Theoretisch ist eine effektive Mitarbeiterplanung einfach: Erstellen Sie ideale Arbeitszeitpläne, sodass Sie nie über- oder unterbesetzt sind. Glücklicherweise gibt es positive Nachrichten. In diesem Beitrag erfahren Sie, was die Schlüssel zu einer effektiven Terminplanung sind und wie Sie Mitarbeiter in einfachen Schritten in einer Terminplanungssoftware effektiv planen. Betrachten Sie die Schlüssel zur effizienten Planung Ihrer Arbeit als Grundlage für die Erstellung eines Plans. Darüber hinaus prüfen wir auch den Arbeitszeitplan für die Mitarbeiter.
Die Grundlagen der effektiven Arbeitsplanung der Mitarbeiter
Die Erstellung eines effektiven Arbeitszeitplans für Mitarbeiter erfordert eine sorgfältige Abwägung zwischen den Bedürfnissen des Personals und des Unternehmens. Moral und Leistung der Mitarbeiter leiden darunter, wenn Sie sich beispielsweise ausschließlich auf geschäftliche Anforderungen konzentrieren, wie z. B. eine Mischung aus den richtigen Schichten, ohne zu berücksichtigen, dass einige Mitarbeiter eine bestimmte Schicht nicht mögen.
#1. Mitarbeiteranforderungen
Die Anforderungen an die Arbeitszeitplanung Ihrer Mitarbeiter können je nach Position variieren. Sie benötigen eine Vorankündigung, um ihr Leben zu verwalten. Ständige Änderungsmitteilungen in letzter Minute führen zu Unmut und Unzufriedenheit.
Änderungen, die zu ihrem Arbeitsplan passen. Eine Nachtschicht zum Beispiel ist für einen Mitarbeiter mit Familie wahrscheinlich nicht ideal. Jemand, der Single ist oder gerade sein Studium abgeschlossen hat, ist mit dieser Schichtform möglicherweise zufriedener.
Wissen, was ihre Beschäftigung mit sich bringt, damit sie wissen, was von ihnen erwartet wird. In der Lage zu sein, Urlaubsanträge selbst zu verwalten, was ihnen mit der Arbeitsplanungssoftware der Mitarbeiter leicht möglich ist.
#2. Geschäftsvoraussetzungen
Die Planungsanforderungen Ihres Unternehmens können je nach Abteilung, in der Sie arbeiten, unterschiedlich sein. Dazu gehören:
Die beste Schichtkombination für Ihr Unternehmen. Einige Schichttypen sind für Ihr Unternehmen besser geeignet als andere. Für den 24-Stunden-Betrieb funktionieren beispielsweise Wechselschichten gut. Feste Arbeitszeitmodelle hingegen eignen sich für Unternehmen, die überwiegend Karrieremitarbeiter rekrutieren.
Der Wunsch nach effektiven Arbeitsplänen stellt sicher, dass Sie immer die richtige Anzahl von Mitarbeitern im Einsatz haben. Dies hilft Ihnen, die Arbeitskosten unter Kontrolle zu halten.
In der Lage zu sein, die Fluktuationsrate der Mitarbeiter effektiver zu handhaben, was besonders wichtig ist, wenn Sie ein Restaurant besitzen, in dem die Fluktuationsraten notorisch hoch sind. Zugriff auf Planungssoftware, die sich nahtlos in Ihr POS-System integriert, um den Zeitaufwand für die Erstellung und Verwaltung von Arbeitsplänen zu reduzieren.
So planen Sie Mitarbeiter effektiv ein
Nachdem Sie nun die Bedeutung der Integration von Unternehmens- und Personalbedarf in Ihre Arbeitspläne verstanden haben, werfen wir einen Blick auf eine klare 9-Schritte-Methode zur effektiven Mitarbeiterplanung (Beispiele enthalten). Wallchart-Ressourcenplanung kann ein hilfreiches Tool zum Auschecken sein
Schritt 1: Bestimmen Sie Ihre Arbeitsproduktivitätsstandards
Dies ist ein zweistufiges Verfahren:
Bestimmen Sie, wie viel Arbeit ein bestimmter Job von einem Mitarbeiter in einer bestimmten Anzahl von Stunden erledigen muss. Je nach Branche lässt sich „wie viel Arbeit“ auf unterschiedliche Weise berechnen. Wenn Sie beispielsweise ein Restaurant besitzen, können Sie überwachen, wie viele Gedecke und Gedecke ein Kellner in einer bestimmten Zeit fertigstellt. Wiederholen Sie diese Phase für jede Stelle in Ihrem Unternehmen.
