Le imprese e i dipendenti pagano le tasse ai governi federale, statale e municipale. I moduli W-4 vs W-2 sono comunemente usati in relazione all'occupazione e hanno funzioni specifiche. Per garantire che il tuo datore di lavoro trattiene l'importo appropriato dell'imposta sul reddito dal tuo stipendio, è fondamentale che tu abbia una solida conoscenza dei moduli W-4 vs W-2. Questo articolo ha spiegato le differenze tra i moduli W-4 e W-2 in modo da non commettere errori quando si sceglie uno di essi. Abbiamo anche aggiunto la differenza tra W-4 vs W-2 vs 1099. Buon viaggio!
Cos'è un W-4?
Un W-4, o certificato di indennità di ritenuta del dipendente, è un modulo compilato dai dipendenti al momento dell'accettazione dell'occupazione. Se sei un lavoratore autonomo, non è necessario compilare un W-4. Il W-4 è un documento che fornisce alla tua azienda informazioni di base su di te come nuovo assunto. È un modulo che indica alla tua azienda quante tasse trattenere dalla busta paga.
Il modulo W-4 deve essere inviato al datore di lavoro prima del primo giorno di lavoro. Verranno richiesti il tuo stato civile, il numero di persone a carico e il numero di trattenute consentite. Questi fattori costituiscono la base delle tabelle dell'imposta federale sul reddito. Le tasse statali, se applicabili, varieranno anche in base alle tue risposte a queste tre domande. Non devi preoccuparti di pagare l'imposta sul reddito statale se stabilisci la tua casa in Alaska, Florida, Nevada, New Hampshire, South Dakota, Tennessee, Texas, Washington o Wyoming. Il W-4 non ha spazio per discutere le detrazioni Medicare o Social Security.
Il W-4 informa un datore di lavoro delle seguenti informazioni:
- se utilizzare l'aliquota singola più alta o l'aliquota coniugata più bassa per la ritenuta d'acconto
- a quante detrazioni fiscali ha diritto un lavoratore
- indipendentemente dal fatto che il lavoratore richieda un aumento della ritenuta d'acconto o dichiari di essere esente dalla ritenuta d'acconto
Moduli W-4
Negli Stati Uniti il carico fiscale è ridotto non solo dal matrimonio ma anche dalla presenza di persone a carico come i figli. Puoi ridurre l'importo delle tasse che devi pagare richiedendo un'indennità di ritenuta alle seguenti condizioni:
- Ogni figlio idoneo di età inferiore ai 17 anni riceve uno stipendio e ogni persona a carico aggiuntiva (come un genitore anziano) riceve un'indennità aggiuntiva.
- Interessi ipotecari, donazioni in beneficenza, tasse statali e locali fino a $ 10,000, spese mediche superiori al 7.5% dello stipendio, interessi sui prestiti studenteschi e contributi IRA ammissibili contano tutti come una detrazione.
I cambiamenti nella tua situazione personale o finanziaria possono richiedere il ricalcolo periodico dei tuoi limiti di ritenuta. Un nuovo modulo W-4 può essere compilato in qualsiasi momento e inviato al datore di lavoro. L'aumento delle ritenute d'acconto è necessario se:
- Tu e il tuo partner siete entrambi impiegati.
- Ricevi denaro da fonti diverse dal tuo datore di lavoro che non deve essere dichiarato o tassato. Gli esempi includono benefici pensionistici e sostanziali pagamenti di interessi e dividendi.
Potresti voler ridurre la ritenuta d'acconto se:
- Paghi le tasse su base stimata.
- Potrebbero essere disponibili vari crediti d'imposta, compresi quelli per i bambini.
Sia che specifichi le tue detrazioni piuttosto che richiedere la detrazione standard, o se i tuoi interessi sul prestito studentesco e i contributi IRA superano l'importo della detrazione standard, potresti essere in grado di ridurre il tuo reddito imponibile.
Suggerimenti per la compilazione dei moduli W-4
Di seguito sono riportate alcune linee guida da seguire durante il completamento di un W-4 per un nuovo datore di lavoro:
#1. La ritenuta d'acconto deve essere calcolata con precisione
Le regole per le ritenute alla fonte possono cambiare a seconda di quanto richiesto dall'IRS in un dato momento. Per assicurarti che il tuo datore di lavoro stia trattenendo la giusta quantità di tasse da ogni busta paga, è importante avere una discussione approfondita sui requisiti di archiviazione e sulle norme fiscali applicabili all'inizio di qualsiasi accordo di lavoro. Troppa o troppo poca trattenuta potrebbe comportare rispettivamente un rimborso fiscale o una fattura fiscale alla fine dell'anno. Per determinare l'importo appropriato della ritenuta d'acconto, si consiglia di consultare il calcolatore online dell'IRS.
