Beispiele für Voicemail-Begrüßungen: Über 15 kreative Ideen für jedes Unternehmen

Voicemail-Begrüßung
Bild von rawpixel.com auf Freepik

Unabhängig davon, ob Sie eine Einzelperson oder ein Unternehmer sind, der ein Unternehmen betreibt, können Sie nicht immer zur Stelle sein, um das Telefon zu beantworten, wenn es klingelt. Und es klingelt sowohl bei bestehenden Kunden als auch bei potenziellen Kunden, die ein Geschäft abschließen möchten. Aus diesem Grund müssen Sie Voicemail-Begrüßungen in Ihrem Unternehmensanschluss einrichten, um als Proxy zu fungieren, der mit Kunden interagiert, wenn diese anrufen.

Voicemail-Begrüßungen sind für Ihre Kommunikationsstrategie von entscheidender Bedeutung. Sie können die Interaktion mit Ihren Kunden steigern, eine Beziehung aufbauen und einen guten ersten Eindruck hinterlassen, wenn Sie nicht erreichbar sind, um den Hörer abzunehmen. Mit ihnen können Sie die Frustration Ihrer Kunden, wenn sie Sie vermissen, in Freude mit einer interessanten, hochwertigen Voicemail-Begrüßung umwandeln. Sie können dem Gesprächspartner kurz erklären, warum Sie den Anruf nicht entgegennehmen können und was er als Nächstes tun soll.

Es besteht jedoch ein deutlicher Unterschied zwischen dem Wissen um die Wichtigkeit von Voicemail-Begrüßungen und dem Wissen um die richtige Nachricht zum Hinterlassen. Wenn Sie etwas falsch machen oder es ganz verwerfen, riskieren Sie, dass Ihre Geschäftsbeziehungen in Ihrer Abwesenheit beschädigt werden.

Doch mit den richtigen Worten können Sie Ihre Kunden auch ohne Anwesenheit an sich binden.

Die zentralen Thesen

  • Eine gute Voicemail-Begrüßung ist kurz und professionell.
  • Es lässt die Leute wissen, dass Sie sich bei ihnen melden werden, und lädt Anrufer ein, mit einem Call-to-Action weiter zu interagieren.
  • Eine professionelle Voicemail-Begrüßung kann Kunden nicht nur dazu bewegen, eine Nachricht zu hinterlassen, sondern auch den Weg zu einem besseren Kundenservice ebnen.

Was ist eine professionelle Voicemail-Begrüßung?

Eine professionelle Voicemail-Begrüßung ist eine Aufzeichnung, die Kunden, Kollegen und Geschäftspartner darüber informiert, dass Sie für den Empfang ihrer Anrufe nicht erreichbar sind. Es ist ein wesentlicher Bestandteil jeder effektiven Geschäftskommunikationsstrategie, insbesondere wenn Sie im Vertrieb tätig sind. Es hilft Ihnen, Geschäfte von Interessenten und Kunden zu gewinnen, auch wenn Sie nicht sofort mit ihnen sprechen können.

Wenn Sie Ihren Kunden mitteilen, dass Sie sie gerne zurückrufen, wenn sie ihren Namen, ihre Nummer und ihre Nachricht angeben, ermutigen sie sie, Ihnen und Ihrer Professionalität und Kompetenz zu vertrauen.

Eine professionelle Voicemail-Begrüßung sollte von Anfang an einen positiven Eindruck hinterlassen. Eine gut gestaltete Begrüßung kann Ihnen dabei helfen, eine Beziehung zu den Kunden aufzubauen, indem sie ihnen einen besseren Kundenservice bietet. Gleichzeitig schafft es ein Gefühl der Professionalität und des Vertrauens in Ihr Unternehmen.

Auch wenn Sie zu diesem Zeitpunkt nicht mit Ihren Anrufern sprechen können, kann Ihre Voicemail einen großen Unterschied machen.

Was soll in einer Voicemail-Begrüßung gesagt werden?

