La gestione dei viaggi e delle spese è un compito significativo, sia che tu abbia 50 persone che viaggiano per lavoro o 5,000. I responsabili finanziari di tutto il mondo incontrano difficoltà nel raccogliere e riportare accuratamente tutte le spese relative ai viaggi. Le cose, per fortuna, sono migliorate negli ultimi anni. Con le tecnologie odierne non sono più necessari rapporti cartacei sulle spese, processi manuali di rimborso e approvazioni avanti e indietro. In questa guida esamineremo la gestione dei viaggi e delle spese. Evidenziamo i sintomi che i tuoi processi potrebbero non essere aggiornati, nonché le soluzioni disponibili per aiutarti a migliorare i tuoi processi.
Gestione delle spese di viaggio
L'obiettivo della gestione dei viaggi e delle spese (T&E) è compilare tutti i costi vivi associati ai viaggi di lavoro in modo che possano essere detratti dal reddito imponibile. I voli, l'alloggio e i trasporti pubblici per i viaggi di lavoro sono generalmente rimborsati nella loro interezza nella maggior parte dei paesi. Il fatto che il costo dei pasti sia interamente rimborsabile o meno varia da paese a paese. Che sia per un evento, un viaggio di lavoro o una cena con un cliente nella tua città, negli Stati Uniti il costo di cibi e bevande è parzialmente deducibile. Al contrario, nel Regno Unito, tutte le spese relative a cibo e bevande sono interamente deducibili. Sebbene le normative locali possano variare, è comunque importante che le aziende tengano registri accurati di tutte le spese deducibili dalle tasse. Rendicontazione finanziaria e detrazioni fiscali sono solo due dei molti usi del software T&E. È possibile prendere decisioni fiscali migliori con informazioni complete a portata di mano.
Inoltre, l'amministrazione delle spese di viaggio e spese (T&E) comporta l'elaborazione e la loro registrazione per le detrazioni fiscali. La giurisdizione in cui ha sede la società influisce sulla definizione legale di ciò che costituisce una spesa fiscalmente deducibile. Inoltre, affinché questi acquisti possano essere considerati una detrazione fiscale legittima, devono essere correlati all'attività commerciale. L'organizzazione fiscale di ciascuna nazione determina anche le particolari procedure di rendicontazione delle spese. Per massimizzare e ridurre la tua responsabilità fiscale, devi divulgare tutte le spese rilevanti, indipendentemente da dove risiedi.
I costi tipici per i viaggi di lavoro sono i seguenti:
- Alloggio: alloggio, alberghi
- Trasporti: aereo, treno, autobus, auto a noleggio e prezzi della benzina
- Ristoranti, spettacoli ed eventi
- Le diarie sono importi specifici per paese per viaggio, alloggio e pasti.
- Elettronica e altre attrezzature necessarie: smartphone, tablet e computer
- I dipendenti a volte coprono di tasca propria le proprie spese aziendali prima di inviare una nota spese al proprio datore di lavoro per il rimborso.
Software per la gestione delle spese di viaggio
Puoi gestire e tenere traccia delle spese di viaggio della tua azienda con l'aiuto del software di gestione dei viaggi e delle spese, che è una soluzione completa. Le aziende che inviano personale in viaggio d'affari devono utilizzare il software di gestione T&E, che può essere utilizzato per gestire il personale in trasferta, prenotare viaggi e creare note spese. Il software per la gestione dei viaggi e delle spese aziendali può essere utile per vari tipi di attività. È essenziale assicurarsi di avere una conoscenza approfondita delle spese di viaggio di lavoro e di un'assistenza clienti competente in caso di problemi. Inoltre, aiuta a ottimizzare il processo di fatturazione e a prenotare i viaggi in conformità con la politica di viaggio della tua azienda.
#1. Vantaggio di viaggio
Uno strumento di prim'ordine per la gestione dei viaggi aziendali, TravelPerk rende semplice per i clienti pianificare e prenotare viaggi di gruppo. Molti noti software di gestione delle spese, tra cui Rydoo e Circula, sono integrati con il sistema. Questo ti assicura di avere tutto ciò di cui hai bisogno su un'unica piattaforma user-friendly.
I principali vantaggi di TravelPerk includono:
- Accesso a diversi profili utente per la prenotazione del viaggio
- Per i non dipendenti che devono organizzare e gestire i propri viaggi di lavoro, profili degli ospiti
- Conformità alle linee guida aziendali nella presentazione delle opzioni di prenotazione
- Integrazioni di terze parti con programmi noti come BambooHR, Payhawk e Expensify
- Eccellente servizio clienti disponibile 15 ore su XNUMX con un tempo di risposta di XNUMX secondi
- Approfondimenti e reportistica avanzata per un'analisi approfondita delle spese
- Soluzioni rapide per il recupero dell'IVA: utilizza il calcolatore per il recupero dell'IVA di TravelPerk per determinare quanto potresti risparmiare.
