En règle générale, les réceptionnistes de la réception ou la réception servent de gardiens d'un bureau. Ils fournissent des services de réponse aux appels, des services de transfert d'appels, des services de prise de rendez-vous, un service client et des conseils cartographiques. Toute personne entrant dans le bâtiment est accueillie par le réceptionniste de la réception. Un réceptionniste à la réception a généralement besoin d'au moins un diplôme d'études secondaires, de compétences de base en bureautique et d'une expérience en informatique.
Lisez la suite pour en savoir plus sur une réception, sa description de poste, ses fonctions et ses qualifications.
Réception de la réception
Dans une grande entreprise ou un bureau, le réceptionniste de la réception sert de premier point de contact. Les responsabilités et tâches typiques d'un réceptionniste à la réception comprennent l'enregistrement et l'enregistrement des invités, la réception et le tri du courrier, la planification des réunions et la gestion des activités du bureau. De plus, ils sont chargés de faire fonctionner un standard, de prendre les appels et de relayer les messages au personnel du bureau. En outre, les tâches possibles des réceptionnistes de la réception comprennent la mise à jour des calendriers de rendez-vous, la validation des tickets de stationnement, le classement et le travail de bureau.
La seule éducation formelle nécessaire pour travailler en tant que réceptionniste à la réception est généralement un diplôme d'études secondaires ou GED. Les employeurs, cependant, favorisent les candidats qui ont travaillé comme réceptionniste, administrateur de bureau ou représentant du service à la clientèle. La suite Microsoft Office et les prouesses des logiciels de prise de rendez-vous peuvent donner aux candidats un avantage sur les autres candidats dans le processus d'embauche. Les réceptionnistes en herbe doivent également maîtriser le multitâche, la gestion du temps et la communication.
Quels sont les devoirs et les tâches d'une réception à la réception ?
Les responsabilités d'un réceptionniste de bureau comprennent une variété de tâches administratives. Selon le type d'entreprise et le secteur pour lequel vous travaillez, vos tâches en tant que réceptionniste de bureau changeront. Pour garder votre travail de réceptionniste de bureau intéressant, vous aurez diverses responsabilités. De plus, vous serez la première personne que les travailleurs verront lorsqu'ils arriveront au travail. Cela vous permet d'apprendre à connaître vos collègues, ce que certains employeurs peuvent apprécier. Typiquement, vos obligations et devoirs seront les suivants :
- Accueil des clients
- Prendre des appels et les transférer
- Réception de messages
- Faire des copies
- Traiter les e-mails
- Prise de rendez-vous
- Accepter les paiements
- Numérisation de documents
- Saisie des données client ou client
- Commandez des cadeaux pour vos collègues
- Planifiez des rencontres et des événements modestes pour le bureau.
Fonctions d'une réception à la réception
#1. Accueil chaleureux des clients
L'accueil des clients est l'une des responsabilités fondamentales d'une réception à la réception. Les visiteurs de votre magasin ou de votre bureau ne peuvent interagir qu'avec la réceptionniste. Même s'il s'agit d'un poste d'entrée de gamme, un réceptionniste qui y réussit doit être un administrateur fort ainsi qu'un excellent communicateur, capable de s'entendre avec des personnes de tous horizons et de toutes professions.
Lorsque les visiteurs arrivent, le réceptionniste de la réception doit les accueillir avec gentillesse, en prenant occasionnellement leurs manteaux, en offrant des rafraîchissements et en répondant aux demandes simples sur l'entreprise, comme ses heures d'ouverture. La réception doit s'efforcer d'être suffisamment informée pour donner une description succincte des biens et services fournis par votre entreprise.
#2. Prendre et retourner des appels
Un réceptionniste à la réception est chargé de répondre à tous les appels entrants et d'accueillir les visiteurs en personne. Selon la taille de votre entreprise, votre réceptionniste doit connaître votre système téléphonique pour effectuer cette tâche. Le réceptionniste filtre les appels à la demande, dirige les appels vers la partie appropriée, prend et relaie les messages si nécessaire.
#3. Envoi du courrier entrant
Dans certaines entreprises, le réceptionniste peut superviser la distribution du courrier entrant et sortant. Le réceptionniste trie le courrier qui arrive, en supprimant le courrier indésirable et en séparant les éléments les plus prioritaires. Le courrier est distribué conformément à la politique de l'entreprise.
Un réceptionniste de la réception peut remettre chaque pièce de courrier en main propre au destinataire prévu, ou les colis peuvent être placés dans la fente à courrier appropriée entre les bureaux. Au fur et à mesure que les colis arrivent, la réceptionniste signe en outre pour les livraisons de nuit ou prioritaires.
#4. Préparation du courrier sortant
Le réceptionniste de la réception prépare le courrier du jour pour que le bureau de poste ou le service de livraison de nuit le récupère. L'employé de la réception prend contact avec un service de messagerie et lui donne toutes les instructions nécessaires si une personne ou une entreprise a besoin de documents rapidement.
