Investeringen in middelen behoren tot de duurste die een bedrijf kan doen. Volatiliteit in de markt kan leiden tot tekorten aan middelen, waardoor het nodig is om middelen te plannen en het beschikbare menselijk kapitaal optimaal te benutten. Slimme resourceplanning, geschikte planning en zorgen voor betrokkenheid en tevredenheid van het personeel maken allemaal deel uit van efficiënt resourcebeheer. De productiviteit, prestaties en winstgevendheid van een project kunnen echter allemaal profiteren van resourcemanagers die degelijke methoden gebruiken voor resourcebeheer en planning. Het verkorten van dit proces en het niet tijdig maken van een keuze zal echter een negatieve invloed hebben op het zakelijke doel van de organisatie. In dit artikel leggen we de soorten resourceplanning, voorbeelden en wat een enterprise resource planning-systeem inhoudt uit.
Wat is resourceplanning?
De term 'resourceplanning' verwijst naar het proces van het toewijzen van teamresources, of mensen, aan taken. Het garandeert de voltooiing van het project zonder haperingen of meningsverschillen en met alle gewenste resultaten. Er is geen absoluut goed of fout als het gaat om het plannen van middelen. Wat goed is voor de ene groep, hoeft niet optimaal te zijn voor een andere.
Hoewel het op het eerste gezicht eenvoudig lijkt, is resourceplanning eigenlijk best moeilijk. Zorgvuldige voorbereiding is vereist om ervoor te zorgen dat taken aan de juiste mensen worden toegewezen zonder de voortgang van het project te verstoren. Het is in deze context dat software zoals eResource Scheduler, die helpt bij het plannen van resources, onmisbaar wordt.
Maak komaf met giswerk bij het toewijzen van middelen en kijk hoeveel productiever uw team wordt.
Als u projecten beheert bij een bureau, adviesbureau of informatietechnologiebedrijf, weet u hoe belangrijk resourceplanning is. Net als zijn populaire broer, capaciteitsplanning, wordt resourceplanning echter vaak verkeerd begrepen, onderschat en onderbenut.
Goede resourceplanning verbetert de productiviteit, verlaagt de kosten en vermindert kostbare knelpunten voor professionele dienstverleners.
Waarom is resourceplanning belangrijk?
Het is onmogelijk om de waarde van zorgvuldige resourceplanning te overdrijven. Managers van projecten moeten bedreven zijn in het verschuiven van middelen naar waar ze de meeste impact zullen hebben. En dit is niet mogelijk zonder de juiste methoden voor resourceplanning. Anders vlieg je blind en heb je geen idee hoe of wanneer je middelen moet herschikken voor een maximaal effect.
McKinsey's studie, "Hoe behendige toewijzing van middelen de waarde van uw bedrijf kan verdubbelen", analyseert de resultaten van verschuivende financiële, menselijke en bestuurlijke middelen. Hieruit bleek dat 83% van de CEO's en C-level executives de herverdeling van middelen noemden als de allerbelangrijkste factor bij het stimuleren van bedrijfsuitbreiding.
Het 'talent'-element van de vergelijking is een van de vele factoren die bijdragen aan de expansie van een bedrijf. Uw bedrijf kan profiteren van resourceplanning door het volgende te doen:
- Het stimuleren van de communicatie met klanten en andere belangrijke contacten
- Toekomstig projectsucces voorspellen door uw beschikbare middelen te kennen
- Het verhogen van de productiviteit en het terugdringen van 'inactieve' of onproductieve activa
- Het beste halen uit wat je hebt om je doelen te bereiken, wordt resource-optimalisatie genoemd.
- Het moreel op het werk verbeteren en werknemers in de buurt houden
- Taken op een weloverwogen, doordachte manier benaderen (in plaats van willekeurig).
Bovendien kan een efficiënte procedure voor resourceplanning de optimale combinatie bepalen van resources die nodig zijn om een project af te ronden in het licht van de vereisten, die worden beïnvloed door drie elementen: de vereisten van het project, de beperkingen en de kansen.