Folgendes sollten Sie in einer professionellen Voicemail-Begrüßung sagen:

  • Ein Gruß
  • Name
  • Ihr Unternehmen
  • Eine einfache Erklärung für das Verpassen des Anrufs (z. B. wenn Sie nicht am Telefon sind oder im Urlaub sind)
  • Eine grobe Schätzung, wann Sie sich bei der Person melden werden
  • Eine alternative Kontaktperson (wenn Sie nicht im Büro sind)
  • Eine alternative Kommunikationsart (wenn Sie E-Mail oder SMS bevorzugen)
  • Ein Call-to-Action wie „Hinterlassen Sie eine Nachricht“ oder „Senden Sie mir eine E-Mail an [E-Mail geschützt] "

Das ist die einfache Struktur einer Voicemail-Begrüßung. Insgesamt sollte Ihre Begrüßung professionell sein, allerdings kann die Formulierung je nach Situation variieren.

Tipps zum Erstellen einer professionellen Voicemail-Begrüßung

Eine professionelle Voicemail-Begrüßung ist wie Ihr Zeitfenster, um Ihre Abwesenheit zu kompensieren, um die Anfrage Ihres Kunden zu beantworten. Es zeigt den richtigen Verkaufs- und Kundendienstgeist. Deshalb muss die professionelle Voicemail-Begrüßung angemessen gestaltet sein.

Um Ihnen zu helfen, habe ich ein paar Tipps zur geschäftlichen Voicemail-Begrüßung aufgelistet:

  1. Es ist wichtig, zunächst das Interesse Ihres Kunden an einer Kontaktaufnahme zu bestätigen. Dies kann dadurch erreicht werden, dass Sie mit einem „Danke, dass Sie sich an uns gewandt haben“ beginnen und anschließend Ihr Bedauern darüber zum Ausdruck bringen, dass Ihnen Unannehmlichkeiten entstanden sind.
  2. Bei der Kundenbetreuung funktioniert es am besten, es kurz und einfach zu halten. Bei bereits verspäteter Hilfe hilft eine lange professionelle Voicemail-Begrüßung überhaupt nicht. Im Idealfall sollte im Kundenservice eine professionelle Voicemail-Begrüßung, die Benutzer anhören und auf die sie antworten, etwa 10 bis 30 Sekunden lang sein.
  3. Wenn der Kunde weitere Informationen wünscht, können Sie jederzeit Optionen für professionelle Voicemail-Begrüßungen anbieten, beispielsweise die nächste Verfügbarkeit Ihres Vertreters.
  4. Um auf das Anliegen des Kunden einzugehen, sollten Sie sicherstellen, dass Ihre professionelle Voicemail-Begrüßung beim Aufzeichnen der Voicemail nach möglichst vielen Details fragt. Die Angaben sollten auch einen geeigneten Zeitpunkt für die Kontaktaufnahme mit dem Kunden enthalten.

Zusätzliche Tipps für Voicemail-Begrüßungen

Sie sollten auch diese Tipps berücksichtigen, um eine gute Voicemail-Begrüßung zu erstellen:

  • Seien Sie konkret. Fügen Sie Ihrer Voicemail-Nachricht genaue Details hinzu, um einen positiven Eindruck zu hinterlassen und dem Anrufer zu helfen, zu verstehen, was er von Ihnen erwarten kann. Sie können beispielsweise Ihre Zeitzone, Ihre Arbeitszeiten oder die besten Zeiten zum Telefonieren angeben.
  • Erstellen Sie temporäre Grüße. Zeichnen Sie neue Begrüßungen auf, um sie vorübergehend zu verwenden, z. B. wenn Sie im Urlaub oder in der Elternzeit sind. Geben Sie an, wann Sie mit der Rückkehr zur Arbeit rechnen und an wen Sie sich in der Zwischenzeit wenden können. Dies trägt dazu bei, ein gutes Kommunikationserlebnis für Kunden zu schaffen und Lücken zu vermeiden.
  • Gehen Sie mit Ihren Informationen voran. Beginnen Sie Ihre Nachricht mit Ihrem Namen, um dem Anrufer zu bestätigen, dass er die richtige Person angerufen hat. Anschließend fragen Sie nach den notwendigen Informationen für einen Rückruf, wie z. B. Telefonnummer und Arbeitszeiten.
  • Halten Sie es professionell. Vermeiden Sie Humor oder eine zu lockere Begrüßung. Während es wichtig ist, eine höfliche Nachricht zu formulieren, kann das Erzählen von Witzen in Ihrer Begrüßung den falschen Eindruck erwecken, unprofessionell wirken oder den Anrufer beleidigen.
  • Üben Sie Ihre Botschaft. Versuchen Sie, Ihre Begrüßung zu unterschiedlichen Zeiten zu hinterlassen, und nehmen Sie die Versionen auf und hören Sie sie sich an. Dadurch können Sie sich mit einem natürlicheren Ton wohlfühlen und Wege finden, Ihre Nachricht zu verbessern, um eine tolle Voicemail-Begrüßung zu erstellen.
  • Denken Sie daran, wer zuhört. Denken Sie beim Aufzeichnen Ihrer Voicemail-Nachricht darüber nach, wer Ihre Zielgruppe ist, und nutzen Sie diese, um zu beeinflussen, was Sie in Ihrer Nachricht sagen und wie Sie sie sagen. Obwohl es von Ihrem Job abhängt, ist es wahrscheinlich, dass Kollegen, Manager, potenzielle Kunden und mehr Ihre Begrüßung hören. Daher ist es wichtig, dass sie für alle Menschen angemessen ist.
  • Verwenden Sie ein Skript. Bereiten Sie ein Skript oder eine Gliederung aller notwendigen Informationen vor, die Sie in Ihre Nachricht aufnehmen möchten. Verwenden Sie dies als Leitfaden zum Aufzeichnen Ihrer Begrüßung, um sicherzustellen, dass Sie keine wesentlichen Punkte verpassen.

