Tutti hanno provato la terribile sensazione di vedere una considerevole quantità di denaro prelevata dai loro stipendi per lo zio Sam. Il calcolo delle imposte sui salari dei dipendenti di solito ispira lo stesso livello di entusiasmo per le aziende che gestiscono manualmente i salari. I datori di lavoro dovrebbero essere consapevoli delle numerose tasse da trattenere, a quali devono contribuire o pagare integralmente con il proprio reddito e i calcoli fondamentali anche se esternalizzano l'obbligo cruciale a un fornitore di buste paga o utilizzano un sistema di buste paga automatizzato. In questo post discuteremo su come calcolare manualmente le imposte sui salari in luoghi come la California e la Florida negli Stati Uniti.
Come calcolare le imposte sui salari
Il libro paga è lo stipendio che un datore di lavoro deve ai lavoratori per un tempo predeterminato o in un giorno specifico. Pertanto, se ne occupa il reparto contabilità o risorse umane di un'azienda. Le buste paga per le piccole imprese possono essere gestite direttamente dal titolare o da un collega.
Il libro paga viene sempre più esternalizzato a società specializzate che gestiscono l'elaborazione di stipendi, benefici per i dipendenti, assicurazioni e compiti contabili, comprese le ritenute fiscali. Queste soluzioni includono la documentazione relativa alle buste paga in formato digitale, nonché altri servizi abilitati dalla tecnologia all'avanguardia necessari per le economie dei concerti e dell'outsourcing. Inoltre, pagano i dipendenti in modo più rapido e conveniente.
L'elenco dei dipendenti di un'azienda e la remunerazione spettante a ciascuno può anche essere definito libro paga. Il libro paga è una spesa significativa per la maggior parte delle aziende ed è quasi sempre deducibile, il che significa che il costo può essere sottratto dal reddito lordo per ridurre il reddito imponibile. Gli straordinari, l'indennità di malattia e altri fattori potrebbero anche far variare la busta paga da un periodo di paga a un periodo di paga.
Cosa sono le tasse sui salari?
La previdenza sociale, che detrae il 6.2% del tuo stipendio fino a $ 132,900, è inclusa nelle imposte sui salari. Medicare è finanziato in parte dalle imposte sui salari, che detraggono l'1.45% del tuo reddito. Le tasse sui salari sono pagate anche dai datori di lavoro. La tua azienda contribuisce con l'1.45% del tuo reddito a Medicare e loro pagano il 6.2% del tuo reddito, dando al governo un totale del 12.4% dei tuoi guadagni.
Come calcolare le imposte sui salari
La tua azienda e le regole della tua zona determineranno come dovresti calcolare le tasse sui salari. Tuttavia, QuickBooks ha offerto alcuni principi generali di seguito. Calcolare il compenso lordo dei tuoi dipendenti è il primo passo.
#1. Calcola la retribuzione lorda dei tuoi dipendenti
Utilizzando la retribuzione del dipendente e i periodi di paga pianificati, puoi calcolare il suo compenso lordo. La maggior parte delle aziende paga i dipendenti settimanalmente, bisettimanalmente o mensilmente. Le ore lavorate durante il periodo di paga moltiplicate per la retribuzione oraria produrranno la retribuzione lorda per un lavoratore orario. L'equazione si legge come segue:
Tariffa oraria x ore totali lavorate nel periodo di paga = retribuzione lorda
#2. Prendi le detrazioni al lordo delle imposte
È necessario tenere conto delle detrazioni dopo aver calcolato il compenso lordo. Potrebbero esserci altre detrazioni al lordo delle imposte oltre a queste detrazioni fiscali. Le detrazioni al lordo delle imposte sono costituite da:
- Piani per la pensione, inclusi 401 (k) s
- Piani per l'assicurazione sanitaria
- Contributi ai Conti Flessibili di Spesa (FSA) o ai Conti di Risparmio Sanitario (HSA)
- Alcune polizze assicurative sulla vita
#3. Detrarre le tasse (FICA, disoccupazione e imposte sul reddito)
Il saldo del tuo compenso viene tassato dopo che sono state effettuate le trattenute al lordo delle imposte. Il 7.65% è l'aliquota fiscale FICA, che consiste del 6.2% per le tasse di previdenza sociale e dell'1.45% per Medicare.