Een goede resourceplanning brengt ook potentiële onverenigbaarheid aan het licht. Houd er rekening mee dat dit niet alleen helpt om de taak op tijd en binnen het budget uit te voeren.
Soorten resourceplanning
Hier zijn de top 2 soorten resourceplanning.
#1. Multidimensionale resourceplanning
Het gebruik van multidimensionale planning maakt het mogelijk om meerdere resourcegroepen naast elkaar te laten bestaan binnen één resourceplan. Het maakt meer gedetailleerde resourcetoewijzingen voor applicaties mogelijk, wat op zijn beurt leidt tot een toename van het resourcegebruik. Het is ook in staat om multidimensionale brontoewijzingen te accepteren, waarbij elke toewijzing verschillende hoeveelheden van verschillende soorten fysieke bronnen kan vragen, inclusief maar niet beperkt tot CPU-kernen, RAM en het aantal schijven. Binnen hetzelfde cluster bent u in staat multidimensionale resourceplanning toe te passen in combinatie met slot-based planning.
#2. Op slots gebaseerde resourceplanning
Op slots gebaseerde planning stelt u in staat om met één resourcegroep per resourceplan te werken, uw eigen slots voor elke consument in te stellen totdat het saldo voor elke consumententak in elke tijdsperiode geschikt is voor uw vereisten, en om de deelverhouding te specificeren die van toepassing is op consumenten die op hetzelfde niveau in één branche opereren.
Voor interactie met op slots gebaseerde resourceplanning gaat u naar de menuoptie Resources > Resourceplanning (Slot) op de clusterbeheerconsole. Vanuit de GUI voor clusterbeheer kunt u ook uw huidige slot-basisplan overzetten naar een multidimensionaal plan.
Wat zijn de vijf stappen van resourceplanning?
Om de output te maximaliseren, hebben bedrijven met meer dan 50 bijdragers krachtige, maar eenvoudige software nodig voor het beheer van deze activa. Probeert uw bedrijf praktische manieren te vinden om het resourcebeheer te verbeteren? De vijf stappen van resourceplanning en enkele gedachten over hoe u ze in uw huidige workflow kunt opnemen, worden hieronder beschreven.
#1. Strategieën
U moet de tijd nemen om het projectportfolio te onderzoeken voordat u zelfs maar kunt beginnen na te denken over uw beschikbare middelen of waar elk van hen de meeste waarde kan bijdragen. Hoe ziet het werk eruit? Welke projecten zijn van het grootste belang in de ogen van de leiding?
Bovendien moet u ervoor zorgen dat u relaties aangaat met het team dat uw portfolio beheert, als u op de hoogte wilt zijn van het naderende werk dat aan u als resourcemanager zal worden toegewezen. Deze connecties zullen gedurende het hele resourceplanningproces voordelig voor u zijn.
#2. Planning
Zodra de portefeuille is begrepen, kunnen de vereisten voor de verschillende bronnen worden bepaald. Werk samen met het portfolioprojectteam om te bepalen wie erbij betrokken zal zijn en welke vaardigheden ze nodig hebben om te slagen in hun functie, ongeacht wanneer het project volgens planning begint.
Om het team te motiveren om zorgvuldig na te denken over hun eigen vereisten, is een vroege planning essentieel. Identificeer de relevante functies en expertise en optimaliseer vervolgens de sterke punten van uw resources voor het project.
Aan de andere kant, als dit een last-minute strategie is, wil je zo snel mogelijk aan de slag om nauwkeurig en grondig de vereiste rollen te bepalen, zodat je de beschikbaarheid van die posities realistisch kunt analyseren en indien nodig kunt bijsturen. . Als je meer tijd hebt, kun je meer mogelijkheden verkennen.
#3. Voorbereiding op een executie
Als het portfolio compleet is, kan het echte plezier beginnen! Het is tijd om de werklast onder de teamleden te verdelen en de beschikbare middelen toe te wijzen. Dit is waar uw vaardigheden als manager van middelen echt tot uiting kunnen komen. Middelenbeheer houdt in dat beschikbare middelen worden afgewogen tegen dringende vereisten en vervolgens de vaardigheden van mensen ten volle worden benut.