TravelPerk fornisce anche una soluzione di viaggio flessibile, FlexiPerk, per aiutare le organizzazioni a ridurre le spese di viaggio inutili. Le aziende che annullano fino a due ore prima possono recuperare almeno l'80% dei loro soldi con FlexiPerk. In generale, le aziende possono anche utilizzare GreenPerk, l'opzione di compensazione del carbonio di TravelPerk, per tenere d'occhio i propri obiettivi di sostenibilità. Le aziende possono prenotare viaggi d'affari ecologici e sostenere iniziative ecologiche selezionate dal team di sostenibilità di TravelPerk.
#2. File
Fyle è un software di gestione delle spese che aiuta le aziende e le persone a gestire spese e rimborsi in modo più efficace. Inoltre, Fyle si interfaccia con TravelPerk per fornire un resoconto continuo delle spese di viaggio oltre alle integrazioni dei dati contabili e del personale. Fornisce controllo e visibilità completi sulle procedure T&E ai responsabili finanziari.
I principali vantaggi di Fyle sono i seguenti:
- Gestisci facilmente le ricevute e i dettagli dei viaggi di lavoro.
- Utilizzando una dashboard centrale, puoi salvare o inviare rapporti di spesa digitali.
- Definisci le politiche di rimborso delle spese per i viaggi di lavoro per garantire la conformità dei viaggi.
- È disponibile un software di amministrazione delle carte di credito per il monitoraggio e l'elaborazione delle carte di credito aziendali.
Fyle non può fornire assistenza nella pianificazione dei viaggi aziendali, ma la sua combinazione con TravelPerk offre ai travel manager un'unica sede per gestire tutte le operazioni di viaggio d'affari. Eventuali escursioni prenotate utilizzando Travelperk verranno create come spese in Fyle, con fatture allegate come allegati.
Le due soluzioni lavorano in tandem per fornirti un quadro completo della spesa del tuo viaggio.
#3. SAP Concorre
SAP Concur è un software per la gestione di viaggi e spese all-in-one. Aiuta nell'automazione delle operazioni di lavoro per un'esperienza di gestione dei viaggi più semplice. È disponibile su hotel, biglietti aerei e taxi.
I seguenti sono i principali vantaggi di SAP Concur:
- Controllare i viaggi e la gestione delle spese potrebbe aiutarti a risparmiare denaro in generale.
- Migliora la tua conformità e assisti nella mitigazione del rischio
- Semplici implementazioni di soluzioni cloud
- Una soluzione per la scalabilità per le aziende in espansione
- Per coloro che cercano funzionalità per app mobili, questo sito è orientato ai dispositivi mobili.
SAP Concur, come TravelPerk, fornisce una soluzione completa per la gestione dei viaggi e delle spese aziendali.
#4. Banca di viaggio
TravelBank infatti è un altro software che unisce la spesa e la gestione dei viaggi. Significativamente, TravelBank offre una varietà di prodotti per aiutarti a semplificare la gestione dei viaggi e delle spese.
I seguenti sono i principali vantaggi di TravelBank:
- Design semplice e metodo di rimborso rapido delle spese
- Creare e implementare regolamenti e indennità di viaggio dei consumatori.
- Il servizio clienti è disponibile XNUMX ore su XNUMX per il personale in viaggio.
- Importa transazioni da carte di credito e banche personali e aziendali per una gestione efficiente della spesa.
#5. Spese Zoho
Zoho Expense è considerato uno dei migliori strumenti di gestione delle spese per le aziende. Fornisce alle organizzazioni di tutte le dimensioni soluzioni per la gestione delle spese e per i viaggi aziendali. È una scelta eccellente per le aziende in via di sviluppo che richiedono soluzioni di gestione delle spese semplici e scalabili.
Secondo Zoho Expense, i suoi principali vantaggi sono i seguenti:
- I viaggi aziendali sono semplificati con la rendicontazione automatizzata delle spese per ogni viaggio.
- Le notifiche vengono utilizzate per informare i membri del team di aggiornamenti e modifiche.
- Informazioni dettagliate sui costi in tempo reale per un quadro aggiornato di tutti i dati di spesa Analisi in grado di identificare gli aggiustamenti necessari per una migliore gestione dei viaggi e delle spese
- Sebbene Zoho Expense abbia un vasto set di funzionalità, ci sono diverse aree in cui i clienti sono insoddisfatti, come il servizio clienti e le capacità di inventario.
#6. Emborso certificato
Emburse Certify è un programma di gestione delle spese che consente di prenotare viaggi direttamente dalla piattaforma o integrandosi con un altro sistema di gestione dei viaggi. Fondamentalmente, Emburse Certificate ti consente di fornire rapporti di spesa, gestire i conti da pagare e gestire le fatture da un'unica piattaforma.