#2. Verifica i tuoi calcoli
La necessità di presentare un W-4 corretto o di apportare modifiche alle ritenute fiscali si riduce se si compila il modulo con attenzione la prima volta. Quando inizi un nuovo lavoro, dedicare del tempo a ricontrollare il modulo W-4 per gli errori può ripagare lungo la strada. Puoi anche evitare qualsiasi sorpresa in perdita di budget causata da obblighi fiscali imprevisti.
#3. Considera la stagione delle tasse
A seconda della tua situazione finanziaria, potresti sperare di ottenere una dichiarazione dei redditi. In tal caso, puoi fare in modo di prelevare più soldi dalla tua busta paga ogni periodo di paga per andare verso le tasse. Quando compili il modulo W-4 per un nuovo lavoro, puoi includere questi dati. Prima di completare il tuo W-4, potresti voler esplorare i dettagli della tua situazione con un consulente fiscale.
Cos'è un W-2?
Il tuo datore di lavoro presenterà un W-2 (Wage and Tax Statement) all'Internal Revenue Service per tuo conto. Qualsiasi azienda che paga i suoi lavoratori $ 600 o più in un dato anno deve emettere un W-2 a ciascuno di quei lavoratori. Il modulo W-2 viene inviato al dipendente in duplice copia. Può essere inviato tramite e-mail o posta ordinaria. La domanda deve essere presentata entro il 31 gennaio dell'anno successivo a quello di imposta per il quale viene depositata.
Ai fini fiscali, un modulo W-2 viene utilizzato per segnalare stipendio, mance e altre forme di compensazione all'Internal Revenue Service. Anche i tuoi pagamenti Medicare e Social Security vengono segnalati all'IRS.
Le parti più importanti di un W-2 sono:
- Dati relativi all'azienda che vi impiega
- Reddito da stipendi, mance e altre fonti
- Denaro detratto dalle buste paga per la previdenza sociale e Medicare
- Imposta federale sul reddito pagata
- Imposta sul reddito pagata allo Stato
- L'imposta sul reddito è detratta a livello locale
- Pagamenti effettuati a un piano pensionistico
Questi numeri sono incorporati nella tua dichiarazione dei redditi quando tu o il tuo commercialista completate il processo di deposito.
Suggerimenti per comprendere i moduli W-2
Se hai bisogno di aiuto per capire il tuo modulo W-2, ecco alcuni suggerimenti:
#1. Dai un'occhiata ai dati che sono stati inviati
Poiché la maggior parte delle aziende tiene diligentemente traccia dei propri registri durante tutto l'anno, le informazioni sui moduli W-2 sono generalmente affidabili. Se ricevi un W-2 con un semplice problema, come un errore di ortografia, che il tuo datore di lavoro può facilmente risolvere, farlo presto accelererà il processo fiscale. Se noti una discrepanza tra la tua busta paga e i totali W-2, dovresti informarti di più con il tuo datore di lavoro o metterti in contatto con l'IRS. Anche se l'indirizzo sul W-2 è obsoleto o errato, puoi comunque utilizzarlo per dichiarare le tasse.
#2. Tienine traccia
Il pacchetto W-2 che ricevi potrebbe contenere più copie dello stesso modulo. Una copia del tuo W-2 può essere conservata per i tuoi archivi se stai impiegando una società di preparazione fiscale esterna. Mantieni al sicuro le tue informazioni sensibili archiviando i tuoi documenti elettronici in una cassaforte chiusa a chiave o su un disco rigido crittografato.
#3. Considera le tue trattenute
Il tuo obbligo fiscale effettivo per l'anno potrebbe differire dalla stima che hai effettuato al momento della compilazione del modulo W-4. Assicurati che la tua ritenuta d'acconto sia corretta controllando periodicamente le tue buste paga durante tutto l'anno. Se è diverso, puoi utilizzare la differenza a tuo vantaggio quando presenti le tasse in futuro.
