Más allá de las funcionalidades básicas, las empresas deben evaluar y ajustar continuamente su ecosistema de Salesforce para seguir siendo competitivas. Para ello, reconocer tempranamente los signos de un desempeño subóptimo es clave, ya que permite una intervención proactiva.
Además de eso, cuando los equipos deciden optimizar sus medidas, deben hacerlo bien: solo con el conocimiento de las mejores prácticas podrán progresar en su gestión de Salesforce.
Es por eso que, en este artículo, nuestro equipo aprovechará años de experiencia en consultoría de Salesforce para brindarle señales reveladoras de la necesidad de optimizar y un conjunto integral de las mejores estrategias.
Introducción a la optimización de implementaciones de Salesforce
Una implementación sólida de Salesforce es más que solo configurar la plataforma; a partir de entonces, exige una optimización continua para garantizar su máxima eficiencia. Pero, ¿cómo puede una empresa saber si su sistema está bien optimizado? Hay bastantes señales.
Y al reconocer estas señales desde el principio, los equipos pueden abordar proactivamente diversos desafíos y asegurarse de que están utilizando Salesforce en todo su potencial. En esta sección, profundizamos en estos signos, desde problemas de calidad de los datos y procesos ineficientes hasta una mala adopción por parte de los usuarios y más.
Señales que necesita para optimizar su implementación de Salesforce
De años de nuestra Consultoría de fuerza de ventas experiencia, podemos destacar ocho signos críticos de que su manejo de Salesforce puede no ser óptimo:
- Disminución de la adopción de usuarios: Una de las señales más reveladoras de que su implementación de Salesforce puede necesitar optimización es una disminución en la adopción por parte de los usuarios. Si los miembros de su equipo no usan Salesforce activamente o lo usan de manera inconsistente, podría indicar que el sistema no satisface sus necesidades o es demasiado complejo para navegar de manera eficiente.
- Mala calidad de datos: Salesforce depende en gran medida de datos precisos y actualizados para proporcionar información valiosa. Si nota inconsistencias, duplicados o información desactualizada dentro de su base de datos de Salesforce, es una clara indicación de que los procesos de gestión de datos necesitan mejorar.
- Falta de integración: Si su instancia de Salesforce opera de forma aislada, sin integrarse con otras herramientas comerciales críticas, está perdiendo valiosas oportunidades de automatización y ganancias de eficiencia.
- Rendimiento lento: A medida que su negocio crece y su volumen de datos aumenta, el rendimiento lento dentro de Salesforce puede convertirse en un problema importante. Los tiempos de carga prolongados, los retrasos en la generación de informes o las fallas del sistema pueden obstaculizar la productividad y frustrar a los usuarios.
- Procesos ineficientes: Salesforce debería optimizar sus procesos comerciales, no complicarlos. Si descubre que sus flujos de trabajo son complicados, redundantes o demasiado manuales dentro de Salesforce, es una señal de que la optimización del proceso es necesaria.
- Capacidades de generación de informes limitadas: Los informes y análisis eficaces son esenciales para tomar decisiones informadas: si descubre que sus capacidades de generación de informes son limitadas, es una indicación de que se necesitan ajustes de personalización y configuración.
- Altos costos de mantenimiento: Con el tiempo, el costo de mantener su implementación de Salesforce puede comenzar a superar sus beneficios. Si se encuentra gastando una parte importante de su presupuesto en mantenimiento continuo, soporte o desarrollo personalizado, puede ser el momento de reevaluar su estrategia de implementación y buscar formas de optimizar los costos.
- Funciones obsoletas: Salesforce publica periódicamente actualizaciones y nuevas funciones para mejorar la funcionalidad: si todavía utiliza funciones obsoletas o depende de personalizaciones que ya no sirven para el propósito previsto, es una señal de que su implementación está atrasada en optimización.
Mejores prácticas para optimizar la implementación de Salesforce
Ahora profundicemos en algunas de las mejores prácticas que hemos seleccionado para ayudarle a extraer el máximo valor de su inversión en Salesforce, desde establecer objetivos de optimización claros hasta implementar medidas de seguridad sólidas.
Configurar objetivos de optimización claros
Delinear claramente los objetivos de optimización es fundamental: emplear métricas específicas como aumentar la velocidad del canal de ventas en un X% o reducir el tiempo de respuesta del servicio al cliente en un Y%. Estos objetivos concretos sirven como brújula para dirigir sus estrategias de optimización, asegurando que se alineen con los objetivos comerciales generales. Revise y perfeccione periódicamente estos objetivos para mantenerse receptivo a las necesidades cambiantes del negocio.
Además, comunique estos objetivos de forma transparente entre los equipos para una mejor alineación y responsabilidad, ya que esto creará una comprensión colectiva de los resultados deseados.
Limpia y actualiza tus datos a fondo
Iniciar un proceso integral de limpieza de datos implica más que identificar y eliminar duplicados. Asegúrese de abordar los problemas de calidad de los datos desde su raíz: utilice herramientas de elaboración de perfiles de datos para identificar anomalías e inconsistencias y luego implemente reglas sólidas de validación de datos para evitar que se repitan.
