Wat is boekhouding? Een definitieve gids voor Nigerianen

Boekhouding is het proces waarbij financiële informatie wordt geconsolideerd om deze duidelijk en begrijpelijk te maken voor alle belanghebbenden en aandeelhouders. Het primaire doel van de boekhouding is het nauwkeurig vastleggen en rapporteren van de financiële prestaties van een organisatie.

Hoe boekhouding werkt

Het primaire doel van de boekhouding is het vastleggen en rapporteren van de financiële transacties, financiële prestaties en kasstromen van een bedrijf.

Boekhoudnormen verhogen de betrouwbaarheid van financiële overzichten. De winst- en verliesrekening, de balans, het kasstroomoverzicht en het overzicht van de ingehouden winsten maken allemaal deel uit van de financiële overzichten. Gestandaardiseerde rapportage stelt alle belanghebbenden en aandeelhouders in staat de prestaties van een bedrijf te evalueren. Financiële overzichten moeten transparant, betrouwbaar en accuraat zijn.

Belang van boekhouding

#1. Houdt een register bij van zakelijke transacties.

Boekhouding is van cruciaal belang omdat het een systematische registratie van de financiële informatie van een bedrijf bijhoudt. Gebruikers kunnen huidige financiële informatie vergelijken met gegevens uit het verleden wanneer de administratie up-to-date wordt gehouden. Hiermee kunnen consumenten het succes van een bedrijf in de loop van de tijd meten door volledige, consistente en nauwkeurige informatie bij te houden.

#2. De besluitvorming door het management wordt eenvoudiger gemaakt.

Boekhouding is van cruciaal belang voor gebruikers binnen de organisatie. Tot de interne gebruikers kunnen behoren degenen die verantwoordelijk zijn voor de planning, organisatie en beheer van de organisatie. Bij het maken van kritische keuzes is verantwoording door het managementteam vereist. Zakelijke beslissingen kunnen variëren van de beslissing om geografisch uit te breiden tot het verbeteren van de operationele efficiëntie.

#3. Resultaten worden gecommuniceerd

Boekhouding vergemakkelijkt de communicatie van bedrijfsresultaten naar diverse gebruikers. De belangrijkste externe gebruikers van boekhoudkundige informatie zijn investeerders, kredietverstrekkers en andere crediteuren. Beleggers kunnen besluiten aandelen in het bedrijf te kopen, terwijl kredietverstrekkers hun risico moeten inschatten voordat zij leningen verstrekken. Bedrijven moeten geloofwaardigheid ontwikkelen bij deze externe consumenten door relevante en geloofwaardige boekhoudkundige informatie te verstrekken.

#4. Voldoet aan wettelijke eisen

Boekhouding zorgt ervoor dat financiële activa en passiva nauwkeurig worden gerapporteerd. Belastingdiensten zoals de Amerikaanse Internal Sales Service (IRS) en de Canada Revenue Agency (CRA) onderzoeken de aangegeven bruto-omzet en nettowinst van een bedrijf met behulp van gestandaardiseerde financiële overzichten. Boekhoudsystemen helpen ervoor te zorgen dat de financiële overzichten van een bedrijf wettig en nauwkeurig worden openbaar gemaakt.

Soorten boekhouding

Boekhouding is onderverdeeld in twee soorten: financiële boekhouding en managementboekhouding.

# 1. Financiële boekhouding

Financiële boekhouding houdt het opstellen van nauwkeurige financiële overzichten in. Het doel van financiële boekhouding is om de prestaties van een bedrijf zo nauwkeurig mogelijk te meten. Hoewel financiële overzichten bedoeld zijn voor externe consumptie, kunnen ze ook worden gebruikt om het interne management te helpen bij het maken van keuzes.

Boekhoudprincipes en -standaarden die op grote schaal worden gebruikt in de financiële boekhouding zijn onder meer US GAAP (Generally Accepted Accounting Principles) en IFRS (International Financial Reporting Standards). Boekhoudnormen zijn van cruciaal belang omdat ze alle belanghebbenden en aandeelhouders in staat stellen de jaar na jaar geproduceerde jaarrekeningen gemakkelijk te begrijpen en te interpreteren.

#2. Management accounting

Management accounting onderzoekt de gegevens verkregen door financiële boekhouding. Het verwijst naar het proces van het opstellen van bedrijfsrapportages. De rapporten zijn bedoeld om het managementteam te helpen bij het maken van strategische en tactische zakelijke keuzes.

Managerial accounting is een procedure die een bedrijf helpt de efficiëntie te maximaliseren door boekhoudgegevens te onderzoeken, de beste volgende stappen te bepalen en deze toekomstige stappen aan interne bedrijfsmanagers te communiceren.