Differenze tra W-2 e W-4
La tempistica e l'identità del compilatore del modulo è la distinzione principale tra W-2 e W-4. Quando si inizia un nuovo lavoro o in qualsiasi altro momento durante l'occupazione, un dipendente che desidera modificare il proprio stato di archiviazione o le trattenute alla fonte deve compilare un W-4. Ogni lavoratore riceve un W-2 dal proprio datore di lavoro alla fine dell'anno come dichiarazione del reddito e delle ritenute fiscali per quell'anno.
Il W-2 è un documento di rendicontazione di fine anno che descrive in dettaglio gli stipendi, le mance e altre forme di compensazione, le ritenute fiscali e l'importo delle tasse di previdenza sociale e Medicare pagate e i contributi pensionistici del dipendente, mentre il W-4 descrive in dettaglio le informazioni identificative del dipendente, lo stato civile, le persone a carico e le ritenute alla fonte. Un W-2 originale viene inviato alla SSA e un dipendente ne riceve una copia. Nessuna autorità fiscale è fornita con il W-4.
Moduli W-4 vs W-2
Per motivi di imposta sul reddito federale, entrambi i moduli W-4 e W-2 vengono utilizzati per segnalare il reddito e i dettagli personali di un individuo. I moduli W-4 vs W-2 sono un aspetto integrante della contabilità aziendale, delle risorse umane (HR) e dei sistemi di buste paga. Le distinzioni più notevoli tra le forme W-4 e W-2 sono:
#1. Chi lo riempie
Il modulo W-4 è compilato dai dipendenti, mentre il modulo W-2 è compilato dai datori di lavoro. Quando inizi un nuovo lavoro, compilerai un modulo W-4 in modo che il tuo datore di lavoro sappia quanti soldi trattenere dal tuo stipendio in base al tuo stato civile, al numero di persone a carico e ad altre informazioni personali. I moduli W-4 sono spesso conservati dalle aziende e non presentati ad alcuna autorità fiscale governativa.
#2. Quando compilare il modulo
Ogni anno, i datori di lavoro compilano i moduli W-2 e li distribuiscono ai lavoratori perché i dati in essi contenuti influenzano il modo in cui tali individui dichiarano i loro guadagni nelle dichiarazioni dei redditi. Le modifiche al tuo stato di ritenuta richiedono un nuovo modulo W-4. I datori di lavoro devono compilare e inviare i moduli W-2 alla SSA ea qualsiasi governo statale o locale applicabile entro le date di scadenza specificate. Quando ci sono aggiustamenti alla data di deposito fiscale federale, l'IRS li annuncia spesso.
#3. Scopo del modulo
Il W-2 di un dipendente è una registrazione delle tasse trattenute dalla paga durante tutto l'anno secondo le istruzioni fornite su un modulo W-4. Sono necessari W-4 completi e accurati per un'efficiente elaborazione delle buste paga e rendicontazione fiscale. La dichiarazione delle tasse a livello federale, statale e persino locale non deve essere complicata se entrambi i moduli sono correttamente compilati.
Suggerimenti per la preparazione dei moduli W-4 vs W-2 per il libro paga
Se hai bisogno di aiuto per compilare i moduli W-4 vs W-2 per il libro paga, considera quanto segue:
#1. Si prega di fornire i dettagli richiesti
I datori di lavoro devono fornire ai lavoratori i documenti fiscali necessari, come il W-4 vs W-2, e devono fornire i guadagni corretti dei dipendenti per l'anno. I dipendenti hanno l'obbligo legale di fornire ogni anno informazioni accurate sui loro moduli W-4 vs W-2 ai governi federale e statale. Ricorda che in qualità di professionista delle risorse umane o contabile, puoi solo fornire informazioni sulle norme e i regolamenti fiscali, ma solo i dipendenti possono compilare il modulo W-4.
#2. Rileggi accuratamente
Assicurati che i dati W-4 inseriti nel sistema del libro paga siano corretti ricontrollando tutte le tue voci. Prestare molta attenzione ai dettagli durante la stesura di W-2 può aiutare a ridurre la necessità di revisioni lungo la strada. È una buona idea verificare i tuoi dati dopo averli inseriti nel sistema del libro paga.
#3. Fai buon uso della tecnologia
Potresti essere in grado di ridurre il tempo dedicato ai moduli fiscali e alle buste paga utilizzando le tecnologie digitali. Prima di impegnarti in un determinato programma o software per la gestione delle buste paga e delle tasse, assicurati di aver fatto i compiti. Prima di iniziare la procedura di inserimento dei dati, assicurati che gli strumenti digitali scelti siano conformi a tutte le norme fiscali e sulla privacy applicabili.
