Een periodiek inventarisatiesysteem is een techniek voor het waarderen van inventaris voor financiële rapportagebehoeften waarbij de inventaris fysiek wordt geteld op vooraf bepaalde tijdstippen. Door periodieke inventarisatie als boekhoudtechniek te gebruiken, worden de kosten van verkochte goederen (COGS) berekend door aan het begin van elke periode een inventarisatie te maken, nieuwe voorraadaankopen gedurende de periode toe te voegen en de eindvoorraad af te trekken. Bedrijven die het gebruiken, vaak kleine ondernemingen, merken dat het zowel eenvoudiger te implementeren als kosteneffectiever is. In dit artikel leren we over eeuwigdurende en periodieke voorraadsystemen, periodesysteemboekhouding en een voorbeeld van een periodiek voorraadsysteem.
Periodiek voorraadsysteem
Een boekhoudkundige voorraadwaarderingsprocedure, bekend als periodieke inventarisatie, wordt uitgevoerd met vooraf bepaalde intervallen. Aan het einde van het kwartaal tellen bedrijven fysiek hun producten en gebruiken de gegevens om hun grootboek in evenwicht te brengen. Het resterende geld wordt dan aan het begin van de nieuwe periode toegepast.
Boekhoudprocedures verschillen van een eeuwigdurend beoordelingssysteem onder een periodiek beoordelingssysteem. Om het bedrag voor de normale voorraad aan het einde van het jaar te bepalen, telt het bedrijf fysiek zijn voorraad. Organisaties gebruiken schattingen voor mijlpalen halverwege het jaar, zoals maand- en kwartaalrapportages. Wanneer een accountantskantoor artikelen aanschaft om door te verkopen, wordt de inventaris van de grootboekrekening niet bijgewerkt. In plaats daarvan schrijven ze de aankopen van de tijdelijke rekening af. Elk jaar heeft een tijdelijke rekening een saldo van nul. Aan het einde van het jaar maakt de accountant het bedrag over naar een andere rekening.
Bedrijven brengen de nodige wijzigingen aan na het doen van productaankopen op een grootboekrekening. Omdat het saldo op de bijbehorende rekening van een tegenrekening wordt gesaldeerd en in de jaarrekening wordt weergegeven, is het bedoeld om het tegenovergestelde te zijn van het grootboek. Inkoopkortingen, inkoopretouren en toeslagrekeningen zijn enkele voorbeelden van tegenrekeningen. Deze accounts kunnen worden gecombineerd om netto-aankopen te produceren.
Bedrijven onderhouden leveringskosten op een andere rekening dan de primaire voorraadrekening in een periodiek voorraadbeheersysteem. Ze houden de leveringskosten bij die zijn gekoppeld aan vracht- of transportrekeningen voor inkomende voorraad. De uitgaven op deze rekening verhogen uiteindelijk de waarde van hun goederen. De vermeldingen in het dagboek worden als volgt weergegeven:
Eeuwigdurend en periodiek voorraadsysteem
Om de voorraad bij te houden, zijn er twee verschillende systemen: periodiek en eeuwigdurend. Het eeuwigdurende systeem is het meest complexe van de twee, maar het vereist veel meer administratie om bij te houden. Terwijl het eeuwigdurende systeem continu de voorraadsaldi bewaakt, voert het periodieke systeem periodiek een fysieke inventarisatie uit om het eindvoorraadsaldo en de kosten van verkochte goederen te berekenen.
Vergelijking tussen periodieke en permanente voorraadsystemen
Hieronder volgen enkele verdere verschillen tussen de twee systemen:
#1. rekeningen
Naarmate transacties met inventaris plaatsvinden, wordt het grootboek of inventarisboek continu bijgewerkt volgens het eeuwigdurende systeem. De rekening voor de kosten van verkochte goederen wordt echter helemaal niet ingevoerd in een periodiek voorraadsysteem, maar pas na een fysieke telling, die vervolgens wordt gebruikt om de kosten van verkochte goederen te berekenen.
#2. Computer netwerken
Bij een permanent inventarisatiesysteem kunnen de records niet handmatig worden bijgehouden, omdat er tijdens elke boekhoudperiode duizenden transacties op eenheidsniveau kunnen plaatsvinden. Aan de andere kant, voor zeer kleine voorraden, maakt de eenvoud van een periodiek inventarisatiesysteem het gebruik van handmatige administratie mogelijk.
