Een van de grootste problemen waarmee eigenaren van kleine bedrijven in de VS worden geconfronteerd, is diefstal door werknemers. Volgens de National Federation of Independent Business (NFIB) is diefstal door werknemers verantwoordelijk voor naar schatting 44 procent van de verliezen door winkeldiefstal. Diefstal door werknemers komt 15 keer vaker voor bij een werkgever dan bij een niet-werknemer. Volgens het Amerikaanse ministerie van Handel is diefstal of fraude door werknemers verantwoordelijk voor bijna een derde van de bedrijfsfaillissementen. In dit artikel gaan we in op tijddiefstal door werknemers, dekking tegen diefstal, hoe u diefstal door werknemers bij de politie kunt melden en hoe u omgaat met vermoedelijke diefstal door werknemers.
Diefstal van werknemers
Diefstal door werknemers is het wegnemen van de activa of eigendommen van een bedrijf voor eigen voordeel. Het dekt de meer gebruikelijke definities van diefstal, zoals het stelen van eigendommen of geld, evenals "tijddiefstal" (niet het vereiste aantal uren op het werk besteden of aan persoonlijke projecten werken terwijl het bedrijf open is).
Hoewel naar verluidt 95% van de bedrijven in het verleden te maken heeft gehad met diefstal door werknemers, zijn er stappen die u kunt nemen om dit te stoppen of te verminderen. Dit houdt in het opzetten van een organisatiebreed beleid, het coachen van uw managementteam en het doen van audits.
Diefstal van tijd door werknemers
Denkt u dat een werknemer tijd van uw bedrijf afneemt? Diefstal van werknemerstijd kan veel verschillende vormen aannemen. Bovendien kan tijddiefstal door werknemers uw bedrijf geld kosten.
Overweeg een werknemer die vijf dagen per week werkt en 15 minuten steelt van elke dienst. De werknemer ontvangt $ 10 per uur. U zou $ 12.50 per week betalen voor de tijd dat de werknemer niet werkte vanwege de tijddiefstal van de werknemer. Hoewel die lonen vandaag niet veel lijken, kunnen ze oplopen.
Stel je hebt tien medewerkers die die taak allemaal op dezelfde manier uitvoeren. U kunt tot $ 6,500 per jaar of $ 125 per week verliezen. U kunt uw bedrijf geld besparen door tijddiefstal door werknemers te voorkomen.
Soorten tijddiefstal van werknemers
Er zijn talloze variaties op tijddiefstal. In uw bedrijf moet u op uw hoede zijn voor de volgende soorten tijdfraude door werknemers.
#1. Tijd klok diefstal
Werknemers kunnen hun tijdkaarten of klokken vervalsen.
Een werknemer kan vragen dat een andere werknemer ze in- of uitklokt. Een medewerker kan hierdoor een deel of misschien wel de hele dienst overslaan.
Patty komt bijvoorbeeld te laat op haar werk. Ze belt haar collega Austin en vraagt hem haar in te schrijven op haar geplande starttijd. Patty wordt ingeklokt door Austin, maar ze komt nog 30 minuten niet opdagen. Dit is tijd stelen.
Er kunnen andere manieren zijn waarop een werknemer zijn gewerkte uren kan fabriceren. Als u de tijd van uw bedrijf op papier bijhoudt, is dit eenvoudig. Medewerkers kunnen ook eenvoudig hun tijd wijzigen door deze in te voeren in een programma.
Medewerkers ronden vaak de uren op hun tijdkaarten af. Laten we zeggen dat een werknemer het kantoor verlaat om 4:48. De werknemer kan afronden naar 5:00 als vertrektijd
#2. Verlengde pauzes
Door langere pauzes te nemen dan het pauzebeleid van uw werknemers toestaat, kunnen werknemers tijd van u stelen. Een werknemer kan een pauze nemen en vroeg vertrekken of laat blijven.
Overweeg om medewerkers een lunchpauze van 30 minuten toe te staan. Tijdens de lunch doet Jesse een boodschap. Hij komt 15 minuten te laat terug vanwege het verkeer. Hij markeert zijn tijdkaart alsof hij een lunch van 30 minuten heeft genomen, ook al nam hij een pauze van 45 minuten.
#3. Overmatige persoonlijke tijd
Werknemers die persoonlijke taken op het werk uitvoeren, stelen mogelijk van de organisatie. Wanneer individuele banen zich opstapelen, veranderen ze vaak in tijddiefstal.
