Organisaties gebruiken scenarioplanning als een strategisch planningsinstrument om te helpen bij het creëren van succesvolle langetermijndoelen. Het houdt in dat je nadenkt over mogelijke toekomstige gebeurtenissen en hoe deze een bedrijf kunnen beïnvloeden. Om zich voor te bereiden op onzekerheid voeren bedrijven scenarioanalyses uit. Het helpt mensen bij het nemen van beslissingen doordat ze de mogelijke uitkomsten kunnen afwegen.
Scenarioplanning probeert de twee meest voorkomende fouten die organisaties maken tijdens strategische analyse, te weten over- en ondervoorspelling van de toekomst van een organisatie, te vervreemden.
Scenarioplanning begrijpen
Simpel gezegd geeft scenarioplanning bedrijfsleiders de mogelijkheid om te plannen voor onvoorziene omstandigheden en daardoor beter geïnformeerde zakelijke beslissingen te nemen.
Hulpmiddelen voor scenarioplanning maken het plannen van scenario's veel eenvoudiger, omdat bedrijven eenvoudig verschillende scenario's kunnen modelleren om de meest bevredigende weg vooruit te vinden. Een organisatie kan proactief zijn in plaats van alleen maar te reageren op problemen die zich voordoen door gebruik te maken van een strategie voor scenarioplanning.
Het uit zeven stappen bestaande scenarioplanningsproces omvat de stappen die een organisatie kan nemen bij het ondergaan van scenarioplanning om zichzelf beter voor te bereiden op bepaalde situaties voordat deze zich voordoen, waardoor ze in een veel betere positie zijn om te reageren wanneer ze zich daadwerkelijk voordoen.
Soorten scenarioplanning
Hieronder staan enkele soorten scenarioplanning:
#1. Kwantitatieve scenarioplanning
Het onderzoeken van mogelijke scenario's in zowel de beste als de slechtste gevallen kan nuttig zijn. En met kwantitatieve scenarioplanning krijgt u precies dat. Bovendien kun je snel dingen aanpassen door een aantal factoren te veranderen. Het meest voorkomende gebruik van dit soort scenarioplanning is bij het maken van financiële projecties.
Jaarlijkse bedrijfsprognoses worden ook gemaakt met behulp van kwantitatieve scenario's. Deze modellen veronderstellen dat belangrijke variabelen bekend zijn en dat hun relaties vast liggen.
#2. Operationele scenarioplanning
Operationele scenario's, ook wel gebeurtenisgestuurde scenario's genoemd, richten zich op de onmiddellijke effecten die een situatie op een bedrijf kan hebben. Om de situatie onder controle te krijgen, worden de besluitvormers gedwongen snelle oordelen te vellen of strategische keuzes te maken.
Het is een van de meest typische interne vormen van scenarioplanning die een bedrijf zal uitvoeren en stelt bedrijven in staat de strategische gevolgen duidelijker te begrijpen en passende plannen te maken.
#3. Normatieve scenarioplanning
Deze schetsen een gewenst of haalbaar eindresultaat. Deze scenario's zijn meer gericht op doelstellingen dan op objectieve planning. Deze doelstellingen gaan meer over hoe het bedrijf in de toekomst zou willen functioneren dan over een organisatievisie.
Het team vraagt wat de positie van de organisatie zou kunnen verbeteren en stelt vervolgens een lijst met positieve prospects op. Vervolgens maken ze een lijst van alles wat er mis kan gaan voordat ze pessimistische scenario's identificeren. Ten slotte hanteren ze een normatieve strategie door 'best-guest'-scenario's te genereren die de toestand van de wereld nu en de realiteit ervan naar de toekomst extrapoleren.
Omdat ze een samenvatting van de veranderingen en een specifieke lijst met activiteiten bieden, worden normatieve scenario's vaak gebruikt in combinatie met andere soorten scenarioplanning, omdat ze meestal niet effectief zijn als ze alleen worden gebruikt, maar als ze worden gebruikt in combinatie met een ander soort scenarioplanning.
