Lorsqu'il s'agit de mener à bien un projet, vous devez savoir comment aller du début à la fin. Bien que cela puisse sembler simple ou qu'il s'agisse de tâches ménagères, la vérité est que les jalons sont l'élément le plus important. Oui, vous devez assumer les responsabilités qui vous sont confiées dans le cadre du projet. Et vous devez avoir l'objectif final à l'esprit. Cependant, si vous ne fixez pas de jalons tout au long du projet, vous aurez du mal à maintenir le rythme requis ou à déterminer si vous êtes sur la bonne voie. C'est là qu'interviennent les jalons du projet. Voyons ce que signifie un jalon dans la gestion de projet et des exemples typiques de jalons.
Que sont les jalons du projet ?
Les jalons du projet sont des tâches particulières qui doivent être réalisées pour le projet dans un certain délai. délai. Ce sont les points de la chronologie où vous vous attendez à avoir un certain degré mesurable de travail terminé qui peut être remis à un chef de projet ou même à un client. Les jalons devraient être plus importants que les tâches mineures que vous accomplissez quotidiennement. En effet, ils visent à vous informer si vous terminerez ou non le projet dans les délais.
Qu'est-ce qu'un jalon dans la gestion de projet ?
Un jalon est un moment déterminant dans le cycle de vie d'un projet qui est utilisé pour suivre les progrès vers l'objectif final. Un jalon dans la gestion de projet sert de marqueur pour la date de début ou de fin d'un projet, les évaluations ou contributions externes, les vérifications budgétaires, la soumission d'un livrable majeur, etc. C'est un point de référence qui désigne un événement significatif ou un point de décision de ramification au sein d'un projet.
Pourquoi les jalons du projet sont-ils importants ?
Les jalons garantissent que votre équipe progresse dans la bonne direction. Mais ce n'est pas tout.
Voici quelques actions supplémentaires que vous pouvez effectuer avec les jalons :
- Créez un bon plan et un bon cadre de projet.
- Gardez un œil sur l'avancement du projet.
- Identifiez les goulots d'étranglement potentiels.
- Déterminez quand le projet sera terminé.
Le dernier point est utile lorsque vous devez répondre à la question favorite de votre partie prenante : « Avez-vous terminé ? » ”
Comment définir les jalons du projet
Comment procédez-vous pour créer des jalons de projet ? Il nécessitera un examen détaillé de l'objectif global du projet ainsi que des emplois qui le composent. Que faut-il faire pour considérer le projet comme un succès ? Faites une liste des livrables finaux que vous devez produire ainsi que le délai qui a été fixé. Vous voudrez peut-être fixer un délai plus tôt que celui convenu pour vous donner une marge de manœuvre en cas de complications.
Ensuite, notez toutes les tâches importantes qui doivent être accomplies en cours de route pour respecter le délai. Quelles sont les principales responsabilités qui indiqueraient que vous êtes sur la bonne voie ? Ce sont les jalons du projet. Vous pouvez en avoir un tous les mois pour un projet à court terme et un tous les trimestres pour un projet à plus long terme. L'idée est d'avoir une configuration qui fonctionne pour le type de projet sur lequel vous travaillez.
Gardez à l'esprit qu'un jalon ne doit pas nécessairement être une activité unique. Il peut s'agir d'un groupe de tâches, de la finition de la composante conception du projet ou de la finalisation des plans. Votre jalon pourrait être une variété de choses. La caractéristique la plus cruciale est qu'elle est essentielle à l'achèvement du projet et indiquera si vous êtes sur la bonne voie ou non.
Qui crée le jalon du projet dans la gestion de projet ?
Lorsqu'il s'agit de créer des jalons de projet, diverses parties prenantes doivent être impliquées. Tout d'abord, discutez avec le client de ce qu'il attend vraiment du projet. Ils détermineront le livrable final, et vous deux (et éventuellement un patron ou un responsable) déciderez de la date limite pour ce livrable final. Cela vous aide à planifier tout ce qui doit être fait entre-temps et à commencer le processus de définition des jalons.