Un lavoratore autonomo compila W-4 vs W-2?
L'Internal Revenue Service (IRS) ha diversi requisiti per varie situazioni lavorative. Un lavoratore W2 è un lavoratore tipico, assunto da un'azienda tipica per una posizione tipica. Un lavoratore 1099 è assunto su base contrattuale, distinguendolo dai dipendenti regolari. I dipendenti W2 e i dipendenti 1099 presentano le loro tasse in modo diverso per una serie di motivi. Un modulo fiscale W9 verrà invece utilizzato se sei un appaltatore indipendente. Questo documento sostituirà il W4 che i dipendenti in genere compilano per i loro datori di lavoro. Il modulo W9 specifica quindi come devono essere gestite le tasse relative al pagamento concordato.
La richiesta di numero di identificazione fiscale e certificazione descrive il modulo W9 in un altro nome. I datori di lavoro possono utilizzare questo modulo per capire come pagare le tasse per gli appaltatori indipendenti piuttosto che per i normali dipendenti.
V-4 contro V-2 contro 1099
Hai pensato alle differenze tra W-4 vs W-2 vs 1099? Scopri alcune delle differenze tra W-4 vs W-2 vs 1099 di seguito:
I pagamenti effettuati a un appaltatore indipendente oa un lavoratore autonomo devono essere riportati sul modulo 1099, che viene rilasciato dall'Internal Revenue Service. Gli appaltatori indipendenti che ricevono i moduli 1099 dai loro clienti sono trattati come lavoratori autonomi e devono pagare tutte le tasse applicabili in modo indipendente, inclusa l'imposta federale sul reddito e l'imposta sul lavoro autonomo. Devono indagare in modo indipendente e iscriversi a benefici appropriati come l'assicurazione medica e i programmi di risparmio previdenziale e sostenere i costi associati a ciò.
Ho bisogno di un W-2 vs W-4 per le tasse?
Il W-4 istruisce i datori di lavoro su quante tasse detrarre dalla busta paga di un dipendente, mentre il W-2 descrive in dettaglio i guadagni annuali del dipendente e l'importo della tassa trattenuta dal datore di lavoro. I due sono anche depositi fiscali obbligatori con l'IRS.
Ho bisogno di un W-2 vs W-4 per le tasse?
Quando si inizia un nuovo lavoro o in qualsiasi altro momento durante l'occupazione, un dipendente che desidera modificare il proprio stato di archiviazione o le trattenute alla fonte deve compilare un W-4. Ogni dipendente riceve un W-2 dal proprio datore di lavoro alla conclusione dell'anno fiscale che funge da dichiarazione dei redditi e trattenute per quell'anno.
A cosa serve un W-2?
Il reddito del tuo datore di lavoro, l'importo delle tasse prelevate dalla tua busta paga, eventuali vantaggi ricevuti e altre informazioni pertinenti per l'anno saranno tutti dettagliati sul modulo fiscale W-2. Questo modulo viene utilizzato per presentare le imposte sul reddito federali e statali.
A cosa serve un W4?
Per avere l'importo appropriato dell'imposta federale sul reddito detratta dalla busta paga e rimessa all'IRS, è necessario compilare un modulo W-4 e consegnarlo al proprio datore di lavoro. Se paghi più del dovuto durante l'anno o finisci per dover un sacco di soldi al momento delle tasse, compilare correttamente il tuo W-4 è fondamentale.
Chi ha bisogno di un modulo W-2?
Ogni dipendente ha diritto a una copia del proprio W-2, Wage and Tax Statement (PDF) del proprio datore di lavoro, che il datore di lavoro è tenuto a completare, archiviare elettronicamente o per posta presso la Social Security Administration (SSA) e quindi fornire al dipendente.
Considerazioni finali
I moduli fiscali sui salari W-4 vs W-2 vengono utilizzati per segnalare i guadagni all'IRS. Il dipendente è responsabile della compilazione del W-4, mentre il datore di lavoro è responsabile della compilazione e dell'archiviazione del W-2. Tuttavia, gli appaltatori indipendenti non sono coperti da questi accordi. Il W-2 del dipendente si basa sulle informazioni che ha fornito sul suo W-4 durante l'anno. Viene inviato all'Internal Revenue Service e il lavoratore ne riceve una copia da utilizzare per la dichiarazione delle proprie tasse.
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Riferimenti
