contant geld wordt snel ontvangen.

Bedrijven die werken met factoren van derden ontvangen doorgaans binnen enkele werkdagen – soms binnen 24 uur – een aanzienlijk deel van de factuurwaarde. Die consistente cashflow kan vooral kleinere bedrijven gemoedsrust geven over hun vermogen om in de behoeften op de korte termijn te voorzien.

#2. Verwijdering van een potentiële afleiding.

Langzaam betalende klanten – en uiteraard klanten met achterstallige rekeningen – kunnen een grote last zijn, vooral voor kleine bedrijven. Als de eigenaar een te late factuur moet opvolgen, is dat tijd die besteed kan worden aan andere klanten of aan activiteiten met een hogere waarde. Als een debiteurenafdeling incasso's afhandelt, kan de tijd die wordt besteed aan het nastreven van betalingsachterstanden een negatieve invloed hebben op het moreel.

#3. Goedkeuringen worden sneller verleend dan bij bankleningen.

Bankleningen of kredietlijnen zijn absoluut een mogelijkheid om aan contant geld te komen. Het kan echter lang duren voordat ze worden verkregen. En in het geval van veel kleine bedrijven kan het bedrag worden beperkt tot bedragen die het groeipotentieel van het bedrijf beperken. De goedkeuringsprocedure voor factuurfactoring is aanzienlijk sneller. En vanwege de aard van het contract leveren factoren vaak meer contant geld op dan banken.

#4. De persoonlijke kredietgeschiedenis van een oprichter wordt minder nauwkeurig onderzocht.

Bankleningen zijn vaak gedeeltelijk gebaseerd op de kredietscore van de oprichter. Dit kan voor veel eigenaren van kleine bedrijven lastig zijn, vooral als de financiering van het bedrijf een groot gebruik van creditcards vereist. Gelukkig heeft een factuurfactor meer te maken met de kredietwaardigheid van de consument die een bestelling heeft geplaatst dan met het bedrijf waarvan hij de facturen koopt.

#5. Bedrijven helpen bij het omgaan met belangrijke nieuwe consumenten en accounts.

Sommige zeer grote en anderszins betrouwbare klanten hebben betalingsschema's die te lang zijn voor kleine ondernemingen. Het probleem van betalingsachterstand kan hun vermogen belemmeren om een belangrijke, potentieel levensveranderende opdracht uit te voeren, zoals een opdracht van de overheid of een Fortune 500-bedrijf. Factuurfactoring zou hen kunnen helpen bij het vervullen van deze nieuwe bestellingen.

De nadelen van factuurfactoring

Factoring heeft verschillende nadelen waarmee een bedrijf rekening moet houden voordat hij een factuur aan een derde partij verkoopt. Hier volgen enkele nadelen:

#1. Het vergt een aanzienlijke tijdsinvestering.

Factoringbedrijven bieden af en toe 'spot'- of selectieve factoring aan, wat betekent dat ze hun diensten voor één enkele factuur aanbieden. De meeste factoringaanbieders werken echter alleen samen met organisaties die bereid zijn het merendeel of al hun rekeningen over te dragen. Soms wordt er contractueel een minimum vastgelegd en wordt er een vergoeding geheven als de facturen niet aan dat minimum voldoen.

#2. Het kan duur zijn.

De kosten van een factor worden, net als bankleningen, gedeeltelijk bepaald door het waargenomen risico; Bij factoring vindt de kredietbeoordeling echter plaats bij de klanten van een bedrijf, en niet bij het bedrijf zelf. Zelfs in omstandigheden waarin het gevaar van niet-betaling verwaarloosbaar is, zijn de kosten van een factor doorgaans enkele procentpunten hoger dan de rente op een banklening.

#3. Het betalingsrisico wordt niet verschoven.

Werken met een factor betekent dat je eerder contant geld ontvangt, maar het biedt een bedrijf geen bescherming tegen een niet-betalende consument. Als een factuur niet wordt betaald, tenzij er een non-recourse-overeenkomst van kracht is, moet het verkopende bedrijf normaal gesproken het door de factor voorgeschoten geld terugbetalen. Het opnemen van deze clausule verhoogt echter de kosten van de regeling.

#4. Bepaalde klantinteracties en indrukken zijn aan minder controle onderworpen.