Cost accounting is een voorbeeld van management accounting. Kostenberekening richt zich op een nauwkeurige uitsplitsing van de kosten om een effectieve kostenbeheersing te bereiken. Management accounting speelt een cruciale rol bij de besluitvorming.

Hoe Managerial Accounting werkt voor managers

Managerial accounting heeft tot doel de kwaliteit te verbeteren van de informatie die aan het management wordt verstrekt over maatregelen op het gebied van de bedrijfsvoering. Managementaccountants gebruiken informatie over de kosten en verkoopopbrengsten van de goederen en diensten van het bedrijf. Kostenberekening is een brede subset van managementboekhouding die zich richt op het vastleggen van de volledige productiekosten van een bedrijf door de variabele en vaste kosten in elke productiefase te meten. Het stelt organisaties in staat onnodige uitgaven te detecteren en te verminderen en tegelijkertijd de inkomsten te verhogen.

Planning, besluitvorming en controle zijn de drie pijlers van management accounting. Prognoses en het volgen van prestaties zijn andere belangrijke componenten. Via deze aanpak geven managementaccountants informatie om bedrijven en afdelingen op deze kritieke gebieden te helpen.

Wat zijn boekhoudprincipes?

Deze principes zijn, zoals de naam al aangeeft, de normen en richtlijnen op basis waarvan een onderneming haar financiële statistieken moet publiceren. Hieronder volgen de zes belangrijkste boekhoudprincipes:

De fundamentele boekhoudprincipes

Hier is een lijst met basisconcepten voor boekhouding waaraan het bedrijf zich vaak houdt. Laten we ze eens bekijken:

#1. Het opbouwbeginsel

Boekhoudkundige transacties moeten worden geregistreerd op het moment waarop ze plaatsvinden, niet op het moment dat de cashflow wordt verdiend. Stel bijvoorbeeld dat een bedrijf dingen op krediet heeft aangeboden. Volgens het transactiebeginsel moeten de verkopen worden geregistreerd gedurende de tijd en niet wanneer het geld wordt geïnd.

#2. Het principe van consistentie

Als een bedrijf een boekhoudprincipe volgt, moet het zich aan dat concept houden totdat er een beter principe wordt ontdekt. Als het consistentieprincipe niet wordt gevolgd, zal het bedrijf in de war raken en zal de financiële verslaggeving ongeorganiseerd zijn. Als gevolg hiervan zouden beleggers moeite hebben om te onderscheiden waar het bedrijf is geweest en hoe het financiële groei op de lange termijn nastreeft.

#3. Het principe van conservatisme

Boekhouding kent volgens het conservatieve principe twee opties: een groter bedrag rapporteren of een kleiner bedrag rapporteren. Het conservatismeprincipe spoort de accountant aan om een hoger aansprakelijkheidsbedrag, een lager activabedrag en een lager nettowinstbedrag aan te geven.

#4. Het going concern-principe

Een onderneming zou in de nabije of in de nabije toekomst volgens het continuïteitsbeginsel functioneren zolang dit mogelijk is. Als gevolg hiervan kan een onderneming, door zich te houden aan het continuïteitsbeginsel, de afschrijvingen of vergelijkbare kosten uitstellen voor het volgende kwartaal.

#5. Het matchingprincipe

Het matchingconcept vormt de basis van het opbouwbeginsel, dat we zojuist hebben gezien. Volgens het matchingprincipe moet een bedrijf, als het inkomsten erkent en registreert, ook alle daaraan verbonden kosten en uitgaven registreren. Als een bedrijf zijn omzet of inkomsten registreert, moet het ook de kosten van verkochte producten en andere bedrijfskosten registreren.

#6. Het principe van volledige openbaarmaking

Volgens dit idee moet een bedrijf alle financiële feiten onthullen, zodat lezers de organisatie duidelijk kunnen zien. Beleggers kunnen financiële overzichten verkeerd begrijpen als het beginsel van volledige openbaarmaking niet wordt gevolgd, omdat zij mogelijk niet over alle informatie beschikken die nodig is om een weloverwogen beslissing te nemen.

Wat zijn boekhoudconcepten?

Boekhoudkundige concepten zijn theoretische ideeën, componenten en terminologie die voorkomen in de boekhouding, financiën en economie. Deze zinnen helpen individuen, bedrijven en organisaties bij het methodisch vastleggen van financiële informatie en transacties. Deze begrippen dienen als leidraad voor accountants bij het opstellen van financiële rapporten en andere papieren voor particulieren en bedrijven. Bedrijven houden zich doorgaans aan de boekhoudregels, principes en wetten van de landen waarin zij actief zijn. Deze principes omvatten begrippen en normen die organisaties helpen bij het nauwkeurig rapporteren van transacties.