Legen Sie die Verantwortlichkeiten der einzelnen Stellen fest. Auch diese Aufgaben sind je nach Unternehmen unterschiedlich. Um mit dem Restaurantbeispiel fortzufahren, ist das Küchenpersonal für die Zubereitung von Speisen, die Zubereitung von Speisen für Kunden und die Reinigung ihrer Stationen am Ende der Schicht verantwortlich.
Schritt 2: Zeichnen Sie ein Diagramm des aktuellen Aktivitätsniveaus.
Wenn Sie die Arbeitsproduktivitätserwartungen erfasst haben, ist es an der Zeit, das aktuelle Aktivitätsniveau zu bewerten – wie beschäftigt Sie an bestimmten Tagen und zu bestimmten Tageszeiten sind.
Dieser Bericht hilft Ihnen bei der Bestimmung der richtigen Anzahl von Mitarbeitern, die Sie während Ihrer Arbeitszeit einplanen. Obwohl Sie versucht sein können, Einstellungsentscheidungen auf der Grundlage Ihrer Intuition zu treffen (schließlich kennen Sie Ihr Unternehmen besser als jeder andere), widerstehen Sie dem Drang. Ihre Instinkte können falsch sein, was zu suboptimalen Zeitplänen führt, die Sie über- oder unterbesetzt zurücklassen.
Die Analyse von Marktdaten aus Umsatz- und Arbeitsberichten zur Beratung des Arbeitsplanungsprozesses ist eine effizientere Strategie. Zum Beispiel sagen Verkaufsberichte Gastronomen, wie viele Gedecke sie an manchen Tagen machen, was die geschäftigsten Zeiten sind und welche Monate geschäftiger sind als andere. Diese Daten helfen dabei, bestimmte Schichten zu identifizieren, die mehr Arbeitskräfte benötigen und umgekehrt.
Schritt 3: Vorhersage zukünftiger Aktivitätsniveaus
Prognostizieren Sie zukünftige Aktivitätsniveaus anhand des aktuellen Aktivitätsniveaus. Berücksichtigen Sie die Verkaufszyklen auf täglicher, monatlicher, vierteljährlicher und jährlicher Basis. Wenn Ihre Daten zeigen, dass bestimmte Tages- oder Jahreszeiten durchgehend geschäftiger sind als andere, können Sie mit einiger Sicherheit vorhersagen, dass sich dieses Muster wiederholen wird, und entsprechend planen.
Sie können dies auch überprüfen, wenn Sie das Zeitmanagement Ihrer Mitarbeiter planen müssen und selbst wenn Sie möchten Planen Sie Ihre Arbeit.
Schritt 4: Berechnen Sie die genaue Anzahl der benötigten Mitarbeiter
Widerstehe auch hier dem Drang, deinem Bauchgefühl zu folgen und herauszufinden, wie viele Leute du brauchst. Subtrahieren Sie die Anzahl der Kunden von den Produktionsstandards. Wenn Sie beispielsweise ein Restaurant leiten, das dienstags durchschnittlich 150 Gedecke serviert, und ein Kellner 30 Gedecke in einer 8-Stunden-Schicht schaffen kann, benötigen Sie wahrscheinlich 5 Server.
Es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass einige Mitarbeiter produktiver sind als andere. Obwohl Sie diese Mitarbeiter nicht überlasten möchten, können Sie möglicherweise weniger Personen einplanen, wenn sie in einer Schicht sind. Verwenden Sie schließlich Ihren Instinkt, um Ihre Ergebnisse zu überprüfen und letzte Änderungen vorzunehmen, die sich richtig anfühlen.
