Una vez colaboré extensamente con la alta dirección para desarrollar un correo electrónico que abordara la entrega tardía. Cuando comenzamos originalmente, teníamos muchas ideas sobre cómo abordar el proyecto y qué tono de voz funcionaría mejor para nuestra organización. Comencé a leer e investigar para encontrar lo que pensé que sería una estrategia eficaz para comunicarme con nuestro público objetivo. Me comuniqué con expertos en comunicación y pudimos construir un plan estratégico de comunicaciones que utilizamos nuevamente para todas nuestras iniciativas de marketing y comunicación. Por eso, en este artículo he reunido los consejos que le ayudarán a crear un plan de comunicación perfecto para el éxito de su negocio.
¿Qué es un Plan de Comunicación?
Un plan de comunicación, a menudo conocido como estrategia de comunicación, es una herramienta que ayuda a los equipos de marketing o relaciones públicas a sincronizar sus comunicaciones y crear mensajes coherentes. La estrategia a menudo especifica el plan para entregar un mensaje a una audiencia objetivo, así como también identificar el objetivo, las tareas y los resultados comerciales esperados del mensaje.
Los planes de comunicación pueden cubrir las comunicaciones internas o externas, así como la estrategia de comunicación para un proyecto específico. Con frecuencia, sirven como núcleo de la estrategia general de marketing de una organización. Implementar un plan de comunicación puede tener varias ventajas, entre ellas:
- Claridad: Tener un plan de comunicación puede ayudar a una organización a obtener claridad sobre cómo interactuar entre sí o con los clientes. Una mayor claridad puede permitir que el personal se comunique con los clientes y consumidores de manera más efectiva porque tienen una mejor comprensión de los mensajes esenciales y los objetivos de comunicación.
- Comunicaciones guiadas: Puede utilizar esta estrategia para guiar las comunicaciones de marketing, como cuando se presenta un nuevo producto. La estrategia puede definir el público objetivo, los temas clave y otros factores que son fundamentales para una campaña de marketing exitosa.
- Consistencia: Las técnicas de comunicación pueden ayudar a una organización a mantener la coherencia en las comunicaciones internas y externas. Garantiza que ambos modos de comunicación transmitan temas consistentes y unificados.
Puntos clave
- Un plan de comunicación ayuda a una organización a aclarar cómo interactuar eficazmente con las partes interesadas internas y externas, garantizando que todo el personal tenga una comprensión integral de los mensajes clave y los objetivos de comunicación.
- El plan sirve como una guía estratégica, particularmente útil durante iniciativas como lanzamientos de productos o campañas de marketing, especificando audiencias objetivo, mensajes clave y otros elementos críticos para el éxito.
- Al proporcionar un enfoque estructurado para la difusión de información, un plan de comunicación garantiza la coherencia en todas las formas de comunicación, alineando los mensajes con los objetivos y la identidad de marca de la organización.
- Las organizaciones con una estrategia de comunicación estructurada experimentan muchos menos malentendidos, y los informes indican una disminución del 70% en la falta de comunicación, lo que es particularmente beneficioso durante campañas de marketing complejas.
- Los planes de comunicación eficaces deben incluir detalles sobre los tipos de comunicación que se utilizarán, la identificación del público objetivo, la frecuencia de la comunicación, los canales de difusión y los procedimientos de documentación y archivo.
La importancia del plan de comunicación
Según Business News Daily, las organizaciones con estrategias de comunicación definidas reportan una disminución del 70% en la falta de comunicación. Esta es una gran ganancia, especialmente cuando se trabaja con campañas de marketing sofisticadas con numerosas piezas en movimiento.
Las empresas requieren una estrategia de comunicación por diversas razones:
- Ayudan a mantener a todos en la misma página.
- Pueden evitar o atenuar los efectos de posibles catástrofes.
- Pueden ayudar a aumentar la productividad y mejorar los flujos de trabajo.
- Los planes de comunicación son importantes porque ayudan a las empresas a operar con mayor facilidad y éxito.
- A Comunicacion de Crisis El plan puede ayudar a prevenir o disminuir su impacto.
Componentes de un plan de comunicación
- Un plan de comunicación especifica quién debe recibir información específica, cuándo debe proporcionarse y los canales utilizados para transmitirla.
- Un buen plan de comunicación anticipa qué información se debe transmitir a determinados segmentos de audiencia.
- El plan también debe especificar quién tiene autorización para transmitir información confidencial o sensible, así como cómo se debe difundir la información: por correo electrónico, sitios web, informes impresos y/o presentaciones en reuniones virtuales o en persona.
- El plan también debe especificar qué métodos de comunicación utilizarán las partes interesadas para solicitar comentarios, así como cómo se documentarán y archivarán las comunicaciones.
- Un plan de comunicación normalmente incluye los siguientes elementos: tipos de comunicación (p. ej., anuncios del sistema de localización, mensajes de texto automatizados, alertas por correo electrónico, llamadas telefónicas pregrabadas, reuniones, redes sociales), quién comunica qué información a quién, frecuencia de la comunicación y documentación/ procedimientos de archivo.