Vous devez également discuter avec le client de tout livrables intermédiaires qu'ils désirent. Ils voudront peut-être que vous fournissiez de petites mises à jour pendant le projet. Ils peuvent avoir d'autres livrables qu'ils aimeraient voir pendant que vous travaillez sur le projet. Dans l'un ou l'autre de ces scénarios, ces types de documents et de mises à jour seront des jalons que vous souhaitez mettre en évidence et vous assurer de respecter pour que votre client reste satisfait. Ceux-ci peuvent avoir des délais que vous et le client, ou vous et votre direction, convenez à l'avance.
Ce qu'il faut rechercher lors de la création d'un jalon dans votre gestion de projet
En ce qui concerne les jalons du projet, il y a quelques points à garder à l'esprit. Vous devez garder un œil sur chacune de ces choses pour rester sur la bonne voie et atteindre votre objectif. Si vous ne tenez pas compte de tous ces facteurs lors de la création de votre graphique et de votre chronologie, vous risquez de vous retrouver dans de sérieux problèmes au moment d'exécuter le projet final. Vous découvrirez peut-être que vous ne terminez pas les tâches à temps, ce qui ne sera pas acceptable pour votre direction ou vos clients.
#1. Dépendances
Les dépendances sont l'une des premières choses à prendre en compte lors de la définition des délais et des jalons du projet. Partout où l'un des membres de votre équipe ou l'une de vos petites équipes dépend d'un autre est une source potentielle de problèmes. C'est un endroit où il peut y avoir un retard dans le transfert, ce qui empêche l'équipe ou l'individu suivant d'exécuter la tâche qui lui a été attribuée. C'est quelque chose à garder à l'esprit lors de la création d'un jalon.
#2. Des retards indépendants de votre volonté
Lorsque nous parlons de retards indépendants de votre volonté, nous faisons référence à des problèmes d'approvisionnement ou d'obtention d'articles auprès de marchands extérieurs. Ces problèmes peuvent survenir pour diverses causes et à tout moment de la configuration et de l'exécution du projet. Vous pourriez vous retrouver avec quelque chose qui est incorrect ou qui n'arrive pas du tout. Il pourrait y avoir des complications avec les vendeurs ou même expédier des choses à votre emplacement. Vous devez tenir compte de chacun de ces facteurs lors de l'élaboration de vos jalons.
#3. Retards d'équipe
Les retards d'équipe sont des choses qui se produisent au sein de votre équipe. Ce sont des choses comme quelqu'un qui tombe malade ou votre équipe qui se met en grève. Les membres de vos équipes peuvent ralentir le processus de différentes manières, intentionnellement ou non, et vous voulez être prêt à toute éventualité. Il y aura toujours certaines choses indépendantes de votre volonté au sein de l'équipe, ou des ralentissements dont vous ne pouvez pas tenir compte, mais pour la plupart, vous pouvez créer des tampons pour les gérer.
#4. Modifications du client
Pendant que vous travaillez sur un projet, il est toujours probable que votre client apportera des modifications en cours de route. Vous devez vous assurer que vous êtes prêt pour tout type de modification qu'ils peuvent demander et que vos jalons sont mis à jour pour refléter cela. Si un client apporte une modification à l'un des jalons, faites-lui savoir comment cela affecte les autres jalons et le délai global. Il est préférable d'essayer de rester sur la bonne voie autant que possible, mais cela ne sera pas toujours possible. Soyez clair avec les clients sur les implications de leurs ajustements pour le projet.
#5. Des délais plus longs que prévu
Votre équipe vous fournira tous des délais et des estimations de la durée des différents aspects du projet. La meilleure chose que vous puissiez faire est d'incorporer un tampon dans ces régions pour vous assurer que vous êtes prêt à tout retard supplémentaire. Quelque chose qui, selon vous, prendrait une semaine peut prendre deux semaines, tandis que quelque chose qui, selon vous, prendrait une journée peut prendre plusieurs jours ou plus. Prévoyez du temps supplémentaire pour chaque travail afin de ne pas prendre de retard si quelque chose ne se passe pas comme prévu.
#6. Besoins imprévus
Vous pouvez commencer à travailler sur votre projet juste pour apprendre qu'il y a des exigences supplémentaires que vous n'aviez pas anticipées. Peut-être que vous pensiez pouvoir vous débrouiller avec le plan que vous avez, seulement pour découvrir que cela ne fonctionnait pas. Ou peut-être vous attendiez-vous à ce que le client fournisse un élément spécifique pour le projet, mais il ne l'a pas fait. Tous ces besoins imprévus auront un impact sur votre capacité à respecter les jalons que vous vous êtes fixés, ce qui signifie faire de la place supplémentaire.
