Les voyages d'affaires sont un excellent moyen de se rapprocher de votre équipe, de découvrir de nouveaux endroits ensemble et de générer des idées brillantes en cours de route. Mais en même temps, ils peuvent être plus difficiles qu'un voyage en famille ordinaire car il y a beaucoup de choses supplémentaires à garder à l'esprit. Heureusement, le processus peut être simple et sans stress si vous faites tout à l'avance. Dans les paragraphes suivants, nous vous expliquerons comment suivre le budget, louer un bus nolisé, rechercher votre destination et effectuer les réservations nécessaires à l'avance.
1. Connaissez votre budget
Commencez par discuter du budget. Vous devez savoir combien d'argent l'entreprise est prête à dépenser pour le voyage d'affaires, car cela aura un impact considérable sur le choix que vous allez faire. Le transport et l'hébergement seront vos dépenses les plus importantes, alors commencez par eux. N'oubliez pas que plus vous réservez vos billets tôt, moins ils seront chers. Si vous partez en avion, évitez les week-ends et les jours fériés car les prix augmentent généralement. Heureusement, la location d'autobus nolisés n'est pas si volatile et devient souvent beaucoup moins chère que les voyages en avion. Lorsque tout est réservé, vous saurez combien d'argent il vous reste à dépenser pour la nourriture, les déplacements, les activités, etc.
2. Organisez des billets d'avion ou la location d'un bus nolisé
Il est parfois difficile d'obtenir des billets pour une famille de quatre personnes, voire pour une équipe de collègues. C'est pourquoi nous vous recommandons de le faire en ligne, dans le confort de votre maison. Demandez à vos collègues d'envoyer leurs données personnelles à l'avance, afin que vous puissiez simplement copier-coller les données dans les fenêtres correspondantes.
S'il y a une grande distance entre vos points A et B, nous vous recommandons de prendre un vol. Parfois, les compagnies aériennes offrent des rabais aux voyageurs d'affaires. Mais il existe une excellente alternative aux avions : la location d'un bus nolisé. Par exemple, à Chater en bus BCS location, la flotte comprend des bus et des minibus confort avec toutes les commodités nécessaires : climatisation, réfrigérateur, WC, système radio, navigation, etc.
3. Étudiez votre destination
Une fois que vous avez terminé avec les compagnies de bus charter ou les compagnies aériennes, il est nécessaire d'explorer l'endroit où vous allez. Surtout si vous n'y êtes jamais allé auparavant. Le voyage doit se dérouler le mieux possible, vous devez donc tout planifier à l'avance. On parle de votre itinéraire depuis la gare routière ou l'aéroport jusqu'à l'hôtel, les restaurants et cafés à proximité, la location d'un espace de coworking si besoin, etc. S'il y a plusieurs heures libres en ville, étudiez s'il y a des endroits intéressants à voir dans la région. C'est un excellent moyen de rapprocher votre équipe.
4. Faites des réservations d'hôtel à l'avance
Les hôtels les plus populaires avec un bon rapport qualité/prix sont complets bien à l'avance. Il peut donc être difficile pour vous de trouver un logement sur place, surtout s'il y a des dizaines de personnes avec vous. Nous vous recommandons d'utiliser des sites Web de réservation populaires où vous pouvez filtrer les options par emplacement, prix, date de disponibilité et commodités telles que le petit-déjeuner, la piscine et la salle de conférence. Appelez la réception pour savoir s'ils ont un programme de récompenses pour les voyages d'affaires ou s'ils acceptent les sky miles.
5. Préparez-vous pour la réunion
Bien que certaines personnes considèrent un voyage d'affaires comme de courtes vacances, il vise à atteindre un objectif particulier : trouver un nouveau client, présenter un projet, etc. C'est pourquoi vous devez être prêt pour la réunion à l'avance car il se peut que vous n'ayez pas assez de temps en route. Voici quelques conseils utiles :
- Sachez qui vous allez rencontrer
- Assurez-vous que tous les membres de l'équipe ont une tenue appropriée
- Vérifiez si la salle de réunion dispose des appareils nécessaires à votre présentation
- Imprimez votre discours et partagez-le avec vos collègues
Lorsque vous êtes déjà à l'hôtel, n'oubliez pas de répéter votre discours et assurez-vous que tout le monde sait quoi dire et quoi faire pendant la réunion.
Conclusion
Qui a dit que l'organisation d'un voyage d'affaires devait être stressante ? Si vous commencez tôt, faites une liste de choses à faire, choisissez judicieusement une compagnie de bus nolisée et restez positif, cela pourrait se transformer en aventure, améliorer vos compétences et même vous aider à obtenir une promotion. Bon voyage en toute sécurité et inoubliable !
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