Se deben seguir muchas reglas y regulaciones para mantener una empresa abierta y operando legalmente. Solicitar un FEIN debe ser uno de sus primeros pasos para establecer un negocio. Su FEIN debe incluirse en todas las declaraciones de impuestos comerciales, cuentas de impuestos y otros documentos relacionados con los impuestos. Además, muchos comerciantes, bancos y firmas de tarjetas de crédito lo quieren. Este artículo explica qué es un número FEIN para una empresa y para qué se utiliza. ¡Vamos a sumergirnos!
¿Qué es un FEIN?
Las empresas que operan dentro de los Estados Unidos deben obtener un FEIN. Similar a cómo el número de Seguro Social de un individuo lo identifica, el FEIN) logra lo mismo para las empresas. El número de Seguro Social de una persona sirve como su número de identificación fiscal, a menudo conocido como número de identificación fiscal (TIN). A menudo se confunden los dos tipos de números juntos. Tenga en cuenta que el primero está destinado a personas jurídicas, mientras que el segundo es para ciudadanos particulares.
El IRS y otras agencias gubernamentales pueden identificar y controlar las transacciones fiscales y financieras de una empresa si tienen el FEIN de la empresa. Es necesario para una variedad de tareas administrativas, incluida la declaración de impuestos, la creación de planes de jubilación y la provisión de seguro médico y dental para el personal.
¿Para qué se usa exactamente el Fein?
El nombre de su empresa debe aparecer en todos los documentos oficiales, incluidos los formularios W-2, 941 y las declaraciones de impuestos comerciales. Se requiere un FEIN para completar estos formularios. Asegúrese de tener fácil acceso al número de identificación fiscal de su empresa para poder incluirlo en cualquier declaración de impuestos requerida.
¿Quién necesita una Fein?
Después de aprender los conceptos básicos de un EIN federal, es posible que se pregunte si necesita uno. Entonces, ¿por qué las empresas requieren números de identificación fiscal? Si planea pagarle a su personal, necesitará un número de identificación fiscal federal.
Necesitará un FEIN del IRS si:
- Formar una empresa o una sociedad para realizar negocios.
- Envíe los formularios de impuestos requeridos (como los de nómina o impuestos especiales)
- Los extranjeros no residentes deben tener impuestos retenidos de todas las fuentes de ingresos.
- Tener un plan Keogh
Si pertenece a las siguientes categorías de organizaciones, también podría necesitar un Número de identificación de empleador federal (FEIN):
- Negocios propiedad de fideicomisos, IRA y organizaciones exentas de impuestos (con la excepción de ciertos fideicomisos revocables propiedad del otorgante)
- Estates
- Conductos de inversión hipotecaria
- Grupos caritativos
- cooperativas de agricultores
- gerentes del plan
Es necesario solicitar numerosos números EIN si opera más de un negocio que necesita un FEIN. Para averiguar si necesita un FEIN, consulte con el IRS en línea.
¿Qué necesito para solicitar FEIN?
Deberá proporcionar algunos datos cuando solicite un número de identificación de empleador para su empresa. Lo siguiente es lo que necesita para solicitar FEIN:
- Nombre, dirección y nombre comercial (su nombre comercial DBA, si tiene uno) de la persona u organización que solicita el FEIN.
- Nombre y número de identificación fiscal de la parte responsable (la persona o personas que tienen la autoridad final sobre su empresa y sus activos y finanzas).
- Razón social, fecha de constitución o adquisición y estructura de la empresa
- Justificación de la solicitud (p. ej., lanzamiento de una nueva empresa, expansión de operaciones, adquisición de un negocio existente o cambio de estructuras legales).
- Si corresponde, especifique si los impuestos sobre el empleo se pagarán semanal o anualmente, y proporcione la fecha en que se recibieron los salarios por primera vez. Además, incluya la cantidad de empleados que prevé tener en su punto máximo en los próximos 12 meses.
Si su empresa opera como una LLC, el IRS querrá saber cuántas personas están involucradas. También debe seleccionar la que más se acerque a la naturaleza de su empresa de las siguientes opciones.
- Proporcionar alojamiento y comidas.
- Construcción
- Elaboración
- Seguros y Banca
- Servicios de atención médica y bienestar
- Mercado
- Propiedad real
- Alquileres y arrendamientos
- Envío y almacenamiento
- Agente/corredor en mayoristas u otros mayoristas
- Otro
¿Cómo puedo obtener un FEIN?
He aquí cómo conseguirlo:
#1. Primero debe verificar que califica para un FEIN
Para obtener un Número de Identificación de Empleador Federal (FEIN), debe cumplir con dos requisitos: (1) tener un número de Seguro Social válido u otra forma de identificación fiscal (como otro FEIN); y (2) tener su lugar principal de negocios dentro de los Estados Unidos o sus territorios.