#4. Strategische managementscenario's
Dit soort planning, ook wel ‘alternatieve toekomsten’ genoemd, legt meer nadruk op de manier waarop de producten of diensten worden gebruikt dan op de organisatie als geheel. Dit soort planning is een van de moeilijkste, omdat het van besluitvormers vereist dat ze diepgaande kennis hebben van hun eigen organisatie, de industrie, lokale en nationale economieën, het mondiale landschap en rivalen, om zo een plan te kunnen opstellen dat werkt. .
Het positieve is dat ze planners flexibiliteit bieden bij de besluitvorming en een breed mandaat voor het vertellen van verhalen. Bedrijven huren zo nu en dan analisten of zelfs ‘futuristen’ in om te helpen met dit soort planning.
Stappen voor het uitvoeren van scenarioplanning
Zoals afgeleid van de scenarioplanning bij Shell kunnen bij het uitvoeren van de scenarioplanning de volgende stappen worden doorlopen:
#1. Kies een tijdsbestek
Het instellen van een tijdsbestek voor uw evaluatie kan u helpen bij het uitvoeren van uw scenarioanalyse. Denk na over uw doelen terwijl u uw tijdsbestek selecteert. Uw tijdsbestek kan worden beïnvloed door een aantal omstandigheden, zoals:
- De levenscyclus van uw product
- Technologisch proces.
- Het politieke klimaat in het land waarin u woont
- Analyses van uw concurrenten
#2. Identificeer de vragen die u wilt beantwoorden
Elk bedrijf is anders, net als de specificaties van elk model. De volgende stappen kunnen in gang worden gezet door de vragen te identificeren die u wilt beantwoorden. Typische vragen zijn:
- Welke technologieën zullen over drie, vijf of tien jaar nog steeds relevant zijn?
- Hoe kunt u zich zo goed mogelijk voorbereiden op een veranderend economisch klimaat?
- Welke financiële plannen moet uw bedrijf maken in geval van een nieuwe pandemie?
Zelfs als u begint met een lijst met vooraf bepaalde vragen, kan uw strategie gaandeweg variëren. Er kunnen nog meer vragen zijn die beantwoord moeten worden, zoals u ontdekt.
#3. Identificeer drijvende krachten
Hier zetten we alle variabelen op het werk op een rij die van invloed kunnen zijn op uw bedrijf. Wij zullen een STAMPER analyse om dat te doen. Het doel van dit onderzoek is om zoveel mogelijk informatie te verzamelen over externe factoren die een effect kunnen hebben op uw bedrijf. De tijd is gekomen om nauwgezet te zijn.
Vergeet niet dat dit ook geen slechte dingen hoeven te zijn. Het is belangrijk om na te denken over enkele van de meer positieve aspecten die nog steeds een aanzienlijke impact kunnen hebben, zelfs als we de neiging hebben ons te concentreren op de dingen die ons het minst zouden beïnvloeden.
Dus we beginnen:
Ø Politiek
De politieke component van dit onderzoek kijkt naar mogelijke acties van uw regering of misschien een ander land die impact kunnen hebben op uw bedrijf. Hoewel er regionale verschillen zijn in de regelgeving van de overheid, zou dit deel van het onderzoek uiteindelijk een van de eenvoudigere moeten zijn. Hier zijn enkele illustraties:
- Er is sprake van een verhoging van uw inkomstenbelastingtarief met 5% (ook wel een economisch element genoemd).
- Toenemende “administratieve rompslomp” in de sector.
- Een land waarvan u voor de productie afhankelijk bent, is verwikkeld in een handelsgeschil met de federale overheid.
- Verkiezing van een nieuwe heerser
Ø Economisch
Alles wat een financiële impact heeft op u of uw klanten valt onder de categorie economische overwegingen. Deze variabelen kunnen lokaal of op grotere schaal voorkomen, wat zou betekenen dat ze uiteindelijk invloed op u zouden hebben. Hier zijn een paar voorbeelden:
- De kosten van de grondstoffen waarvan u afhankelijk bent, stijgen enorm.
- Het werkloosheidspercentage van jouw stad neemt toe.
- Het discretionaire inkomen van uw consumenten stijgt.
- De fluctuerende wisselkoers tussen uw land en het land waarvan u afhankelijk bent
Elke sociale, demografische of culturele kwestie of gebeurtenis die een impact kan hebben op uw bedrijf en zijn sector, wordt geïdentificeerd in de sociale component van deze analyse, ook wel bekend als het onderdeel ‘Maatschappelijk’. Hier zijn een paar opmerkelijke voorbeelden:
- De bevolking van uw doelgroep wordt ouder.