Een medewerker kan talloze telefoontjes plegen om persoonlijke zaken af te handelen. Om bijvoorbeeld financiën, kinderen en andere familieleden, scholen, babysitters, gezondheidszorg en meer te beheren, kunnen ze constant aan de telefoon zijn.
Bovendien kunnen werknemers veel tijd besteden aan het uitwisselen van berichten of e-mails.
Als een werknemer een bijzaak heeft, kan deze tijdens werktijd worden uitgevoerd. Dit kan het beantwoorden van telefoontjes en het verzenden van e-mails inhouden. Of, afhankelijk van uw standplaats, kan een medewerker een klantvergadering hebben terwijl u aan het werk bent.
Er zijn misschien meer gedurfde werknemers. Ze kunnen uw tijd verspillen door dutjes te doen op het werk. De persoon werkt niet, ook al is hij op het werk wanneer hij zou moeten zijn.
#4. Diefstal van internettijd
Door het gebruik van technologie voor niet-werkgerelateerde activiteiten kunnen werknemers ook tijd stelen.
Werknemers kunnen hun tijd gebruiken om op internet te surfen. Zij kunnen onafhankelijk onderzoek doen. Ze kunnen ook online winkelen.
Het gebruik van sociale media onder bepaalde werknemers terwijl ze zouden moeten werken, is mogelijk. Ze kunnen ervoor kiezen om berichten te plaatsen en met andere gebruikers in contact te komen in plaats van alleen maar door hun sociale feeds te scrollen.
Het spelen van videogames is een andere manier waarop werknemers tijd stelen. Deze spellen kunnen worden gedownload op een werkcomputer, online worden gespeeld of op mobiele telefoons worden gespeeld.
#5. Verdwijnende medewerkers
Reizen voor werk stelt een werknemer in staat om sluwer te zijn bij pogingen tot tijddiefstal. Dit zijn onder andere werknemers zoals thuiszorgmedewerkers, schoonmakers en bezorgers.
Het kan een uitdaging zijn om uw mobiele personeel te lokaliseren. Ze kunnen hun auto stoppen en erin gaan zitten. Ze hangen misschien rond in een restaurant of coffeeshop. Of, nadat hun dienst erop zit, kunnen ze naar huis vertrekken.
Diefstaldekking voor werknemers
Dit wordt ook wel Employee Dishonesty Coverage genoemd en beschermt bedrijven tegen diefstal door werknemers. Diefstaldekking voor werknemers biedt financiële bescherming voor verlies van of schade aan geld, waardepapieren en andere eigendommen die rechtstreeks het gevolg zijn van diefstal gepleegd door een werknemer, ongeacht of die persoon geïdentificeerd is of niet, of die werknemer alleen werkt of samen met anderen.
Een van de belangrijkste dekkingsgebieden onder een typische zakelijke misdaadpolis is dekking voor diefstal door werknemers, die afzonderlijk of in combinatie met andere misdaadplannen kan worden gekocht. Een typische zakelijke eigendomspolis biedt misschien een kleine dekking voor schade veroorzaakt door criminaliteit door derden, maar sluit vaak verliezen uit die worden veroorzaakt door diefstal door werknemers. Typische commerciële vastgoedplannen laten een dekkingsgat achter, dat wordt opgevuld door Employee Theft Coverage.
Waarom is het belangrijk om werknemersdiefstaldekking te hebben?
Diefstal van werknemers is een veelvoorkomend probleem waarvan wordt aangenomen dat het bedrijven wereldwijd jaarlijks 3.7 biljoen dollar kost. Ook al zou je denken dat kleinere bedrijven minder kwetsbaar zijn, in de Verenigde Staten waren gevallen van diefstal door werknemers waarbij kleine en middelgrote bedrijven betrokken waren goed voor ongeveer 68 procent van alle gevallen. Diefstal door werknemers is volgens het ministerie van Handel verantwoordelijk voor 30% van de bedrijfsfaillissementen. Vooral tijdens recessies en moeilijke economische tijden komt diefstal door werknemers vaker voor omdat uw personeel onder meer financiële druk staat.
