De nombreuses règles et réglementations doivent être suivies afin de maintenir une entreprise ouverte et fonctionnant légalement. La demande d'un FEIN devrait être l'une des premières étapes de la création d'une entreprise. Votre FEIN doit figurer sur toutes les déclarations de revenus des entreprises, comptes de taxes et autres documents fiscaux. De plus, de nombreux commerçants, banques et sociétés de cartes de crédit le souhaitent. Cet article explique ce qu'est un numéro FEIN pour une entreprise et à quoi il sert. Plongeons-nous !
Qu'est-ce qu'un FEIN ?
Les entreprises opérant aux États-Unis sont tenues d'obtenir un FEIN. Semblable à la façon dont le numéro de sécurité sociale d'un individu les identifie, le FEIN) accomplit la même chose pour les entreprises. Le numéro de sécurité sociale d'un individu lui sert de numéro fiscal, souvent appelé numéro d'identification fiscale (TIN). On confond souvent les deux sortes de nombres ensemble. Gardez à l'esprit que le premier est destiné aux personnes morales, tandis que le second est destiné aux particuliers.
L'IRS et d'autres agences gouvernementales peuvent identifier et garder un œil sur les transactions fiscales et financières d'une entreprise s'ils disposent du FEIN de l'entreprise. Il est nécessaire pour diverses tâches administratives, notamment la déclaration de revenus, la création d'un régime de retraite et la fourniture d'une assurance maladie et dentaire au personnel.
A quoi sert exactement le fein ?
Le nom de votre entreprise doit apparaître sur tous les documents officiels, y compris les formulaires W-2, 941 et les déclarations de revenus des entreprises. Un FEIN est requis pour remplir ces formulaires. Assurez-vous d'avoir un accès facile au numéro d'identification fiscale de votre entreprise afin de pouvoir l'inclure dans toutes les déclarations de revenus requises.
Qui a besoin d'un fein ?
Après avoir appris les bases d'un EIN fédéral, vous vous demandez peut-être si vous en avez besoin. Alors, pourquoi les entreprises exigent-elles des numéros d'identification fiscale ? Si vous envisagez de payer votre personnel, vous aurez besoin d'un numéro d'identification fiscale fédéral.
Vous aurez besoin d'un FEIN de l'IRS si vous :
- Former une société ou un partenariat pour faire des affaires.
- Soumettre les formulaires fiscaux requis (tels que ceux pour la paie ou l'accise)
- Les étrangers non-résidents devraient avoir des retenues d'impôt sur toutes les sources de revenus.
- Avoir un plan Keogh
Si vous appartenez aux catégories d'organisations suivantes, vous pourriez également avoir besoin d'un numéro d'identification fédéral d'employeur (FEIN) :
- Entreprises détenues par des fiducies, des IRA et des organisations exonérées d'impôt (à l'exception de certaines fiducies révocables détenues par le constituant)
- Estates
- Conduits de placement hypothécaire
- Groupes caritatifs
- Coopératives d'agriculteurs
- Gestionnaires du plan
Il est nécessaire de demander plusieurs numéros EIN si vous exploitez plus d'une entreprise qui a besoin d'un FEIN. Pour savoir si vous avez besoin d'un FEIN, vérifiez auprès de l'IRS en ligne.
De quoi ai-je besoin pour postuler à FEIN?
Vous devrez fournir quelques données lors de la demande d'un numéro d'identification d'employeur pour votre entreprise. Voici les éléments dont vous avez besoin pour postuler à FEIN :
- Nom, adresse et nom commercial (votre nom DBA "faisant affaire sous", si vous en avez un) de la personne ou de l'organisation demandant le FEIN.
- Nom et numéro d'identification fiscale de la partie responsable (la personne ou les personnes qui ont l'autorité ultime sur votre entreprise, ses actifs et ses finances).
- Raison sociale, date de constitution ou d'acquisition et structure de l'entreprise
- Justification de la demande (par exemple, lancement d'une nouvelle société, expansion des opérations, acquisition d'une entreprise existante ou changement de structure juridique).
- Le cas échéant, veuillez préciser si les taxes sur l'emploi seront payées hebdomadairement ou annuellement et indiquer la date à laquelle les salaires ont été reçus pour la première fois. Incluez également le nombre d'employés que vous prévoyez avoir à son apogée au cours des 12 prochains mois.