Schritt 5: Berücksichtigen Sie die Personalanforderungen (und andere Überlegungen)
Der nächste Schritt besteht darin, ein Gleichgewicht zwischen der Notwendigkeit eines effektiven Arbeitszeitplans und den Bedürfnissen der Mitarbeiter zu finden. Dies bedeutet, dass Sie sicherstellen müssen, dass Sie:
- Änderungen des Arbeitszeitplans sind den Beschäftigten vorab mitzuteilen.
- Stimmen Sie die Schichten mit dem entsprechenden Personal ab.
- Weisen Sie jedem Mitarbeiter eine angemessene Anzahl von Schichten zu.
- Um Missverständnisse zu vermeiden, beschreiben Sie die Funktionen klar.
- Machen Sie es Ihren Mitarbeitern einfach, die Schicht zu wechseln.
- Ermöglichen Sie Mitarbeitern, ihre eigenen Urlaubsanträge zu bearbeiten.
Vergessen Sie nicht, in letzter Minute Fehlzeiten und Schichtwechsel einzuplanen. Arbeiten Sie schließlich entweder eng mit Ihrer Personalabteilung zusammen, um sicherzustellen, dass Sie keine Arbeitsvorschriften verletzen, oder informieren Sie sich über die Vorschriften in Ihrem Bereich, um sicherzustellen, dass Sie die Vorschriften einhalten.
Schritt 6: Entscheiden Sie sich für eine Schichtplanungsmethode
Jetzt ist es an der Zeit, einen Arbeitsplan für Ihre Mitarbeiter zu erstellen. Es gibt drei Methoden, um einen Zeitplan zu erstellen: Stift und Papier, Google- oder Excel-Tabellen und Mitarbeiterplanungssoftware. Um die beste Methode für Ihr Unternehmen auszuwählen, wägen Sie die Vor- und Nachteile der einzelnen Methoden ab:
Das Erstellen von Zeitplänen auf schwarzen Brettern mit Stift und Papier ist die kostengünstigste, aber auch die zeitaufwändigste Methode.
Personalplanungssoftware ist am teuersten, aber sie spart Ihnen Zeit bei der Erstellung und Pflege von Zeitplänen, ganz zu schweigen von Geld auf lange Sicht.
Excel ist zwar ausgefeilter als Stift und Papier, erfordert jedoch immer noch Zeitaufwand für die Erstellung von Zeitplänen, und Sie können den Planungsprozess nicht so automatisieren, wie es die Software tut.
Wenn Sie ein Restaurantbesitzer sind, der Excel verwendet oder zu verwenden beabsichtigt, um Mitarbeiter einzuplanen, finden Sie unten ein Beispiel für die Einplanung von Mitarbeitern mit einer Vorlage für den Änderungsplan von Restaurantmitarbeitern.
Beispiel für die Erstellung eines Restaurant-Schichtplans
Um einen Restaurantplan in Excel zu erstellen, folgen Sie diesen sechs Schritten:
A) Holen Sie sich Ihre Excel-Vorlage
Microsoft Excel-Modelle sind für die Erstellung von Arbeitsplänen verfügbar, aber sie sind oft generisch und nicht auf Restaurants zugeschnitten. Glücklicherweise können Sie, wenn Sie ein Restaurant besitzen, eines herunterladen, das speziell auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist:
B) Öffnen Sie die Excel-Tabelle.
C) Bestimmen Sie den Tag, an dem Ihr Zeitplan beginnen soll.
D) Geben Sie die Namen der Mitarbeiter ein.
Geben Sie ihren Namen in die Zelle mit der Bezeichnung „Mitarbeiter 1“ ein. Machen Sie dasselbe für den Rest des Personals.
Löschen Sie die Zeilen, die Sie nicht benötigen, und fügen Sie diejenigen hinzu, die Sie benötigen. Klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste auf die entsprechende Zelle und wählen Sie „Löschen“ oder „Einfügen“.
E) Überarbeitung von Schichten und Funktionen
Klicken Sie unten in der Tabelle auf die Registerkarte „Schichten“.
