Quando si tratta di completare qualsiasi progetto, devi sapere come arrivare dall'inizio alla fine. Sebbene possa sembrare semplice o che riguardi solo le faccende domestiche, la verità è che le pietre miliari sono l'elemento più significativo. Sì, devi svolgere le responsabilità che ti sono state assegnate nel progetto. E devi avere in mente l'obiettivo finale. Tuttavia, se non stabilisci pietre miliari durante tutto il progetto, sarà difficile mantenere il ritmo richiesto o determinare se sei sulla strada giusta. È qui che entrano in gioco le pietre miliari del progetto. Vediamo cosa significa pietra miliare nella gestione del progetto ed esempi tipici delle pietre miliari.
Quali sono le pietre miliari del progetto?
Le pietre miliari del progetto sono compiti particolari che devono essere completati per il progetto entro un determinato lasso di tempo. Questi sono i punti nella sequenza temporale in cui ti aspetti di avere un livello misurabile di lavoro finito che può essere consegnato a un project manager o persino a un cliente. Le pietre miliari dovrebbero essere più significative delle piccole faccende che completi ogni giorno. Questo perché mirano a informarti se completerai o meno il progetto nei tempi previsti.
Qual è una pietra miliare nella gestione dei progetti?
Una pietra miliare è un momento determinante nel ciclo di vita di un progetto che viene utilizzato per tenere traccia dei progressi verso l'obiettivo finale. Una pietra miliare nella gestione del progetto funge da indicatore per la data di inizio o fine di un progetto, valutazioni esterne o input, controlli di budget, presentazione di un importante risultato finale e così via. È un punto di riferimento che denota un evento significativo o un punto decisionale diramato all'interno di un progetto.
Perché le pietre miliari del progetto sono importanti?
Le pietre miliari assicurano che la tua squadra stia procedendo nella giusta direzione. Ma non è tutto.
Ecco un paio di altre cose che puoi fare con le pietre miliari:
- Crea un buon piano di progetto e una buona struttura.
- Tieni d'occhio lo stato di avanzamento del progetto.
- Identifica potenziali colli di bottiglia.
- Determina quando il progetto sarà realizzato.
L'ultimo punto è utile quando devi rispondere alla domanda preferita del tuo stakeholder: "Hai già finito?" "
Come impostare le pietre miliari del progetto
Come si fa a creare pietre miliari del progetto? Richiederà un esame dettagliato dello scopo generale del progetto e dei lavori che lo compongono. Cosa bisogna fare per considerare il progetto un successo? Fai un elenco dei risultati finali che devi produrre e del lasso di tempo che è stato impostato. Potresti voler stabilire una scadenza prima di quella concordata per darti un po' di margine in caso di complicazioni.
Quindi, annota tutte le attività importanti che devono essere completate lungo la strada per rispettare la scadenza. Quali sono le responsabilità primarie che indicherebbero che sei sulla buona strada? Queste sono le pietre miliari del progetto. Potresti averne uno ogni mese per un progetto a breve termine e uno ogni trimestre per un progetto a lungo termine. L'idea è quella di avere una configurazione che funzioni per il tipo di progetto su cui stai lavorando.
Tieni presente che una pietra miliare non deve essere una singola attività. Potrebbe trattarsi di un gruppo di lavoretti, oppure potrebbe essere la finitura della componente di design del progetto o la finalizzazione dei progetti. La tua pietra miliare potrebbe essere qualsiasi di una varietà di cose. La caratteristica più cruciale è che è fondamentale per il completamento del progetto e indicherà se sei sulla buona strada o meno.
Chi crea una pietra miliare del progetto nella gestione dei progetti?
Quando si tratta di creare pietre miliari del progetto, dovrebbe essere coinvolta una varietà di parti interessate. Per prima cosa, parla con il cliente di ciò che vuole veramente dal progetto. Determinano il risultato finale e voi due (e possibilmente un capo o un manager) decidete la scadenza per quel risultato finale. Questo ti aiuta a pianificare tutto ciò che deve essere fatto nel frattempo e iniziare il processo di definizione delle pietre miliari.
Dovresti anche discuterne con il cliente consegne intermedie che desiderano. Potrebbero volerti fornire aggiornamenti minori durante il progetto. Potrebbero avere altri risultati finali che vorrebbero vedere mentre stai lavorando al progetto. In uno di questi scenari, quei tipi di documenti e aggiornamenti saranno pietre miliari che vuoi evidenziare e assicurarti di soddisfare per mantenere soddisfatto il tuo cliente. Questi possono avere scadenze che tu e il cliente, o tu e la tua direzione, concordate in anticipo.