Kleine bedrijven zijn bijzonder kwetsbaar voor oneerlijkheid door werknemers, aangezien velen niet over het geld, de kennis of de tijd beschikken om de nodige voorzorgsmaatregelen en preventieve maatregelen te nemen. Bovendien zijn eigenaren van kleine bedrijven misschien terughoudend om de weinige mensen met wie ze dagelijks werken te identificeren als mogelijke criminelen en stellen ze veel vertrouwen in langdurige werknemers. Gegevens wijzen er echter op dat langdurige werknemers meer vatbaar zijn voor diefstal van een bedrijf dan nieuwe medewerkers. Antecedentenonderzoek is mogelijk geen nauwkeurige voorspeller van het potentiële risico op diefstal door werknemers, omdat slechts een klein aantal gevallen van werknemersfraude wordt gepleegd door personen die in het verleden zijn veroordeeld.
Diefstal door werknemers kan veel verschillende vormen aannemen, waarbij gelddiefstal en fraude met cheques twee van de meest voorkomende vormen zijn. Werknemers kunnen honderdduizenden dollars aan zakelijk geld verduisteren, producten van het bedrijf stelen om op de zwarte markt te verkopen of facturen van externe leveranciers opblazen om smeergeld te ontvangen van het bedrijf waarmee ze contracten hebben. Hoewel u misschien mensen in dienst heeft genomen in de hoop dat ze uw vertrouwen niet schenden door uw bedrijf te beroven, is het voor uw financiële belangen van cruciaal belang om uw organisatie te beschermen tegen oneerlijk gedrag van werknemers.
Wat is er verzekerd op de werknemersdiefstalverzekering?
Diefstalverzekering voor werknemers biedt dekking voor verlies van of schade aan de activa, effecten of contanten van uw bedrijf die rechtstreeks zijn toe te schrijven aan diefstal door werknemers. Diefstal kan worden gepleegd door een alleenstaande werknemer, een team van werknemers of personeel dat samenwerkt met externe partijen. Vervalsing gepleegd door werknemers valt onder de dekking voor diefstal door werknemers.
Hoe diefstal van werknemers aan te geven bij de politie
Dit zijn de algemene procedures die u kunt volgen als u diefstal door werknemers vermoedt en hiervan aangifte wilt doen bij de politie:
#1. Verzamel bewijsmateriaal
U moet zoveel mogelijk bewijs verzamelen voordat u aangifte kunt doen van diefstal door werknemers bij de politie. Dit kan bestaan uit video- of fotografisch bewijsmateriaal, transactiegegevens, getuigenverklaringen of andere relevante informatie waaruit blijkt dat de diefstal heeft plaatsgevonden.
#2. Noteer de bijzonderheden.
Noteer alle bijzonderheden van de diefstal, inclusief de tijd, datum en alle specifieke goederen of geld die zijn gestolen. Uw aangifte bij de politie moet alle andere details bevatten die u mogelijk heeft, zoals de naam van de medewerker die betrokken was bij de diefstal, hun functie en vreemd gedrag dat u mogelijk heeft gezien.
#3. Communiceer met de politie
Zoek het niet-noodtelefoonnummer van de lokale politie. Vertel de politieman dat u aangifte wilt doen van diefstal door een werknemer wanneer u het nummer belt. Geef ze alle details die je hebt verzameld en wees klaar om te reageren op eventuele vragen die ze hebben. U wordt door hen begeleid bij het indienen van uw melding.
#4. Doe aangifte bij de politie
De politie zal u regelmatig verzoeken om naar het bureau te komen om aangifte te doen van diefstal door werknemers. Als alternatief kunnen ze, afhankelijk van de situatie, een officier naar uw locatie sturen. Geef ze alle details die je kunt, en zorg ervoor dat je zo precies en grondig mogelijk bent.
#5. Help het onderzoek bij zijn werk
Wees zeer coöperatief met de autoriteiten als zij besluiten dat een formeel onderzoek vereist is. Dit kan inhouden dat u meer bewijs levert, op vragen reageert of toegang verleent tot relevante documenten. Help hen met alle verzoeken of instructies die ze hebben om een uitgebreid onderzoek te garanderen.
#6. Vraag om juridisch advies
Het kan nuttig zijn om met een advocaat te praten, vooral als bij de diefstal een aanzienlijk geldbedrag is betrokken of als u vragen heeft over het juridische proces. Gedurende de hele procedure kunnen zij u adviseren over uw rechten en plichten.
Houd er rekening mee dat de specifieke stappen kunnen veranderen op basis van waar u zich bevindt en de lokale wetshandhavingsgewoonten. Het is altijd een goed idee om advies in te winnen bij lokale autoriteiten of juridische experts om er zeker van te zijn dat u zich houdt aan de regelgeving in uw rechtsgebied.