Fügen Sie dann eine Schicht oder Rolle ein:
Wenn Sie die Start- und Endzeiten einer Schicht ändern, wird die Schichtspalte automatisch aktualisiert. Haben Sie zusätzliche Änderungen nach dem ersten (9:5 bis 9:5) und vor dem Finale (7:XNUMX bis XNUMX:XNUMX) (XNUMX:XNUMX bis BD – Business Decline)
Fügen Sie eine neue Rolle nach dem ersten und vor dem letzten Element in die Rollenliste ein.
F) Erstellen Sie einen Arbeitsplan.
Navigieren Sie zur Tabelle „Zeitplan“. Wählen Sie eine Zelle neben dem Namen eines Mitarbeiters (unter einem bestimmten Tag) aus. Wählen Sie eine geeignete Position und wechseln Sie. Denken Sie daran, dass jede Zelle zwei Dropdown-Menüs hat: eines für Rollen und eines für Änderungen.
Ändern Sie:
Folgendes ist meine Rolle:
Wiederholen Sie dieses Verfahren für alle Mitarbeiter und Tage, bevor Sie fertig sind. Sie können Ihren Zeitplan auch weiter anpassen, indem Sie den „Namen der Einrichtung“ und die „Woche von“ eingeben.
Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf „Speichern unter“, geben Sie Ihrem Zeitplan einen Namen und speichern Sie ihn an einem geeigneten Ort. Wenn Sie den Zeitplan von einer Woche auf die andere anpassen, speichern Sie die Excel-Tabelle unter einem neuen Dateinamen (z. B. nach Datum benennen).
Schritt 7: Holen Sie bei Bedarf die Genehmigung der obersten Leitung ein.
Die Genehmigung durch das Top-Management kann erforderlich sein oder auch nicht. Stellen Sie in jedem Fall sicher, dass der Zeitplan anhand von Faktoren wie Arbeitskosten, Anforderungen der Mitarbeiter und Anforderungen des Unternehmens geprüft wird. Führen Sie alle erforderlichen Veränderungen durch.
Schritt 8: Stellen Sie den Zeitplan den Mitarbeitern zur Verfügung
Wenn Sie mit dem endgültigen Zeitplan zufrieden sind, verteilen Sie ihn an Ihre Mitarbeiter, damit sie wissen, wann sie arbeiten, was von ihnen erwartet wird und wie sie Verantwortung übernehmen können. Wenn Sie Excel verwenden, können Sie es per E-Mail versenden oder über die Cloud verfügbar machen.
Wenn Sie Pinnwände oder Whiteboards verwenden, benachrichtigen Sie die Mitarbeiter, wenn der neue Zeitplan fertig ist, und erinnern Sie sie daran, ihn regelmäßig auf Änderungen zu überprüfen. Sie können auch tägliche Besprechungen abhalten, um Zeitplanänderungen zu besprechen.
Wenn Sie eine Planungssoftware verwenden, veröffentlichen Sie den Zeitplan auf der Plattform, und die Mitarbeiter erhalten auf ihrem Mobilgerät sofort eine Benachrichtigung über den neuen Zeitplan sowie alle zukünftigen Änderungen. Aufgrund dieses Lieferprozesses gäbe es weniger persönliche Treffen und weniger Feedback von Vorgesetzten.
Schritt 9: Überprüfen Sie Ihren Zeitplan und Ihren Prozess regelmäßig
Ihre Arbeit endet nicht, bis Sie Ihren Zeitplan erstellt haben. Sie müssen den Zeitplan und die Planungsprozesse regelmäßig überprüfen, um Herausforderungen zu identifizieren und Möglichkeiten zur Verbesserung zu finden.
Was ist Telearbeit?
Telearbeit ist eine Art flexibler Arbeitsregelung, bei der ein Mitarbeiter von einem entfernten Ort aus arbeitet, z. B. von zu Hause aus, anstatt ins Büro zu kommen.
Was sind die Vorteile von Telearbeit?