Su lugar principal de negocios debe estar en los Estados Unidos o en uno de sus territorios, ya que es donde obtendrá la mayor parte de sus ingresos. Por lo tanto, aún puede calificar para un FEIN incluso si tiene un negocio en un país que no sea los Estados Unidos. No tiene que ser el propietario de la empresa para solicitar un FEIN, pero debe ser alguien que tenga experiencia directa con las finanzas de la empresa. Es posible que una secretaria o asistente administrativo solicite un FEIN en su nombre firmando y completando la parte designada por terceros del formulario SS-4.
#2. Compilar datos para el Servicio de Impuestos Internos
Llene el Formulario SS-4: Solicitud de Número de Identificación de Empleador con la información apropiada para enviar al IRS. Para solicitar un Número de identificación de empleador federal (FEIN), su empresa debe tener una ubicación física en los EE. UU. Si su empresa es una LLC o una corporación, debe incluir esto en el formulario de solicitud. Debe identificar a los miembros de su empresa si es una LLC. Proporcione más detalles sobre los servicios que ofrece.
Necesitará saber los siguientes detalles adicionales para su aplicación:
- Motivo de la solicitud de inscripción FEIN. Es posible que, por ejemplo, haya reorganizado recientemente su empresa o esté introduciendo nuevos productos.
- Cuándo se estableció o compró su empresa.
- El sector o sectores en los que opera, y los bienes o servicios que ofrece, como venta minorista o consultoría.
- Cuando su empresa inicialmente comenzó a pagar los salarios del personal.
- La fecha de cierre del ejercicio fiscal o contable de su empresa. Si sus pagos de impuestos siguen el año calendario, esto suele ser en el mes de diciembre.
- La mayor proyección posible de nuevas contrataciones para el próximo año.
#3. Solicite un FEIN en línea, por teléfono o por correo
Si necesita un FEIN, puede obtener uno de diferentes maneras:
Por teléfono:
(800) 829-4933
Servicio postal/fax:
Puede descargar el Formulario SS-4 del sitio web del IRS y encontrar las ubicaciones locales de fax y correo allí.
En el sitio web del IRS:
Si necesita un FEIN, puede solicitar uno en línea sin tener que completar el formulario SS-4 respondiendo una serie de preguntas en un chat en vivo. El horario de servicio es de 7 am a 10 pm EST, de lunes a viernes.
Independientemente del enfoque que utilice, el IRS no tendrá su nuevo número operativo hasta después de que hayan pasado dos semanas. Un FEIN puede ser útil para empresas de todos los tamaños, así que considere obtener uno incluso si no está obligado a hacerlo. No hay ningún costo asociado con hacerlo, y nunca se sabe cuándo podría necesitar traer a alguien al personal o cuándo cambiarán las cosas en su organización.
¿Con qué frecuencia tengo que actualizar mi FEIN?
No está obligado a modificar su FEIN una vez que lo haya adquirido, a menos que el IRS lo requiera por algún motivo. Si su empresa está constituida, debe actualizar su FEIN si se da alguna de las siguientes situaciones:
- Su empresa se convierte en una empresa individual o en una sociedad.
- Cuando dos empresas se fusionan, se forma una nueva empresa.
- Cuando otra empresa adquiere la suya, se convierte en una subsidiaria de esa empresa.
Su negocio de asociación necesitará un nuevo FEIN si se aplica alguno de los siguientes:
- La empresa ahora está dirigida por una sola persona.
- Su empresa ya está incorporada.
- Se forma una nueva alianza sobre la existente.
Como propietario único o sociedad de responsabilidad limitada con un FEIN, debe actualizar su FEIN si:
- Ha decidido declararse en bancarrota.
- La empresa se convierte en sociedad anónima o sociedad.
- Adquirir una participación en una empresa competidora.
No es necesario cambiar su FEIN si simplemente modifica el nombre o la dirección de su empresa.
¿Cuándo más necesitaría un FEIN?
También se requiere un FEIN siempre que su negocio retenga o pague impuestos o cuando se emitan formularios W-2 u otros formularios similares a los empleados. El empleador debe emitir un formulario W-2 a cada empleado al final de cada año fiscal. Un servicio profesional de procesamiento de nómina puede presentar todos sus formularios de impuestos sobre la nómina por usted, incluidos los informes trimestrales y anuales que incluyen su FEIN.
Cada contratista independiente al que pagó $600 o más durante el año fiscal requiere un 1099, y deberá incluir su FEIN en ese formulario.
Se requiere un número de identificación de empleador federal (FEIN, por sus siglas en inglés) para numerosos procesos, y también será utilizado por su personal y contratistas independientes cuando presente la declaración de impuestos en su nombre.
Cómo encontrar su FEIN si lo ha olvidado
Un FEIN sirve como el equivalente de un número de seguro social para su empresa. Proteger su EIN de la misma manera que lo haría con su SSN ayudará a evitar el uso fraudulento de la identidad de su empresa. En verdad, no existe una búsqueda automática de EIN, ya que esto aumentaría la posibilidad de que el número de identificación de un contribuyente caiga en manos equivocadas. Si ha perdido su número de Seguro Social, el IRS le da instrucciones sobre dónde buscarlo. El IRS recomienda que haga lo siguiente:
- Busque la carta de aprobación de FEIN que recibió del IRS.
