La orientación de los empleados es una de las formas de fomentar una relación saludable entre sus nuevos empleados y los ya existentes, así como con su nuevo entorno. Brinda a sus empleados una idea de qué esperar y qué se espera de ellos en la organización. Le mostraremos cómo puede llevar a cabo una orientación de empleados exitosa con una lista de verificación para guiarlo. Primero, veamos una descripción general de cómo es la orientación de un nuevo empleado.
¿Qué es la orientación para empleados nuevos?
La orientación de nuevos empleados es el proceso de familiarizar al personal recién contratado con su nuevo entorno. Ofrece a los empleados la información organizativa fundamental que necesitan para sentirse preparados para su nuevo equipo, departamento y trabajo dentro de la empresa. La orientación eficaz de los empleados informa a los empleados sobre las normas y expectativas corporativas, maneja cualquier papeleo y aborda cualquier pregunta o inquietud que puedan tener antes de comenzar sus nuevos trabajos.
El objetivo de la orientación para nuevos empleados es darles la bienvenida a los nuevos empleados a la organización, explicarles información crítica sobre políticas y cultura, y familiarizarlos con su nuevo lugar de trabajo.
Un plan y un procedimiento predeterminados para la orientación de los empleados ayudarán a aliviar el estrés de los gerentes y los profesionales de la capacitación, lo que les permitirá mantenerse productivos en sus tareas diarias y al mismo tiempo lograr que un nuevo empleado comience.
¿Por qué es importante la orientación para nuevos empleados?
La orientación es importante ya que marca el comienzo de la relación empleado-empleador. El primer día de trabajo es crucial porque los posibles empleados quieren confirmar su decisión de aceptar su oferta de empleo.
Tanto los nuevos empleados como sus nuevos jefes y colegas se benefician de una transición sin problemas a un nuevo rol. Un nuevo empleado puede comenzar a ser productivo pronto si se le comunican claramente las expectativas y obligaciones. Una orientación exhaustiva y atractiva, como parte de un proceso de incorporación eficiente, también puede ayudar a reducir la deserción de nuevos empleados debido a expectativas mal interpretadas o no cumplidas. Una política clara de orientación de los empleados también garantizará que todos los nuevos miembros del equipo reciban la misma capacitación e información.
¿Cuánto tiempo debe durar la orientación para nuevos empleados?
La cantidad adecuada de tiempo para dedicar a la orientación de los empleados varía según la organización. Antes de que los nuevos empleados puedan participar plenamente en sus tareas, los diferentes sectores requieren distintos niveles de formación e información. Sin embargo, el punto de referencia general comúnmente aceptado para la orientación de los nuevos empleados es de tres horas o no más de una jornada laboral completa.
Cómo crear un nuevo programa de orientación para empleados
Para crear un nuevo programa de orientación para empleados, siga estos pasos:
#1. Determine su horario de orientación.
Determinar el cronograma de actividades y procedimientos mientras se planifica la orientación. Es posible que necesite diferentes cantidades de tiempo según el tamaño de su organización y la cantidad de personas en cada programa de orientación. Para algunas empresas, unas pocas horas de orientación son suficientes. Si está guiando a un grupo más grande de nuevos empleados o cubriendo más terreno, es posible que desee extender su orientación a unos pocos días.
#2. Poner a disposición materiales de orientación y acceso apropiados.
Dependiendo de dónde realice su orientación, es posible que deba proporcionar a sus nuevos empleados acceso al edificio, como una tarjeta de acceso o un código de acceso. Proporcionar información como un mapa, indicaciones para llegar a los edificios y dónde estacionar podría ayudar a los nuevos miembros del equipo a sentirse más cómodos durante la orientación. Los documentos, incluida la información sobre lo que implica la orientación y el calendario, pueden ayudar a los nuevos miembros del personal a prepararse para el día.
#3. Realice un recorrido por las instalaciones y oficinas.
Puede comenzar su orientación con un recorrido por los edificios y otros sitios a los que los empleados pueden necesitar acceder. Por ejemplo, puede comenzar con un recorrido general por la oficina, que incluiría diferentes departamentos, la cafetería o los comedores, las salas de descanso, las áreas al aire libre y el área del vestíbulo. Describa las puertas de entrada y salida ideales, así como las salidas y procedimientos de emergencia. También puede proporcionar información sobre dónde estacionar, así como la ubicación de las escaleras y los ascensores.
#4. Planifique un tiempo para completar el papeleo.