#4. Een portfoliostrategie implementeren
De verandering van het plannen van hypothesen naar het managen van de werkelijkheid vindt plaats wanneer middelen naar beste vermogen zijn toegewezen en de projectportfolio is begonnen. Neemt de hoeveelheid tijd die aan een project wordt besteed toe? Is het nodig om middelen opnieuw toe te wijzen omdat er op het laatste moment nieuwe projecten met een hogere prioriteit opduiken?
Verandering is iets waarvan we weten dat het eraan komt, maar het is moeilijk om je erop voor te bereiden totdat het echt gebeurt. Om de prestaties van uw portfolio in de gaten te houden, moet u uw toewijzing van middelen voortdurend aanpassen en wat-als-situaties testen.
#5. Evalueer
Beschouw uw database als een schatkamer. Nadat de klus is geklaard, is het vergelijken van de prognose met de werkelijke cijfers een cruciale stap om u voor te bereiden op de toekomst. Overweeg de nauwkeurigheid van de prognose, bepaal waar u geen controle over had en gebruik die kennis om toekomstige strategieën te verbeteren.
Daarom is het cruciaal om een systeem te hebben voor het beheer van middelen dat uitgebreide statistieken kan genereren. Beslissingen moeten gebaseerd zijn op analyse van historische feiten. U kunt bijvoorbeeld de voorspellende analytische functies van Tempus Insight+ gebruiken om ervoor te zorgen dat u nooit relevante informatie over het hoofd ziet die in uw gegevens op de loer ligt. Met meer dan 100 bedieningselementen voor het visualiseren van gegevens kunt u er zeker van zijn dat het het juiste verhaal vertelt.
Ongeacht waar ze zich in het begin bevinden, elk bedrijf kan grote vooruitgang boeken in de richting van volwassenheid van resourcebeheer door deze vijf stappen te volgen. Het vermogen van een resourcemanager om resources af te stemmen op projecten voor optimale productiviteit en resultaten met de beste waarde, hangt af van de mate waarin die manager de pool van beschikbare resources begrijpt.
Voorbeeld van resourceplanning
Het is een uitdaging om objectiviteit te verwerven wanneer u ingebed bent in de details van een scenario. Dus, zet de menselijke hulpbronnen even opzij en overweeg tractoren.
Laten we zeggen dat je een baan hebt waarvoor je een tractor moet huren. De dag waarop u het wilt gaan gebruiken, moet de dag zijn waarop u het ontvangt. En het is belangrijk dat je het zo snel mogelijk bij ons terugkrijgt. Als u dat niet doet, zult u uiteindelijk geld uitgeven, zelfs als u er geen gebruik van maakt.
In plaats van de tractor stil te laten staan terwijl u wacht op de volgende taak die cruciaal is voor de tractor, zult u deze taken waarschijnlijk opnieuw plannen voor wanneer de tractor weer beschikbaar is.
Hetzelfde geldt voor de personele middelen van uw organisatie.
Als u de middelen goed toewijst, kunt u ervoor zorgen dat werknemers aan de juiste dingen werken. Zowel de productiviteit als de winstgevendheid krijgen hierdoor een boost. Maar als u een fout maakt, verwacht u misschien meer uit te geven dan u van plan was. Lees ook TOEWIJZING VAN MIDDELEN IN PROJECTBEHEER: alles wat u moet weten.
Hoe werkt resourceplanning?
Een resource management plan, of RMP, is een document of instrument waarin wordt uiteengezet hoe een organisatie van plan is haar beschikbare middelen toe te wijzen naarmate het project vordert.
Om het project effectief te voltooien, kan het plan de aanschaf en toewijzing van middelen zoals arbeid, gereedschappen en onroerend goed gedetailleerd beschrijven. Items die onder deze noemer kunnen vallen, zijn onder meer de processen voor resourceplanning en -monitoring, de sleutelpersonen die verantwoordelijk zijn voor projectresources en een volledige inventaris van alle resources waarvan bekend is dat ze nodig zijn voor het succesvol afronden van het project.