Si votre entreprise fonctionne comme une LLC, l'IRS voudra savoir combien de personnes sont impliquées. Vous devez également sélectionner celui qui correspond le mieux à la nature de votre entreprise parmi les options suivantes.
- Assurer l'hébergement et les repas
- Construction et Génie Civil
- Fabrication
- Assurance et banque
- Soins médicaux et services sociaux
- Au detail
- Propriété réelle
- Locations et baux
- Expédition et stockage
- Agent/courtier en gros ou autres grossistes
- Autre
Comment puis-je obtenir un FEIN?
Voici comment l'obtenir:
#1. Vous devez d'abord vérifier que vous êtes admissible à un FEIN
Pour obtenir un numéro d'identification d'employeur fédéral (FEIN), vous devez remplir deux conditions : (1) avoir un numéro de sécurité sociale valide ou une autre forme d'identification fiscale (comme un autre FEIN) ; et (2) avoir votre établissement principal aux États-Unis ou dans ses territoires.
Votre lieu d'activité principal doit être aux États-Unis ou dans l'un de ses territoires, car c'est là que vous gagnerez l'essentiel de vos revenus. Par conséquent, vous pouvez toujours être qualifié pour un FEIN même si vous dirigez une entreprise dans un pays autre que les États-Unis. Vous n'avez pas besoin d'être le propriétaire de l'entreprise pour demander un FEIN, mais vous devez être quelqu'un qui a une expérience directe des finances de l'entreprise. Il est possible pour un secrétaire ou un assistant administratif de déposer une demande de FEIN en votre nom en signant et en remplissant la partie du tiers désigné du formulaire SS-4.
#2. Compiler des données pour l'Internal Revenue Service
Remplissez le formulaire SS-4 : Demande de numéro d'identification d'employeur avec les informations appropriées à soumettre à l'IRS. Pour demander un numéro d'identification d'employeur fédéral (FEIN), votre entreprise doit avoir un emplacement physique basé aux États-Unis. Si votre entreprise est une LLC ou une société, vous devez l'inclure sur le formulaire de demande. Vous devez identifier les membres de votre entreprise s'il s'agit d'une LLC. Veuillez fournir plus de détails sur les services que vous offrez.
Vous aurez besoin de connaître les détails supplémentaires suivants pour votre application :
- Motif de la demande d'enregistrement FEIN. Vous pourriez, par exemple, avoir récemment réorganisé votre entreprise ou introduit de nouveaux produits.
- Lorsque votre entreprise a été créée ou achetée.
- Le ou les secteurs dans lesquels vous opérez, et les biens ou services que vous proposez, tels que la vente au détail ou le conseil.
- Lorsque votre entreprise a commencé à payer les salaires du personnel.
- La date de fin d'année fiscale ou comptable de votre entreprise. Si vos paiements d'impôts suivent l'année civile, c'est généralement au mois de décembre.
- La projection la plus élevée possible de nouvelles embauches pour l'année à venir.
#3. Demander un FEIN en ligne, par téléphone ou par courrier
Si vous avez besoin d'un FEIN, vous pouvez en obtenir un de différentes manières :
Par téléphone:
(800) 829-4933
Service postal/télécopie :
Vous pouvez télécharger le formulaire SS-4 à partir du site Web de l'IRS et y trouver les adresses locales de télécopie et d'envoi.
Sur le site de l'IRS :
Si vous avez besoin d'un FEIN, vous pouvez en faire la demande en ligne sans avoir à remplir le formulaire SS-4 en répondant à une série de questions dans un chat en direct. Les heures de service sont de 7 h à 10 h HNE, du lundi au vendredi.
Quelle que soit l'approche que vous utilisez, l'IRS n'aura pas votre nouveau numéro opérationnel avant que deux semaines ne se soient écoulées. Un FEIN peut être utile pour les entreprises de toutes tailles, alors pensez à en obtenir un même si vous n'y êtes pas obligé. Il n'y a aucun coût associé à cela, et vous ne savez jamais quand vous pourriez avoir besoin d'embaucher quelqu'un ou quand les choses vont changer dans votre organisation.
À quelle fréquence dois-je mettre à jour mon FEIN ?
