En cada proceso de gestión de proyectos, los directores de proyectos trabajan para lograr un equilibrio entre la producción de productos de alta calidad y la gestión de los recursos disponibles. El triángulo de gestión de proyectos sirve como guía sobre cómo las tres restricciones de tiempo, costo y alcance afectan el resultado general del proyecto. Discutiremos esto en detalle en este capítulo.
Conceptos Básicos del Triángulo de Gestión de Proyectos
El triángulo de gestión de proyectos es un modelo que ilustra la interdependencia de tres restricciones: tiempo, dinero y alcance, y cómo cambiar un factor requiere cambiar los demás.
Antes de que comience el proyecto, los gerentes de proyecto y los clientes deben finalizar el triángulo de gestión de proyectos. Todos los interesados en el proyecto deben comprender y estar de acuerdo con las limitaciones del proyecto, lo que allanará el camino para una toma de decisiones acertada en el mejor interés del resultado general del proyecto.
Cuando los gerentes de proyecto pueden identificar los tres conceptos básicos del triángulo de gestión de proyectos, pueden trabajar para producir el proyecto de la más alta calidad posible.
¿Cuáles son los elementos del triángulo de gestión de proyectos?
Las tres variables más críticas del triángulo de gestión de proyectos suelen ser el tiempo, el costo y el alcance. Estas se conocen comúnmente como restricciones triples del triángulo de gestión de proyectos. La calidad generalmente se conoce como el cuarto elemento, pero es el punto focal de los otros tres elementos. Por así decirlo, la calidad depende de qué tan bien se manejen las tres restricciones. Veamos en detalle estas tres limitaciones del triángulo de gestión de proyectos.
Horario
El tiempo es la cantidad de tiempo que lleva ejecutar actividades (dentro de un proyecto), así como la duración del proyecto en sí. El horario es otro nombre para la limitación de tiempo. Los plazos pueden extenderse si se amplía el alcance o se reduce el presupuesto. Por ejemplo, si el tamaño del equipo se reduce debido a restricciones presupuestarias, el proyecto puede tardar más en finalizar.
Cualquier retraso en la obtención de recursos u obstáculos inesperados para el equipo pueden causar retrasos en el proyecto, lo que dificulta que los gerentes de proyecto completen el proyecto dentro de los plazos establecidos. Debido a que las limitaciones de tiempo están directamente relacionadas con el costo y el alcance del proyecto, extender el cronograma puede generar más costos en forma de adquisición de trabajadores adicionales u otros recursos.
Posibles desafíos de tiempo
#1. exceso de optimismo
Es habitual que los directores de proyecto sobrestimen las capacidades de su equipo. Para diseñar un plan realista, es necesario examinar las capacidades productivas, la carga de trabajo y las condiciones existentes de cada miembro del equipo.
#2. Retrasos externos
Si su proyecto requiere ciertos materiales de un proveedor, la demora en la entrega puede causar demoras adicionales en el progreso de su proyecto. Los gerentes de proyecto deben comunicarse con el proveedor de manera regular para que estén al tanto de las fechas y horas de entrega cruciales.
#3. Retrasos internos
Algunas tareas dentro de un proyecto son interdependientes, lo que significa que no puede comenzar una hasta que finalice la anterior. Las tareas que se posponen desperdician tiempo y dinero valiosos. Como resultado, los gerentes de proyectos deben monitorear periódicamente las dependencias de los trabajos para asegurarse de que se terminen a tiempo.
#4. Empleados desmoralizados
La pérdida de interés y motivación de los empleados, así como el aumento del ausentismo, son problemas importantes a los que se enfrentan muchos directores de proyectos. Estos problemas deben resolverse tan pronto como sea posible. Los empleados pueden agotarse física y emocionalmente por proyectos a largo plazo. Incluso los trabajos menores pueden volverse tediosos. Competente software de gestión de tareas puede ayudar a los miembros del proyecto a asignar el trabajo al personal adecuado, garantizando una división clara y equitativa de las funciones del trabajo.