Completar la documentación necesaria es parte del proceso de incorporación de nuevos empleados. Programar un tiempo durante la orientación puede garantizar que todos los nuevos empleados entiendan el papeleo y puedan completarlo antes de comenzar su puesto. También puede ser ventajoso para los nuevos empleados completar su papeleo con la presencia de un especialista en recursos humanos, de modo que si no entienden algo o necesitan ayuda, puedan preguntarle.
#5. Involucrar al personal actual en la orientación.
Es ventajoso incluir a los empleados actuales en el proceso de orientación. Esto podría implicar que los líderes del equipo o los gerentes dirijan aspectos específicos de la orientación para demostrar sus habilidades de liderazgo y comenzar a crear una relación con el nuevo miembro del equipo. Esto también puede implicar presentar a los empleados actuales a los nuevos miembros del personal a través de la participación en actividades. También puede alentar a algunos empleados del personal a que se comuniquen con las contrataciones recientes para darles la bienvenida a la organización y responder consultas específicas de los empleados.
#6. Coordinar actividades de formación de equipos y orientación.
Si planifica sus actividades de creación de equipos con anticipación, tendrá más tiempo para reunir suministros y organizar cada ejercicio. Considere emparejar a los nuevos miembros del equipo para presentarlos a todos los demás si está dirigiendo una orientación grande. Considere dar temas de conversación o crear juegos que alienten a los nuevos reclutas a colaborar y competir por premios.
#7. Proporcionar capacitación sobre programas y dispositivos.
Ayudar a cada miembro del equipo a instalar y usar su tecnología puede hacer que su primer día de trabajo sea más efectivo. Por ejemplo, puede enseñarles cómo utilizar su computadora o un programa de trabajo. Dándoles sus detalles de inicio de sesión e información sobre cómo su empresa mantiene su la seguridad cibernética los ayudará a proteger sus datos y a seguir la política de tecnología de la empresa.
#8. Planifique sus acciones para después de la orientación.
Haga un plan sobre qué hacer después de que un nuevo empleado haya completado su orientación. Puede agregar una reunión con el nuevo miembro del equipo programada por un supervisor o experto en recursos humanos en este plan. Las tasas de retención se pueden aumentar asegurándose de que se sientan cómodos y tengan éxito en sus trabajos. Después de la orientación, puede programar sesiones de seguimiento dos semanas, un mes y dos meses después. Diferentes intervalos pueden ser más apropiados según la empresa y la industria.
Para comprender mejor los sentimientos del nuevo miembro del equipo, los líderes del equipo o los especialistas en recursos humanos pueden hacer las siguientes preguntas durante estas reuniones:
- ¿Cree que se ha preparado adecuadamente para su nuevo puesto?
- ¿Cree que tiene un buen conocimiento de la empresa?
- ¿Cuáles son sus pensamientos acerca de su papel en esta organización?
- ¿Hay alguna pregunta que aún no se ha respondido?
- ¿Ha sido fructífera la comunicación con sus jefes?
- ¿Qué planes futuros tiene para el desarrollo de los empleados?
- ¿Fue beneficiosa la capacitación relacionada con el trabajo que recibió?
- ¿La capacitación fue lo suficientemente informativa?
- ¿Crees que tu formación valió la pena?
Preparación para una orientación exitosa para nuevos empleados
Puede utilizar las siguientes sugerencias para construir una orientación de reclutamiento reciente efectiva y exitosa:
Cree un ambiente de bienvenida: puede crear un ambiente agradable saludando a los nuevos empleados tan pronto como ingresen a las instalaciones y dándoles instrucciones. Los pequeños obsequios o los paquetes de bienvenida también son formas excelentes de crear un entorno acogedor.
Proporcione información detallada: cuando los nuevos miembros del equipo no entienden lo que está pasando o adónde ir, puede resultar confuso, así que asegúrese de proporcionarles la mayor cantidad de información posible. Considere enviar un correo electrónico antes de la orientación para preguntar sobre cualquier consulta que puedan tener los nuevos miembros del personal a fin de comprender mejor la información que necesitan.
Agregue pausas para café y comida: puede incluir pausas para bebidas, café y refrigerios, según la duración de su sesión de orientación. Puede ayudar a mantener motivados a los nuevos empleados y brindar oportunidades para un diálogo espontáneo.
Lea también: MEJORES PRÁCTICAS DE INCORPORACIÓN: para empleados y clientes.