#3. Uitgaven voor verkochte artikelen
Bij elke verkoop worden de kosten van de verkochte goederen continu bijgewerkt volgens het eeuwigdurende systeem. De kosten van verkochte goederen worden in plaats daarvan in één keer berekend na de boekhoudperiode onder het periodieke voorraadsysteem door alle aankopen toe te voegen aan de beginvoorraad en de eindvoorraad af te trekken. In het laatste scenario betekent dit dat het een uitdaging kan zijn om voor het einde van de boekhoudperiode nauwkeurige cijfers over de kosten van verkochte goederen te krijgen.
#4. Periode tellen
Aangezien cyclustelling afhankelijk is van betrouwbare voorraadtellingen die als basislijn in real-time kunnen worden verkregen, kan cyclustelling niet worden gebruikt met een periodiek inventarisatiesysteem.
#5. Aankopen
Afhankelijk van het type transactie worden voorraadaankopen onder het eeuwigdurende systeem geregistreerd op de voorraadrekening voor grondstoffen of op de goederenrekening en wordt ook een boeking per eenheid gemaakt in het individuele record dat voor elk voorraaditem wordt bijgehouden. Hoewel er geen individuele voorraadrecords zijn waaraan informatie over het aantal eenheden kan worden toegevoegd in een periodiek inventarisatiesysteem, worden alle aankopen geregistreerd op een aankoopactivarekening.
#6. Onderzoeken naar transacties
Aangezien de informatie op een zeer hoog niveau is geaggregeerd, is het bijna onmogelijk om via de boekhouding onder een periodiek inventarisatiesysteem te achterhalen waarom een inventarisgerelateerde fout van welk type dan ook is opgetreden. In een permanent inventarisatiesysteem, wanneer elke transactie tot op het niveau van de individuele eenheid wordt gedetailleerd, zijn dergelijke onderzoeken echter aanzienlijk eenvoudiger.
Zoals de bovengenoemde lijst aantoont, presteert het eeuwigdurende inventarisatiesysteem beter dan de periodieke inventarisatiemethode. De belangrijkste situatie waarin een periodiek systeem gerechtvaardigd kan zijn, is wanneer de inventaris extreem klein is en u deze visueel kunt beoordelen zonder dringend behoefte te hebben aan uitgebreidere inventarisgegevens. Omdat magazijnmedewerkers onbedoeld voorraadtransacties onjuist kunnen vastleggen in een eeuwigdurend systeem als ze niet goed zijn opgeleid in het gebruik ervan, kan het periodiek systeem in bepaalde situaties ook effectief zijn.
Periodiek voorraadsysteem Voorbeeld
Laten we een voorbeeld bekijken van een periodiek inventarisatiesysteem om te proberen de procedure te begrijpen.
Omdat na elke periode $ 100 aan de voorraadrekening werd toegevoegd, was de beginvoorraadrekening van de huidige periode in dit voorbeeld van een periodiek voorraadsysteem $ 1,000. De inventarisrekening zal daarom nu $ 1,100 bedragen. U zult dit bezitten. "De prijs van de goederen die te koop zijn."
Kosten van te koop aangeboden artikelen = 1000 + 100 = $1100
Volgens onze boeken hebben we de definitieve "kosten van goederen die te koop zijn". Het bedrijf weet echter nog steeds niet zeker hoeveel goederen er in die tijd zijn verkocht. Uw organisatie zal de inventaris aan het einde van de periode fysiek inspecteren. Laten we aannemen dat er 1,050 eenheden in de eindinventaris zijn. De fysiek gecontroleerde eindinventaris is $ 1,050 omdat elke eenheid $ 1 kost. We moeten $ 50 overmaken van de voorraadrekening naar "Kosten van verkochte goederen" om het verschil tussen de fysieke voorraadtelling en de voorraadrekeningen in de boeken in evenwicht te brengen.
Periodieke systeemboekhouding
Het boekhoudkundige periodieke inventarisatiesysteem omvat meer dan alleen het tellen en bewaken van voorraadniveaus; het houdt ook in dat het hele systeem wordt gedocumenteerd als een journaalboeking, zodat het zichtbaar is in de boekhouding.
Laten we ons voorstellen dat u een winkel heeft waar u vrijwel altijd koopwaar moet kopen om uw dagelijkse activiteiten uit te voeren. Stel dat uw bedrijf het periodieke voorraadsysteem gebruikt om de 'kosten van verkochte goederen' te bepalen. Uw bedrijf heeft nu op een willekeurige dag 10 voorraadeenheden van $ 1 per stuk nodig, waarvoor het tijdens de huidige boekhoudperiode contant heeft betaald. De aankoop kostte in totaal $ 10. Natuurlijk kan een deel van die voorraad veranderen in "gereed product" en in de loop van de periode worden verkocht, maar uw accountant hoeft zich daar geen zorgen over te maken. In plaats daarvan wordt er regelmatig een "aankooprekening" - een "activum" - gegenereerd voor elk gekocht voorraaditem. Dit account bevat elke voorraadaanwinst.