#5. Escasez de personal
Muchos retrasos en los proyectos se deben a la escasez de trabajadores capacitados. Puede haber una variedad de razones para esto, incluidas las personas que están preocupadas por proyectos de mayor prioridad, el ausentismo, una estrategia débil de PM, etc. Los pequeños déficits de personal pueden cubrirse reorganizando las responsabilidades, pero los principales problemas de personal requieren la cooperación de las partes interesadas clave, en particular, la junta de gestión de cambios del proyecto.
Cost
Cada proyecto recibe una cantidad fija de dinero, comúnmente conocida como presupuesto. Este dinero es necesario para terminar un proyecto. El salario de los empleados, el dinero para herramientas y equipos, el alquiler del espacio de oficina y otros recursos pueden incluirse en el costo del proyecto. Aumentar el tamaño del equipo o prolongar el tiempo que lleva terminar un proyecto también puede tener un efecto en el costo del proyecto.
Los clientes siempre están preocupados por el costo de un proyecto. Es fundamental que los gerentes de proyecto ofrezcan a los clientes una estimación precisa del proyecto, lo que puede ser difícil. El costo del proyecto ciertamente se modificará a medida que el alcance o las fechas se desvíen del diseño original.
Posibles desafíos de costos
- Gastos subestimados del proyecto
Estos pueden ocurrir como resultado de estimaciones presupuestarias poco realistas o incorrectas. Otra razón importante podría ser la falta de previsión de posibles ineficiencias, como conflictos de programación de recursos.
- Rendición de cuentas deficiente
Incluso el presupuesto de un proyecto bien planificado puede superarse si no se asigna ninguna tarea para administrar los gastos, generar informes de costos oportunos y revisar el presupuesto. A alguien se le debe asignar la tarea de monitorear el presupuesto.
- Proyectos retrasados
Esto puede hacer que los presupuestos se reestructuren para tener en cuenta los salarios, los gastos generales adicionales, los seguros extendidos (si corresponde) y los costos de litigio si la demora viola los acuerdos de nivel de servicio.
- Aumento de los costes de personal
Esto suele suceder cuando se contrata a más personas para lidiar con el aumento del alcance a medida que cambia la fecha límite. Cada miembro del equipo debe ser consciente del alcance del proyecto desde el principio.
Lo que hacemos
El alcance del proyecto es una sección del plan del proyecto que enumera tareas, proyectos, metas, entregables y fechas particulares. La declaración del alcance del proyecto incluye las siguientes secciones: Declaración de trabajo, Exclusiones del alcance, Restricciones, Hitos, Entregables finales, Criterios de aceptación y Aprobación final del cliente.
La restricción de alcance brinda objetivos a los gerentes de proyectos y les permite estimar los costos del proyecto y programar todas las tareas para las personas adecuadas. Cualquier cambio en el alcance del proyecto en cualquier etapa podría tener un impacto negativo en su desarrollo, obligando a los gerentes de proyectos a retrasar las fechas de entrega o agregar más costos de mano de obra, o ambas cosas.
Posibles desafíos de alcance
- Requisitos vagos
El avance del alcance puede descarrilar incluso las iniciativas mejor planificadas. Por lo tanto, los proyectos planificados al azar tienen más probabilidades de fracasar. La ausencia de requisitos precisos y detallados puede dar lugar a una concepción errónea del proyecto y a un aumento del alcance.
- Solicitudes de funciones adicionales
Solo se recomienda agregar nuevas características al proyecto cuando el cronograma y el presupuesto del proyecto lo permitan. Incluso si los gerentes de proyecto creen que las nuevas funciones ayudarán al proyecto, no deben permitir que el avance de las funciones desvíe el proyecto de su ruta prevista.
- Especificaciones variables
Las especificaciones de proyecto inciertas exponen su proyecto a un aumento del alcance. Hacer ajustes de última hora al proyecto, por ejemplo, o que los clientes soliciten trabajo adicional, puede afectar tanto el presupuesto como el cronograma. Los gerentes de proyecto deben documentar todos los entregables críticos, presupuestos, plazos, etc., y hacer que todos los involucrados en el proyecto los firmen.
- Consideraciones internas
Otros elementos externos están fuera del control de los directores de proyecto. Sin embargo, si otros problemas internos, como las partes interesadas que solicitan un nuevo conjunto de entregables, amenazan con descarrilar todo el proyecto, el gerente del proyecto debe hacer valer su autoridad y defender el plan del proyecto.