Además, establecer prácticas de gobernanza de datos para garantizar la integridad continua de los datos, como auditorías periódicas de datos y procedimientos estandarizados de entrada de datos. Esto mejorará la precisión de sus datos e infundirá confianza en su confiabilidad.
Optimice sus procesos con la automatización
La automatización presenta una oportunidad para eliminar ineficiencias manuales en áreas vitales como el enrutamiento de clientes potenciales, la gestión de oportunidades y la aprobación de contratos, así que asegúrese de no perder oportunidades para ahorrar tiempo en todos los aspectos de su negocio. Además de eso, permitirá a su equipo centrarse más en actividades de valor añadido y mejorar su productividad.
Además, considere integrar Salesforce con otros sistemas comerciales para automatizar la sincronización de datos y optimizar los procesos multifuncionales.
Personalice Salesforce según las necesidades de su negocio
La flexibilidad de Salesforce permite una amplia personalización para adaptar la plataforma a sus requisitos especiales; así que no dude en recibir comentarios de todas las partes interesadas e incorporar sus aportaciones al proceso de personalización. Utilice las herramientas declarativas de Salesforce, como Process Builder y Flow Builder, para implementar flujos de trabajo personalizados y automatización sin necesidad de código complejo.
Además de eso, explore el vasto ecosistema de aplicaciones de terceros en AppExchange para ampliar la funcionalidad de Salesforce y abordar necesidades comerciales específicas.
Utilice el análisis de datos y los informes a su favor
Desarrolle una estrategia de informes integral que abarque los KPI relevantes para sus objetivos comerciales que hemos mencionado anteriormente. Con base en esa estrategia, utilice muchas de las herramientas de informes de Salesforce para crear informes y paneles personalizados que le brindarán una visión integral del desempeño de su equipo.
Aproveche también las funciones de análisis avanzado, como el análisis predictivo y la información basada en IA, para descubrir patrones y tendencias ocultos dentro de sus datos; de esta manera, puede obtener una comprensión aún más profunda del desempeño de su negocio para impulsar la innovación.
Implementar procesos de soporte continuo
Brindar soporte continuo garantiza que los equipos tengan los recursos y la asistencia que necesitan para desempeñarse bien: implemente un sistema de soporte centralizado, como un servicio de asistencia técnica dedicado o una base de conocimientos, donde puedan acceder a recursos de autoservicio y enviar solicitudes de soporte.
Asigne administradores capacitados de Salesforce o usuarios avanzados para que actúen como agentes de soporte de primera línea, equipados para solucionar problemas comunes y brindar la mejor orientación sobre las mejores prácticas. Y asegúrese de realizar talleres y sesiones de capacitación periódicas para mantener a los usuarios informados sobre las nuevas funciones y mejores prácticas.
Implementar medidas de seguridad
La seguridad es lo primero: adopte un enfoque proactivo en materia de seguridad mediante la implementación de medidas sólidas, incluidos controles de acceso basados en roles, cifrado y pistas de auditoría. Revise periódicamente los permisos de usuario y los niveles de acceso para asegurarse de que se ajusten a los requisitos comerciales y la confidencialidad de los datos. También realice evaluaciones de seguridad y pruebas de penetración para identificar y abordar posibles vulnerabilidades.
Actualice sus datos periódicamente
Al priorizar la calidad de los datos, garantiza que Salesforce siga siendo una fuente confiable de información: establezca procesos de gobierno de datos para controlar la creación, entrada y mantenimiento de datos. Audite periódicamente sus datos para verificar su exactitud, integridad y coherencia, e implemente reglas de validación de datos automatizadas para hacer cumplir estrictos estándares de calidad de los datos.
Y no dude en aprovechar todas las integraciones y servicios de enriquecimiento de datos para aumentar sus datos de Salesforce con información adicional.
Documente todo lo que hace
Por último, pero no menos importante, documentar los cambios y las mejores prácticas es fundamental para garantizar la continuidad, el intercambio de conocimientos y el cumplimiento dentro de su entorno de Salesforce. Mantenga una documentación completa de todos los cambios de configuración, personalizaciones y flujos de trabajo; incluya descripciones detalladas, fundamentos y evaluaciones de impacto para proporcionar contexto para referencia futura.
Además, establezca mecanismos de control de versiones para rastrear los cambios a lo largo del tiempo y facilitar los procedimientos de reversión si es necesario.
Conclusión
Optimizar su implementación de Salesforce no es una tarea de una sola vez; es un viaje continuo que exige atención al detalle y medidas proactivas. Debería poder reconocer desde el principio los signos de un rendimiento subóptimo, como una menor adopción por parte de los usuarios y funciones obsoletas, es decir, identificar rápidamente áreas de mejora.
Una vez hecho esto, establezca objetivos de optimización claros, limpie y actualice sus datos a fondo, personalice Salesforce según las necesidades de su negocio, aproveche el análisis de datos y documente todo lo que hace, entre otras cosas.
Y si tienes algún problema para hacerlo, siempre puedes contar con el apoyo de OMI. experience de optimización exitosa de Salesforce: no dude en comunicarse con nosotros y haremos el trabajo.