#5. Tâches administratives et de bureau
Un réceptionniste à la réception peut également effectuer plusieurs tâches de bureau, telles que la rédaction de lettres, la création de feuilles de calcul financières et la réalisation de présentations. Dans les petites ou moyennes entreprises, le réceptionniste peut également être responsable de la planification des réunions des membres de l'équipe senior et de l'organisation des voyages d'affaires. Commander des fournitures de bureau, classer des documents, faire des copies et envoyer et recevoir des télécopies sont d'autres tâches que le réceptionniste de la réception peut être amené à effectuer. La personne assise à l'avant effectue occasionnellement des tâches de bureau.
Compétences d'une réception à la réception
- Expérience administrative
- Compétences bilingues
- Aptitudes à la communication
- Connaissances en informatique
- Compétences informatiques
- Service à la clientèle
- La saisie des données
- Expérience en cabinet dentaire
- Examen de la documentation
- Systèmes DME
- Capacités organisationnelles
- Bonnes compétences en résolution de problèmes
- Attention au detail
- Compétences de gestion du temps
- Microsoft Office
- Google Docs
- Logiciel de calendrier
Comment devenir réceptionniste
Même si vous avez peu ou pas d'expérience préalable dans le domaine, vous pouvez toujours trouver du travail en tant que réceptionniste en procédant comme suit :
#1. Obtenir un diplôme d'études secondaires
Beaucoup d'employeurs n'embaucheront pas de réceptionniste à moins d'avoir leur diplôme d'études secondaires. Votre expérience au lycée peut vous préparer à des emplois de réceptionniste de diverses manières, notamment en améliorant votre capacité à gérer votre temps, à rester organisé et à collaborer avec les autres. Si vous avez un diplôme d'études secondaires, les employeurs potentiels pourraient vous considérer comme capable, responsable et organisé, des qualités qui pourraient vous rendre plus qualifié pour les postes de réceptionniste.
#2. Développez vos capacités interpersonnelles
Chaque jour, en tant que réceptionniste, vous devrez communiquer avec un large éventail de personnes. Des réceptionnistes avec de fortes talents de communication intrepersonnelle sont souvent embauchés par les employeurs. Vous serez plus qualifié pour un poste de réceptionniste si vous avez de bonnes compétences interpersonnelles, car vous serez perçu par les employeurs comme charismatique, professionnel et bien parlé.
#3. Faire un CV solide
Votre CV est l'un des meilleurs moyens de démontrer aux employeurs vos qualifications, vos prouesses, vos honneurs et vos réalisations. De plus, les CV bien rédigés, organisés et présentés de manière professionnelle sont plus susceptibles de transmettre aux employeurs l'idée que vous avez une solide éthique de travail.
#4. Améliorez vos capacités organisationnelles
L'entretien du bureau et l'organisation du hall d'accueil incombent souvent aux réceptionnistes. Développer des compétences organisationnelles est nécessaire pour gérer les rendez-vous, prendre les messages et trier le courrier. En mettant en évidence vos compétences organisationnelles, telles que le souci du détail et la planification, vous pouvez vous faire paraître plus qualifié lors de votre entretien et montrer au responsable du recrutement que vous avez les compétences de réceptionniste nécessaires malgré une expérience de travail limitée ou inexistante.
#5. Faites un effort pour vous présenter professionnellement
L'une des qualifications clés pour de nombreux postes de réceptionniste est la capacité de se conduire de manière professionnelle lors de l'interaction avec les autres dans le front office. De plus, de nombreux employeurs recherchent des candidats ayant de solides compétences en communication qui peuvent véhiculer une image publique favorable et accessible pour la marque de l'entreprise. Parce que les compétences interpersonnelles sont si cruciales dans ce type de travail, il pourrait être possible pour un responsable du recrutement d'évaluer plus précisément votre potentiel de réussite en tant que réceptionniste si vous pouvez montrer ces qualités tout au long de votre entretien.
#6. Entraînez-vous à parler au téléphone
Étant donné que parler au téléphone est souvent l'une des tâches principales d'un réceptionniste, affiner votre voix au téléphone peut vous faire paraître plus articulé, professionnel et charismatique. Demandez des conseils sur la façon d'améliorer vos compétences en conversation téléphonique et de mettre votre pratique en pratique avec vos proches ou vos amis.
Description du poste de réception à la réception
Nous avons besoin d'une réception sociable pour gérer toutes les tâches administratives et de réceptionniste au bureau à notre entrée principale. Parce que vous êtes le "visage" de l'entreprise, vous serez celui que tous les clients verront. C'est vous qui déterminerez ce qu'ils ressentent.