Calidad como resultado del tiempo, costo y alcance
Calidad = Tiempo + Costo + Alcance
Como se indicó anteriormente, la cuarta variable en el triángulo de gestión de proyectos (también conocido como "el triángulo de hierro" o "el triángulo dorado") es la calidad. Este factor, ubicado en el centro, se ve directamente influenciado cuando se cambia cualquiera de las otras tres variables de Tiempo, Alcance y Costo.
Si su proyecto está adelantado, por ejemplo, es posible que desee dedicar tiempo adicional a las tareas actuales, lo que puede resultar en un producto superior. La calidad ya no está limitada por ningún criterio predefinido. Para algunos clientes, la calidad significa mantenerse dentro del presupuesto de un proyecto, mientras que para otros significa llevarlo al mercado a tiempo. Un gerente de proyecto debe determinar cómo la empresa define la calidad para el proyecto dado.
Cómo el Triángulo de Gestión de Proyectos Afecta el Éxito del Proyecto
Cada proyecto tiene requisitos específicos que todos deben acordar antes de que comience el proyecto. El triángulo de gestión de proyectos ayuda a los directores de proyectos a comprender los límites de un proyecto, lo que les permite tomar mejores decisiones.
Echemos un vistazo más profundo a algunas de las ventajas del triángulo dorado:
- El triángulo de gestión de proyectos permite a los directores de proyectos evaluar diversas influencias externas y su posible impacto en una o más “variables” del triángulo de gestión de proyectos.
- Los gerentes de proyecto pueden usar el triángulo PM para realizar un seguimiento de los presupuestos, los cronogramas y el alcance de su proyecto. Este modelo se puede personalizar para satisfacer las necesidades de prácticamente cualquier proyecto.
- El triángulo de gestión de proyectos demuestra que los proyectos no pueden ser buenos, baratos y rápidos al mismo tiempo. Este modelo demuestra cómo y dónde los gerentes de proyecto deben hacer ajustes o compromisos si los cambios en cualquiera de las variables son inevitables.
- Muchos proyectos fracasan por falta de comunicación. Un triángulo de gestión de proyectos es una herramienta visual que los directores de proyectos pueden usar para demostrar la relación entre las tres variables, lo que permite a los miembros del equipo y a las partes interesadas comprender completamente los cambios necesarios.
Gestión de las tres restricciones en el triángulo de gestión de proyectos
Aquí hay algunas soluciones reales para reconciliar las restricciones del triángulo de gestión de proyectos.
- Comuníquese con las partes interesadas: consulte con las partes interesadas para determinar qué cambios son aceptables y qué restricciones deben priorizarse. ¿La fecha límite es inamovible y el presupuesto es limitado? Esto le dará una idea de cómo se puede ajustar el proyecto si se requieren cambios. Este es un paso importante en las primeras etapas del proyecto, pero la comunicación debe ser constante en todo momento.
- Afirmar procesos de gestión de riesgos: La planificación de riesgos debe ser una fase en su proceso de gestión de proyectos para evitar el aumento del alcance y mantenerse dentro del presupuesto y el tiempo. Identifique los peligros y luego elabore un plan para mitigar cada uno. Si desea obtener más información, lea sobre cómo manejar los riesgos del proyecto.
- Cree procesos de gestión de cambios: el cambio casi siempre es inevitable. Un proceso de gestión de cambios establece un método estandarizado para aprobar o rechazar modificaciones. Esto mantiene al equipo informado de los cambios a medida que ocurren y cómo afectan el proyecto. Esto también puede ayudar a limitar el avance del alcance.
- Elija una metodología basada en restricciones: Dependiendo de las restricciones que enfrente, puede decidir elegir un enfoque de gestión de proyectos. Los procedimientos de estilo cascada se utilizan con frecuencia para administrar proyectos con restricciones severas. Si necesita más flexibilidad, un proceso Agile como Scrum sería más adecuado. Un enfoque Lean puede ayudar con proyectos donde las ineficiencias deben reducirse tanto como sea posible.