Vorlagen für Voicemail-Begrüßungen

Nachfolgend finden Sie eine Vorlage mit 20 Aufforderungen, die Ihnen dabei helfen, eine hilfreiche, kurze und umsetzbare Verkaufs-Voicemail oder Begrüßung zu hinterlassen. Während die Wörter in jedem Bereich Ihrem Zweck dienen sollten, empfehle ich Ihnen, die Kopie so zu ändern, dass sie besser zu Ihrer Lieferung und Ihrem Unternehmen passt.

Bestimmte Wörter in jeder Vorlage stehen in Klammern; Füllen Sie diese Platzhalter mit Ihren und den Informationen Ihrer Organisation aus, um die beste Nachricht zu hinterlassen.

Denken Sie daran, das Dokument während Ihrer Verkaufsgespräche geöffnet zu lassen, wenn Sie eine Sprachnachricht hinterlassen müssen.

BusinessYield-Voicemail-Vorlagen

Beispiele für Voicemail-Begrüßungen

Ich habe einige der besten Voicemail-Begrüßungen zusammengestellt, die Sie für praktisch jede Situation verwenden können. Hier sind einige Beispiele zur Überprüfung:

Voicemail-Grüße

  1. Beispiel für eine kurze Voicemail-Begrüßung: Hallo, das ist [dein Name]. Ich bin entweder gerade am Telefon oder nicht an meinem Schreibtisch. Bitte hinterlassen Sie Ihren Namen, Ihre Nummer und eine kurze Nachricht und ich melde mich bei Ihnen. Danke schön.
  2. Beispiel für eine Arbeits-Voicemail-Begrüßung: Hallo, Sie haben [Ihr Name] bei [Ihrer Firma] erreicht. Ich bin derzeit nicht erreichbar – ich helfe wahrscheinlich [Unternehmenstyp] dabei, [X Ergebnisse zu erzielen, z. B. „Verdoppelung der Leads in 60 Tagen“, „Stellen Sie die besten und klügsten Ingenieure ein“, „Konvertieren Sie 40 % mehr Kunden“.
  3. Beispiel für eine geschäftliche Voicemail-Begrüßung: Hallo, Sie haben [X Unternehmen] erreicht. Wir können Ihren Anruf derzeit nicht entgegennehmen. Bitte hinterlassen Sie jedoch Ihren Namen, Ihre Kontaktinformationen und den Grund Ihrer Kontaktaufnahme. Einer unserer Teammitglieder wird sich innerhalb von 24 Stunden mit Ihnen in Verbindung setzen.
  4. Beispiel einer lustigen Voicemail-Begrüßung: Das ist Spongebob Schwammkopf. Okay, es ist wirklich [dein Name]. Sobald ich mit der Zubereitung der Krabbenburger fertig bin, melde ich mich wieder, wahrscheinlich spätestens morgen. Haben Sie einen guten Tag.
  5. Beispiel für eine Feiertags-Voicemail-Begrüßung: Hallo, Sie haben [Ihr Name, das Büro der Firma X] erreicht. Das Team ist derzeit nicht im Büro, aber wir sind am [Datum] zurück, vollgestopft mit gutem Essen und gespannt darauf, mit Ihnen zu sprechen.
  6. Beispiel für eine Urlaubs-Voicemail-Begrüßung: Hallo, Sie haben [Ihr Name] erreicht. Ich bin vom [Datum] bis zum [Datum] abwesend. Wenn Sie bis dahin Hilfe bei [X] benötigen, wenden Sie sich bitte an [Name] unter [Telefonnummer].