Boekhoudconcepten en -principes zijn belangrijk omdat ze een gemeenschappelijk raamwerk vormen voor het begrijpen van specifieke financiële omstandigheden, regelgeving en theorieën. De ideeën zijn belangrijk omdat ze kunnen helpen de details van complexe transacties te verduidelijken en kunnen helpen bij het oplossen van eventuele geschillen die kunnen ontstaan tijdens het opstellen van financiële overzichten. Beschouw deze concepten als 'wat accountants doen', en boekhoudprincipes als 'hoe ze het doen'.

Waarom zijn boekhoudconcepten belangrijk?

Accountants zijn experts die de financiële transacties van een bedrijf registreren. Periodieke samenvattingen van deze transacties of financiële rapporten verschaffen relevante financiële informatie over een bedrijf aan het management, investeerders, analisten en de overheid. Als elk bedrijf zijn eigen systeem heeft voor het opstellen en produceren van samenvattingen en verklaringen, kan dit tot inconsistenties leiden en de kans op fraude en financieel wanbeheer vergroten. Boekhoudkundige instanties, overheden en regelgevende instanties maken gebruik van een breed overeengekomen reeks standaarden om boekhoudpraktijken te standaardiseren om dit op te lossen.

Belangrijke boekhoudconcepten

Boekhoudkundige instanties categoriseren begrippen als aannames of principes. Op basis van deze aannames en principes documenteert elk type bedrijf, of het nu een eenmanszaak, een partnerschap of een publieke of private onderneming is, zijn financiële transacties. Dit zijn enkele van de belangrijkste boekhoudconcepten:

#1. Het concept van een zakelijke entiteit

Het concept van een commerciële entiteit, economische entiteit of afzonderlijke entiteit gaat ervan uit dat een bedrijf onafhankelijk is van de eigenaar. Het is mogelijk dat een bedrijf de persoonlijke uitgaven, inkomsten, verplichtingen of bezittingen van de eigenaar niet bijhoudt. Het maakt het gemakkelijker om de uitgaven, inkomsten en belastingaftrek van een bedrijf bij te houden. Bovendien beschermt het de persoonlijke fondsen van een bedrijfseigenaar en helpt het bij de ontwikkeling van hun kredietwaardigheid. Het geeft nauwkeuriger de cashflow en financiële positie weer. Dit substantiële onderscheid stelt belanghebbenden en crediteuren in staat gezonde zakelijke beslissingen te nemen op basis van de prestaties van een bedrijf in plaats van op basis van de financiële status van de eigenaar.

#2. Het concept van een going concern

Het going concern-concept vereist dat accountants jaarrekeningen opstellen met de veronderstelling dat een bedrijf in de nabije toekomst zal blijven opereren. Onder dit concept wordt een voorzienbare toekomst gedefinieerd als een periode van twaalf maanden vanaf de einddatum van de rapportageperiode. Als een bedrijfseigenaar of management zich ertoe verbindt de bedrijfsactiviteiten tot nul terug te brengen, kan het continuïteitsidee niet worden toegepast op de boekhouding. Accountants mogen het idee van going concern niet langer hanteren als een onderneming:

Niet in staat om dividend uit te keren
Kan geen financiering verkrijgen bij banken en financiële instellingen
Lijdend aan verliezen en een negatieve operationele cashflow
In een slechte financiële situatie
Kan cruciale schulden niet terugbetalen
Onderworpen worden aan ongunstige wettelijke of regelgevende maatregelen

#3. Het concept van monetaire meting

Dit is een op aannames gebaseerd boekhoudconcept dat stelt dat bedrijven alleen transacties mogen registreren die in termen van geld kunnen worden gekwantificeerd en gemeten. Ze nemen een transactie niet op in hun jaarlijkse financiële overzicht als er geen geldelijke waarde aan kan worden toegekend. Hoewel deze transacties een impact hebben op de financiële prestaties van een bedrijf, worden ze mogelijk niet opgenomen in de financiële overzichten, omdat het lastig kan zijn om er inkomsten mee te genereren. De competentie van werknemers, productkwaliteit, efficiëntie van werknemers, marktsentiment, bedrijfsproductiviteit en tevredenheid van belanghebbenden zijn allemaal voorbeelden van niet-monetaire waarde.