Metodología Ágil y el Triángulo de Gestión de Proyectos
Aunque se cree que Metodología ágil Apareció en 2001, el triángulo de gestión de proyectos, a veces conocido como el triángulo de hierro, ha estado en uso desde la década de 1950. Solía ser una técnica muy importante para comprender el equilibrio de las restricciones triples en la entrega de proyectos.
Muchos equipos de proyecto preguntaron si el triángulo clásico de gestión de proyectos todavía se podía usar al adoptar enfoques presentados recientemente, como Agile, a medida que se lanzaban nuevos marcos de gestión de proyectos.
La diferencia fundamental entre los dos es que, aunque en la gestión de proyectos tradicional, las tres restricciones (alcance, tiempo y presupuesto) se especificaron al inicio del proyecto, la metodología Agile adopta un enfoque iterativo, lo que permite que estos componentes del proyecto crezcan.
Debido a que prevalecen las restricciones triples, Agile le da la vuelta a esto.
La gestión de proyectos tradicional permite variaciones de costo y tiempo mientras mantiene el alcance fijo. Como resultado, tanto el tiempo como el costo cambian para desarrollar una estrategia viable. La dificultad de esta técnica es que el alcance de un proyecto cambia con frecuencia durante su ciclo de vida, lo que afecta tanto el tiempo como los gastos. Como resultado, se ajustan las tres limitaciones, lo que genera mayores costos y demoras en las entregas. Aunque el proyecto se completó, las partes interesadas no estaban satisfechas debido al aumento de los gastos y las demoras.
La técnica ágil, por otro lado, mantiene fijos los costos y los plazos al tiempo que permite cambios en el alcance. Como resultado, los agilistas idearon un triángulo invertido de triple restricción. Debido a que el objetivo es lograr los requisitos de alta prioridad del cliente dentro del costo y el tiempo especificados, Agile permite que el alcance varíe con el tiempo. A medida que avanza el proyecto, Agile permite volver a priorizar.
¿Cómo se puede utilizar el Triángulo de Hierro en la gestión de proyectos?
Cada proyecto debe equilibrar las tres limitaciones más frecuentes de cualquier proyecto: tiempo, dinero y alcance. No se puede cambiar una variable sin influir al menos en una de las otras.
El gerente del proyecto debe manejar las compensaciones entre los tres lados del triángulo de triple restricción de manera eficiente. Estos límites sirven como un recordatorio visual de cómo las decisiones pueden afectar otros aspectos de su proyecto.
El equilibrio inteligente e integrado de las tres restricciones del proyecto puede decidir la calidad general del proyecto. Estos aspectos no se pueden equilibrar por separado. El artículo del PMI (Project Management Institute) “Más allá del Triángulo de Hierro” subraya que los gerentes de proyecto deben considerar elementos blandos (moral, interés y expectativas sociales) ya que estos pueden afectar los proyectos tanto como las tres restricciones del triángulo de gestión de proyectos.
¿Qué es el triángulo dorado en la gestión de proyectos?
El triángulo dorado es lo que hemos estado discutiendo en este capítulo. Es simplemente otro nombre para el triángulo de gestión de proyectos. También se le llama el triángulo de hierro.
¿Cuáles son las tres partes de un proyecto?
Las tres partes de un proyecto son el presupuesto, el cronograma y el alcance. Forman el triángulo de gestión de proyectos.
¿Cómo pueden los gerentes de proyectos priorizar las limitaciones del triángulo de gestión de proyectos?
Los gerentes de proyecto pueden priorizar las restricciones del triángulo de administración de proyectos identificando los objetivos más importantes del proyecto y alineándolos con las restricciones de alcance, cronograma y costo. También pueden usar técnicas como la regla 80/20, donde se enfocan en el 20% del proyecto que tendrá el mayor impacto y priorizan en consecuencia.
¿Cómo se relaciona el triángulo de gestión de proyectos con la calidad del proyecto?
El triángulo de gestión de proyectos se relaciona con la calidad del proyecto en el sentido de que el alcance, el cronograma y las restricciones de costos tienen un impacto en la calidad final de los entregables del proyecto. Un gerente de proyecto debe equilibrar estas restricciones para garantizar que el proyecto se entregue a tiempo, dentro del presupuesto y con el nivel de calidad deseado.