Professionelle Begrüßung per Handy-Voicemail

Wenn Sie für geschäftliche Zwecke eine separate Mobiltelefonnummer verwenden, ist die Einrichtung einer professionellen Begrüßungs-Voicemail von entscheidender Bedeutung, insbesondere wenn Sie nicht im Dienst sind. Sehen Sie sich einige Beispiele für professionelle Voicemail-Begrüßungen an, um Kunden auf Ihrem Geschäftshandy zu begrüßen:

  1. „Hallo, Sie haben (Ihr Name) aus (Abteilung) bei (Firmenname) erreicht. Es tut mir so leid. Ich kann Ihren Anruf im Moment nicht entgegennehmen. Bitte hinterlassen Sie Ihren Namen, Ihre Kontaktnummer und den Zweck des Anrufs, damit ich mich bei Ihnen melden kann. Wenn es zu dringend ist, schreiben Sie mir eine SMS an diese Nummer, damit ich schneller antworten kann.“
  2. „Hallo, Sie haben (Ihr Name) von (Firmenname) erreicht. Ich betreue derzeit einen Kunden. Wenn Sie Ihren Namen, Ihre Kontaktdaten und Ihre Nachricht hinterlassen könnten, werde ich Sie gerne zurückrufen.“
  3. „Hallo, Sie haben die Voicemail von (Ihr Name) von (Firmenname) erreicht. Ich bin gerade entweder in einem anderen Anruf oder in einer Besprechung. Bitte teilen Sie uns Ihre Daten und den Grund Ihres Anrufs mit. Ich rufe Sie schnellstmöglich zurück. Danke!"

Lustige Voicemail-Grüße

Ein Wort der Vorsicht, bevor Sie eine lustige Voicemail für eine professionelle Voicemail-Begrüßung verwenden – verwenden Sie sie nur, solange sie Ihre Zielpersona nicht beleidigt und zu Ihrer Markenstimme passt. Lustige Voicemail-Begrüßungen sollen unbeschwert und unterhaltsam sein und werden oft verwendet, um Ihrer Voicemail-Begrüßung etwas Persönlichkeit zu verleihen.

Hier sind einige witzige und lustige Beispiele für professionelle Voicemail-Begrüßungen, die Sie in Betracht ziehen können:

  1. "Houston, wir haben ein Problem! Ich kann Ihren Anruf momentan nicht entgegennehmen. Bitte hinterlassen Sie Ihren Namen, Kontakt und den Grund Ihres Anrufs. Ich melde mich bald bei Ihnen!
  2. „Hallo, Sie haben (Ihren Namen) erreicht. Ich habe einen sehr arbeitsreichen Tag. Aber keine Sorge. Ich werde dich finden und töten! Hoppla, tut mir leid, ich wollte dich anrufen. Bitte hinterlassen Sie Ihre Daten und Ihre Nachricht!“
  3. „Hallo, Sie haben (Ihren Namen) erreicht. Ich bin gerade nicht an meinem Schreibtisch. Bitte hinterlassen Sie Ihren Namen und Ihre Nachricht. Los, verschöner 'mir den Tag. Sag mir, was du sagen willst. Und vergessen Sie nicht, einen schönen Tag zu haben!“
  4. Hey! Das ist dein Name). Willst du einen Witz hören? Klopf klopf! Wer ist da? Nicht ich, also hinterlassen Sie eine Nachricht und ich melde mich so schnell wie möglich bei Ihnen!“

Voicemail-Begrüßungen für den Kundensupport

Für viele Unternehmen ist die Kundenbetreuung meist die erste und einzige Anlaufstelle. Daher ist es notwendig, eine professionelle VM-Begrüßung aufzuzeichnen, indem Sie professionelle Textnachrichtenbeispiele für Ihre Kundensupport-Abteilung nutzen.