Il W-4 del tuo dipendente e qualsiasi normativa federale, statale o locale applicabile determineranno le altre aliquote fiscali. Le tasse federali di disoccupazione sono pagate dai datori di lavoro, sebbene non corrispondano alle detrazioni fiscali sul reddito. Puoi anche scoprire quante tasse federali sul reddito devono i tuoi dipendenti utilizzando l'Income Withholding Assistant fornito dall'IRS.
#4. Eventuali detrazioni volontarie devono essere prelevate dai salari rimanenti
Questi possono essere costituiti da:
- Donazioni Roth a 401(k)s
- Piani per l'assicurazione sulla vita
- Piani per l'assicurazione per l'invalidità a lungo termine
- Pignoramenti di salari
- Tasse sindacali
L'importo residuo al netto delle tasse e di altre ritenute alla fonte è ciò che il dipendente riceve come retribuzione da portare a casa.
Come calcolare manualmente le imposte sui salari
Pagare ai dipendenti i loro stipendi al netto delle imposte manualmente anziché automaticamente comporta l'esecuzione manuale dei calcoli. Il libro paga manuale è ancora una scelta comune perché è meno costoso e abbastanza semplice per chiunque abbia un'esperienza finanziaria, anche se molte organizzazioni utilizzano il software del libro paga per accelerare il loro libro paga.
Procedure per calcolare manualmente le imposte sui salari:
#1. Un modulo W-4 deve essere compilato da ciascun dipendente.
Lo stato di un dipendente viene verificato su un modulo W-4 dall'IRS, che consente al datore di lavoro di trattenere l'importo appropriato dell'imposta federale sul reddito dalla busta paga. Se risiedi all'estero, il tuo governo federale richiede senza dubbio che venga compilato un modulo comparabile quando viene assunto un nuovo dipendente. Si prega di inviare questo modulo il prima possibile.
#2. Verifica che la tua azienda abbia un EIN e sia registrata.
Affinché la tua azienda sia legalmente in grado di assumere personale e trattenere le tasse, devi registrarti presso il governo. Riceverai un numero dopo la registrazione, spesso noto come Employer Identification Number (EIN). Quando un dipendente presenta la dichiarazione dei redditi alla fine dell'anno, questo numero consente all'autorità fiscale di identificare per chi lavora. Puoi richiedere un EIN online su IRS.gov se non ne hai già uno.
#3. Seleziona Un ciclo di pagamento.
I datori di lavoro vengono pagati da alcune società alla fine di ogni settimana, mentre i dipendenti di altre società vengono pagati ogni due settimane o alla fine di ogni mese. Scegli ciò che ha più senso per la tua azienda, ma tieni presente che le leggi locali sul lavoro possono imporre programmi di pagamento rigorosi.
#4. Creare un sistema per il monitoraggio della compensazione.
Hai bisogno di un meccanismo per tenere traccia delle ore lavorate, delle ferie prese, ecc. in modo che il tuo libro paga sia accurato al termine di ogni periodo di paga. La maggior parte delle organizzazioni lo esegue elettronicamente utilizzando un software di monitoraggio del tempo, che consente anche ai dipendenti di accedere e uscire dai turni. Devi semplicemente assicurarti di registrare qualsiasi periodo di ferie non retribuito che i tuoi dipendenti prendono entro un periodo di paga se ricevono uno stipendio definito.
#5. Calcola manualmente le buste paga.
Calcola i guadagni di ciascun dipendente per il periodo di paga (tasso di paga moltiplicato per il numero di ore lavorate), quindi sottrai eventuali tasse statali o federali dovute da questo totale. È inoltre possibile detrarre eventuali commissioni pagate dai membri del personale per aderire a un sindacato oa un piano sanitario di gruppo. Il compenso netto del dipendente è il saldo.
#6. Esegui il libro paga manualmente.
Il modo migliore per mantenere una forza lavoro felice è garantire che tutti ricevano i loro stipendi nei tempi previsti. Assicurati che i tuoi calcoli sulle buste paga siano stati completati in tempo per pagare tutti alla stessa data, sia che tu paghi i tuoi dipendenti tramite deposito diretto o stampando assegni e distribuendoli. La maggior parte delle persone che gestiscono le buste paga inseriscono manualmente la retribuzione lorda, la retribuzione netta e le detrazioni di ciascun dipendente su un foglio di calcolo. Ciò semplifica la conservazione dei registri e il controllo dei numeri prima di eseguire il libro paga.