Hoe om te gaan met vermoedelijke werknemersdiefstal
Het is een uitdaging om vermoedelijke diefstal te bespreken. Niemand wil het ergste geloven over hun werknemers, maar wanneer het bewijs zich begint op te bouwen, is er niets dat je kunt doen.
U moet actie ondernemen als u denkt dat een werknemer van u of uw andere werknemers heeft gestolen. Als het probleem wordt genegeerd, kan het uitgroeien tot een grote bron van rot voor uw bedrijf. Als er niets aan wordt gedaan, kunnen diefstallen van kantoorbenodigdheden, geld of eigendommen van collega's op de lange termijn gevolgen hebben voor uw bedrijf.
Bedrijven moeten zorgvuldig omgaan met de vermoedelijke werknemer die bij de diefstal betrokken is, voordat ze de zaak escaleren. Diefstal van werknemers is een bijzonder gevoelig onderwerp dat, indien onjuist behandeld, ernstige gevolgen kan hebben voor alle betrokken partijen, waaronder strafrechtelijke vervolging.
De acties die u moet ondernemen om een vermoedelijke werknemersdiefstal af te handelen, worden hieronder uitgelegd. Houd er altijd rekening mee dat de beste methode om vermoedelijke diefstal door werknemers aan te pakken, is om het te stoppen voordat het begint.
#Stap 1: bereid je voor
U dient te beschikken over regels en procedures waarin duidelijk staat:
- Uw organisatie staat geen enkele vorm van diefstal door werknemers toe.
- Illustraties van werknemersdiefstal
- Hoe uw bedrijf zal reageren wanneer er vermoedens van diefstal zijn
- De gevolgen van diefstal door werknemers, samen met de disciplinaire maatregelen die u zult nemen
Als schriftelijk bewijs, dat cruciaal is voor elke toekomstige rechtszaak, zijn deze documenten cruciaal voor het voorkomen en bestrijden van diefstal door werknemers.
Ze zouden moeten worden vermeld in een gedragscode voor het personeel die aan alle werknemers wordt verspreid. Zorg ervoor dat wanneer ze voor het bedrijf gaan werken, alle nieuwe medewerkers op de hoogte zijn van het beleid van de organisatie. Hoe kleiner de kans dat uw werknemers in de toekomst stelen, hoe beter ze op de hoogte zijn van het bedrijfsbeleid. Laat medewerkers een document ondertekenen waarin ze erkennen dat ze het handboek begrijpen om verantwoording af te leggen.
#Stap 2: Bewustwording bevorderen
Ga niet altijd uit van het ergste. De werknemer weet misschien niet eens dat zijn acties in sommige gevallen als diefstal kwalificeren. Een werknemer kan de beste bedoelingen hebben wanneer hij bedrijfseigendommen steelt, computergegevens kopieert om thuis aan te werken, of zich bezighoudt met tijddiefstal door persoonlijke zorgen tijdens werkuren af te handelen.
Zorg ervoor dat uw personeel op de hoogte is van de antidiefstalregels van uw bedrijf tijdens uw volgende all-hands meeting na de vermoedelijke diefstal, afhankelijk van de ernst van het verlies. Leg gewoon het antidiefstalbeleid uit en zorg ervoor dat uw personeel hiervan op de hoogte is, zonder beschuldigingen te uiten. U kunt alleen maar hopen dat de werknemer die u verdenkt van diefstal, onmiddellijk zal erkennen dat zijn acties in strijd zijn met het bedrijfsbeleid en deze zal veranderen.
Laat uw medewerkers bovendien weten dat ze in vertrouwen naar u toe kunnen komen om eventuele problemen te bespreken. Het kan voor werknemers beangstigend zijn om het management te benaderen met zorgen over een collega, dus je moet een klimaat creëren waarin ze zich veilig voelen om dat te doen.
#Stap 3: begin met het verzamelen van informatie en het uitvoeren van een onderzoek
Als je hebt vastgesteld dat er ondanks je waarschuwingen nog steeds wordt gestolen, is het tijd om een administratie bij te houden. U kunt een volledig onderzoek uitvoeren met behulp van alle tastbare bewijzen die u verzamelt.
Beelden van beveiligingscamera's, computerrecords die vreemde uitgavenpatronen onthullen, records van inventaristekorten en getuigenverklaringen kunnen allemaal als bewijs worden gebruikt. Het volledige beeld van de diefstal begint vorm te krijgen terwijl u informatie verzamelt en ondersteunend bewijsmateriaal verzamelt. Hoe sterker uw interne onderzoek zal zijn, hoe meer bewijs u zult hebben.