Onder het periodieke inventarisatiesysteem
Onder het periodieke inventarisatiesysteem houdt een bedrijf gedurende de boekhoudperiode geen wijzigingen in voorraadniveaus bij. In plaats daarvan telt het zijn inventaris regelmatig fysiek op vooraf bepaalde perioden, zoals maandelijks, driemaandelijks of jaarlijks. Het bedrijf gebruikt deze fysieke tellingen om de kosten van verkochte goederen en de eindvoorraad van de periode te bepalen.
Het periodieke inventarisatiesysteem heeft de volgende opvallende kenmerken:
#1. Aankopen:
Het bedrijf registreert niet onmiddellijk de kosten van elk verkocht item of wijzigt het voorraadsaldo na een voorraadaankoop. Om de totale kosten van de gekochte artikelen gedurende de periode bij te houden, wordt er een bedrag afgeschreven van de aankooprekening.
#2. Kosten van verkochte goederen (COGS)
Het bedrijf telt zijn voorraad fysiek na de boekhoudperiode. Na aftrek van de initiële voorraad van het totaal van de aankopen en het boeken van de eindvoorraad, wordt de kostprijs van de verkochte goederen bepaald.
Beginvoorraad met minder aankopen en eindvoorraad is gelijk aan COGS.
#3. Opname
Het bedrijf werkt de inventarisrekening niet bij elke aankoop of verkoop onder het periodieke systeem bij. Het wijzigt alleen het voorraadsaldo op basis van de fysieke telling na de maand. Als gevolg hiervan geeft de voorraadrekening mogelijk niet nauwkeurig het huidige voorraadsaldo weer.
#4. Presentatie van de resultatenrekening
De kosten van verkochte artikelen worden afzonderlijk weergegeven op de resultatenrekening onder het periodieke inventarisatiesysteem. De voetnoten bij het financieel overzicht kunnen informatie bevatten over de begin- en eindvoorraden, ook al worden deze niet expliciet weergegeven op de resultatenrekening.
De kenmerken van een periodiek inventarisatiesysteem
De volgende kenmerken zijn kenmerkend voor een periodiek inventarisatiesysteem:
#1. Fysieke telling
In dit systeem worden de verschillende niveaus van de voorraad, zoals initiële leveringen, projecten in uitvoering en gereed product, fysiek geteld om ze in de boeken vast te leggen.
#2. Geen onmiddellijke tracking
Aangezien er geen geautomatiseerde software of technologie wordt gebruikt, is er een vertraging tussen twee telsessies omdat er geen real-time tracking is tijdens de procedure. Gedurende deze periode is er geen actuele en nauwkeurige informatie over het voorraadniveau beschikbaar.
#3. Berekening van de kosten van verkochte goederen (COGS)
Tijdens dit proces wordt telkens periodiek de COGS bepaald.
#4. Moeilijk proces
De fysieke telmethode maakt het boekhoudkundige periodieke inventarisatiesysteem complex, moeilijk en misschien ondoorzichtig. Wanbeheer en discrepanties kunnen onjuiste informatie en gegevens opleveren.
#5. Bedrijfsmatige aanpak
Er moet worden vermeld dat niet elk soort bedrijf deze aanpak kan gebruiken. Kleine bedrijven die een vast soort vast goed als grondstof gebruiken of die vooral behoefte hebben aan periodieke voorraadtellingen voor interne gebruikers, kunnen daar efficiënt mee omgaan.
De bovengenoemde functies van het periodieke inventarisatiesysteem worden dus door sommige bedrijven gebruikt om een effectief en open systeem te creëren.
Stappen Voor het periodieke inventarisatiesysteem
Het periodieke inventarisatiesysteem omvat de volgende stappen:
In deze benadering worden het begin en het einde fysiek geteld gedurende een bepaalde periode.
Om de 'kosten van goederen die voor verkoop beschikbaar zijn' te berekenen, houdt het bedrijf ook rekening met alle aankopen die gedurende die tijd voor voorraad zijn gedaan.
Beginvoorraad plus aankopen is gelijk aan de kosten van de goederen die klaar zijn voor verkoop.
Bijgevolg zijn de kosten van verkochte goederen in die periode:
Voorraad beëindigen: de kosten van goederen die beschikbaar zijn voor verkoop zijn gelijk aan de kosten van verkochte goederen.