Vous n'êtes pas obligé de modifier votre FEIN une fois que vous l'avez acquis, sauf si l'IRS l'exige pour une raison quelconque. Si votre entreprise est constituée, vous devez mettre à jour votre FEIN si l'une des situations suivantes s'applique :
- Votre entreprise devient soit une entreprise individuelle, soit une société de personnes.
- Lorsque deux sociétés fusionnent, une nouvelle société est créée.
- Lorsqu'une autre entreprise acquiert la vôtre, elle devient une filiale de cette entreprise.
Votre entreprise partenaire aura besoin d'un nouveau FEIN si l'une des conditions suivantes s'applique :
- L'entreprise est désormais dirigée par une seule personne.
- Votre entreprise est maintenant incorporée.
- Une nouvelle alliance se forme en plus de celle existante.
En tant qu'entreprise individuelle ou société à responsabilité limitée avec un FEIN, vous devez mettre à jour votre FEIN si :
- Vous avez décidé de déposer une demande de protection contre la faillite.
- La société devient constituée en société ou en partenariat.
- Prise de participation dans une société concurrente.
Il n'est pas nécessaire de modifier votre FEIN si vous modifiez simplement le nom ou l'adresse de votre entreprise.
Quand d'autre auriez-vous besoin d'un FEIN ?
Un FEIN est également requis chaque fois que des impôts sont retenus ou payés par votre entreprise ou chaque fois que des W-2 ou d'autres formulaires similaires sont délivrés aux employés. Un formulaire W-2 doit être délivré par l'employeur à chaque employé à la fin de chaque année d'imposition. Un service professionnel de traitement de la paie peut déposer pour vous tous vos formulaires d'impôt sur les salaires, y compris les rapports trimestriels et annuels qui incluent votre FEIN.
Chaque entrepreneur indépendant auquel vous avez payé 600 $ ou plus au cours de l'année d'imposition nécessite un 1099, et vous devrez inclure votre FEIN sur ce formulaire.
Un numéro d'identification d'employeur fédéral (FEIN) est requis pour de nombreux processus, et il sera également utilisé par votre personnel et vos entrepreneurs indépendants lors de la déclaration des impôts en votre nom.
Comment trouver votre FEIN si vous l'avez oublié
Un FEIN est l'équivalent d'un numéro de sécurité sociale pour votre entreprise. Protéger votre EIN de la même manière que vous le feriez pour votre SSN aidera à prévenir l'utilisation frauduleuse de l'identité de votre entreprise. En vérité, il n'y a pas de recherche automatisée EIN en place, car cela augmenterait la possibilité que le numéro d'identification d'un contribuable tombe entre de mauvaises mains. Si vous avez perdu votre numéro de sécurité sociale, l'IRS vous indique où le rechercher. L'IRS vous recommande de faire ce qui suit :
- Retrouvez la lettre d'approbation FEIN que vous avez reçue de l'IRS.
- Si vous avez fourni votre numéro afin d'ouvrir un compte bancaire ou d'obtenir une licence commerciale, contactez votre banque, l'État ou une agence municipale.
- Trouver une copie d'une déclaration de revenus que vous avez produite dans le passé ; il contiendra votre EIN.
Si aucune de ces méthodes ne fonctionne, vous devrez contacter directement l'IRS et demander une recherche EIN. Des informations permettant de vous identifier vous seront demandées. De plus, vous devez être un membre du personnel de l'entreprise autorisé à accepter le numéro. Vous devez être administrateur ou membre autorisé d'une société à responsabilité limitée (LLC) ou un responsable d'entreprise pour être admissible. L'agent de l'IRS vous proposera votre EIN par téléphone si vous êtes en mesure de prouver votre identité et votre autorité.
Je n'ai pas d'employés. Ai-je besoin d'un FEIN ?
Oui. Votre FEIN (ou numéro d'identification fiscale fédéral des entreprises) sert d'identifiant unique pour votre entreprise auprès du gouvernement, un peu comme le fait un numéro de sécurité sociale pour les particuliers. Même si vous ne prévoyez pas d'embaucher des travailleurs, un EIN est requis par l'IRS pour chaque société. De plus, les institutions financières, les sociétés de cartes de crédit et les fournisseurs peuvent exiger votre EIN avant de traiter tout paiement ou commande.
Par rapport à un numéro d'identification fiscale, en quoi un FEIN diffère-t-il ?