- Finalmente, un plan de comunicación debe adaptarse a las necesidades específicas del negocio y de las personas involucradas, así como revisarse y actualizarse periódicamente para garantizar su relevancia y eficacia.
Ejemplos de estrategia de comunicación
Revise este ejemplo de un plan de comunicación para ayudarle a desarrollar e implementar su estrategia.
Sistemas de audio de por vida
Octubre 1, 2023
Estrategia de Comunicación para la Comunicación Interna
- Objetivos:
- Compartir mensajes de marca entre los 125 empleados de la organización. Proporcionar un documento interno que los trabajadores puedan utilizar para regir sus conversaciones con los consumidores.
- Aliente al personal a hablar con valentía sobre los mensajes de la marca para mejorar la reputación de la empresa.
- Público objetivo:
- El público objetivo está formado por los 125 empleados de Lifetime Audio Systems, con especial atención en las áreas de ventas y servicio al cliente. Estas personas poseen un conocimiento profundo de los productos y clientes de la empresa.
- Mensajes clave:
- Lifetime Audio Systems se esfuerza por lograr la satisfacción del cliente al 100% ofreciendo productos de alta calidad.
- La organización se compromete a responder a las consultas, solicitudes y problemas de los clientes dentro de las 24 horas.
- La organización ofrece una variedad de opciones de planes de pago para ayudar a los clientes a encontrar formas económicas de realizar compras.
- Táctica:
- El departamento de marketing quiere publicar un boletín interno para el personal cada mes. El correo electrónico puede contener información sobre ventas inminentes o nuevos productos que los empleados pueden compartir con los clientes.
- Canales de comunicación:
- El primer día de cada mes, el departamento de marketing tiene como objetivo enviar el boletín por correo electrónico.
- El equipo también planea producir un folleto de una página que enfatice la información esencial del boletín para el área de descanso en el lugar de trabajo.
Cómo escribir un plan de comunicación
Un plan de comunicación es una herramienta valiosa, pero también es bastante sencillo de elaborar. Puedes hacer un plan de comunicación en cuatro pasos.
#1. Determina tus estrategias de comunicación.
El primer paso para desarrollar un plan de comunicación es decidir dónde se comunicará su equipo y qué. Esto incluye cuándo utilizar qué herramientas y cuándo comunicarse de forma sincrónica o asincrónica. La comunicación en vivo y sincrónica se refiere a la comunicación que ocurre en tiempo real. La comunicación asincrónica es cuando transmites un mensaje sin esperar una respuesta inmediata. Todos utilizamos la comunicación asincrónica a diario sin reconocerla, sobre todo cuando enviamos correos electrónicos.
Determine para qué se utilizará cada instrumento mientras diseña su plan de comunicación. Por ejemplo,
- Puede utilizar el correo electrónico para comunicarse con partes interesadas externas.
- Slack permite la comunicación simultánea sobre actualizaciones diarias y preguntas rápidas.
- Asana te permite comunicarte de forma asincrónica sobre el trabajo, como detalles de las tareas, actualizaciones del estado del proyecto y documentos esenciales del proyecto.
- Utilice Zoom o Google Meet para cualquier reunión de equipo, como lluvia de ideas o autopsias de proyectos.
#2. Alinearse con la cadencia de comunicación
Ahora que sabe dónde se comunicará, también debe determinar con qué frecuencia se comunicará. Su cadencia de comunicación es su plan de acción para mantener informadas a las diferentes partes interesadas sobre los detalles del proyecto.
Por ejemplo, puede optar por programar:
- Las actualizaciones semanales del progreso del proyecto se distribuyen a través de Asana a todas las partes interesadas y patrocinadores del proyecto.
- Reuniones mensuales del equipo del proyecto para desbloquear el trabajo y planificar pasos futuros.
#3. Incluir un plan para la gestión de partes interesadas.
Obtener el apoyo y la aceptación de las partes interesadas suele ser fundamental para el éxito de un proyecto. Esto lo logrará en la reunión de inicio del proyecto, pero también es vital mantener el apoyo de las partes interesadas durante todo el proyecto.
A medida que desarrolle su plan de comunicación, tómese el tiempo para describir cuándo y sobre qué se comunicará con cada parte interesada del proyecto. Algunas personas, como los miembros esenciales del equipo del proyecto, se comunicarán sobre el proyecto con frecuencia, tal vez incluso a diario. Es posible que otras partes interesadas del proyecto solo necesiten ser notificadas durante las actualizaciones del progreso del proyecto o en la lectura final.
Al describir cómo planea gestionar la comunicación con las partes interesadas, puede garantizar que se comuniquen con ellas en el momento adecuado y sobre los temas apropiados. La comunicación que reciben los clientes debe abordar sus preguntas específicas y al mismo tiempo centrarse en los resultados comerciales y los efectos más amplios y de alto nivel.
Una vez que haya desarrollado su plan de comunicación, es hora de discutirlo con su equipo de proyecto. Asegúrese de que su plan de comunicación sea fácilmente accesible en el depósito central de información de su proyecto. Recomendamos utilizar Asana para monitorear toda la comunicación y actividad del proyecto, lo que le permitirá hablar sobre el trabajo mientras trabaja.