#7. Effettua pagamenti delle tasse.
Sei quindi tenuto a rimborsare al governo tutte le tasse trattenute dai tuoi stipendi. Le tasse possono essere pagate annualmente, trimestralmente o mensilmente. I datori di lavoro devono ora inviare i pagamenti delle tasse utilizzando il sistema elettronico di pagamento delle tasse federali (EFTPS). Per effettuare pagamenti ricorrenti, puoi anche registrare la tua azienda e collegarti alla tua banca sul sito Web EFTPS.
Come calcolare le imposte sui salari in California
Se lavori come dipendente, il tuo datore di lavoro è in genere tenuto a detrarre varie tasse dal tuo reddito, comprese le ritenute fiscali federali, la previdenza sociale e le tasse Medicare. Inoltre, in California, puoi scegliere di prendere volontariamente detrazioni dalla tua paga, come quelle per la pensione, l'assistenza sanitaria o altri costi. Ci sono quattro stati su come calcolare le tasse sui salari in California:
#1. Imposta sul reddito personale della California (PIT)
La PIT è una tassa sul reddito dei cittadini e dei non residenti della California percepito all'interno dello stato. Il California Franchise Tax Board (FTB) e PTI collaborano per gestire questo programma per conto del governatore. Gestiscono anche la rendicontazione, la riscossione e l'applicazione delle trattenute salariali PIT. Sulla base del certificato di indennità di ritenuta del dipendente (modulo W-4 o DE 4) registrato presso la propria azienda, anche il California PIT viene trattenuto dai salari dei dipendenti. Non esiste quindi un salario massimo imponibile. Il modulo W-4 o DE 4 del dipendente viene utilizzato per determinare il tasso di ritenuta. L'imposta non ha nemmeno un limite massimo.
#2. Tassa sulla formazione professionale (ETT)
L'ETT è una tassa pagata dal datore di lavoro che fornisce finanziamenti per la formazione dei dipendenti in aree specifiche per aumentare la competitività delle aziende della California. Finanziamento ETT...
- Incoraggiare un mercato del lavoro forte.
- Aiuta i datori di lavoro a fare investimenti in uno staff competente ed efficiente.
- Migliorare le competenze di coloro che forniscono o generano beni e servizi.
#3. Tassa sull'assicurazione statale per l'invalidità (SDI).
Il programma SDI offre quindi ai lavoratori pagamenti di indennità temporanee per malattie, infortuni o gravidanze non legate al lavoro. I benefici del congedo familiare retribuito (PFL) sono offerti anche tramite la tassa SDI. PFL è un componente di SDI e fornisce benefici a coloro che non sono in grado di lavorare a causa di:
- Prendersi cura di un familiare gravemente malato.
- Conosci un nuovo bambino.
- Partecipa a un evento di qualificazione perché un parente presta servizio nelle forze armate.
SDI viene tolto dalle buste paga dei dipendenti. I datori di lavoro detraggono anche una parte della retribuzione per SDI a un determinato tasso.
#4. Tassa sull'assicurazione contro la disoccupazione (UI).
Un programma nazionale gestito dal Dipartimento del lavoro degli Stati Uniti ai sensi del Social Security Act include il programma UI. Le persone che sono disoccupate senza colpa propria ricevono prestazioni provvisorie.
Il datore di lavoro copre i benefici UI. I datori di lavoro che sono soggetti a tassazione devono pagare una percentuale dei primi $ 7,000 di stipendio dati a ciascun dipendente all'anno. L'importo dei salari imponibili e il piano tariffario UI vengono decisi annualmente. Il 3.4% (034) viene pagato dai nuovi datori di lavoro per un periodo da due a tre anni. Ogni dicembre, forniamo ai datori di lavoro un avviso della loro nuova tariffa. L'aliquota fiscale più alta del 6.2% moltiplicata per $ 7,000 si traduce in un'imposta massima di $ 434 per dipendente all'anno.