Ook moet de aanpak van het team voor het beheer van zijn middelen openlijk worden gedeeld en vaak worden bijgewerkt naarmate het project vordert. Dit document moet fungeren als de uiteindelijke autoriteit over welke middelen tot nu toe in het tijdschema van het project zijn gebruikt en welke middelen nodig zullen zijn voor de duur van het project, zodat projectmanagers weloverwogen beslissingen kunnen nemen.
De specifieke kenmerken van de resourcemanagementstrategie van een project bepalen de diepte en breedte ervan. Het volgende komt echter doorgaans voor in een plan voor het beheer van resources:
- Middelen: De ruggengraat van elke goede strategie is een gedetailleerde inventaris van alle tools en materialen die tot uw beschikking staan. Vanwege het veelvuldig delen van bronnen tussen projecten, kan deze lijst worden gegenereerd op portfolio- of bedrijfsniveau. De beschikbaarheid en het gebruik van middelen kunnen beter worden begrepen met behulp van managementgrafieken.
- Kosten: Het betaalde tarief aan de klant kan worden gevolgd door projectmanagers, naast de directe kosten van de middelen voor het bedrijf. Managers van projecten kunnen het uurloon van medewerkers bijhouden om de loonkosten te berekenen.
- Beschikbaarheid: om tegenslagen en resourceconflicten te voorkomen, is het cruciaal om te weten welke resources beschikbaar zijn. Houd voor materiële activa rekening met doorlooptijden voor bestellingen en andere beperkte middelen.
Enterprise Resource Planning
Naarmate bedrijven groeien, bereiken ze een omslagpunt waarop spreadsheets de werkdruk niet langer kunnen bijhouden. Software zoals Enterprise Resource Planning (ERP) kan bedrijven helpen om tijdens hun groei slank en efficiënt te blijven door cruciale gegevens te verzamelen en te organiseren. Zelfs als de meeste zakenmensen bekend zijn met het woord 'ERP', begrijpen ze misschien niet het volledige potentieel van enterprise resource planning voor hun bedrijf.
Moderne ERP-systemen (Enterprise Resource Planning) zijn echter verre van simplistisch en vertonen weinig gelijkenis met hun voorlopers van de voorbije decennia. Intelligente automatisering, verbeterde efficiëntie en realtime inzichten zijn nu beschikbaar in het hele bedrijf dankzij de cloudgebaseerde levering en het gebruik van geavanceerde technologieën zoals kunstmatige intelligentie (AI) en machine learning. Moderne ERP-software (Enterprise Resource Planning) in de cloud biedt bedrijven de samenwerking, flexibiliteit en snelheid die ze nodig hebben om succesvol te zijn door interne operaties te koppelen aan zakelijke partners en netwerken over de hele wereld.
Wat is Enterprise Resource Planning?
ERP, of enterprise resource planning, is een applicatie die bedrijfsactiviteiten automatiseert en inzichten en interne controles geeft door gebruik te maken van een gecentraliseerde database die input verzamelt van boekhouding, productie, supply chain management, verkoop, marketing en human resources (HR).
Elk bedrijf moet taken uitvoeren die een breed scala aan mensen en rollen omvatten. Dit wordt echter moeilijk wanneer gegevens die nodig zijn om bewerkingen uit te voeren en belangrijke beslissingen te nemen, verspreid zijn over afzonderlijke databases. Werknemers vinden het moeilijk om de gegevens die ze nodig hebben te vinden en hebben er in sommige gevallen geen toegang toe, of deze nu zijn opgeslagen in basissoftware voor bedrijfsbeheer of in spreadsheets. Voor het bijhouden van kosten kunnen bijvoorbeeld de afdelingen boekhouding en FP&A afzonderlijke spreadsheets met tegenstrijdige gegevens bijhouden.
