Ervoor zorgen dat je de juiste hoeveelheid ingrediënten bij de hand hebt, is de eerste stap bij het maken van een cake. Je cake zal ongetwijfeld een beetje smaken als je een ei mist of een klein tekort aan suiker hebt. Soortgelijke principes gelden voor grote projecten: als je niet over de middelen beschikt die nodig zijn om het project af te ronden, zal het niet gaan zoals gepland. Gebruik het capaciteitsplanningsproces om ervoor te zorgen dat u over alle benodigde componenten beschikt, in dit geval teamleden, vaardigheden en hulpmiddelen, wanneer u ze nodig hebt. In dit bericht leggen we resource-, agile- en Jira-capaciteitsplanning uit, samen met hun respectievelijke tools.
Wat is capaciteitsplanning (CP)?
Tijdens een capaciteitsplanningsproces wordt bepaald hoeveel productiecapaciteit nodig is om aan de verschuivende consumentenvraag te voldoen. In CP verwijst 'ontwerpcapaciteit' naar het maximale vermogen van een organisatie om het werk binnen een bepaald tijdsbestek te voltooien.
Organisaties gebruiken het CP-proces om hun productiecapaciteit te berekenen om zich aan te passen aan de veranderende vraag naar hun producten. In de context van capaciteitsplanning is een ontwerpcapaciteit het maximale vermogen van een organisatie om een bepaalde hoeveelheid werk in een bepaalde tijd af te ronden.
CP is het proces van het balanceren van beschikbare resources om te voldoen aan de vraag naar projectcapaciteit of klanteisen. De hoeveelheid werk die in een bepaalde tijd kan worden voltooid, wordt in projectmanagement en productie capaciteit genoemd.
Het CP-proces is essentieel op gebieden van projectmanagementexpertise zoals:
- resource management
- Time management
- Teamleiding
- Werkbeheer
Planning voor strategieën, projecten en productiecapaciteit gaan allemaal hand in hand. Het plannen van de teamleden maakt deel uit van het planningsproces om ervoor te zorgen dat het werk op tijd wordt uitgevoerd. Het proces van capaciteitsmanagement is flexibel. Projectmanagers kunnen verschillende CP-benaderingen gebruiken, omdat elk bedrijf uniek is en de vraag voortdurend verandert.
Strategieën voor capaciteitsplanning
U kunt drie verschillende soorten capaciteitsplanning gebruiken om de productiecapaciteit in verschillende situaties te vergroten.
#1. Capaciteitsplanning leiden
Het verhogen van de productiecapaciteit voorafgaand aan een grote vraag wordt een "lead capacity-strategie" of lead-strategie genoemd.
#2. Strategische planning achterblijven
Het proces van het vergroten van de productiecapaciteit en tegelijkertijd omgaan met de realtime vraag staat bekend als 'lag-strategieplanning'.
#3. Wedstrijdstrategie plannen
Lead capacity planning en lag strategy planning worden gecombineerd in match strategy planning. Het is noodzakelijk om de capaciteit geleidelijk in bescheiden stappen te vergroten totdat u tijdens de ontwerpfase van de matchstrategie het vereiste resourcegebruik bereikt.
Capaciteitsplanningsproces
Hoewel het CP-proces van bedrijf tot bedrijf kan verschillen, zijn er een paar fundamentele stappen die in elk proces worden gevolgd:
#1. Projecteer uw verwachte vraag.
Maak een weloverwogen schatting van het werk dat moet worden gedaan voor nieuwe projecten als u weet dat ze eraan komen. Je kunt dit vergelijken met de capaciteit die je momenteel hebt om een idee te krijgen van hoeveel capaciteit je nodig hebt om de klus te klaren.
#2. Identificeer de benodigde capaciteit.
Bereken de capaciteit die u nodig heeft om de taak te voltooien die u in de vorige fase had geprojecteerd op basis van uw eerste schattingen. Overweeg om een standaard meeteenheid te gebruiken, zoals het uur, of een schattingstool voor projecten, zoals de maat van een T-shirt.
#3. Bereken de resourcecapaciteit van uw bestaande team.
Zorg ervoor dat uw team de extra werklast aankan voordat u een ander project toevoegt om burn-out te voorkomen. Als iemand gemiddeld 30 uur per week kan werken en nu aan projecten werkt, kun je berekenen hoeveel uur hij in een week kan werken door zijn huidige werklast af te trekken van het gemiddelde.
#4. Meet het capaciteitsverschil
Meet de kloof tussen uw huidige middelen en de verwachte vraag op basis van de vereiste capaciteit van het project.
#5. Stem de capaciteit af op de vraag.