#4. Boekhoudperiode concept

Het idee van de boekhoudperiode specificeert een tijdsbestek waarbinnen een bedrijf zijn financiële prestaties registreert en openbaar maakt voor interne en externe belanghebbenden. De boekhoudperiode van een bedrijf kan samenvallen met het boekjaar. Een bedrijf kan een tijdschema opstellen voor interne rapportage, bijvoorbeeld drie of zes maanden, of maandelijkse financiële rapporten genereren om de cashflowsituatie te analyseren. Hoewel het management een geschikte boekhoudperiode voor interne rapportage kan kiezen, duurt de rapportage voor investeerders, overheden en belastingen normaal gesproken een jaar.

#5. Concept van opbouw

Opbouw is een fundamenteel begrip dat bepaalt hoe een bedrijf contante en krediettransacties registreert. Volgens dit concept registreert een bedrijf een financiële transactie gedurende de periode waarin deze plaatsvindt. Er wordt geen onderscheid gemaakt tussen de vraag of de ondernemer op het moment van de transactie contant betaalt of ontvangt, en of hij na een bepaalde periode contant betaalt. Een bedrijf registreert bijvoorbeeld een kredietaankoop op het moment van aankoop en niet op het moment dat het de leverancier terugbetaalt. Dit helpt bij het nauwkeurig vastleggen en rapporteren van inkomsten, uitgaven, verplichtingen en vorderingen. Bij het vastleggen van financiële transacties gebruiken alle huidige boekhoudsystemen het transactieconcept.

#6. Het concept van omzetrealisatie

Een verkoper registreert de toekomstige inkomsten uit een transactie volgens het concept van opbrengstrealisatie of opbrengstverantwoording, ongeacht of hij wel of geen opbrengst heeft ontvangen. Tijdens een verkoop gaat het eigendom van een product over van een koper naar een verkoper. Een verkoper registreert de transactie in zijn grootboek door een vordering op naam van de koper te creëren. Wanneer een accountant in de toekomst het verschuldigde geld ontvangt, voert hij een nieuwe boeking in.

#7. Het concept van volledige openbaarmaking

Het principe van volledige openbaarmaking vereist dat een bedrijfsentiteit relevante informatie verstrekt aan personen die financiële overzichten en rapporten lezen voor investerings-, belasting- of auditdoeleinden. Dit concept is bedoeld om cruciale financiële informatie te verstrekken aan investeerders, crediteuren, aandeelhouders, klanten en andere belanghebbenden. Opbrengstverantwoording, afschrijvingen, voorraden, belastingen, inkomsten, aandelenwaarde, leaseovereenkomsten en verplichtingen vallen allemaal onder het openbaarmakingsbeleid.

#8. Het concept van dubbele aspecten

Volgens het tweeaspectprincipe heeft elke transactie invloed op twee rekeningen in een bedrijf. Een bedrijf legt vervolgens beide kenmerken vast voor een passende boekhouding. Elke financiële transactie bevat een credit- of debetcomponent, evenals een gever of ontvanger. Als een boekhoudprocedure er niet in slaagt beide te vertegenwoordigen, kan de definitieve boekhouding fouten bevatten. Het tweeaspectbeginsel ligt ten grondslag aan het dubbelboekhoudsysteem, dat nu een standaardprocedure is voor audits en belastingen.

#9. Het concept van materialiteit

Het materialiteitsconcept stelt parameters vast om te bepalen of een stukje financiële informatie materieel is en of het de potentie heeft om invloed te hebben op de persoon die de jaarrekening van een bedrijf leest. Op basis van dit idee kan een accountant of een bedrijf onbeduidende transacties elimineren die geen invloed hebben op de definitieve boekhouding. Het materialiteitsidee is kwetsbaar voor subjectieve interpretatie, en de basis voor het toepassen ervan varieert afhankelijk van de grootte van een bedrijf. Een grote onderneming kan de cijfers in haar definitieve boekhouding afronden op crores, terwijl een kleine onderneming de cijfers kan afronden op lakhs.

#10. Het concept van verifieerbaar objectief bewijs

Volgens dit idee kan een bedrijf alleen transacties registreren waarvoor het gedocumenteerde bewijzen heeft. Een transactie kan bevooroordeeld of onbetrouwbaar zijn zonder voldoende en betrouwbaar gedocumenteerd bewijs, en kan de omvang van financiële onregelmatigheden vergroten. Een winkelmedewerker kan bijvoorbeeld een factuur voor aankopen en verkopen maken en deze ondersteunen met verkoop- en aankoopfacturen.