Het wordt steeds moeilijker om alle neuzen dezelfde kant op te houden als een bedrijf groeit en productiviteit en samenwerking eronder lijden als gevolg van het gebruik van meerdere, incompatibele databronnen. Aangezien er niet één opslagplaats is voor alle kritieke bedrijfsgegevens, verspillen werknemers vaak tijd aan het zoeken naar documenten en voeren ze zelfs twee keer dezelfde taken uit. Hierdoor is het een grotere uitdaging om de onderling verbonden aard van de verschillende factoren die van invloed zijn op uw bedrijf te begrijpen.
Dit probleem wordt verholpen door een ERP-systeem (Enterprise Resource Planning), waarin gegevens op één plek worden opgeslagen zodat ze gemakkelijk toegankelijk zijn voor alle afdelingen. Naast het oplossen van problemen die worden veroorzaakt door gegevens uit verschillende bronnen, stelt dit de gebruiker in staat om wat-als-analyses uit te voeren, mogelijkheden voor procesverbetering te identificeren en aanzienlijke efficiëntiewinsten te behalen. Omdat er minder tijd wordt besteed aan het ontdekken van gegevens, worden de kosten verlaagd en de productiviteit verhoogd.
Waarom is ERP belangrijk voor bedrijven?
Bedrijven die nu belang hechten aan efficiënt resourcebeheer, moeten beschikken over enterprise resource planning-systemen. Ze kunnen het topmanagement helpen bij het opnieuw toewijzen van middelen of het ontwikkelen van fundamentele operaties die efficiënter en kosteneffectiever zijn.
Als het gaat om het maken van plannen en het coördineren met anderen, is een ERP-systeem (Enterprise Resource Planning) ook nuttig. Werknemers kunnen gedetailleerde informatie bekijken over wat klanten hebben besteld en wat er op voorraad is, evenals inkooporders van leveranciers en prognoses van de toekomstige vraag. Zij kunnen indien nodig wijzigingen aanbrengen om problemen te voorkomen. Een ERP-systeem (Enterprise Resource Planning) bevordert teamwerk en communicatie, aangezien werknemers ter referentie de voortgang van andere divisies kunnen bekijken.
Een enterprise resource planning-systeem is niet alleen een centrale opslagplaats van informatie, maar biedt ook een schat aan inzichtelijke rapporten en analyses. Het vermogen van ERP om onbewerkte gegevens om te zetten in visueel aantrekkelijke grafieken en diagrammen die patronen benadrukken en het modelleren van potentiële resultaten vergemakkelijken, wordt zeer gewaardeerd door het topmanagement.
Hoe werkt een ERP-systeem?
Om te kunnen functioneren, houden enterprise resource planning-systemen zich aan een strikte, gestandaardiseerde gegevensstructuur. Wanneer gegevens in één divisie worden ingevoerd, zijn deze onmiddellijk toegankelijk voor andere geautoriseerde personen in het bedrijf. Dit gestandaardiseerde formaat is handig om iedereen op dezelfde pagina te houden. Neem het geval van een regionale voedseldistributeur met meerdere filialen die vaak middelen delen, zoals inventaris en werknemers. Kwaliteits-, verkoop- en personeelsgegevens worden allemaal op een logische manier bijgehouden binnen het enterprise resource planning systeem.
Vervolgens wordt de real-time informatie geïntegreerd in de workflows en procedures van het bedrijf. Operations kan ervoor zorgen dat het personeelsbestand in overeenstemming is met verkeerspatronen, en het management kan zien of de ene locatie aanzienlijk beter is in het voorkomen van bederf dan een zustersite een paar steden verder en proberen te achterhalen waarom. Finance kan CEO's helpen beslissen of ze willen combineren door verkoop met huren te vergelijken.
Wanneer een bedrijf modules heeft voor elke belangrijke bedrijfsfunctie en zorgt voor een snelle, correcte gegevensinvoer, dan blinken ERP-systemen pas echt uit. En hoe meer mensen kunnen profiteren van deze informatie, hoe beter.