Optimaliseer de huidige en beschikbare capaciteit zodanig dat ze in balans zijn op basis van het vorige capaciteitstekort. Voeg binnenkort nieuwe teamleden toe om het project te voltooien als uw team momenteel vol zit en geen extra werk kan aannemen. Overweeg een tweede project toe te voegen als u de extra capaciteit heeft om uw middelen volledig te benutten.
Hulpmiddelen voor capaciteitsplanning
Door de capaciteiten van uw huidige werknemers te volgen en te voorspellen wat er zou gebeuren als u meer werknemers in dienst zou nemen, helpen tools voor capaciteitsplanning bedrijven bij het ontwikkelen van strategische en realistische bedrijfsplannen. Bedrijven kunnen hun doelen, output en vooral hun mensen beter beoordelen door hun personeel effectief te managen.
De inspanning van het selecteren van een tool voor capaciteitsplanning uit de duizenden tools die momenteel op de markt zijn, lijkt misschien moeilijk, maar het is cruciaal om het proces in te gaan en precies te weten wat u nodig heeft. Gelukkig hebben we ons onderzoek gedaan en op internet gezocht naar de beste tools voor capaciteitsplanning die momenteel beschikbaar zijn. Bekijk deze selectie van goedgekozen bronnen om meteen aan de slag te gaan met het inschatten van de werklast voor uw team.
#1. Klik op
Met ClickUp kunnen teams van elke omvang projecten beheren, effectiever samenwerken en al hun werk vanuit verschillende apps consolideren in één centrale hub. ClickUp is ook de beste CP-software voor het bewaken van werklasten, het effectief beheren van bronnen en het verhogen van de algehele efficiëntie, omdat het honderden aanpasbare opties heeft.
#2. DELIMAWorks Productie-ERP
DELIMAWorks Manufacturing ERP (Enterprise Resource Planning), voorheen bekend als IQMS, is een CP-tool voor grote bedrijven in de verpakkings-, automobiel- en andere discrete productiesectoren.
Deze oplossing maakt tracking, monitoring en tracering van initiële gegevens en productieactiviteiten mogelijk in de gehele toeleveringsketen.
#3. Mozaïek
Mosaic is een oplossing voor resourcebeheer en CP die het allemaal kan. Het helpt bij teameenheid en garandeert dat projecten correct worden gepland. Voor taken zoals tijdbewaking, budgettering, rapportage, het genereren van urenstaten en projectplanning biedt het een verscheidenheid aan real-time tools. U kunt het ook gebruiken om resources te prioriteren en resourceplanning beter te beheren.
#4. Voorspelling
Om projecten met elkaar te plannen, te beheren en te vergelijken, gebruikt u Forecast, een door AI aangedreven tool voor project- en resourcecapaciteitsplanning. De goed zichtbare en kleurgecodeerde gebruikersinterface maakt het eenvoudig om de status van uw project en de voortgang van elk teamlid te beoordelen. Als het gaat om het beheer van uw meest waardevolle hulpbron - uw mensen - blinkt Forecast uit!
#5. rennen
Runn is een populaire CP-tool die de informatie biedt die nodig is voor bedrijfseigenaren, projectmanagers en managementteams om ingewikkelde projecten in realtime te plannen en erop te anticiperen. Dit programma bevat ook een ingebouwde urenstaat om de voortgang van uw taken bij te houden en uw planning af te zetten tegen de uren die u erin steekt.
Resourcecapaciteitsplanning
Het proces van het definiëren van de hoeveelheid werk die de middelen van een bedrijf kunnen uitvoeren en het identificeren van de activiteiten en projecten die door die middelen kunnen worden uitgevoerd, en het matchen van het werk dat moet worden gedaan met de middelen die nu beschikbaar zijn om aan de huidige en toekomstige eisen te voldoen staat bekend als resource capaciteitsplanning.
De rol van resourcecapaciteitsplanning in projectbeheer
Een model voor resourcecapaciteitsplanning is essentieel voor projectmanagement. Het plannen en anticiperen op pijplijnkansen helpt om verkoop en levering op elkaar af te stemmen. De projectmanager berekent de benodigde middelen en start het aanvraagproces zodra een pijplijnproject een bepaalde waarschijnlijkheidsfase bereikt.
De gekoppelde resourcemanager begint vervolgens met het uitvoeringsplanningsproces. Maar eerst moet hij of zij bepalen of er voldoende middelen zijn om het project te starten. De resourcemanager beoordeelt het vermogen van de beschikbare resources om aan de eisen van het project te voldoen vanuit verschillende invalshoeken, waaronder rol, afdeling, team, vaardigheden en meer.
Het is goed om te anticiperen op eventuele tekorten of overschotten. Managers kunnen daarom effectieve resourcingtechnieken gebruiken om deze kloof te dichten, bijvoorbeeld door vast of tijdelijk personeel aan te werven.
Wat zijn de zakelijke voordelen van resourcecapaciteitsplanning?