#11. Het concept van historische kosten

Volgens het historische kostenprincipe mag een bedrijf activa en passiva rapporteren tegen hun historische kostprijs in plaats van tegen hun huidige markt- of verkoopwaarde. Het helpt bij het behoud van consistente, betrouwbare en verifieerbare financiële gegevens. Het meenemen van de huidige waarde van een entiteit kan tot financiële problemen leiden.

Wat is boekhoudsoftware?

Boekhoudsoftware registreert financiële transacties voor een bedrijf, automatiseert boekhoudkundige handelingen zoals periodieke facturering en transactieclassificatie, en creëert rapporten. U kunt het ook gebruiken om inkomsten en uitgaven te beheren en de financiële informatie van uw bedrijf te ordenen ter voorbereiding op het belastingseizoen. Hoe meer gegevens u verzamelt in uw boekhoudsoftware, hoe meer inzichten u kunt opdoen om uw organisatie te helpen.

Met ingebouwde rapporten, online bankfeeds en factureringsmogelijkheden waarmee u op tijd betaald krijgt, stroomlijnt de beste boekhoudsoftware voor kleine bedrijven het proces. Naast functionaliteit moet uw boekhoudsoftware eenvoudig te gebruiken zijn en binnen uw budget passen.

Welke rol kan boekhoudsoftware spelen in uw kleine onderneming?

Niet alleen kan het centraliseren van uw financiële gegevens in een boekhoudsoftwaretoepassing uw leven eenvoudiger maken dan het handmatig invoeren van gegevens in een spreadsheet. Andere voordelen zijn onder meer:

#1. Verminder het aantal handmatige boekhoudtaken.

Het gebruik van een spreadsheet om de financiële transacties van uw bedrijf bij te houden kan tijdrovend zijn en vatbaar voor menselijke fouten. Om nog maar te zwijgen van vermoeiend. Boekhoudsoftware elimineert de noodzaak van handmatige gegevensinvoer door banktransacties automatisch te importeren. Sommige softwarepakketten kunnen uw transacties zelfs categoriseren, afhankelijk van eerdere activiteiten of bankregels die u heeft ingesteld.

Een van de belangrijkste voordelen van boekhoudsoftware is de eliminatie van de noodzaak om debet- en creditbedragen handmatig in evenwicht te brengen. Elke transactie resulteert, volgens de dubbelboekhoudmethode, in een debet op de ene rekening en een credit op een andere. Als je geen boekhoudkundige achtergrond hebt, kan dit verwarrend zijn. De meeste boekhoudsoftware debiteert en crediteert rekeningen automatisch, zodat u daar niet over hoeft na te denken.

#2. Organiseer uw financiële gegevens.

Boekhoudsoftware heeft doorgaans een geïntegreerd rekeningschema voor het regelen van transacties. Wanneer u een transactie invoert, wijst u deze toe aan een bepaalde rekening. Activa, passiva, eigen vermogen, uitgaven en inkomsten zijn de vijf basistypen rekeningen. Vervolgens kunt u subaccounts aanmaken. Misschien heeft u bijvoorbeeld een aparte subrekening binnen de kostenrekening voor apparatuurkosten.

Door uw financiën te organiseren, kunt u observeren hoe verschillende onderdelen van uw bedrijf functioneren en begrijpen waar uw geld vandaan komt en waar het naartoe gaat. Het garandeert ook dat uw rapporten zo volledig mogelijk zijn.

#3. Rapportage levert financiële informatie op.

Boekhoudsoftware bevat ingebouwde rapporten die automatisch gegevens uit de relevante rekeningen halen, waardoor het opstellen van financiële rapporten niet meer nodig is. Het balansrapport richt zich bijvoorbeeld op uw aandelen-, activa- en passivarekeningen. Het kasstroomoverzicht, dat laat zien hoe de geldstromen door uw organisatie stromen, en de resultatenrekening, waarin de verkopen en uitgaven worden weergegeven, zijn twee andere belangrijke rapporten.

Met sommige boekhoudsoftwarepakketten kunt u plannen dat financiële rapporten regelmatig naar u worden gemaild. Mogelijk kunt u rapporten ook personaliseren door te filteren op specifieke tijdsperioden of zelfs afdelingen binnen uw bedrijf.

#4. Maak contact met uw accountant.

Boekhoudsoftware vergemakkelijkt de samenwerking met uw accountant of boekhouder. Normaal gesproken kunt u hen online toegang tot uw boeken geven, zodat zij de informatie kunnen controleren en de nodige wijzigingen kunnen aanbrengen. Zorg ervoor dat u boekhoudsoftware gebruikt waar zij vertrouwd mee zijn.