Cuando se trata de completar cualquier proyecto, debes saber cómo llegar de principio a fin. Si bien puede parecer simple o que todo se trata de las tareas, la verdad es que los hitos son el elemento más significativo. Sí, debe realizar las responsabilidades que se le asignan en el proyecto. Y debes tener el objetivo final en mente. Sin embargo, si no establece hitos a lo largo del proyecto, le resultará difícil mantener el ritmo requerido o determinar si está en el camino correcto. Aquí es donde entran los hitos del proyecto. Veamos qué significa hito en la gestión de proyectos y ejemplos típicos de los hitos.
¿Qué son los hitos del proyecto?
Los hitos del proyecto son tareas particulares que se deben completar para el proyecto dentro de un cierto marco de tiempo. Estos son los puntos en la línea de tiempo en los que espera tener un grado medible de trabajo terminado que se puede entregar a un gerente de proyecto o incluso a un cliente. Los hitos deben ser más significativos que las tareas menores que realiza a diario. Esto se debe a que su objetivo es informarle si completará o no el proyecto a tiempo.
¿Qué es un hito en la gestión de proyectos?
Un hito es un momento decisivo en el ciclo de vida de un proyecto que se utiliza para realizar un seguimiento del progreso hacia el objetivo final. Un hito en la gestión de proyectos sirve como marcador para la fecha de inicio o finalización de un proyecto, evaluaciones o aportes externos, controles presupuestarios, presentación de un entregable importante, etc. Es un punto de referencia que denota un evento significativo o un punto de decisión de ramificación dentro de un proyecto.
¿Por qué son importantes los hitos del proyecto?
Los hitos aseguran que su equipo esté progresando en la dirección correcta. Pero eso no es todo.
Aquí hay un par de cosas adicionales que puede hacer con los hitos:
- Cree un buen plan y marco de proyecto.
- Vigile el progreso del proyecto.
- Identificar posibles cuellos de botella.
- Determinar cuándo se realizará el proyecto.
El punto final es útil cuando necesita responder la pregunta favorita de su parte interesada: "¿Ya terminó?" ”
Cómo establecer hitos del proyecto
¿Cómo haces para crear los hitos del proyecto? Será necesario un examen detallado del propósito general del proyecto, así como de los trabajos que lo componen. ¿Qué se debe hacer para considerar el proyecto un éxito? Haga una lista de los entregables finales que debe producir, así como el marco de tiempo que se ha establecido. Es posible que desee establecer una fecha límite anterior a la acordada para tener un margen de maniobra en caso de complicaciones.
Luego, escribe todas las tareas importantes que deben completarse a lo largo del camino para cumplir con la fecha límite. ¿Cuáles son las principales responsabilidades que indicarían que está en el buen camino? Estos son los hitos del proyecto. Puede tener uno cada mes para un proyecto a corto plazo y uno cada trimestre para un proyecto a más largo plazo. La idea es tener una configuración que funcione para el tipo de proyecto en el que estás trabajando.
Tenga en cuenta que un hito no tiene que ser una sola actividad. Podría ser un grupo de tareas, o podría ser terminar el componente de diseño del proyecto o finalizar los planos. Su hito podría ser cualquiera de una variedad de cosas. La característica más importante es que es fundamental para la finalización del proyecto e indicará si va por buen camino o no.
¿Quién crea el hito del proyecto en la gestión de proyectos?
Cuando se trata de crear hitos del proyecto, debe involucrarse a una variedad de partes interesadas. Primero, hable con el cliente sobre lo que realmente quiere del proyecto. Ellos determinarán el entregable final, y ustedes dos (y posiblemente un jefe o gerente) decidirán la fecha límite para ese entregable final. Esto le ayuda a planificar todo lo que debe hacerse mientras tanto y comenzar el proceso de definición de hitos.
También debe discutir con el cliente cualquier entregables intermedios que ellos desean. Es posible que deseen que proporcione actualizaciones más pequeñas durante el proyecto. Es posible que tengan otros entregables que les gustaría ver mientras trabaja en el proyecto. En cualquiera de estos escenarios, esos tipos de documentos y actualizaciones serán hitos que desea resaltar y asegurarse de cumplir para mantener a su cliente satisfecho. Estos pueden tener plazos que usted y el cliente, o usted y su gerencia, acuerden de antemano.