Planning voor resourcecapaciteit stelt bedrijven in staat projecten te voorspellen en hun personeel toekomstbestendig te maken tegen de heersende marktinstabiliteit. Hier volgen enkele voordelen van resourcecapaciteitsplanning voor uw bedrijf:
- Verlaag kosten voor projectresources in de hele organisatie.
- Maximaliseer het effectieve gebruik van elke bron.
- Zorg ervoor dat u gekwalificeerde middelen toewijst voor de succesvolle afronding van een project.
- Identificeer en dicht de vaardigheidskloof.
- Breng verkoop en levering op één lijn door prognoses van pijplijnkansen.
Best practices voor resourcecapaciteitsplanning
Planning van resourcecapaciteit wordt steeds belangrijker bij projectmanagement als een bedrijf de kosten voor resources wil verlagen en beter wil inspelen op de markt. Als gevolg hiervan is het idee van capaciteitsbeheer verder geëvolueerd dan de basisprincipes van het vergelijken van vraag en capaciteit.
Hier zijn enkele essentiële tactieken voor het effectief implementeren van capaciteitsplanning in uw bedrijf: -
- Voorspel capaciteit versus vraag en maak een geavanceerd projectresourceplan.
- Competentiematrix volgen en analyseren in realtime
- Efficiënt beheer van de projectpijplijn.
- Verbeter het algehele verbruik van hulpbronnen door het te voorspellen.
- Anticipeer op projectopeningen en bankpersoneel.
Hoe moet ik de beste aanpak voor resourcecapaciteitsplanning selecteren?
CP en middelen zijn essentieel voor moderne bedrijven om de prestaties te verbeteren. Het is cruciaal om op zoek te gaan naar een oplossing die verder gaat dan de mogelijkheden van de huidige spreadsheets. Een bedrijf moet ervoor zorgen dat zijn CP-software betrouwbaar is en het volgende kan bieden:
- Het moet mogelijk zijn om het systeem te schalen, aan te passen en uit te breiden.
- Het moet winstgevendheid en output projecteren.
- Realtime BI-analyse moet door het systeem worden aangeboden.
- Het moet een manier vinden om met de complexiteit van een matrixorganisatie om te gaan.
- Het zou moeten werken met andere programma's.
Planning voor resourcecapaciteit is een essentieel onderdeel van projectresourcemanagement. Bedrijven kunnen hun middelen efficiënter gebruiken door gebruik te maken van de functies van geavanceerde tools voor capaciteitsplanning.
Agile capaciteitsplanning
Agile capaciteitsplanning omvat het berekenen van de capaciteit van uw scrumteam voor een specifieke sprint voordat u inschat hoeveel van de productachterstand u kunt verwachten te voltooien. Soms wordt het ook wel 'commitment-based sprint planning' of 'capacity-based sprint planning' genoemd.
Het doel van Agile capaciteitsplanning is om resources optimaal ingezet te houden om hun beste werk te leveren, zodat ze functionaliteit kunnen produceren die uw klanten en gebruikers verheugt, niet alleen om te weten hoeveel capaciteit u heeft, maar ook hoeveel u realistisch gezien kunt inzetten om binnen het tijdsbestek te leveren .
Voordelen van Agile capaciteitsplanning
#1. Verbeterde voorspelbaarheid en prognoses
Het is logisch dat scrumleiders de gegevens omarmen die agile capaciteitsplanning oplevert, omdat het belangrijkste doel van de Agile-benadering het vermogen is om prestaties te evalueren en lessen uit het verleden te trekken.
#2. Psychologische veiligheid, medewerkerstevredenheid en retentie
Het houdt uw personeel optimaal inzetbaar zonder overbelast te raken. Een ander voordeel van flexibele capaciteitsplanning is het beheersen van de werklast van uw team om de productiviteit te verhogen en tegelijkertijd het risico op burn-out te beperken.
#3. Verbeterde capaciteit om terug te dringen en prioriteiten te stellen
Agile capaciteitsplanning stelt evidence-based verwachtingen vast van wat uw team kan doen. 42% van de respondenten in Agile Sherpa's State of Agile Marketing Report noemt problemen bij het managen van ongepland werk.
Uitdagingen van Agile capaciteitsplanning
het is gebruikelijk om te veel te beloven en te weinig te leveren zonder CP. Ondanks de voordelen van CP kan de methode de volgende typische uitdagingen met zich meebrengen:
- Variabele levering
- Afwezigheid van sprintlimieten
- Slecht gestelde prioriteiten
- Moeilijk te schalen
Jira-capaciteitsplanning
Resourcecapaciteitsplanning in Jira is een nooit eindigende taak omdat het van bedrijf tot organisatie verschilt en altijd uniek zal zijn vanwege de verschillende functies die in overweging worden genomen voor uw noodzakelijke Jira-configuratie.