- Gezondheid en fitness krijgen steeds meer aandacht van het grote publiek.
- De sociale druk om binnen te blijven wordt veroorzaakt door de pandemie.
- Influencers op sociale media hebben een grote invloed op de aankoopbeslissingen van consumenten.
Ø Technologisch
Een van de krachtigste krachten die het afgelopen jaar het bedrijfsleven heeft beïnvloed, is technologie. Alle technologische en internetgerelateerde factoren die impact hebben op uw bedrijf worden in deze krachten meegenomen. Hier zijn een paar voorbeelden:
- Mensen kunnen nu fulltime vanuit huis werken dankzij videochattechnologie.
- Het automatiseringsniveau in uw sector stijgt alarmerend.
- Het toenemende risico op ransomware en online aanvallen
- De mondiale internetconnectiviteit is aanzienlijk verbeterd.
Ø Legaal
Bij de juridische overwegingen van de analyse wordt gekeken naar zowel interne als externe wetten, regels, veiligheidsvoorschriften en beleid die van invloed kunnen zijn op het grote publiek of uw bedrijf. Hier zijn een paar uitstekende voorbeelden:
- Om de verspreiding van het COVID-19-virus tegen te gaan, heeft de overheid strikte openingstijden ingevoerd.
- Er is een COVID-19-uitbraak gedetecteerd in een van uw faciliteiten.
- U moet uw werknemers extra betalen als gevolg van de recente arbeidswetgeving.
- Sancties weerhouden u ervan zaken te doen met een bepaald land.
Ø Milieu
De omgevingselementen identificeren eventuele wijzigingen in uw lokale geografie, temperatuur of omgeving. Dit kan lokaal of mondiaal gebeuren. Hier zijn enkele illustraties:
- Uw gebied is verwoest door een aanzienlijke weerramp.
- Extreme lucht- of watervervuiling.
- Klanten zijn actief op zoek naar efficiënte, recyclebare of hernieuwbare artikelen.
- De gemiddelde temperatuur op aarde stijgt
#4. Identificeer kritische onzekerheden
Kies uit uw lijst met drijvende variabelen twee significante risico's of onzekerheden die de grootste impact op uw bedrijf kunnen hebben. Houd vervolgens rekening met de extremen van elke onzekerheid. Het kan een uitdaging zijn om er slechts twee te kiezen. Als u de vorige stap correct voltooit, heeft u een grote keuze aan rij-elementen waaruit u kunt kiezen. Houd er rekening mee dat u de procedure altijd kunt herhalen om een reeks resultaten te verkrijgen.
Het zal eenvoudiger zijn als u zowel rekening houdt met de aspecten die de meeste invloed op uw bedrijf zullen hebben als met de aspecten die zich het meest waarschijnlijk zullen voordoen binnen de door u gestelde termijn.
Financiële managers creëren verschillende scenario's wanneer zich een crisis voordoet om snel parameters vast te stellen voor hoe het bedrijf moet reageren. Deze scenario's zijn gebaseerd op de veronderstelling dat bepaalde gebeurtenissen een impact zullen hebben op het voortbestaan van de organisatie en bijgevolg een reeks acties zullen veroorzaken.
Om de implicaties voor elk onderdeel van de organisatie tijdens een crisis te begrijpen, moeten bedrijven historische gegevens met mogelijke uitkomsten integreren. Scenarioplannen kunnen leidinggevenden wat ademruimte bieden om een stap terug te doen en de economische, politieke en ecologische aspecten in overweging te nemen. Crisisscenario's moeten deze aspecten omvatten in de volgorde waarin ze het belangrijkst zijn.
#5. Ontwikkel meerdere scenario's
Het creëren van het daadwerkelijke scenario is de belangrijkste taak van scenarioplanning. U moet een situatie ontwikkelen op basis van de kenmerken en markttrends, evenals elk onderdeel dat we in de voorgaande stappen hebben geanalyseerd. Het creëren van een effectief scenario is vergelijkbaar met het maken van een scène voor een film. Nadat je een plot hebt gemaakt, moet je je verhaal daarop centreren.