Il governo e alcune organizzazioni senza scopo di lucro hanno a disposizione modalità rimborsabili per finanziare l'assicurazione contro la disoccupazione. Pertanto, rimborsano integralmente tutti i benefici concessi ai loro ex lavoratori al Fondo UI, dollaro per dollaro.
Altre imposte correlate relative alla California sono:
Contributi del datore di lavoro
La maggior parte dei datori di lavoro paga le tasse UI in base alla loro aliquota UI e sono imprese soggette a tassazione. I datori di lavoro in organizzazioni pubbliche e senza scopo di lucro che scelgono un modo alternativo sono anche indicati come datori di lavoro rimborsabili. I datori di lavoro nelle scuole hanno la possibilità di partecipare al Fondo per i dipendenti scolastici, una strategia di finanziamento rimborsabile unica.
Salari
I salari sono il ragionevole valore finanziario di benefici non monetari come vitto e alloggio, indipendentemente dal fatto che siano forniti in assegno o in contanti come compenso per i servizi personali di un dipendente. Tutte e quattro le imposte sui salari sono generalmente applicate ai salari. Tuttavia, le imposte sui salari e la ritenuta d'acconto PIT non sono richieste per tutti i lavori.
Come calcolare le imposte sui salari in Florida
La Florida è ben nota per le sue spiagge, gli alligatori, i pensionati e la mancanza di imposta sul reddito delle persone fisiche. Inoltre, i governi locali riscuotono spesso tasse sulla proprietà nonostante il fatto che lo stato nel suo insieme non lo faccia. Di conseguenza, secondo la ricerca più recente della Tax Foundation, nel 11 la Florida aveva l'undicesimo carico fiscale statale e locale più basso del paese. Uno dei nove stati che non calcoleranno le imposte sui salari come imposta sul reddito è la Florida. I benefici della previdenza sociale, le pensioni e altri redditi pensionistici sono esentasse per i pensionati e la Florida non ha tasse di proprietà o di successione. Allora come vengono pagate le strade e le scuole della Florida? Le vendite e l'utilizzo delle imposte, così come le imposte sul reddito delle società, sono le sue principali fonti di reddito.
Imposta sulle vendite e aliquote dell'imposta sulle vendite
A meno che la vendita non sia esente da tasse, la Florida riscuote un'imposta sulle vendite e sull'uso del 6%. Tra i prodotti esenti dall'imposta sulle vendite e sull'uso ci sono i medicinali e la maggior parte dei generi alimentari.
Imposta sul reddito delle società
Tutte le società con operazioni o reddito nello stato della Florida sono, quindi, soggette a tassazione. Le società inizieranno a pagare un'aliquota fiscale del 5.5% nel 2023.
La Florida utilizza il reddito imponibile federale della società come punto di partenza per il calcolo delle imposte sulle società prima di consentire eventuali vantaggi fiscali applicabili. Gli esempi includono i salari dati ai dipendenti e gli sgravi fiscali sugli investimenti in Florida.
Imposta di proprietà ed esenzioni
La Florida non ha una tassa sulla proprietà immobiliare, ma le singole contee possono farlo. Inoltre, le contee della Florida offrono esenzioni ai proprietari di immobili qualificati che possono ridurre il carico fiscale annuale sulla proprietà. Anziani e disabili, veterani e personale militare attivo, primi soccorritori disabili e altri potrebbero trarne beneficio.
Qual è la fascia fiscale federale?
Per il 2022 e il 2023, ci sono sette scaglioni di imposta federale sul reddito: 10%, 12%, 22%, 24%, 32%, 35% e 37%.
Qual è l'aliquota fiscale federale per qualcuno che guadagna $ 60,000 all'anno?
Anche se $ 60,000 rientrano nella fascia d'imposta del 22%, solo il reddito che rientra nell'intervallo della fascia è soggetto all'aliquota d'imposta del 22%. Il 10% dei primi $ 10,275 è tassato.
Quanta tassa federale dovrebbe essere trattenuta su $ 99,000?
Se guadagni $ 99,000 all'anno e risiedi nella regione di New York, USA, dovrai pagare $ 27,765 di tasse. La tua retribuzione netta annuale sarà rispettivamente di $ 5,936 o $ 71,235.
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Riferimenti