Veel agile teams gebruiken Jira geavanceerde roadmap capaciteitsplanningsfuncties tijdens het productontwikkelingsproces en voor sprintplanning, maar Jira is ook geschikt voor niet-technische teams omdat het aansluit bij de behoeften van teams van verschillende soorten en maten. Jira-capaciteitsplanning is cruciaal voor projectbeheer, omdat het ervoor zorgt dat projecten de middelen krijgen die ze nodig hebben om hun doelen te bereiken.
Hoe doe je Jira Capaciteitsplanning?
Jira kan worden gebruikt als projectmanagementtool of als ticketingsysteem voor het organiseren van je activiteiten, maar er zijn enkele belangrijke overwegingen die je moet maken voordat je begint met het capaciteitsplanningsproces van Jira.
- Maak projecten en vorm teams.
- Zorg ervoor dat PM's en hun teams op dezelfde pagina blijven.
- Creëer een duidelijke visualisatie.
Zwakke punten van capaciteitsplanning in Jira
U moet op de hoogte zijn van de volgende zaken voordat u capaciteitsplanning uitvoert in Jira, omdat deze nog kunnen worden verbeterd met deze projectmanagementtool.
- Onvoldoende beheer van tijd en middelen
- Slechte visuele getrouwheid
- Mist geïntegreerde financiële functies
Voordelen van capaciteitsplanning
Bedrijven die een CP-methodiek implementeren om de efficiëntie te verhogen en aan de vraag te voldoen, kunnen genieten van een of meer van de volgende voordelen:
#1. Beperk voorraad-outs
Klanten houden niet van wachten, en als ze geen product of dienst meer hebben, zullen ze alleen maar doorgaan naar het volgende bedrijf dat aan hun vraag kan voldoen. Gelukkig is een voordeel van CP dat u stock-outs kunt verminderen en zelfs helemaal kunt vermijden.
#2. Bepaal de gebieden van inefficiëntie in de processen van uw bedrijf.
Waar u ook naar kijkt (of het nu gaat om producten, mensen, apparatuur of middelen), u weet welke variabelen de capaciteit kunnen beperken en hoe u deze kunt vermijden om ervoor te zorgen dat u altijd hebt wat u nodig hebt. Het kennen van uw minimale en maximale resourcecapaciteit is een ander voordeel van CP.
#3. Vergroot de capaciteit voor levering
CP is een geweldige manier om uw leveringscapaciteit te beoordelen, zodat u weet dat u over de werknemers beschikt om uw producten te leveren zodra ze zijn gekocht, waardoor u een kanshebber wordt onder de concurrentie op de markt. De klant van vandaag wil zijn producten onmiddellijk. Korte doorlooptijden voor leveringen kunnen succes betekenen voor een bedrijf, terwijl tragere levertijden klanten kunnen verliezen.
#4. Controleer de toegankelijkheid
Voordat u een nieuw contract ondertekent of een nieuw voorstel indient bij een potentiële klant, stelt CP u in staat er zeker van te zijn dat u over het personeel en de middelen beschikt die nodig zijn om uw nieuwe klanten, projecten en meer af te handelen.
Welke vier soorten capaciteitsplanning zijn er?
- Product-CP
- Personeelsbestand CP
- Gereedschap CP
Wat zijn de factoren van capaciteitsplanning?
Evalueer de elementen van de servicevraag die van invloed kunnen zijn op de capaciteit, zoals proces: vaardigheden, kwantiteit en kwaliteitsmogelijkheden, om aan de vraag te voldoen.
Welke tool wordt toegepast voor capaciteitsplanning?
Met behulp van de gegevens van Runn, een bekende CP-tool, kunnen bedrijfseigenaren, projectmanagers en managementteams complexe projecten in realtime plannen en voorspellen.
Wat zijn de 8 determinanten van capaciteitsplanning?
Faciliteiten, product- en servicefactoren, menselijke factoren, procesfactoren, operationele factoren, beleidsfactoren, supply chain-factoren en externe variabelen zijn de volgende factoren die de effectieve capaciteit bepalen.
Wat zijn principes voor capaciteitsplanning?
Concreet verwijst "capaciteit" naar de maximale hoeveelheid werk die in een bepaalde periode kan worden voltooid. CP is het proces waarmee organisaties bepalen hoeveel werk ze kunnen voltooien gezien hun totale aantal werknemers en aankomende tijdsdruk.
Gerelateerde artikelen
- DEBT SECURITIES (DS): Definitie, typen met voorbeelden
- CAPACITEITSBEHEER: een gids voor capaciteitsbeheer, strategieën en hulpmiddelen
- HULPMIDDELENPLANNING: definitie, voorbeeld, typen, onderneming en systeem
- AGILE PROJECTMANAGEMENTTOOLS: definitie, gebruik en lijst van APM
Referenties