Quels sont quelques exemples de jalons de projet ?
Maintenant que vous savez ce qu'est un jalon de gestion de projet, examinons quelques exemples d'événements couramment utilisés comme jalons de projet :
Voici cinq exemples typiques de jalons de projet :
- Approbation du projet
- Examinez les exigences
- Approbation de la conception
- Jalons pour chaque phase du projet
- L'autorisation finale est requise.
Examinons plus en détail chaque exemple de jalon de projet :
Exemple #1 d'un jalon de projet : Approbation du projet
Il s'agit généralement de la première étape importante du cycle de vie d'un projet.
Lorsqu'une partie prenante importante du projet ou la haute direction approuve le projet, cela donne à l'équipe du projet le feu vert pour commencer à travailler dessus.
Exemple #2 d'un jalon de projet : Examen des exigences
Pour cette étape importante, vous devez passer en revue un plan de projet avec vos clients et identifier ce que le projet nécessitera.
Une fois tout cela accepté, vous pouvez commencer à travailler sur le projet.
Exemple n° 3 de jalons de projet : approbation de la conception
Vous avez maintenant rempli toutes les exigences du projet. Excellent travail.
Cependant, il est maintenant temps de créer la conception du projet et de la montrer au client ou à la partie prenante.
Malheureusement, ils sont susceptibles de vous fournir beaucoup d'informations et de crier ces trois phrases terribles… "faites-le une fois de plus"
Et quand ils finissent par l'aimer et l'approuver (après un million d'essais !), vous avez franchi une autre étape importante.
Exemple n° 4 de jalon de projet : jalons de la phase de projet
Votre projet est maintenant bien avancé et votre équipe est à pied d'œuvre pour développer et mettre en œuvre la solution proposée.
Travailler sur un projet, en revanche, n'est pas qu'une activité longue et interminable.
Un projet est généralement séparé en phases telles que "la phase de développement" et "la phase de test".
Nous utilisons des jalons aux dates de « début » et de « fin » de chaque phase pour distinguer clairement ces étapes.
N'est-ce pas pratique ?
Exemple #5 d'un jalon de projet : Approbation finale
Considère ceci:
Votre équipe a terminé la construction du produit et, après des tests et une inspection approfondis, vous êtes enfin prêt.
Mais ne vous excitez pas trop pour l'instant.
Vous devez encore le transmettre au acteurs clés.
Si le projet répond aux normes, vos parties prenantes offrent physiquement leur approbation. (Peut-être pas littéralement.)
Votre équipe peut enfin lever son verre à la conclusion du projet ; vous avez franchi la dernière étape !
Ces exemples de jalons s'appliquent à n'importe quel projet, quel que soit le secteur d'activité. Cependant, en tant que chef de projet, vous êtes autorisé à créer les jalons du projet qui vous aideront à planifier, exécuter et suivre l'avancement de votre projet.
Conclusion
En fin de compte, les jalons du projet sont ce qui vous permet, à vous et à votre projet, d'avancer. Ils sont chargés de vous aider à atteindre vos objectifs et à livrer les résultats à votre client. Ce sont les éléments qui vous permettront de savoir si votre personnel exécute correctement son travail et vous permettront de respecter tous vos délais. Cependant, il est également essentiel de se préparer aux problèmes en cours de route. Vous pouvez suivre les exemples de jalons de projet pour créer un jalon pour votre projet. Savoir comment configurer et planifier des jalons peut vous aider, vous et votre équipe, à mieux vous préparer.
FAQ sur les jalons du projet
Quelle est la durée d'un jalon ?
Les jalons n'ont généralement pas de durée ; cependant, certaines étapes peuvent en nécessiter une. Par exemple, supposons que votre projet ait une étape d'approbation après une phase et que vous sachiez que la procédure d'approbation prendrait une semaine.
Qu'est-ce qu'un jalon de projet dans la gestion de projet ?
Les jalons dans la gestion de projet sont utilisés pour marquer la date de début ou de fin d'un projet, les évaluations ou contributions externes, les vérifications budgétaires, la soumission d'un livrable majeur, etc.
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