Secondo Emburse Certificate, i suoi principali vantaggi sono i seguenti:
- Flussi di lavoro per una gestione dei costi dei dipendenti efficiente, affidabile e ricca di dati
- Aderenza alle policy attraverso i controlli delle policy integrati
- Automatizza il processo di contabilità fornitori e ottieni informazioni dettagliate sulle spese della tua azienda.
#7. Rampa
Ramp è una tecnologia di automazione finanziaria e gestione dei costi che aiuta le aziende a ridurre le spese non necessarie e a semplificare pagamenti e rimborsi. Offrono anche carte aziendali reali e virtuali con limiti di credito per spese in movimento in conformità con le politiche della tua organizzazione.
Di seguito sono riportati i punti salienti di Ramp:
- L'automazione della contabilità, se combinata con una soluzione di contabilità, elimina le lunghe e laboriose procedure contabili.
- I permessi di spesa e le carte prepagate con budget personalizzati sono semplici da configurare.
- Corrispondenza delle ricevute guidata dall'intelligenza artificiale che apprende dai precedenti invii delle ricevute
- Carte con il marchio della tua azienda per aggiungere un tocco personale
Sistema di gestione delle spese di viaggio
Un sistema di gestione delle spese di viaggio è un'applicazione software che aiuta le aziende a tenere traccia e gestire le spese di viaggio dei dipendenti. Può automatizzare il processo di rendicontazione delle spese, semplificando l'invio delle spese da parte dei dipendenti e l'approvazione da parte dei manager. Il sistema può anche aiutare le aziende a controllare i propri costi di viaggio fornendo informazioni su dove e come i dipendenti spendono denaro.
Alcuni vantaggi dell'utilizzo di un sistema di gestione delle spese di viaggio
- Maggiore efficienza: Il sistema può automatizzare il processo di rendicontazione delle spese, semplificando l'invio delle spese da parte dei dipendenti e l'approvazione da parte dei manager.
- Costi ridotti: Il sistema può aiutare le aziende a controllare i propri costi di viaggio fornendo informazioni su dove e come i dipendenti spendono denaro.
- Conformità migliorata: Il sistema può aiutare le aziende a rispettare le politiche e le normative sui viaggi.
- Maggiore soddisfazione dei dipendenti: I dipendenti possono risparmiare tempo e fatica utilizzando il sistema per inviare le proprie spese.
Alcune delle caratteristiche di un sistema di gestione delle spese di viaggio includono:
#1. Monitoraggio delle spese:
Il sistema può tenere traccia di spese come biglietto aereo, hotel, auto a noleggio, pasti e intrattenimento. Il monitoraggio delle spese è il processo di registrazione e monitoraggio di tutte le tue spese. Questo può essere fatto manualmente o con l'aiuto di un programma software. Ci sono molti vantaggi nel tenere traccia delle spese, tra cui:
- Migliore pianificazione finanziaria
- Maggiori detrazioni fiscali
- riduzione dello stress
- Bilancio migliore
Il monitoraggio delle spese può richiedere molto lavoro, ma a lungo termine ne vale la pena.
#2. Resoconto spese:
Il sistema può automatizzare il processo di rendicontazione delle spese, semplificando l'invio delle spese da parte dei dipendenti e l'approvazione da parte dei manager.
#3. Approvazione spese:
Il sistema può consentire ai gestori di approvare o rifiutare le spese.
Richiesta di approvazione della spesa
Nome dipendente: Nome
Dipartimento: Il tuo dipartimento
Data: Data odierna
Descrizione della spesa:
Chiedo l'approvazione per le seguenti spese sostenute nel corso del mio lavoro per La tua azienda:
- Articolo 1 - $Quantità
- Articolo 2 - $Quantità
- Articolo 3 - $Quantità
Totale: $Importo totale
Ho allegato le ricevute di tutte le spese.
Grazie per la vostra considerazione.
Cordiali saluti,
Nome
#4. Riconciliazione spese:
Il sistema può riconciliare in modo identico le spese con gli estratti conto delle carte di credito aziendali. La riconciliazione delle spese è il processo di confronto di due insiemi di dati per identificare eventuali discrepanze. Questo può essere fatto per una varietà di scopi, come garantire che tutte le spese siano state registrate accuratamente, identificare attività fraudolente o tenere traccia delle variazioni di budget. Esistono diversi modi per eseguire la riconciliazione delle spese. Un metodo comune consiste nel confrontare la contabilità generale dell'azienda con le note spese presentate dai dipendenti. Un altro metodo consiste nel confrontare gli estratti conto bancari della società con le fatture dei fornitori.