Financiële teams moeten de voor- en nadelen van de strategie identificeren terwijl ze een scenario ontwikkelen en passende actie ondernemen. Het creëren van een effectief scenario is vergelijkbaar met het maken van een scène voor een film.
#6. Een scenario evalueren
Het scenarioteam kan een balans vinden tussen wilde originaliteit en vrije vormverbeelding door een methodisch, stapsgewijs proces te volgen. Op basis van uw kennis en ervaring kunt u een gefundeerd oordeel vormen.
Beoordeel met uw team de effecten van elk scenario nadat u het hebt gecreëerd. Probeer binnen het gegeven tijdsbestek vast te stellen in welke positie uw bedrijf zich momenteel bevindt en wat de mogelijke toekomst is. Bedenk welke maatregelen u kunt nemen om met het dreigende scenario om te gaan nadat u een breed beeld heeft van de vooruitzichten van uw bedrijf.
Het team moet ervoor zorgen dat elke factor die van invloed kan zijn op het probleem in overweging wordt genomen.
#7. Werk beleid en strategieën dienovereenkomstig bij
Nadat u de scenario's een tijdje in praktijk heeft gebracht, moet u uw strategisch plan herzien en het beleid herzien om de laatste marktveranderingen weer te geven. Dit moet periodiek worden gedaan om te evalueren en bij te werken. In overeenstemming met de macro-omgevingsparameters die we eerder hebben geschetst, veranderen de marktomstandigheden vaak.
Uw scenario's kunnen helpen bij het nemen van beslissingen op basis van de koers die uw bedrijf lijkt te volgen. U kunt zich voorbereiden op eventuele noodzakelijke aanpassingen aan uw bedrijf door na te denken over uw toekomstscenario. Daarom heeft u op een bepaald tijdsinterval de beoordeling nodig en moet u deze dienovereenkomstig bijwerken.
Hier wordt een typisch voorbeeld van een scenarioplanning getoond waarin rekening wordt gehouden met deze stappen: een autoproductiebedrijf, Company Alpha, met 20 jaar ervaring in de branche. Vijf jaar geleden voerden ze scenarioplanning uit en ontdekten dat er in de toekomst een punt zou komen waarop aardolie niet langer beschikbaar zou zijn. Ze begonnen zich op deze mogelijkheid voor te bereiden door drie jaar geleden een batterijfabrikant over te nemen. Om een batterij te maken die met één lading 500 kilometer meegaat, wordt er veel geld uitgegeven aan R&D. Het bedrijf maakte plannen voor zijn bestaan zonder aardolie nadat het had ingeschat hoe het aanbod zich zou kunnen ontwikkelen.
Wat zijn de soorten scenario's?
- Verkennende scenario's.
- Doelzoekende scenario's.
- Scenario's voor beleidsscreening.
- Retrospectieve beleidsevaluatie.
Scenarioplanning versus strategische planning
Het proces van het creëren van veel geloofwaardige toekomstverhalen of scenario's staat bekend als scenarioplanning. Dit houdt in dat belangrijke externe trends moeten worden gelokaliseerd en moeten worden bepaald hoe deze van invloed kunnen zijn op de omgeving waarin een bedrijf zal moeten functioneren.
Terwijl een gedeelde visie voor de toekomst, evenals de strategieën, doelen, doelstellingen en activiteiten die die visie werkelijkheid zullen maken, door een organisatie worden gecreëerd, gedocumenteerd en nageleefd via een gestructureerd proces dat strategische planning wordt genoemd.
De methode die wordt gebruikt om de toekomst voor te stellen is het belangrijkste onderscheid tussen scenario- en strategische planning:
- Een methode voor scenarioplanning begint in het heden en voorspelt hoe trends de toekomst van een organisatie kunnen beïnvloeden.
- Met een toekomstig organisatiedoel als uitgangspunt schetst een strategisch planningsproces hoe een organisatie die visie kan realiseren door terug te werken vanuit het heden.
Hulpmiddelen voor scenarioplanning
Hier is een lijst met tools die bedrijven helpen bij scenarioplanning:
Ø Scenarioanalysesoftware
Door variabelen in realtime aan te passen via een eenvoudige gebruikersinterface, kan scenarioplanningssoftware dynamische planningsmogelijkheden mogelijk maken en tegelijkertijd het proces van het ontwikkelen en modelleren van scenario's versnellen.