Qué tener en cuenta al crear un hito en la gestión de su proyecto
Cuando se trata de hitos del proyecto, hay algunas cosas a tener en cuenta. Debe estar atento a cada una de estas cosas para mantenerse en el camino y la meta. Si no considera todos estos factores al crear su gráfico y línea de tiempo, es posible que se encuentre en serios problemas cuando llegue el momento de ejecutar el proyecto final. Puede descubrir que no está completando las tareas a tiempo, lo que no será aceptable para su gerencia o sus clientes.
#1. dependencias
Las dependencias son una de las primeras cosas a considerar al establecer cronogramas e hitos del proyecto. Cualquier lugar donde uno de los miembros de su equipo o uno de sus equipos más pequeños dependa de otro es una fuente potencial de problemas. Es un lugar donde puede haber un retraso en el traspaso, lo que hace que el siguiente equipo o individuo no pueda ejecutar la tarea que se le ha asignado. Esto es algo a tener en cuenta al crear un hito.
#2. Retrasos que están fuera de su control
Cuando hablamos de retrasos fuera de su control, nos referimos a problemas con la obtención de suministros o la obtención de artículos de comerciantes externos. Estos problemas pueden ocurrir por una variedad de causas y en cualquier momento durante la configuración y ejecución del proyecto. Podría terminar con algo que es incorrecto o no llega en absoluto. Podría haber complicaciones con los proveedores o incluso enviar cosas a su ubicación. Debe tener en cuenta cada uno de estos factores al desarrollar sus hitos.
#3. Retrasos del equipo
Los retrasos en el equipo son cosas que suceden dentro de su equipo. Estas son cosas como que alguien se enferme o que tu equipo se vaya a la huelga. Hay una variedad de formas en que las personas de sus equipos pueden ralentizar el proceso, ya sea intencionalmente o no, y usted quiere estar preparado para cualquier posibilidad. Siempre habrá ciertas cosas fuera de su control dentro del equipo, o ralentizaciones que no puede explicar, pero en su mayor parte, puede construir amortiguadores para lidiar con ellas.
#4. Cambios en el Cliente
Mientras trabaja en un proyecto, siempre es probable que su cliente haga modificaciones en el camino. Debe asegurarse de estar preparado para cualquier tipo de modificación que puedan solicitar y de que sus hitos estén actualizados para reflejar esto. Si un cliente realiza un cambio en uno de los hitos, infórmele cómo afecta a los otros hitos y al marco de tiempo general. Lo mejor es tratar de mantenerse en el camino tanto como sea posible, pero eso no siempre será posible. Sea claro con los clientes sobre las implicaciones de sus ajustes para el proyecto.
#5. Líneas de tiempo que son más largas de lo esperado
Todo su equipo le proporcionará plazos y estimaciones de cuánto tiempo llevarán los diversos aspectos del proyecto. Lo mejor que puede hacer es incorporar un búfer en estas regiones para asegurarse de que está preparado para más retrasos. Algo que creía que le llevaría una semana puede tardar dos semanas, mientras que algo que pensaba que le llevaría un día puede tardar varios días o más. Permita un poco de tiempo adicional para cada trabajo para que no se atrase si algo no sale según lo planeado.
#6. Necesidades imprevistas
Puede comenzar a trabajar en su proyecto solo para enterarse de que hay requisitos adicionales que no anticipó. Tal vez pensó que podría arreglárselas con el plano que tiene, solo para descubrir que no funcionó. O tal vez esperaba que el cliente proporcionara un elemento específico para el proyecto, pero no lo hizo. Todas estas necesidades imprevistas tendrán un impacto en su capacidad para cumplir con los hitos que ha establecido, lo que significa hacer espacio adicional.
¿Cuáles son algunos ejemplos de hitos del proyecto?