Professionelle Voicemail-Begrüßungen für den Kundensupport bieten die Möglichkeit, dem Anrufer ein professionelles und hilfreiches Erlebnis zu bieten, auch wenn Sie seinen Anruf nicht entgegennehmen können.

Hier sind ein paar professionelle Voicemail-Begrüßungsbeispiele für die Begrüßung von Kunden, die ihre Fragen äußern:

  1. „Hallo, Sie haben die Kundendienstabteilung unter (Firmenname) erreicht. Wir können Ihren Anruf derzeit nicht entgegennehmen. Bitte hinterlassen Sie in der Zwischenzeit Ihren Namen, Ihre Kontaktnummer und die gewünschten Zeitfenster, in denen wir uns bei Ihnen melden können.“
  2. „Hallo, dies ist die Kundendienstabteilung von (Firmenname). Wir helfen Ihnen gerne bei Ihrer Anfrage weiter, aber ich kann Ihren Anruf derzeit nicht entgegennehmen. Bitte hinterlassen Sie Ihren Namen, Ihre Telefonnummer und den Zweck des Anrufs. Wir werden Sie so schnell wie möglich zurückrufen.“

Voicemail-Begrüßungen außerhalb des Büros

Wenn Sie an Ihrem Verbindungspunkt für eine vordefinierte Zeit vorübergehend nicht erreichbar sind, empfiehlt es sich, eine professionelle VM-Begrüßung außerhalb des Büros aufzuzeichnen.

Bei der Begrüßung Ihrer Voicemail außerhalb des Büros ist es wichtig, klar und prägnant zu sein und dem Anrufer die Möglichkeit zu geben, im Notfall oder in einer dringenden Angelegenheit eine andere Person zu erreichen. Dies gilt für diejenigen, die mit Ihnen Kontakt aufnehmen, sowohl Kollegen als auch Kunden.

Um Ihnen zu helfen, finden Sie hier einige Beispiele für professionelle Voicemail-Begrüßungen für den Fall, dass Sie OOO sind:

  1. „Hallo, Sie haben (Ihren Namen) erreicht. Ich werde bis zum (Datum und Uhrzeit) nicht im Büro sein. Bitte hinterlassen Sie mir eine Nachricht, ich werde Sie nach meiner Rückkehr zurückrufen. Vielen Dank für den Anruf."
  2. „Hallo, Sie haben die Voicemailbox von (Ihrem Namen) erreicht. Bitte beachten Sie, dass Sie diese Meldung jederzeit durch Drücken der 0 umgehen können. Ich bin bis zum (Datum) im Urlaub nicht im Büro. Wenn Sie sofortige Hilfe benötigen, drücken Sie die 1, damit Ihr Anruf von der Empfangsdame umgeleitet wird.“

Urlaubs-/Geschäftsferien-Voicemail-Grüße

Wenn Sie während der Feiertage nicht im Büro sind, sollten Sie dies Ihren Kunden mitteilen. Außerdem können Sie dies als Gelegenheit nutzen, Ihren Kunden Weihnachtsgrüße zu wünschen.

Eine Urlaubs-/Geschäftsferien-Voicemail-Begrüßung ist eine Möglichkeit, dem Anrufer mitzuteilen, dass Sie nicht verfügbar sind, und ihm alle notwendigen Informationen oder Anweisungen zu geben.

Hier sind einige professionelle Voicemail-Begrüßungsbeispiele für Urlaubsgrüße:

  1. „Hallo, danke für Ihren Anruf (Firmenname). Unser Büro ist (Fest/Feiertag) bis (Datum) geschlossen. Bitte hinterlassen Sie Ihren Namen und Ihre Nachricht. Wir werden uns bei Ihnen melden, sobald wir verfügbar sind. Schöne Ferien)!"
  2. „Hallo, Sie haben (Firmenname) erreicht. Wir sind von (Datum) bis (Datum) wegen (Feiertags-)Feierlichkeiten geschlossen. Hinterlassen Sie Ihren Namen und Ihre Nachricht, damit wir uns so schnell wie möglich bei Ihnen melden können. Wenn es zu dringend ist, können Sie (Name des Teammitglieds) eine SMS an (Nummer) senden. Vielen Dank und eine tolle Woche!“
  3. „Vielen Dank für Ihren Anruf (Firmenname). Wir sind derzeit für Ihren Anruf nicht erreichbar. Aber wir wollen mit Ihnen sprechen. Bitte hinterlassen Sie Ihren Namen, Ihre Kontaktnummer, Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Nachricht. Wir werden uns bei Ihnen melden, sobald wir wieder öffnen.“

Alternative Kontakt-Voicemail-Nachricht

„Hey, das ist [dein Name]. Wenn Sie aus [X Grund] anrufen, [kontaktieren Sie bitte den oder diejenige] oder [gehen Sie auf unsere Website und senden Sie mir eine E-Mail]. Für alle anderen Anfragen hinterlassen Sie bitte Ihren Namen und eine kurze Nachricht und ich rufe Sie innerhalb von [einem, zwei, drei] Werktag[en] zurück.“

Ständige Anrufe im Namen einer anderen Person oder wegen routinemäßiger Anfragen zu erhalten, kann eine große Zeitverschwendung sein. Mit diesem Voicemail-Skript können Sie dem Anrufer Alternativen anbieten, insbesondere wenn Sie Anrufe aus einem häufigen Grund erhalten, für den Sie nicht verantwortlich sind.

Beispiel für eine E-Mail-Option für Voicemail

„Hallo, Sie haben [Name] bei [Firma] erreicht. Wenn Sie eine schnelle Antwort benötigen, schreiben Sie mir bitte eine E-Mail an [E-Mail-Adresse einfügen] und ich werde mich morgen per EOD bei Ihnen melden. Wenn es nicht dringend ist, hinterlassen Sie mir eine Nachricht mit Ihrem Namen und Ihrer Nummer. Ich wünsche ihnen einen wunderbaren Tag."

Möchten Sie lieber per E-Mail kontaktiert werden? Machen Sie dies in Ihrer Sprachnotiz deutlich, damit die Zuhörer Sie stattdessen über Ihre E-Mail erreichen. Dieses spezielle Voicemail-Skript macht E-Mails noch begehrenswerter, da es impliziert, dass es sich dabei um eine schnellere Kommunikationsart handelt.

Beispiel für eine Voicemail mit Verkaufsergebnissen

„Hallo, Sie haben [Ihren Namen] bei [Ihrer Firma] erreicht. Ich bin im Moment nicht verfügbar. Ich helfe wahrscheinlich [Unternehmenstyp] dabei, [X Ergebnisse zu erzielen, z. B. „Verdoppelung der Leads in 60 Tagen“, „Stellen Sie die besten und klügsten Ingenieure ein“, „Konvertieren Sie 40 % mehr Kunden.“] Hinterlassen Sie Ihren Namen und Anzahl, und wir besprechen, wie Ihr Unternehmen ähnliche Ergebnisse erzielen kann.“

Wenn Sie ein Verkäufer sind, können Sie Ihren Lead-Nurturing-Prozess über Ihre Voicemail fortsetzen. In dieses Voicemail-Skript haben Sie die Möglichkeit, eine kurze Beschreibung dessen einzufügen, was Sie Ihren Kunden helfen, damit Ihre Anrufer Ihr Leistungsversprechen nicht vergessen. Und selbst wenn es sich nicht um einen Verkaufsinteressenten handelt, kann es falschen Anrufern helfen, zu verstehen, ob sie die richtige Person erreicht haben.

Letztes Wort zur Voicemail-Begrüßung

Professionelle Voicemail-Begrüßungen übernehmen die Rolle einer automatischen Telefonzentrale, insbesondere wenn niemand da ist, um die große Menge an Anrufen zu beantworten. Abhängig von der Situation, Ihrer Markenstimme und Ihrem ICP möchten Sie Ihre Voicemail-Begrüßungen so gestalten, dass sie die Kunden ansprechen.

Bibliographie

Hinterlassen Sie uns einen Kommentar

E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Pflichtfelder sind MIT * gekennzeichnet. *

Das Könnten Sie Auch Interessieren