Ø Klantrelatiebeheersoftware (CRM)
De huidige financiële situatie, korte- en langetermijndoelstellingen en de toekomstige effecten van interne en externe gebeurtenissen voor uw bedrijf spelen allemaal een belangrijke rol bij scenarioplanning.
Informatie over verkoopvolumes uit uw CRM kan u helpen bij scenarioplanning door antwoorden te geven op problemen als:
- Wat was de omzet van het bedrijf in het meest recente kwartaal?
- Welke patronen in eerdere verkopen heb je gezien? Denk je dat ze in de toekomst nog zullen bestaan?
- Hoe groot is de kans dat een belangrijke gebeurtenis in uw branche een aanzienlijke invloed zal hebben op de omzet, positief of negatief?
Met software voor klantrelatiebeheer is meer mogelijk dan alleen het bijhouden van een database met prospects en klanten. Bij juist gebruik kan het ook een handig hulpmiddel zijn in uw gereedschapskist voor scenarioplanning.
Ø Personeelsinformatiesysteem (HRIS)
Het plannen van de personeelsbezetting, die tot 70% van de SaaS-kosten uitmaakt, is het deel van de scenarioplanning dat de meeste aandacht krijgt, samen met het voorspellen van de inkomsten. Bedrijven gebruiken het personeelsbestand als een belangrijke hefboom, en zelfs kleine aanpassingen kunnen een grote invloed hebben op hun financiële start- en landingsbaan. HRIS is daarom cruciaal voor scenarioplanning.
Het HRIS moet dienen als de enige bron van waarheid voor alle werknemersgerelateerde gegevens naarmate een bedrijf groeit en verandert. Het HRIS bevat cruciale gegevens die aannames in uw personeelsplanning ondersteunen, zoals informatie over de lonen van werknemers en inzichten met betrekking tot interne arbeidsmobiliteit. Kleine fouten of onjuiste berekeningen kunnen hier een aanzienlijke nadelige impact hebben op uw scenariomodellen.
Wat zijn de vier benaderingen van scenarioplanning?
- Identificeer de drijvende krachten.
- Identificeer kritische onzekerheden.
- Ontwikkel plausibele scenario's.
- Bespreek de implicaties van de paden.
Wat is het hoofddoel van scenarioplanning?
Het voornaamste doel is om professionals en het publiek in staat te stellen dynamisch te reageren op een onbekende toekomst.
Wat zijn de zeven fasen van het strategische planningsproces?
- Begrijp de noodzaak van een strategisch plan.
- Gestelde doelen.
- Ontwikkel aannames of uitgangspunten.
- Onderzoek verschillende manieren om doelen te bereiken.
- Kies je plan van aanpak.
- Ontwikkel een ondersteunend plan.
- Voer het strategisch plan uit.
Wat zijn de drie basiselementen van een scenario?
- De algemene context of het uitgebreide verhaal.
- De omstandigheden waardoor spelers vaardigheid en competentie kunnen aantonen bij het voldoen aan de oefenmogelijkheden, taken en doelstellingen.
- De technische details zijn nodig om scenarioomstandigheden nauwkeurig weer te geven.
Tot slot
Scenarioplanning biedt methoden voor een toekomst die onduidelijk is en daardoor behoorlijk uitdagend kan zijn. Om dit goed uit te voeren is veel kennis en samenwerking nodig.
Organisaties die met onzekerheid willen omgaan en een concurrentievoordeel willen creëren in een voortdurend veranderende zakelijke omgeving, kunnen enorm profiteren van tools voor scenarioplanning. Het is een voortdurend proces dat bedrijven helpt innovatief te blijven, en niet een eenmalige exercitie.
- Scenario-analyse: definitie, hoe het werkt, voorbeelden en belang
- Cryptocurrencies benutten tijdens kritieke scenario's: Bitcoin en noodgereedheid
- Navigeren door de toekomst: overal uw ideale flexibele werkruimte vinden
- BEDRIJFSONTWIKKELING: Betekenis, Centra, Salaris. & Unieke Ideeën
- SOORTEN ZAKELIJKE MOGELIJKHEDEN: Kansen om te proberen in 2023