Ayude a los empleados a establecer objetivos: durante la orientación, puede usar el tiempo para ayudar a los nuevos miembros del equipo a establecer objetivos de rendimiento y productividad. Esto puede ayudarlos a definir un marco de tiempo y monitorear su progreso con respecto a sus objetivos iniciales.
Facilite las presentaciones remotas: si tiene un equipo remoto, intente alentar a sus empleados a que se presenten a los nuevos empleados. Puede lograr esto solicitando a cada empleado que se comunique con los nuevos empleados por correo electrónico o en un espacio de trabajo en línea.
Cree una lista de verificación de orientación para empleados: una lista de verificación que cubra cada elemento que le gustaría completar podría ayudarlo a planificar y realizar un seguimiento de los objetivos de orientación de sus empleados. Considere darle una copia al nuevo empleado y conservar una para usted para realizar un seguimiento de su desarrollo.
Solicite comentarios sobre la orientación: puede obtener comentarios sobre la orientación administrando una encuesta o programando una reunión con los nuevos empleados. Los nuevos miembros del equipo pueden sugerir formas de mejorar el proceso.
¿Qué es una lista de verificación de orientación para empleados?
Una lista de verificación de orientación para empleados describe un proceso de orientación organizado para garantizar que cada nuevo empleado reciba una introducción adecuada a la organización, conozca a las personas adecuadas y tenga las herramientas necesarias para convertirse pronto en un empleado productivo. Aquí hay una lista de verificación para que pueda comenzar con una nueva orientación para empleados:
#1. Explicar la misión, los valores y las políticas de la empresa.
Si su organización insiste en brindar un excelente servicio al cliente o le apasiona el trabajo en equipo, el programa de orientación puede garantizar que este mensaje se comunique a todos los nuevos empleados de manera coherente.
- Cultura
- Valores
- Misión / Visión
- Políticas internas
#2. Antes del primer día de trabajo del nuevo empleado
- ¿Cuándo y dónde debo llegar?
- ¿Dónde debo estacionarme?
- ¿A quién debo informar?
- Informar a otros empleados que un nuevo empleado está comenzando.
- Las estaciones de trabajo, los suministros de oficina y otros equipos están listos.
- El acceso a computadoras y teléfonos está configurado o planificado.
#3. Orientación Por Departamento y Puesto
- Describa sus horas/turnos de trabajo.
- Días de pago
- Aseo y vestimenta
- Tiempo libre para vacaciones
- licencia por enfermedad
- Se Rompe
- Describir los procedimientos de capacitación y las expectativas.
- Describa la revisión del desempeño.
- Manual del empleado
#4. Saludos a sus nuevos empleados
- Cálidos saludos
- Presente al nuevo empleado a todo el personal crítico.
- Presente al nuevo empleado a todas las personas con las que trabajará durante un turno.
- Muestre el "panorama general" o cómo cada puesto se relaciona con los demás en el equipo.
- Muestre cómo el equipo interactúa con otros departamentos o divisiones de la empresa.
- Si es posible, el empleado debe reunirse con el propietario, el director general u otro alto ejecutivo.
- Comparta la visión, el objetivo, los valores y la historia de su empresa.
- Asigne un "compañero" a su nuevo empleado que pueda abordar consultas de procedimientos simples después.
#5. Lo escencial
- Indicar la ubicación del baño.
- Indicar la ubicación del comedor.
- Ofrecer un breve recorrido por las instalaciones.
- Muéstrale a tu nuevo empleado que guardará sus artículos personales.
- Indique la ubicación de la sala de descanso o dónde tomar descansos.
#6. Explicar las políticas y normas de la empresa.
- Política sobre fumar
- Disciplina
- Robo
- Uso de Internet y teléfono durante el horario comercial
- Absentismo
- Lugar de trabajo libre de bullying y acoso
- Mejoras y capacitación en el trabajo
- Practica durante el día
- Uso personal de materiales y equipos.
- Listados de trabajos y promociones
- La negociación colectiva
- Procedimientos de quejas, tanto informales como formales.
- Formación
#7. Procedimientos de seguridad, protección y emergencia en el lugar de trabajo
- Cómo asegurar
- Cómo solicitar asistencia
- Cómo manejar a un empleado o cliente peligroso
- Técnicas de seguridad contra incendios.