Bij de meeste factoringregelingen is de factor verantwoordelijk voor het garanderen dat de factuur wordt betaald. Dit maakt deel uit van de waarde van factoring: een werk minder om over na te denken voor een bedrijf dat een factuur verkoopt. Het impliceert echter ook dat het bedrijf de controle verliest over de manier waarop incasso-aanvragen worden afgehandeld. Een al te agressieve factor, die zich richt op zijn eigen kortetermijnbehoeften, kan een negatieve invloed hebben op de perceptie van een klant van het bedrijf waar hij of zij iets heeft gekocht. De aanwezigheid van een factor kan er ook toe leiden dat klanten geloven dat het bedrijf niet over de nodige middelen beschikt om zaken te doen.

Deze nadelen zijn beheersbaar. Een bedrijf kan bijvoorbeeld kiezen voor geheime factoring, waarbij de factor zichzelf vertegenwoordigt als onderdeel van de financieringsafdeling van het bedrijf. Als alternatief kan zij ervoor kiezen om haar eigen factuurincassoactiviteiten uit te voeren, zelfs nadat het eigendom van de factuur is overgedragen aan een factor. Dit staat bekend als ‘CHOCC’-factoring, wat staat voor ‘klant regelt eigen kredietcontrole’. Deze methodologieën brengen echter hun eigen gevaren met zich mee.

Wat is factuurfinanciering?

Factuurfinanciering is een vorm van boekhouding waarmee bedrijven geld kunnen lenen voor hun debiteuren om snel geld te verdienen. Een bedrijf gebruikt factuurfinanciering om een lening van een financieringsmaatschappij te verkrijgen door een factuur of facturen als onderpand te gebruiken.

Factuurfinanciering versus factuurfactoring: Zowel factuurfinanciering als factuurfactoring zijn methoden om contant geld te genereren uit achterstallige facturen. Factuurfinanciering is vergelijkbaar met een standaard gedekte lening in die zin dat er betalingsvoorwaarden en rentelasten zijn vastgelegd die zijn opgebouwd op uitstaande saldi, maar de lening wordt gedekt door een of meer facturen. Het geld dat het bedrijf ontvangt via factoring heeft niet de vorm van een lening. In plaats daarvan ‘koopt’ een factoringbedrijf, ook wel factor genoemd, de factuur en is verantwoordelijk voor de inning ervan.

Wat is het proces van factuurfinanciering?

Bij een factuurfinancieringsarrangement zijn drie partijen betrokken: het bedrijf dat de factuur uitreikt, de klant die de factuur ontvangt en de financiële dienstverlener. Om het maximale uit dit soort debiteurenfinanciering te halen, moet een bedrijf met de financieringsmaatschappij onderhandelen over de voorwaarden en hopen dat de klant op de vervaldatum van de factuur betaalt, of eerder.

Wat is de structuur van factuurfinanciering?

Factuurfinancieringsregelingen zijn in sommige opzichten vergelijkbaar met kortetermijnleningen. In de meest basale vorm zou factuurfinanciering gebaseerd zijn op één enkele factuur, ook wel bekend als debiteuren. Een financiële onderneming die optreedt als kredietverstrekker, schiet contant geld voor aan het bedrijf dat eigenaar is van de factuur en gebruikt die factuur als zekerheid. Wanneer het bedrijf wordt betaald, retourneert het het initiële geleende bedrag aan het financiële bedrijf, samen met de rente die wordt berekend op basis van de tijd dat de lening heeft uitstaan.

De voor- en nadelen van factuurfinanciering

Factuurfinanciering kan zeer gunstig zijn voor bedrijven, waardoor ze kunnen blijven functioneren tijdens perioden van beperkte cashflow en potentieel levensveranderende mogelijkheden kunnen nastreven. Het heeft echter bepaalde nadelen. Voordat managementteams voor factuurfinanciering kiezen, moeten ze beide kanten begrijpen.

VOORDELEN

Factuurfinanciering biedt drie belangrijke voordelen, die vooral gunstig zijn voor nieuwe ondernemingen die met obstakels te maken kunnen krijgen vanwege hun vroege ontwikkelingsfase en beperkte middelen.

#1. Snel geld

Het is niet ongebruikelijk dat bedrijven in bepaalde sectoren hoge cijfers halen in termen van omzet en winst, terwijl ze worstelen met de cashflow. Factuurfinanciering stelt B2B-ondernemingen in staat contante voorschotten te ontvangen op ontvangen maar nog niet geïnde inkomsten, vaak binnen 24 uur. In deze gevallen kan factuurfinanciering de zorgen van een eigenaar over de cashflow wegnemen en managementteams in staat stellen cruciale initiatieven te ondernemen die ze anders zouden moeten opgeven.