Om de efficiëntie van het systeem te verhogen, moet de onderneming zich houden aan de bovengenoemde stapsgewijze methode van deze vorm van voorraadbeheer.
voordelen
De periodieke inventarisatiebenadering heeft zo zijn eigen voordelen. Laten we ze in meer detail bekijken in de volgende punten:
- Er was een kleiner personeelsbestand nodig omdat er tussen de periodes geen fysieke telling nodig was. Hierdoor is het goedkoper omdat er geen begeleider nodig is. Gedurende die periode zal een team de voorraden behandelen, wat het bedrijf tijd en geld bespaart.
- Fysieke controles vinden pas aan het einde van de termijn plaats, zodat het reguliere werk niet wordt aangetast. Op dat moment telt, zonder de dagelijkse routine te verstoren, de betreffende afdeling waarvoor een apart personeelsbestand is toegewezen.
- Hoeveelheid is betrouwbaar bij het bevestigen van de boekhouding aan het einde van de periode, aangezien deze aan het einde van de periode fysiek wordt geïnspecteerd.
- Het is niet nodig om de status van "Onderhanden werk" of "Grondstoffen" tussen periodes te controleren. Aangezien de informatie die na het tellen wordt verzameld, wordt gebruikt om de verschillende voorraadniveaus bij te houden, inclusief grondstoffen, onderhanden werk en gereed product, wordt dit tijdens het tellen automatisch uitgevoerd.
Nadelen
Voordat u het proces toepast, is het belangrijk om op de hoogte te zijn van verschillende beperkingen naast de voordelen van het periodieke inventarisatiesysteem. Dit zijn wat ze zijn:
- In de tussenliggende periode biedt het geen gegevens over de kosten van verkochte goederen.
- Mogelijk moet er aan het einde een grote wijziging plaatsvinden omdat er weinig informatie tussen de periodes is.
- Fraude is een zeer waarschijnlijke mogelijkheid.
- Deze aanpak is niet geschikt voor grote bedrijven.
Waarom zou u een periodiek inventarisatiesysteem gebruiken?
Kleinere bedrijven met een bescheiden voorraadbeheer zijn het meest geschikt voor een periodiek voorraadsysteem. Het is eenvoudig om voor dergelijke bedrijven een fysieke inventarisatie uit te voeren. Het schatten van de kosten van goederen die over vooraf bepaalde tijdsperioden worden verkocht, is eveneens veel eenvoudiger.
Waarom is een systeem van periodieke inventarisatie beter?
De periodieke inventarisatiemethode heeft als voordeel dat er geen aparte boekhouding meer nodig is voor voorraden van grondstoffen, onderhanden werk en gereed product. Het enige dat wordt opgemerkt, zijn aankopen.
Wat is beter, eeuwigdurend of periodiek?
Over het algemeen presteert het eeuwigdurende systeem beter dan het periodieke inventarisatiesysteem. Dit is zo dat het een hands-off benadering is die weinig tot geen werk kost dankzij de computersoftware die bedrijven gebruiken. Point-of-sale-technologie maakt gebruik van streepjescodes om dingen van het schap tot aan de kassa te volgen.
Samengevat
Het begrijpen van uw voorraad is essentieel voor succes, aangezien een goed voorraadbeheer een bedrijf kan maken of breken. Terwijl kleine bedrijven en organisaties met weinig inventarisitems kunnen volstaan met de periodieke methode, zullen grotere organisaties moeten overschakelen naar een permanent inventarisatiesysteem. Ongeacht de methode voor voorraadbeheer die u kiest, besluitvormers hebben de juiste apparatuur nodig om hun voorraad met succes te beheren.
Maak gebruik van de mogelijkheden voor vraagplanning en planning van distributiebehoeften om de ideale balans te vinden tussen vraag en aanbod in uw hele onderneming.
Gerelateerde artikelen
- PERPETUAL INVENTORY SYSTEM: Definitie en alles wat u moet weten
- Aflossingsschema, leningen en berekeningen
- VOORRAADBEHEER: Gedetailleerde gids en best practices
- DIEFSTAL VAN WERKNEMERS: veelvoorkomende diefstal door werknemers, methoden om dit op te sporen en aan te pakken
- Wat is een reclamebord en hoeveel kost het in 2023?
- PERIODIEKE INVENTARISATIESYSTEEM: wat het is en hoe het werkt
- VASTGOEDBEHEERDER: Definitie, baan, taken en salaris
Referenties