Ahora que sabe qué es un hito de gestión de proyectos, veamos algunos ejemplos de los eventos que se usan comúnmente como hitos de proyectos:
Aquí hay cinco ejemplos típicos de hitos de proyectos:
- Aprobación del proyecto
- Examina los requisitos
- Aprobación del diseño
- Hitos para cada fase del proyecto
- Se requiere permiso final.
Veamos cada ejemplo de hito del proyecto con más detalle:
Ejemplo n.º 1 de un hito del proyecto: aprobación del proyecto
Este suele ser el primer hito significativo en el ciclo de vida de un proyecto.
Cuando una parte importante del proyecto o la alta gerencia aprueba el proyecto, le da luz verde al equipo del proyecto para comenzar a trabajar en él.
Ejemplo n.º 2 de un hito del proyecto: Revisión de requisitos
Para este importante hito, debe repasar un plan de proyecto con sus clientes e identificar lo que requerirá el proyecto.
Una vez aceptado todo esto, se puede empezar a trabajar en el proyecto.
Ejemplo n.º 3 de hitos del proyecto: aprobación del diseño
Ahora ha completado todos los requisitos del proyecto. Excelente trabajo.
Sin embargo, ahora es el momento de crear el diseño del proyecto y mostrárselo al cliente o a las partes interesadas.
Desafortunadamente, es probable que le proporcionen mucha información y griten estas tres frases terribles... "hazlo una vez más".
Y cuando finalmente les guste y lo aprueben (¡después de un millón de intentos!), habrás logrado otro hito importante.
Ejemplo n.º 4 de hito del proyecto: hitos de la fase del proyecto
Su proyecto ahora está en marcha y su equipo está trabajando arduamente para desarrollar e implementar la solución propuesta.
Trabajar en un proyecto, por otro lado, no es solo una actividad larga y prolongada.
Un proyecto generalmente se divide en fases como "la fase de desarrollo" y "la fase de prueba".
Usamos hitos en las fechas de 'inicio' y 'finalización' de cada fase para distinguir claramente entre estas etapas.
¿No es eso conveniente?
Ejemplo n.º 5 de un hito del proyecto: aprobación final
Considera esto:
Su equipo ha completado la construcción del producto y, después de extensas pruebas e inspecciones, finalmente está listo.
Pero no te emociones demasiado todavía.
Todavía debe transmitirlo al partes interesadas clave.
Si el proyecto cumple con los estándares, sus partes interesadas ofrecen físicamente su aprobación. (Quizás no literalmente.)
Su equipo finalmente puede levantar una copa por la conclusión del proyecto; ¡Has logrado el hito final!
Estos ejemplos de hitos se aplican a cualquier proyecto, independientemente de la industria. Sin embargo, como administrador de proyectos, puede crear los hitos del proyecto que lo ayudarán a planificar, ejecutar y realizar un seguimiento del progreso de su proyecto.
Conclusión
Cuando se trata de eso, los hitos del proyecto son lo que te mantiene a ti y a tu proyecto avanzando. Son responsables de ayudarlo a lograr sus objetivos y entregar los resultados a su cliente. Son los elementos que le permitirán saber si su personal está ejecutando su trabajo correctamente y le permitirán cumplir con todos sus plazos. Sin embargo, estar preparado para los problemas en el camino también es esencial. Puede seguir los ejemplos de hitos del proyecto para crear un hito para su proyecto. Saber cómo configurar y planificar los hitos puede ayudarlo a usted y a su equipo a prepararse mejor en general.
Preguntas frecuentes sobre hitos del proyecto
¿Cuál es la duración de un hito?
Los hitos normalmente no tienen duración; sin embargo, algunos hitos pueden requerir uno. Por ejemplo, suponga que su proyecto tiene un hito de aprobación después de una fase y sabe que el procedimiento de aprobación demoraría una semana.
¿Qué es un hito del proyecto en la gestión de proyectos?
Los hitos en la gestión de proyectos se utilizan para marcar la fecha de inicio o finalización de un proyecto, las evaluaciones o aportes externos, las comprobaciones presupuestarias, la presentación de un entregable importante, etc.
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