Si algo cambia en el plan de comunicación de su proyecto, asegúrese de actualizarlo y comunicar los cambios. Esto garantiza que los miembros del equipo siempre tengan la información más actualizada.
Elaboración de la plantilla de su plan de comunicación: componentes básicos
Hay muchas plantillas de planes de comunicación disponibles en línea, pero una buena debe incluir los siguientes elementos críticos:
- Metas y objetivos de la campaña: Establece claramente tus objetivos de marketing. ¿Se trata de aumentar el conocimiento de la marca, atraer más visitantes al sitio web o generar clientes potenciales?
- Público objetivo: Determine sus consumidores ideales, incluidos los datos demográficos, las necesidades y los estilos de comunicación.
- Mensajes y puntos clave de conversación: Cree mensajes coherentes que resuenen en su público objetivo.
- Canal de comunicación: Describe los canales de comunicación que emplearás para llegar a tu público objetivo (por ejemplo, redes sociales, marketing por correo electrónico, colaboraciones con influencers).
- Calendario de contenido: Haga un cronograma para la creación y distribución de contenido en varios medios.
- Roles y responsabilidades del equipo: Asigne roles y deberes claros para que todos estén en sintonía.
- Presupuesto y Recursos: Utilice los recursos de forma inteligente para respaldar su estrategia de comunicación.
- Establecer indicadores clave de rendimiento (KPI) para realizar un seguimiento del éxito de su plan de comunicación e identificar áreas de mejora.
Recuerde que un plan de comunicación es un documento vivo. A medida que avanza su campaña de marketing, examínela y modifíquela para reflejar nuevos datos y métricas de rendimiento. Puede consultar nuestra plantilla de plan de comunicación gratuita a continuación.
Esta plantilla proporciona un enfoque estructurado para planificar y ejecutar estrategias de comunicación efectivas, garantizando que todas las partes relevantes estén informadas, comprometidas y alineadas con los objetivos del proyecto.
Ejemplos de planes de comunicación
- Plan Estratégico de Comunicación.
- Plan de comunicación del proyecto
- Plan de comunicación de marketing
- Plan de Comunicación Corporativo
- Plan de Comunicación de Crisis
Los planes de comunicación pueden ser difíciles de redactar, pero uno eficaz resistirá la prueba del tiempo. Los planes de comunicación a continuación incluyen un análisis de las partes interesadas a quienes respondería, así como protocolos sobre lo que se debe incluir en esas comunicaciones.
#1. Plan Estratégico de Comunicación
El plan de comunicación de Bright Hub Project Management define cómo, cuándo y por qué se produce la comunicación dentro de la empresa.
Este ejemplo es excelente ya que describe cómo los gerentes de comunicación redactan planes de crisis y al mismo tiempo reconocen que el ocupado especialista en marketing o gerente de proyectos ocasionalmente puede asumir este rol.
#2. Plan de comunicación del proyecto
A continuación se muestra un ejemplo del proyecto de actualización de facturación de Simplicable. Este plan de comunicación describe todas las reuniones y documentos cruciales necesarios para el proyecto. Como puede ver, comprende las partes necesarias como audiencia, objetivos, formato y DRI.
#3. Plan de comunicación de marketing
Un plan de comunicación de marketing es vital para interactuar con su mercado objetivo, especialmente al presentar nuevos productos o proyectos. Este ejemplo de Smartsheet demuestra cómo planificar planes de comunicaciones de marketing para clientes, prospectos de ventas, socios de medios, partes interesadas internas y eventos.
#4. Plan de Comunicación Corporativa
Los planes de comunicación corporativa describen cómo las empresas se comunican tanto interna como externamente. Este ejemplo de Smartsheet muestra una hoja de ruta de nueve pasos con secciones para una declaración de misión, un resumen ejecutivo, un análisis de la situación, mensajes clave y más.
Conclusión
Implementar un plan de comunicación bien definido puede garantizar que sus actividades de marketing sean consistentes, enfocadas y mensurables. Fomenta la colaboración en equipo y al mismo tiempo comunica un mensaje claro y coherente a su audiencia.
Por lo tanto, la próxima vez que planifique un esfuerzo de marketing, no ignore la importancia de la comunicación. ¡Un plan de comunicación bien elaborado puede ser el elemento oculto que lleve sus esfuerzos de marketing de la mediocridad al éxito! ¿Alguna vez ha experimentado de primera mano los beneficios de un plan de comunicación? ¡Comparte tus historias en la sección de comentarios a continuación!
- Participación de las partes interesadas: cómo planificar una estrategia de participación eficaz
- Gestión de Stakeholders: Planificación y Estrategias
- ¿QUIÉN ES UNA PARTE INTERESA? Significado, tipos e importancia
- Mapeo de Stakeholders: Guía de la Herramienta de Mapeo para una Gestión Efectiva de Stakeholders
- TEORÍA DE LAS PARTES INTERESADAS: definición, beneficios y desafíos
Referencias