A cosa prestare attenzione quando si crea una pietra miliare nella gestione dei progetti
Quando si tratta di pietre miliari del progetto, ci sono alcune cose da tenere a mente. Devi tenere d'occhio ognuna di queste cose per rimanere in pista e raggiungere l'obiettivo. Se non consideri tutti questi fattori durante la creazione del grafico e della sequenza temporale, potresti trovarti in guai seri quando arriva il momento di eseguire il progetto finale. Potresti scoprire che non stai completando le attività in tempo, il che non sarà accettabile per la tua direzione o i tuoi clienti.
# 1. Dipendenze
Le dipendenze sono una delle prime cose da considerare quando si impostano le scadenze e le pietre miliari del progetto. Ovunque uno dei membri del tuo team o uno dei tuoi team più piccoli dipenda da un altro è una potenziale fonte di problemi. È un luogo in cui potrebbe esserci un ritardo nel trasferimento, con il risultato che il team o l'individuo seguente non sono in grado di eseguire l'attività che è stata loro assegnata. Questo è qualcosa da tenere a mente quando si crea una pietra miliare.
#2. Ritardi che sfuggono al tuo controllo
Quando parliamo di ritardi al di fuori del tuo controllo, ci riferiamo a problemi con l'ottenimento di forniture o l'ottenimento di articoli da commercianti esterni. Questi problemi possono verificarsi per una varietà di cause e in qualsiasi momento durante l'impostazione e l'esecuzione del progetto. Potresti ritrovarti con qualcosa che non è corretto o che non arriva affatto. Potrebbero esserci complicazioni con i fornitori o persino la spedizione di cose nella tua posizione. Devi tenere conto di ciascuno di questi fattori mentre sviluppi le tue pietre miliari.
#3. Ritardi di squadra
I ritardi di squadra sono cose che accadono all'interno della tua squadra. Queste sono cose come qualcuno che si ammala o la tua squadra sciopera. Ci sono vari modi in cui le persone dei tuoi team potrebbero rallentare il processo, intenzionalmente o meno, e vuoi essere preparato a qualsiasi possibilità. Ci saranno sempre alcune cose al di fuori del tuo controllo all'interno del team, o rallentamenti di cui non puoi tenere conto, ma per la maggior parte, puoi creare buffer per affrontarli.
#4. Cambiamenti nel Cliente
Mentre stai lavorando a un progetto, è sempre probabile che il tuo cliente apporti modifiche lungo la strada. Devi assicurarti di essere preparato per qualsiasi tipo di modifica che potrebbero richiedere e che le tue pietre miliari siano aggiornate per riflettere questo. Se un cliente apporta una modifica a una delle pietre miliari, fagli sapere in che modo influisce sulle altre pietre miliari e sul periodo di tempo complessivo. È meglio cercare di rimanere in pista il più possibile, ma non sarà sempre possibile. Sii chiaro con i clienti sulle implicazioni dei loro aggiustamenti per il progetto.
#5. Tempistiche più lunghe del previsto
Il tuo team ti fornirà tutti i tempi e le stime per quanto tempo impiegheranno i vari aspetti del progetto. La cosa migliore che puoi fare è incorporare un buffer in queste regioni per assicurarti di essere preparato per ulteriori ritardi. Qualcosa che credevi avrebbe richiesto una settimana potrebbe richiedere due settimane, mentre qualcosa che pensavi avrebbe richiesto un giorno potrebbe richiedere diversi giorni o più. Concedi un po' di tempo in più per ogni lavoro in modo da non rimanere indietro se qualcosa non va come previsto.
#6. Bisogni imprevisti
Potresti iniziare a lavorare sul tuo progetto solo per sapere che ci sono requisiti aggiuntivi che non avevi previsto. Forse pensavi di cavartela con il progetto che hai, solo per scoprire che non funzionava. O forse ti aspettavi che il cliente fornisse un articolo specifico per il progetto, ma non l'ha fatto. Tutte queste esigenze impreviste avranno un impatto sulla tua capacità di raggiungere i traguardi che hai fissato, il che significa creare spazio aggiuntivo.
Quali sono alcuni esempi di pietre miliari del progetto?
Ora che sai cos'è una pietra miliare della gestione del progetto, diamo un'occhiata ad alcuni esempi di eventi comunemente usati come pietre miliari del progetto:
Ecco cinque esempi tipici di pietre miliari del progetto:
- Approvazione del progetto
- Esamina i requisiti
- Approvazione del progetto
- Pietre miliari per ogni fase del progetto
- È richiesta l'autorizzazione finale.