Een ERP-systeem (Enterprise Resource Planning) kan meestal worden geïntegreerd met de verschillende bedrijfssystemen van een bedrijf om een naadloze overdracht van gegevens mogelijk te maken. Bovendien is deze real-time informatie vervolgens toe te passen op elk proces of elke workflow in de ERP-instantie.
belangrijkste voordelen van ERP
De verschillende voordelen van een succesvol enterprise resource planning-systeem zijn afhankelijk van de specifieke kenmerken van de implementatie van het systeem. Zo heeft on-premise ERP enkele voordelen die cloud-ERP niet heeft. Er zijn echter zes belangrijke voordelen die door alle geavanceerde ERP-systemen van vandaag worden gedeeld:
- Minder risicovol: verhoog de transparantie en het beheer van het bedrijf, voldoe aan alle regelgevende benchmarks en bescherm u tegen eventuele bedreigingen.
- Verhoogt de productiviteit: informatie over klanten, leveranciers en partners is snel en gemakkelijk toegankelijk dankzij ERP-systemen. Het resultaat is dat we blijere klanten en meer tevreden werknemers hebben, evenals snellere responstijden en hogere niveaus van nauwkeurigheid. Bovendien, naarmate een bedrijf efficiënter wordt, dalen veel van de kosten die gepaard gaan met het runnen van dat bedrijf.
- Verbetert teamwerk: Afdelingen hebben een groter vermogen om samen te werken en informatie te delen; een coöperatief personeelsbestand kan de productiviteit en het moreel verhogen door werknemers te helpen hun rol in het bereiken van de bedrijfsdoelstellingen te begrijpen. Bovendien komt er tijd vrij die voorheen werd besteed aan routinematige, handmatige taken, zodat werknemers zich kunnen concentreren op belangrijkere projecten.
- Flexibiliteitswinsten: Effectieve operaties en tijdige toegang tot relevante gegevens stellen u in staat kansen te grijpen zodra ze zich voordoen.
- Voor eenvoudigere IT: u kunt IT stroomlijnen en het leven van iedereen gemakkelijker maken door over te stappen op ERP-apps die samenwerken en een enkele database delen.
- Versterkt rapportage: betere visualisatie van real-time gegevens uit een centrale opslagplaats kan nuttig zijn voor sommige bedrijven. Bedrijven kunnen hun activiteiten beter plannen, budgetteren en voorspellen, en geïnteresseerde partijen zoals aandeelhouders op de hoogte houden wanneer hun rapporten nauwkeurig en uitgebreid zijn.
Wat zijn de belangrijkste elementen van resourceplanning?
Capaciteitsplanning, vraagvoorspelling en verantwoordelijkheid zijn de drie elementen waarop een strategie voor resourceplanning is gebaseerd. Managers van projecten moeten op de hoogte zijn van zowel de productiecapaciteit van het bedrijf als de vraag van klanten.
Conclusie
Kortom, resourceplanning wordt gebruikt in projectmanagement om beschikbare resources toe te wijzen en bij te houden. Wanneer bedrijven een strategie hebben voor het beheer van hun middelen, zijn ze beter in staat om te reageren op en te herstellen van tegenslagen. De Digital Project Manager is een must-read voor iedereen die meer wil weten over de ins en outs van projectmanagement.
Veelgestelde vragen over resourceplanning
Wat zijn de voordelen van resourceplanning?
- Verlaagt de uitgaven
- Helpt superieure service aan klanten te bieden
- Bespaart tijd
- Verhoogt de effectieve toewijzing van middelen
Wat is een tool voor resourceplanning?
Resourceplanning is een type tool dat wordt gebruikt bij projectbeheer en dat helpt bij het organiseren en toewijzen van beschikbare resources. Ook kunt u zien welke resource op welk moment en voor hoe lang aan welk project werkt.
Vergelijkbare artikelen
- Projectplanning: een gids voor technieken voor projectplanning
- Alles wat u moet weten over een zakenpartner
- Human Resource Management: definitie en gids voor kleine bedrijven
- Resourcemanagement: definitie, belang en planning
- OFFBOARDING: Alles wat u moet weten.
Referentie