- Precauciones de seguridad personal
- Reporte de accidentes
- Puesto de primeros auxilios/recursos
- Plan de Seguridad y Salud por el COVID-19
- Protocolos, políticas y procedimientos de salud y seguridad de COVID-19
- Equipo de seguridad personal
#8. Terminar todo el papeleo
- Anime a los posibles empleados a inscribirse en los planes de beneficios de la empresa.
- Haga que el nuevo empleado llene todos los formularios de nómina.
- Explique cuándo, cómo y por qué son compensados.
Si el nuevo empleado está representado por un sindicato, generalmente hay un componente de la capacitación en el que el representante del sindicato explica los requisitos y beneficios de la afiliación sindical.
#9. Establecer expectativas laborales y de la empresa.
- Fase de prueba y periodo de evaluación del desempeño
- Examine la descripción del trabajo, destacando lo que se anticipa en términos de:
- Principales funciones y deberes
- Criterio de desempeño
- Horario
- Reuniones de personal
- carga de trabajo
- Formación
Preste especial énfasis al comunicar su concepto de servicio al cliente.
#10. Inicie la orientación de los empleados
Proporcione instrucciones preliminares el primer día, ya sea sobre cómo usar la caja registradora o cómo administrar las llamadas telefónicas.
Explique que brindará capacitación continua en los próximos días, ya sea como tutoría individual o asistiendo a una sesión de capacitación.
¿Qué hace que una orientación sea exitosa?
Es importante que los empleados se sientan cómodos haciendo preguntas y ofreciendo sugerencias durante el proceso de orientación. En la mayoría de los casos, este tipo de aporte ayuda a la empresa a resolver los problemas que experimenta el personal. Con esta información en la mano, una empresa puede realizar cambios estructurales donde sea necesario.
¿Cuáles son las tres etapas de la orientación?
Cuando se trata de la orientación de los empleados, se puede clasificar en tres categorías, e incluyen:
- Pre-Orientación.
- Orientación en el lugar de trabajo y.
- Orientación específica del trabajo.
¿Quién es responsable de la orientación de los nuevos empleados?
El gerente de contratación es responsable de coordinar y llevar a cabo todos los aspectos del proceso de incorporación del nuevo empleado. La participación e iniciativa del responsable de contratación a lo largo del proceso de instalación exitosa del nuevo empleado son cruciales para la satisfacción de este último con su nuevo trabajo.
¿Cuánto debe durar una orientación?
La incorporación a menudo se confunde con la orientación de los empleados, pero en realidad las dos son bastante distintas. Un programa de orientación típico dura entre dos y cinco días. Es el proceso de integrar mental, emocional y legalmente a un nuevo empleado en una organización.
¿Qué esperar durante la orientación?
La orientación laboral generalmente consiste en una presentación de la empresa, conocer nuevos compañeros de trabajo y equipos, aprender sobre las políticas y procedimientos de la empresa, y más. El nuevo empleado también deberá firmar varios documentos de empleo en este momento, incluidos los relacionados con los impuestos y la nómina.
¿Cómo se inicia una orientación?
Para comenzar, preséntese y describa brevemente su función como uno de los líderes clave de la empresa. Cada líder debe preparar un breve discurso para dar a los asistentes a la orientación. Coloque un diagrama al frente de la sala que describa la estructura de su negocio. Agrega fotos de los miembros del equipo junto a sus nombres.
¿Comienza su trabajo inmediatamente después de la orientación?
La orientación podría ocurrir incluso antes de que comience a trabajar, o podría ocupar las primeras semanas de su empleo. Antes de irse, asegúrese de haber hecho todo lo necesario para tener un buen comienzo en su nuevo trabajo.
En conclusión,
Llevar a cabo una orientación para nuevos empleados ayuda a sus nuevos empleados a familiarizarse con su nuevo entorno. La lista de verificación anterior lo orientará hacia la realización de un buen programa de orientación para empleados.
Preguntas frecuentes
¿Cuáles son los tres tipos de orientación a los empleados?
Los tres tipos de orientación de los empleados son la orientación tradicional, la orientación interactiva y la reorientación.
¿Cuál es el propósito de la orientación para nuevos empleados?
El propósito de la orientación del nuevo empleado es hacer que el nuevo empleado se sienta bienvenido, integrado en la empresa y capaz de desempeñar el nuevo puesto con éxito tan pronto como sea posible.
¿Qué es un buen programa de orientación?
Un buen programa de orientación es aquel que permite a los empleados hacer preguntas y brindar comentarios sobre cómo se sienten con respecto a sus trabajos.
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