Telearbeit kann mehrere Vorteile bieten, darunter flexiblere Arbeitszeiten, reduzierte Pendelzeiten und -kosten sowie eine bessere Work-Life-Balance.
Kann ich Telearbeit beantragen?
Ja, Sie können Telearbeit beantragen. Letztendlich hängt dies jedoch von den Richtlinien Ihres Unternehmens und der Art Ihrer Arbeit ab.
Was ist eine Teilzeitbeschäftigung?
Ein Teilzeitarbeitsplan ist ein Plan, bei dem weniger Stunden gearbeitet wird als bei einem Vollzeitplan. Teilzeitpläne können variieren, umfassen jedoch in der Regel eine Arbeitszeit von 20 bis 30 Stunden pro Woche.
Welche Vorteile bietet eine Teilzeitbeschäftigung?
Teilzeitpläne können mehrere Vorteile bieten, darunter ein flexiblerer Zeitplan, weniger arbeitsbedingter Stress und die Möglichkeit, Arbeit und persönliche Verantwortung miteinander in Einklang zu bringen.
Kann ich einen Teilzeitplan beantragen?
Ja, Sie können einen Teilzeitplan beantragen. Letztendlich hängt dies jedoch von den Richtlinien Ihres Unternehmens und der Verfügbarkeit Ihrer Mitarbeiter ab.
Zusammenfassung
Die Mitarbeiterplanung kann eine schwierige Aufgabe sein, die nie wirklich abgeschlossen ist. Sie müssen sich mit der Auswahl der besten Schichtformen für Ihr Unternehmen befassen sowie mit der Forderung der Mitarbeiter nach Freizeit und sogar Schichtanpassungen in letzter Minute.
Die Mitarbeiterplanung muss glücklicherweise nicht schwierig sein, wenn Sie die Bedürfnisse der Mitarbeiter und des Unternehmens in Ihre Zeitpläne integrieren und einen XNUMX-Schritte-Plan für eine meisterhafte Terminplanung anwenden.
Wenn der Arbeitsplan trotz all der oben genannten Punkte weiterhin ein zeitaufwändiger Vorgang ist, bei dem Sie Zeit mit der Erstellung, Verwaltung und Verteilung von Zeitplänen verschwenden, ist es möglicherweise an der Zeit, Ihren Prozess anzupassen oder ein neues Planungssystem zu finden.
Warum ist es wichtig, einen Arbeitszeitplan zu haben?
Bietet Struktur.
Es stellt sicher, dass Sie Ihre Aufgaben in der vorgesehenen Zeit erledigen. Sicher. Es wird Zeiten geben, in denen Sie früher fertig sind oder Überstunden machen müssen. Aber ein konsistenter Arbeitsplan ermutigt Menschen, ihre Arbeit effektiv und effizient zu erledigen
Wie erstellt man einen Arbeitszeitplan?
6 Schritte zu erfolgreichen Zeitplänen
- Schritt 1: Definieren Sie die Zeitplanaktivitäten. …
- Schritt 2: Sequenzieren Sie die Aktivitäten. …
- Schritt 3: Schätzen Sie die für die Aktivität benötigten Ressourcen. …
- Schritt 4: Schätzung der Dauer jeder der Aktivitäten. …
- Schritt 5: Planen Sie die Entwicklung. …
- Schritt 6: Überwachung und Kontrolle des Zeitplans.
Welche Arten von Arbeitsplänen gibt es?
10 Beispiele für Mitarbeiterarbeitspläne
- Vollzeitpläne. ...
- Teilzeitpläne. ...
- Feste Zeitpläne. ...
- Flexible Zeitpläne. ...
- Wechselnde Schichtpläne. ...
- Geteilte Schichtpläne. ...
- Rufbereitschaftspläne. ...
- Saisonale Fahrpläne.
Wie viele Arten von Zeitplänen gibt es?
Das drei Zeitplantypen sind als Kapazitätsplan, Ressourcenplanung und Serviceplan bekannt. In gewisser Weise überschneiden sie sich in ihren Möglichkeiten, und für einige Anwendungen wird mehr als eine funktionieren.
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