- Si proporcionó su número para abrir una cuenta bancaria u obtener una licencia comercial, comuníquese con su banco, el estado o una agencia municipal.
- Encuentre una copia de una declaración de impuestos que presentó en el pasado; contendrá su EIN.
Si ninguno de estos métodos funciona, deberá comunicarse directamente con el IRS y solicitar una búsqueda de EIN. Se solicitará información que pueda ser utilizada para identificarle. Además, debe ser un miembro del personal de la empresa que pueda aceptar el número. Debe ser director o miembro autorizado de una compañía de responsabilidad limitada (LLC) o un funcionario corporativo para calificar. El agente del IRS le ofrecerá su EIN por teléfono si puede probar su identidad y autoridad.
No tengo empleados. ¿Necesito un FEIN?
Sí. Su FEIN (o número de identificación fiscal comercial federal) sirve como un identificador único de su empresa para el gobierno, al igual que un número de Seguro Social lo hace para las personas. Incluso si no planea contratar a ningún trabajador, el IRS requiere un EIN para cada corporación. Además, las instituciones financieras, las firmas de tarjetas de crédito y los proveedores pueden solicitar su EIN antes de procesar cualquier pago o pedido.
Cuando se compara con un número de identificación fiscal, ¿en qué se diferencia un FEIN?
Los números de identificación de empleador federal (FEIN, por sus siglas en inglés) generalmente solo se emiten a las personas que los solicitan específicamente. El Número de identificación del empleador, o FEIN, se utilizará en los documentos de impuestos y nómina para identificar de manera única a su organización. Muchos estados no emitirán una segunda identificación fiscal si ya tienes un FEIN. Con algunas exclusiones notables, se puede emitir un FEIN a prácticamente cualquier tipo de negocio. Si es un propietario único, por ejemplo, puede usar su número de Seguro Social como su identificación fiscal. El número de identificación fiscal (EIN) de su empresa deberá convertirse a FEIN si decide incorporarlo.
¿Está disponible un FEIN para el público en general?
Es de conocimiento generalizado que muchas empresas y organizaciones utilizan los FEIN cuando presentan impuestos y otra información financiera ante el IRS y otras agencias gubernamentales. Las empresas necesitan el FEIN de una empresa para realizar transacciones con ella. Con frecuencia se requiere al completar formularios W-9, proporcionar referencias de crédito o intercambiar otros tipos de datos. Cuando entrega su FEIN, se pone en riesgo de una exposición no deseada. Al igual que los números de Seguro Social, los Números de Identificación de Empleador Federal (FEIN) también deben usarse y divulgarse discretamente para evitar el robo de identidad y el fraude.
¿Se requiere un FEIN si no estoy seguro de si lo necesitaré?
Consulte el sitio web del IRS si no está seguro de si necesita o no un FEIN. Siempre que los informe en su declaración de impuestos personal, puede arreglárselas solo con su número de Seguro Social y no obtener uno. Se necesita un número de identificación de empleador federal (FEIN) para declararlos en una declaración de impuestos comerciales. Si esto no le queda claro, puede buscar la ayuda de un proveedor de nómina en línea para procesar y presentar los impuestos relacionados con la nómina.
¿Cómo encuentro mi nombre FEIN?
Puede solicitar el FEIN comunicándose con el contador o la oficina de financiamiento de la empresa, pero no tienen la obligación de dárselo. Busque la corporación en los registros mantenidos por el secretario de estado o cualquier otro archivo federal, estatal o local en línea. Pague a otra persona para que busque el EIN por usted o use una base de datos comercial.
¿Es un FEIN lo mismo que un SSN?
Ponerse en contacto con el departamento contable o financiero de la empresa para el FEIN es opcional, pero se recomienda. Busque el nombre de la empresa en archivos de Internet federales, estatales y locales, así como en los documentos que conserva el secretario de estado. Utilice una base de datos comercial o contrate a un profesional para que busque los EIN por usted.
¿Es su FEIN su número de identificación fiscal?
El Número de Identificación de Empleador Federal (FEIN) es un número de identificación de nueve dígitos para empresas que tiene un propósito similar al número de Seguro Social de una persona. El número de Seguro Social de una persona sirve como su número de identificación fiscal, a menudo conocido como número de identificación fiscal (TIN).
¿Cuántos dígitos tiene el número FEIN?
Un número de identificación de empleador (EIN) es un número de nueve dígitos proporcionado por el IRS. Así es como las empresas y otras personas sin personal pueden realizar un seguimiento de sus cuentas fiscales. El Servicio de Impuestos Internos utiliza este número para rastrear a los contribuyentes que deben presentar ciertas declaraciones de impuestos de la empresa.
Consideraciones Finales:
Es imposible solicitar una licencia de empresa sin obtener primero un Número de Identificación de Empleador Federal (FEIN). Además, no se requiere un FEIN para empresarios únicos y contratistas independientes que no contratan a otras personas. El Número de Identificación de Empleador Federal (FEIN) de una empresa también puede requerir una modificación en casos especiales.
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Referencias