Les numéros d'identification d'employeur fédéraux (FEIN) ne sont généralement délivrés qu'aux personnes qui en font spécifiquement la demande. Le numéro d'identification d'employeur, ou FEIN, sera utilisé sur les documents fiscaux et de paie pour identifier de manière unique votre organisation. De nombreux États n'émettront pas de deuxième numéro d'identification fiscale si vous avez déjà un FEIN. Avec quelques exclusions notables, un FEIN peut être délivré à pratiquement n'importe quel type d'entreprise. Si vous êtes un propriétaire unique, par exemple, vous pouvez utiliser votre numéro de sécurité sociale comme numéro d'identification fiscale. Le numéro d'identification fiscale (EIN) de votre entreprise devra être converti en FEIN si vous décidez de l'incorporer.
Un FEIN est-il accessible au grand public ?
Il est de notoriété publique que les FEIN sont utilisés par de nombreuses entreprises et organisations lors de la déclaration de revenus et d'autres informations financières auprès de l'IRS et d'autres agences gouvernementales. Les entreprises ont besoin du FEIN d'une entreprise pour effectuer des transactions avec celle-ci. Il est souvent nécessaire pour remplir des formulaires W-9, fournir des références de crédit ou échanger d'autres types de données. Lorsque vous donnez votre FEIN, vous vous exposez à un risque d'exposition indésirable. Comme les numéros de sécurité sociale, les numéros d'identification d'employeur fédéraux (FEIN) doivent également être utilisés et divulgués discrètement pour prévenir le vol d'identité et la fraude.
Un FEIN est-il requis si je ne suis pas sûr d'en avoir besoin ?
Consultez le site Web de l'IRS si vous ne savez pas si vous avez besoin ou non d'un FEIN. Tant que vous les déclarez sur votre déclaration de revenus personnelle, vous pouvez vous contenter de votre numéro de sécurité sociale et ne pas en obtenir un. Un numéro d'identification d'employeur fédéral (FEIN) est nécessaire pour les déclarer sur une déclaration de revenus d'entreprise. Si cela n'est pas clair pour vous, vous pouvez demander l'aide d'un fournisseur de paie en ligne pour le traitement et le dépôt des taxes liées à la paie.
Comment trouver mon nom FEIN ?
Vous pouvez demander le FEIN en vous adressant au bureau comptable ou financier de l'entreprise, mais ils ne sont pas tenus de vous le fournir. Recherchez la société dans les dossiers tenus par le secrétaire d'État ou tout autre dépôt en ligne fédéral, d'État ou local. Payez quelqu'un d'autre pour effectuer la recherche EIN à votre place ou utilisez une base de données commerciale.
Est-ce qu'un FEIN est identique à un SSN ?
Contacter le service comptable ou financier de l'entreprise pour le FEIN est facultatif, mais recommandé. Recherchez le nom de l'entreprise dans les dépôts Internet fédéraux, étatiques et locaux, ainsi que dans les documents conservés par le secrétaire d'État. Utilisez une base de données commerciale ou engagez un professionnel pour rechercher les EIN pour vous.
Votre FEIN est-il votre numéro d'identification fiscale ?
Le numéro d'identification d'employeur fédéral (FEIN) est un numéro d'identification à neuf chiffres pour les entreprises qui sert un objectif similaire au numéro de sécurité sociale d'une personne. Le numéro de sécurité sociale d'une personne lui sert de numéro fiscal, souvent appelé numéro d'identification fiscale (TIN).
Combien y a-t-il de chiffres dans le numéro FEIN ?
Un numéro d'identification d'employeur (EIN) est un numéro à neuf chiffres attribué par l'IRS. C'est ainsi que les entreprises et autres sans personnel peuvent suivre leurs comptes de taxes. L'Internal Revenue Service utilise ce numéro pour retrouver les contribuables qui doivent soumettre certaines déclarations de revenus des sociétés.
Réflexions finales
Il est impossible de demander une licence d'entreprise sans obtenir au préalable un numéro d'identification fédéral d'employeur (FEIN). En outre, il n'y a pas d'exigence d'un FEIN pour les entrepreneurs individuels et les entrepreneurs indépendants qui n'engagent pas d'autres personnes. Le numéro d'identification fédéral d'employeur (FEIN) d'une entreprise peut également nécessiter une modification dans des cas particuliers.
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Bibliographie