Diamo un'occhiata a ciascun esempio di traguardo del progetto in modo più dettagliato:
Esempio n. 1 di una pietra miliare del progetto: approvazione del progetto
Questa è in genere la prima pietra miliare significativa nel ciclo di vita di un progetto.
Quando un importante stakeholder del progetto o una dirigenza senior approva il progetto, dà al team di progetto il via libera per iniziare a lavorarci.
Esempio n. 2 di una pietra miliare del progetto: Revisione dei requisiti
Per questo traguardo importante, devi esaminare un piano di progetto con i tuoi clienti e identificare ciò che il progetto richiederà.
Una volta che tutto questo è stato accettato, puoi iniziare a lavorare sul progetto.
Esempio n. 3 di pietre miliari del progetto: approvazione del progetto
Ora hai completato tutti i requisiti del progetto. Lavoro eccellente.
Ora, tuttavia, è il momento di creare il design del progetto e mostrarlo al cliente o agli stakeholder.
Sfortunatamente, è probabile che ti forniscano molti input e urlino queste tre frasi terribili ... "fallo ancora una volta"
E quando alla fine piace e lo approva (dopo un milione di tentativi!), hai raggiunto un altro traguardo importante.
Esempio n. 4 del traguardo del progetto: traguardi della fase del progetto
Il tuo progetto è ora ben avviato e il tuo team è al lavoro per sviluppare e implementare la soluzione proposta.
Lavorare a un progetto, d'altra parte, non è solo un'attività lunga e prolungata.
Un progetto è in genere suddiviso in fasi come "la fase di sviluppo" e "la fase di test".
Utilizziamo le pietre miliari alle date di "inizio" e "fine" di ciascuna fase per distinguere chiaramente tra queste fasi.
Non è conveniente?
Esempio n. 5 di una pietra miliare del progetto: approvazione finale
Consideriamo questo:
La tua squadra ha completato la costruzione del prodotto e, dopo numerosi test e ispezioni, sei finalmente pronto.
Ma non eccitarti ancora troppo.
Devi comunque trasmetterlo al le principali parti interessate.
Se il progetto soddisfa gli standard, le parti interessate offrono fisicamente la loro approvazione. (Forse non letteralmente.)
Il tuo team potrebbe finalmente alzare un bicchiere per la conclusione del progetto; hai raggiunto il traguardo finale!
Questi esempi di pietre miliari si applicano a qualsiasi progetto, indipendentemente dal settore. Tuttavia, in qualità di project manager, puoi creare le pietre miliari del progetto che ti aiuteranno nella pianificazione, esecuzione e monitoraggio dello stato di avanzamento del tuo progetto.
Conclusione
Quando si arriva al punto, le pietre miliari del progetto sono ciò che fa andare avanti te e il tuo progetto. Hanno la responsabilità di assisterti nel raggiungimento dei tuoi obiettivi e nel fornire i risultati al tuo cliente. Sono gli elementi che ti faranno sapere se il tuo personale sta eseguendo correttamente il proprio lavoro e ti permetteranno di rispettare tutte le tue scadenze. Tuttavia, è anche essenziale essere preparati per i problemi lungo il percorso. Puoi seguire gli esempi di pietre miliari del progetto per creare una pietra miliare per il tuo progetto. Sapere come impostare e pianificare le pietre miliari può aiutare te e il tuo team a prepararvi meglio.
Domande frequenti sulle pietre miliari del progetto
Qual è la durata di una pietra miliare?
Le pietre miliari di solito non hanno durata; tuttavia, alcune pietre miliari potrebbero richiederne una. Ad esempio, supponiamo che il tuo progetto abbia un traguardo di approvazione dopo una fase e tu sappia che la procedura di approvazione richiederebbe una settimana.
Qual è la pietra miliare del progetto nella gestione del progetto?
Le pietre miliari nella gestione del progetto vengono utilizzate per contrassegnare la data di inizio o fine di un progetto, valutazioni esterne o input, controlli di budget, presentazione di un importante risultato finale e così via.
- Strategia di abilitazione alle vendite: guida semplice per costruire una strategia efficace
- COME ATtrarre INVESTITORI NELLA TUA ATTIVITÀ [Guida alla padronanza]
- Che cos'è la gestione del rischio di progetto? Passaggi nella creazione di un piano di valutazione del rischio
- Gestione dell'ambito del progetto: definizione ed esempi di piani di gestione dell'ambito