¿Cómo se aplica el triángulo de gestión de proyectos a los proyectos virtuales?
El triángulo de gestión de proyectos se aplica a los proyectos virtuales de la misma manera que a cualquier otro proyecto. Los proyectos virtuales pueden tener algunos desafíos únicos, como la comunicación y la coordinación entre los miembros del equipo que trabajan de forma remota, pero el triángulo de administración de proyectos aún se puede usar para administrar las limitaciones de alcance, cronograma y costo del proyecto.
¿Cuáles son algunos de los desafíos comunes que enfrentan los gerentes de proyectos cuando intentan equilibrar las restricciones del triángulo de administración de proyectos?
Algunos desafíos comunes que enfrentan los gerentes de proyectos cuando intentan equilibrar las restricciones del triángulo de administración de proyectos incluyen el aumento del alcance, los cambios inesperados en el proyecto, la falta de recursos, los plazos poco realistas y los excesos de presupuesto. Los gerentes de proyecto deben poder identificar y manejar estos desafíos de manera efectiva para garantizar que el proyecto se entregue a tiempo, dentro del presupuesto y con el nivel de calidad deseado.
¿Cómo pueden los directores de proyectos utilizar el triángulo de gestión de proyectos para comunicar el estado del proyecto a las partes interesadas?
Al actualizar constantemente a las partes interesadas sobre el estado del proyecto y garantizar que cumpla con las restricciones de alcance, cronograma y presupuesto, los gerentes de proyecto pueden usar el triángulo de administración de proyectos para comunicar de manera efectiva el estado del proyecto. Esto se puede lograr a través de informes de estado del proyecto recurrentes, paneles de control del proyecto u otras formas de comunicación que brindan a las partes interesadas acceso a información sobre el estado del proyecto y los posibles problemas. Los directores de proyectos también pueden utilizar el triángulo de gestión de proyectos como una ayuda visual para aclarar las compensaciones y las decisiones tomadas y ayudar a las partes interesadas a comprender el progreso del proyecto.
¿Cómo se aplica el triángulo de gestión de proyectos a los proyectos de subcontratación?
El triángulo de gestión de proyectos es el mismo para todos los proyectos, incluidos los que incluyen la subcontratación. Los proyectos que se subcontratan tendrán dificultades particulares para administrar el alcance, el cronograma y las restricciones presupuestarias en muchas zonas horarias, culturas e idiomas. Las restricciones de alcance, tiempo y dinero aún se pueden gestionar, así como cualquier peligro, utilizando el triángulo de gestión de proyectos como marco.
¿Cómo pueden los gerentes de proyectos usar el triángulo de gestión de proyectos para mejorar el desempeño del proyecto?
Al usarlo como un marco para reconocer y administrar las restricciones de alcance, tiempo y costo del proyecto, los gerentes de proyecto pueden usar el triángulo de administración de proyectos para mejorar el rendimiento del proyecto. Los gerentes de proyecto pueden garantizar que el proyecto se entregue a tiempo, dentro del presupuesto y con el nivel de calidad deseado revisando y revisando periódicamente el plan del proyecto y haciendo concesiones entre las restricciones según sea necesario. Los directores de proyectos también pueden utilizar el triángulo de gestión de proyectos para comunicarse mejor con las partes interesadas, identificar y gestionar los riesgos potenciales y mejorar el rendimiento del proyecto.
En conclusión
La calidad de su proyecto depende de qué tan bien se manejen las tres restricciones en el triángulo de gestión de proyectos. La mala gestión de estos tres elementos muy probablemente desviará su proyecto y lo derrumbará. Para ayudarlo a manejar con éxito estas tres restricciones, puede buscar herramientas de gestión de proyectos en línea. ¡Hay muchos para elegir!
Preguntas frecuentes
¿Cómo se llama el triángulo de gestión de proyectos?
El triángulo de gestión de proyectos se denomina triángulo de restricciones triples o triángulo de hierro.
¿Está obsoleto el triángulo de hierro?
Aunque el triángulo de hierro no se usa con más frecuencia para medir el éxito de un proyecto, aún no está desactualizado.
¿Quién inventó el triángulo de gestión de proyectos?
Martin Barnes inventó el triángulo de gestión de proyectos.
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Referencias