La riconciliazione delle spese è un processo importante che può aiutare le aziende a garantire l'accuratezza finanziaria, identificare le frodi e tenere traccia delle variazioni di budget. Seguendo i passaggi sopra descritti, le aziende possono garantire che i propri dati di spesa siano accurati e affidabili.
Se stai cercando un modo per migliorare il modo in cui la tua azienda gestisce le spese di viaggio, un sistema di gestione delle spese di viaggio è una buona opzione da considerare.
Cosa sono le spese di viaggio contabili?
Le spese di viaggio includono vitto, trasporto, alloggio, spostamenti e altri servizi. Il dipendente è responsabile della conservazione delle ricevute e di altri documenti che dimostrano una spesa specifica richiesta.
Come gestisci le spese di viaggio?
Gestione delle spese: risparmia denaro come un professionista.
- Pianifica in anticipo.
- Prenota voli con scali o cambi di aereo.
- Usa un'app che monitora le tue abitudini di spesa e ti aiuta a rispettare il tuo budget.
- Quando pianifichi il tuo viaggio, tieni a mente l'intero anno.
- Invece di un biglietto aereo di andata e ritorno, acquista due biglietti di sola andata.
- Prepara una cena per l'aereo.
Qual è il processo di viaggio e spese?
La gestione dei viaggi e delle spese, o T&E, è il processo di tenere traccia di tutti i costi relativi al viaggio in modo che possano essere ammortizzati e il denaro risparmiato non debba essere tassato. Nella maggior parte dei paesi, sono coperti tutti i costi dei viaggi di lavoro, come voli, hotel e trasporti via terra.
Cos'è il processo di gestione delle spese?
Un sistema di procedure che aiuta le imprese a razionalizzare la propria spesa è noto come processo di gestione delle spese. È il processo sequenziale mediante il quale i dipendenti presentano le richieste di rimborso e contabilizzano le spese aziendali.
Cosa fa un responsabile viaggi e spese?
Creare, gestire e amministrare una politica globale di viaggi e spese che tenga conto delle peculiarità culturali e geografiche, nonché della cooperazione interfunzionale secondo necessità. Responsabilità dell'amministratore per i sistemi di viaggi e spese (Expensify, Concur e Navan), inclusa la manutenzione, la configurazione e gli aggiornamenti del sistema.
Che cos'è uno strumento di gestione delle spese?
Il software di gestione delle spese è una sorta di applicazione che automatizza in modo enfatico gran parte del processo dalla ricevuta al rimborso. Le aziende possono ugualmente utilizzare questo software per gestire le prenotazioni di viaggio, automatizzare l'invio dei rapporti di spesa, velocizzare le approvazioni, accelerare i rimborsi ed evidentemente tenere traccia delle dichiarazioni di spesa in tempo reale.
Perché è importante la gestione delle spese?
Gestione delle spese aiuta principalmente nel tracciamento della spesa dei dipendenti per categoria e nella verifica degli acquisti per motivi aziendali consentiti (piuttosto che per spese personali). Ha designato comparativamente la migliore spesa per un dato tempo e il miglior prezzo. Al contrario, lavora sodo per tenere sotto controllo i limiti di spesa dei dipendenti e prevenire pagamenti duplicati e fraudolenti.
Qual è il miglior software per Spese e commissioni?
- Spese concordate SAP. 4.1. 247 valutazioni.
- Webexpenses Controllo delle spese.
- Costoso.
- Spese Zoho.
- Piattaforma Coupé BSM.
- Navano.
- Certificato di spesa
- Punto di spesa
Perché le aziende hanno bisogno della gestione delle spese?
La gestione delle spese aiuta a tenere traccia delle spese dei dipendenti per categoria e la verifica degli acquisti per motivi aziendali consentiti (piuttosto che spese personali). Tuttavia, ha designato la migliore spesa per un dato periodo e il miglior prezzo. Lavora duramente per tenere sotto controllo i limiti di spesa dei dipendenti e previene pagamenti duplicati e fraudolenti.
Conclusione
Le aziende devono incorporare la gestione delle spese di viaggio perché può aiutarle a risparmiare denaro, migliorare l'efficienza e ridurre le frodi. Le spese di viaggio possono rappresentare un costo significativo per le aziende e la gestione delle spese di viaggio può aiutare a ridurre questi costi semplificando il processo di presentazione e approvazione delle spese. Inoltre, la gestione delle spese di viaggio può aiutare a migliorare l'efficienza rendendo più facile per i dipendenti tenere traccia delle proprie spese e per i manager approvarle. Infine, la gestione delle spese di viaggio può aiutare a ridurre le frodi rendendo più difficile per i dipendenti presentare spese fraudolente. Nel complesso, la gestione delle spese di viaggio è uno strumento prezioso che può aiutare le aziende a risparmiare denaro, migliorare l'efficienza e ridurre le frodi.
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Riferimenti