Le candidat idéal sera extrêmement perspicace et discipliné en plus d'avoir une personnalité agréable et décontractée. Vous devriez être en mesure de répondre aux griefs et de fournir des informations véridiques. Une approche orientée client est essentielle. L'objectif est de faire en sorte que les visiteurs et les invités se sentent les bienvenus et appréciés lorsqu'ils sont sur notre propriété.
Responsabilités :
- Accueillez les visiteurs et traitez-les avec une grande courtoisie.
- Assurez-vous que la réception est organisée, bien entretenue et bien approvisionnée avec toutes les fournitures dont elle a besoin, telles que des stylos, des formulaires et du papier.
- Répondre immédiatement à tous les appels et questions des clients.
- Transférez les appels au service approprié et enregistrez les messages.
- Acceptez chaque lettre et colis, puis remettez-les au service approprié.
- Suivez, organisez et transférez les e-mails.
- La commande et la gestion du matériel et des fournitures de bureau sont nécessaires.
- Tenir à jour les documents et fichiers.
- Gardez un œil sur le budget du bureau.
Exigences :
- Un diplôme d'études secondaires ou une autre qualification comparable.
- 2 ans ou plus dans un rôle similaire avec une expérience documentée.
- Excellente connaissance des procédures de comptabilité standard et de la gestion de bureau.
- Excellente communication.
- Très doué pour le multitâche et l'organisation.
- Bonne connaissance des programmes MS Office
La réceptionniste de la réception est-elle difficile ?
Les réceptionnistes à la réception doivent être sociables, bien organisés et capables d'effectuer plusieurs tâches à la fois. Ils ont besoin de capacités de communication. Un bon réceptionniste porte une attention particulière aux détails et sait gérer plusieurs projets à la fois. Tout le monde ne devrait pas travailler à la réception. Si vous avez les compétences nécessaires, effectuer ce travail d'entrée de gamme ne vous sera pas difficile. Vous devez être très patient, courtois et capable de diriger les visiteurs et le courrier vers le bureau approprié. Vous pouvez parfois trouver cela monotone lorsque personne n'appelle ou n'entre dans la pièce ; à d'autres occasions, votre table peut être couverte de piles de papiers et des gens peuvent attendre pour vous parler.
Quelles sont les tâches d'un réceptionniste?
Selon l'entreprise, un représentant de la réception peut avoir diverses tâches. Tous les courriers et colis entrants et sortants doivent être reçus et livrés par eux. Ils sont également chargés de retourner les appels, d'organiser des réunions, de coordonner les activités du bureau et d'accueillir les visiteurs.
Qu'est-ce qui fait un bon représentant de la réception ?
Parce qu'ils traitent quotidiennement avec des clients, des collègues et des fournisseurs, les représentants de la réception doivent être d'excellents communicateurs. De plus, ils possèdent de fortes capacités interpersonnelles qui leur permettent de travailler ensemble et d'offrir et de recevoir des critiques de manière constructive. Ils réussiront dans le poste s'ils ont des compétences générales comme la convivialité et la sympathie.
Combien d'heures une réception fonctionne-t-elle ?
La plupart des employés de la réception sont disponibles en semaine de 8 h à 5 h. En règle générale, les quarts de travail des réceptionnistes durent huit heures. Trois équipes sont généralement utilisées pour couvrir la réception : l'équipe du matin, qui dure environ de 7 h à 3 h ; le quart d'après-midi, qui commence à 3 h et se termine à 11 h; et le quart de nuit, également connu sous le nom de quart de vérification de nuit, qui commence à 11 h et se termine à 7 h.
Qu'est-ce qu'une réceptionniste ne devrait pas faire ?
- Élever leur voix sur les clients
- Chaque fois que quelqu'un entre dans la pièce, évitez de lever les yeux et de saluer.
- Ne faites pas attendre les gens trop longtemps sur les chaises
- Donner plus d'importance au téléphone qu'à la personne qui est devant eux
- Mettre les appelants en attente indéfiniment
- L'impolitesse au téléphone
- Perte de confidentialité
Conclusion
Votre diplôme d'études secondaires ou GED sera nécessaire pour travailler comme réceptionniste à la réception; un diplôme universitaire n'est pas toujours nécessaire. De nombreux employeurs pourraient le préférer si vous avez une expérience antérieure en tant que représentant du service à la clientèle, réceptionniste ou dans un autre rôle administratif. De plus, les employeurs peuvent avoir des qualifications spécifiques pour le rôle en termes de compétences. Vous pouvez augmenter vos chances de décrocher un emploi en obtenant une certification dans un domaine particulier pour acquérir ces compétences.
Articles Relatifs
- Réceptionniste à la réception : définition, description du poste et salaire
- RÉPONDEURS PROFESSIONNELS : les meilleures options en 2023
- ANALYSTE SERVICE DESK : définition, tâches, salaire, question d'entretien et CV
- QU'EST-CE QUE LA RÉCEPTIONNISTE ? Tâches, salaire, compétences et importance
Bibliographie