#2. Zeer nuttig in geval van nood

Natuurrampen die voorraadschade veroorzaken, een onderbreking waarbij een grote leverancier betrokken is, of het faillissement van een belangrijke klant: dit soort gebeurtenissen kunnen bedrijven snel in de overlevingsmodus brengen. Als een bedrijf met een van deze existentiële gevaren wordt geconfronteerd en niet veel geld op de bank heeft, kan de snelle liquiditeit die door factuurfinanciering wordt geboden levensreddend zijn.

#3. Goedkeuringsprocessen die relatief licht van aard zijn

Veel kleine en zich ontwikkelende bedrijven beschikken niet over de kredietscores die nodig zijn om bankleningen en kredietlijnen te verwerven. Dit is minder belangrijk voor organisaties die factuurfinanciering aanbieden, omdat ze zich meer zorgen maken over de kredietwaardigheid van de klanten van het bedrijf dan over het bedrijf zelf. Een bedrijf dat een voorschot in contanten op zijn facturen wil, zal vaak met minder papierwerk en minder vragen te maken krijgen.

NADELEN

Naast deze voordelen moeten bedrijven de drie belangrijkste nadelen van factuurfinanciering onderkennen:

#1. Hoge prijs

Factuurfinanciering is een relatief kostbare manier om kapitaal aan te trekken. De verwerkingskosten en wekelijkse rente- of factortarieven kunnen resulteren in JKP's die vele malen hoger zijn dan wat een bedrijf normaal zou betalen voor een banklening.

#2. De onvoorspelbaarheid van de uiteindelijke kosten

Het is niet alleen zo dat factuurfinanciering duurder is dan veel andere vormen van financiering. Een hiermee samenhangend probleem is dat wanneer een bedrijf een factuurfinancieringsovereenkomst sluit, het doorgaans geen idee heeft wat de uiteindelijke kosten zullen zijn. De uiteindelijke kosten worden vaak bepaald door hoe snel een klant de factuur betaalt. Een langer dan verwachte betalingsachterstand kan de winst uit een verkoop wegvagen.

#3. De toepasbaarheid is beperkt

Niet alle bedrijven kunnen profiteren van factuurfinanciering. Een bedrijf moet zich in de B2B-sector bevinden om het gebruik ervan zinvol te maken. Het moet ook klanten hebben met uitstekende kredietbeoordelingen en een staat van dienst op het gebied van tijdige betaling.

Waar wordt een factuur voor gebruikt?

Een factuur is een document dat door een verkoper naar een koper wordt verzonden om betaling voor geleverde goederen of diensten aan te vragen. Het houdt product- of dienstdetails, eenheidskosten, het totale verschuldigde bedrag en de algemene voorwaarden bij die zowel door de verkoper als de koper zijn overeengekomen.

Is een factuur een ontvangstbewijs?

Omdat facturen en kwitanties in verschillende fasen van het verkoopproces worden uitgegeven, vervullen ze verschillende functies. Facturen worden uitgegeven voordat de klant de betaling verzendt, terwijl ontvangstbewijzen worden uitgegeven nadat de betaling is ontvangen. De factuur geldt als betaalverzoek en de kassabon dient als betalingsbewijs.

Betekent een factuur dat u betaald heeft?

Is een factuur een bewijs dat u betaald heeft? Een factuur impliceert niet dat een bedrijf betaald is voor de goederen of diensten die het aan zijn klanten heeft geleverd. Een factuur informeert de klant dat hij moet betalen voor het product of de dienst die hij heeft ontvangen.

Wie betaalt een factuur?

De factuur wordt betaald door de klant.

In Conclusie

Een factuur is een stuk papier dat wordt gebruikt om een klant te informeren dat de betaling verschuldigd is. Het dient ook als registratie voor het uitgevende bedrijf om zijn vorderingen te volgen. Vanwege technologische beperkingen werden facturen voorheen alleen op papier uitgereikt. Elektronische facturen hebben de laatste tijd aan populariteit gewonnen omdat ze tijd en geld besparen en automatisch kunnen worden gegenereerd en verzonden.