#Stap 4: Interview en confronteer de beschuldigde werknemer
U moet de vermeende dief interviewen als onderdeel van een grondig onderzoek. Beschrijf de klacht voor hen en toon de ondersteunende documentatie. Misschien wilt u uw juridisch adviseur erbij hebben om de ernst van de zaak uit te leggen, aangezien u geen advocaat bent.
Houd er rekening mee dat uw werknemer toestemming kan krijgen om een vakbondsvertegenwoordiger mee te nemen naar het sollicitatiegesprek als u allemaal in een vakbondsomgeving werkt. Zorg ervoor dat uw personeel op de hoogte is van hun rechten door uw cao's te controleren.
Als uw werknemer de diefstal bekent, bespreekt u tijdens het gesprek de gevolgen van zijn daden. Als u concrete bewijzen heeft, moet u deze actie ondernemen, zelfs als de werknemer niet bereid is om eerlijk te zijn. Om ervoor te zorgen dat de procedures van uw bedrijf eerlijk werden gevolgd, is het doorgaans raadzaam om deze vergaderingen te houden met ten minste één extra senior zakenman.
Hoewel de keuze uiteindelijk aan u is, moet deze niet lichtvaardig worden gemaakt.
Afhankelijk van hoe erg de diefstal was, kunt u ervoor kiezen om aangifte te doen bij de politie. Juridische stappen zouden idealiter een laatste redmiddel moeten zijn, omdat het een aanzienlijke impact zal hebben op het leven van zowel uw bedrijf als dat van uw werknemer. Zodra u het politierapport hebt ingediend, moet u ervoor zorgen dat u klaar bent voor eventuele juridische stappen.
Wat is de meest voorkomende werknemersdiefstal?
De meest voorkomende vorm van diefstal door werknemers is asset misappropriation (ACFE). Verduistering van activa is betrokken bij 86% van alle gevallen van werknemersfraude. Verduistering van activa kan variëren van directe diefstal van geld of aandelen tot de implementatie van complexe facturerings- of salarisadministratiemethoden.
Dekt oneerlijkheid van werknemers diefstal?
Een soort loyaliteitsband die u zal beschermen tegen de criminele activiteiten van uw werknemers, is een oneerlijke band met werknemers. De meeste vormen van diefstal door werknemers, inclusief pogingen om aandelen, geld of eigendommen te stelen, worden gedekt door een oneerlijkheidsgarantie voor werknemers.
Wat gebeurt er met werknemers als je steelt?
Werknemers die worden betrapt op diefstal van hun werkgever, kunnen worden onderworpen aan harde juridische gevolgen. De mogelijkheid om te worden vastgehouden en geconfronteerd te worden met beschuldigingen van diefstal is één uitkomst. Hetzelfde strafrecht wordt gebruikt om zowel werknemers die stelen van hun werkgever als degenen die stelen van iemand bij wie ze niet in dienst zijn, te vervolgen.
Samengevat
Diefstal van werknemers is een probleem dat alle organisaties treft, maar het kan grotere gevolgen hebben voor kleine organisaties. In een recent onderzoek ontdekte de Association of Certified Fraud Examiners dat organisaties met minder dan 100 werknemers een gemiddeld verlies door bedrijfsfraude zagen dat 50% hoger was dan dat van grotere bedrijven (en dat de fraude langer duurde).
Deze problemen zijn van invloed op de relaties van uw bedrijf met zijn partners en klanten, evenals op de cultuur, het moreel van het personeel en de financiële prestaties. Dit artikel zou u moeten helpen bij het verlagen van uw risico's door u te helpen de hoofdoorzaken, waarschuwingsindicaties en risicobeperkende strategieën te begrijpen.
Gerelateerde artikelen
- TIJDDIEFS: Betekenis, hoe het te herkennen en hoe het te verminderen
- BESTE KREDIETMONITORING SERVICE IN 2023
- Is diefstal op de werkplek een grote zorg voor bedrijven?
- E-commercebedrijf: ideeën, modellen en 2023 Startgids
- KLEINE BEDRIJFSVERZEKERING FLORIDA: beste aanbieders en alles wat u moet weten
- HUBSPOT VS SALESFORCE: wat is de beste CRM-software voor jou
- Hoe een gestolen telefoon in Nigeria te volgen
Referenties
